Catering na Ogólnopolski Zjazd Socjologiczny

Opis wydarzenia

Catering na Ogólnopolski Zjazd Socjologiczny pokazał, że obsługa gastronomiczna dużego kongresu może być jednocześnie precyzyjną operacją logistyczną, opowieścią o regionie i realnym narzędziem odpowiedzialności środowiskowej — od lokalnych smaków Podlasia po zieloną scenografię i system refill wpisany w codzienne doświadczenie uczestników.

We wrześniu 2025 roku zespół Hotelu Traugutta3 zrealizował kompleksową obsługę gastronomiczną Ogólnopolskiego Zjazdu Socjologicznego w Białymstoku – jednego z największych i najbardziej wymagających projektów cateringowych ostatnich lat. Przez pięć dni obsługiwano około 850 badaczy socjologii z Polski i zagranicy, zapewniając im gorące lunche, bufety zimne i ciepłe oraz słodki poczęstunek z kawą i herbatą w kilku punktach jednocześnie.

Skala projektu wymagała równoległego działania w czterech lokalizacjach: na kampusie Uniwersytetu w Białymstoku, obejmującym Wydział Nauk o Edukacji, Wydział Matematyki i Wydział Biologii, w Operze i Filharmonii Podlaskiej oraz w Hali Sportowej na Świerkowej. Zwieńczeniem programu była uroczysta kolacja w Hotelu Traugutta3. Kluczowym wyzwaniem była więc nie tylko jakość gastronomii, ale także płynność logistyki i pełna spójność doświadczenia uczestników w wielu przestrzeniach równolegle.

Projekt od początku oparto na założeniu, że catering ma być integralną częścią wydarzenia, a nie wyłącznie funkcją pomocniczą. Celem było zapewnienie wysokiej jakości obsługi gastronomicznej przy jednoczesnym ograniczeniu śladu węglowego wydarzenia, promocji dziedzictwa kulinarnego regionu i budowaniu świadomości ekologicznej poprzez praktyczne, widoczne rozwiązania obecne w każdej strefie.

Menu zostało przygotowane w oparciu o produkty od lokalnych dostawców, co skracało łańcuch dostaw i realnie wspierało podlaskich producentów. Wśród serwowanych składników i potraw znalazły się m.in. ser koryciński, ser z Puszczy Białowieskiej, regionalne warzywa i owoce, ryby, mięsa, tradycyjne wypieki oraz charakterystyczne dla regionu słodkości, takie jak sękacz, mrowisko, Marcinek z Hajnówki czy rogaliki augustowskie. W menu pojawiły się także klasyczne podlaskie dania, m.in. babka ziemniaczana i kartacze. Dzięki temu catering stał się nie tylko obsługą wydarzenia, ale również nowoczesną prezentacją lokalnego dziedzictwa kulinarnego.

Silnym elementem projektu był jego wymiar środowiskowy. Organizatorzy postawili na realne ograniczenie plastiku i emisji, wykorzystując samochody elektryczne oraz system refill dostępny w każdej strefie cateringu. Każdy uczestnik otrzymał ekologiczny bidon Refeel wykonany z trzciny cukrowej, co nie było jedynie symbolicznym gestem, lecz praktycznym rozwiązaniem osadzonym w codziennym funkcjonowaniu wydarzenia. Dzięki temu odpowiedzialność środowiskowa była widoczna i odczuwalna w trakcie całego zjazdu.

Wyjątkową rolę odegrała również oprawa przestrzeni cateringowych. Halę Sportową na Świerkowej przekształcono w symboliczny zielony zagajnik, wypełniony choinkami i żywymi roślinami. Goście spożywali posiłki w otoczeniu zieleni, a z sufitu zwisały tkaniny z tytułami wykładów i paneli, tworząc spójną relację pomiędzy programem naukowym a strefą spotkań. Ta scenograficzna interwencja budowała atmosferę wydarzenia i nadawała cateringowi dodatkowy wymiar narracyjny. Po zakończeniu zjazdu rośliny zostały posadzone, a wydruki dekoracyjne przekazano Uniwersytetowi do dalszego wykorzystania.

Projekt połączył więc trzy kluczowe wartości: wysoką jakość gastronomii, precyzję organizacyjną oraz świadome decyzje środowiskowe. Obsługa 850 uczestników przez pięć dni w czterech lokalizacjach wymagała perfekcyjnej koordynacji, ale równie ważne było to, że catering wspierał charakter wydarzenia i wzmacniał jego ideę odpowiedzialności społecznej. To realizacja, w której lokalność, estetyka, logistyka i CSR nie funkcjonowały osobno, lecz tworzyły jedną, konsekwentną całość.

Catering na Ogólnopolski Zjazd Socjologiczny
Klient: Polskie Towarzystwo Socjologiczne
Agencja: Hotel Traugutta3
Data: 16-19.09.2025
Miejsce: Kampus Uniwersytetu w Białymstoku
Liczba uczestników: 850