Firmy podchodzą selektywnie do podróży służbowych, które muszą mieć uzasadnienie biznesowe. Podróżuje się mniej, ale bardziej strategicznie. Uczestnicy spotkania, organizowanego przez BCD Travel, które odbyło się w warszawskim hotelu Radisson Collection, rozmawiali na temat różnych aspektów rynku wyjazdów służbowych, wyzwań, przed jakimi staje branża, i perspektyw rozwoju tego sektora MICE.
Pierwszy panel dyskusyjny dotyczył wyzwań stojących przed TMC, dostawcami i travel managerami w roku 2026. Jego uczestnicy wskazali na takie czynniki jak bezpieczeństwo, stabilność, standaryzacja, well-being, koszty i wymierna wartość podróży służbowych. Mówili o ważnej roli agentów, wspierających podróżnych oraz o czynnikach wpływających na przyspieszenie ich pracy.
Podróżuje się mniej, ale bardziej strategicznie
– Polska nie ma się czego wstydzić, jeśli chodzi o infrastrukturę – mówiła Małgorzata Mnich, global category manager z BSH i podała przykład zmian, które zaszły w centrum Berlina, gdzie kontenery cargo zostały zastąpione nowoczesnymi obiektami hotelowymi. – Warszawę też to czeka, na razie mamy lotnisko prawie w centrum miasta, co jest wygodne, ale to się kiedyś skończy – dodała.
– Świat staje się coraz bardziej nieprzewidywalny, a rezerwowanie podróży przez agencję umożliwia kontrolę i śledzenie trasy, co wpływa na bezpieczeństwo. W zapewnieniu bezpieczeństwa klientom na miejscu pomaga nawiązanie współpracy z firmą zarządzającą ryzykiem – stwierdził Bartłomiej Krowiak, senior travel & expense manager z Zimmer Biomet.
– Współpracujemy na miejscu z lokalnym dostawcą, który dba o gości pod tym względem, i jest to dobre rozwiązanie – dodała Anna Paluch, director, program management BCD, a Małgorzata Mnich podkreśliła rolę współpracy z doświadczoną agencją.
– Jako agenci mamy świadomość, że kryzys w trakcie podroży to też problem biznesowy, powoduje odwołanie spotkań, konferencji i zakłócenie porządku dnia. Wprawdzie rola agenta jest ograniczona przez procedury linii lotniczych, ale ma on możliwość sprawnego poruszania się po systemach i wyszukania najlepszej opcji dla podróżnego – wyjaśniała Renata Gościcka, supervisor operations z BCD.
Małgorzata Mnich dodała, że wsparcie agenta to luksus i wygoda, jest wartością przewyższającą systemy informatyczne, dlatego jest cenne. – Agent lepiej działa niż niejeden system online, ponieważ gdy sytuacja jest skomplikowana, nie zawsze system funkcjonuje tak, jak byśmy tego oczekiwali – stwierdził Bartłomiej Krowiak.
Zapytani o to, jak w obliczu cięcia kosztów wyceniane są podróże służbowe, paneliści stwierdzili, że firmy podchodzą do nich selektywnie.
– Wyjazdy muszą mieć uzasadnienie biznesowe, firmy mierzą koszty i potencjalne przychody. Widać, że podróżuje się mniej, ale bardziej strategicznie. Jednak podróże i spotkania face to face mają swoją wartość, na przykład inaczej się negocjuje w bezpośredniej rozmowie– wyjaśniał Bartłomiej Krowiak.
– Wydatki się rozważa, zanim wydaje się zgodę na podróż, zawsze można je wliczyć w koszty negocjacji. Wszystko da się zmonetyzować, chociaż coraz trudniej jest przekonać młode pokolenie do bezpośrednich spotkań, mimo że są one niepoliczalne z punktu widzenia relacji. W dobie AI są to elementy niezastępowalne – mówiła Małgorzata Mnich.
