Opis wydarzenia
Gala 30-lecia Volvo Trucks i VFS w Polsce została zwycięzcą w 13. edycji konkursu MP Power Awards® w kategorii Catering. Projekt został zrealizowany przez klienta Volvo Trucks i VFS Usługi Finansowe w Polsce, agencje Agencja Herc Lab Creative i caterera Ma Passion.
W Twierdzy Modlin odbyło się wydarzenie z okazji 30-lecia obecności Volvo Trucks i VFS Usługi Finansowe w Polsce. W monumentalnej hali namiotowej o powierzchni 9600 m² i wysokości 21 metrów, zrealizowano największą w kraju kolację zasiadaną dla ponad 3000 gości. Całość została przygotowana z wielomiesięcznym wyprzedzeniem, a prace organizacyjne ruszyły już w marcu 2024 roku.
Skala przedsięwzięcia wymagała starannego planowania logistycznego. Na potrzeby wydarzenia powstały dwie w pełni wyposażone kuchnie, a także niezależne strefy wydawania posiłków i zaplecza. Wydano 3000 dań w zaledwie 25 minut, a bufety z daniami ciepłymi i zimnymi były dostępne dla gości aż do wczesnych godzin porannych.
Zespół realizacyjny liczył 104 kucharzy, 230 kelnerów oraz 12 osób odpowiedzialnych za stewarding. Wysoka frekwencja personelu i doświadczenie menedżerów logistyki pozwoliły na płynną obsługę tak dużej liczby gości. Wykorzystano imponującą ilość sprzętu: 25 000 sztućców, 21 000 talerzy, 10 000 elementów szkła oraz 280 stołów i 3000 krzeseł. Całość zasilana była instalacją o mocy 500 kW, niezbędną do obsługi 30 kuchenek indukcyjnych, 16 pieców konwekcyjnych i kilkudziesięciu innych urządzeń gastronomicznych.
Wydarzenie było również sprawdzianem w zakresie zarządzania przestrzenią i czasem – sprzątanie hali po kolacji zajęło zaledwie półtorej godziny. Tak sprawna realizacja była możliwa dzięki jasno rozpisanemu harmonogramowi, przemyślanemu podziałowi obowiązków i efektywnej współpracy z podwykonawcami, w tym pięcioma agencjami kelnerskimi.
Projekt wymagał wdrożenia szeregu innowacyjnych rozwiązań, takich jak stacje live cooking i podział przestrzeni roboczych, co pozwoliło zachować wysoką jakość obsługi i komfort uczestników. Profesjonalne przygotowanie oraz dbałość o szczegóły potwierdziły gotowość branży cateringowej do obsługi wydarzeń o tak dużej skali.
Gala 30-lecia Volvo Trucks i VFS w Polsce
Klient: Volvo Trucks i VFS Usługi Finansowe w Polsce
Agencja: Agencja Herc Lab Creative
Caterer: Ma Passion
Data: 6 września 2024
Miejsce: Twierdza Modlin
Liczba uczestników: ponad 3000 osób