Aby zoptymalizować koszty, warto monitorować zachowania klientów, redukować niektóre wydatki (na przykład na podróże w klasie biznes), które także zmniejszają ślad węglowy.
Szybkość obsługi to kolejny ważny element, na który zwrócili uwagę paneliści. – Pracę agenta przyspiesza znajomość polityki klientów oraz procedur linii lotniczych a także doświadczenie. Ważna jest także edukacja podróżujących, która skraca czas interakcji – mówiła Renata Gościcka.
Zimmer Biomet raz w roku przegląda politykę firmy oraz informuje o tym pracowników. – Każdy dostaje wiadomość za pośrednictwem systemu, newsletterów i wewnętrznych komunikatów. Wdrażamy także rozwiązania AI, które będą odpowiadać na pytania odnośnie do podróży służbowych – mówił Bartłomiej Krowiak.
Uczestnicy dyskusji zwrócili uwagę, że są klienci, którzy preferują załatwianie podróży służbowych podczas bezpośredniej rozmowy z agentem i trzeba także brać pod uwagę ich potrzeby. Mówili też o standaryzacji usług, a także o tym, że niektóre rynki, które nie są kluczowe dla danej firmy, nie muszą być uwzględniane w kontrakcie z uwagi na specyficzne wymogi i oczekiwania.
BCD – 35 lat na polskim rynku
Adam Kuna, prezes zarządu BCD Poland, zwrócił uwagę na hasło spotkania – Open by design. Otwartość u podstaw – które ma wyróżniać firmę.
– Forum Liderów Business Travle & Meetings to spotkanie branżowe, a nie firmowe, i tego typu spotkań jest zdecydowanie za mało, a my jesteśmy traktowani w Polsce jak nisza. Ponieważ brak jest formatu, który mówiłby o spotkaniach, chcemy go sami stworzyć – mówił. Podkreślił, że bieżący rok jest rokiem 50-lecia jubileuszu założycieli firmy BCD i 35-lecia jej działalności w Polsce. – Mamy sporo konkurentów, którzy obiecują łatwe rozwiązania trudnych problemów, my mówimy, że nie ma prostych rozwiązań, bo wyzwania są kompleksowe, więc i rozwiązania muszą być takie. Stawiamy na wiedzę, współpracę i doświadczenie – dodał.
Stephan Baars, global CEO BCD, podczas rozmowy z Adamem Kuną podkreślił rolę nowych technologii, ale mówił także o stawianiu na ludzi i wartości. – Staramy się dostosować do naszych klientów. Rynek w Polsce jest zdominowany przez lokalnych graczy, z którymi warto współpracować, Nie chcemy zmieniać tego rynku, tylko adaptować się do niego – mówił. Wspomniał o sesji Parlamentu Europejskiego, w której uczestniczył, a która dotyczyła roli podróży służbowych w gospodarce oraz celów w ramach zrównoważonego rozwoju, które często trudno zrealizować z uwagi na przeszkody techniczne, na przykład polegające na tym, że każdy kraj ma własny system kolejowy.
Adam Kuna dodał też, że Polska jest krajem będącym w dobrym momencie rozwoju gospodarczego i z dużym potencjałem, chociaż pojawiają się trudności wynikające z niepewności oraz z wprowadzanych rozwiązań legislacyjnych.
Elektromobilność i kolej – sposób na podróże?
Na temat elektromobilności w wynajmie z perspektywy podróżnego biznesowego mówili – Paweł Piórkowski, prezes zarządu Hertz Polska, oraz Joanna Gryc-Cendrowska, procurement program management team lead, business travel fleet & events Merck.
– Regulacje i raportowanie w ramach ESG zmusza do uwzględnienia czynnika ekologicznego w biznesie – mówił Paweł Piórkowski, ale zauważył jednocześnie, że regulacje bywają niestabilne, zmieniają się w „hurra optymizm” związany z dotacjami i potrafią doprowadzić do proponowania aut elektrycznych także tym, którzy z nich potem prawie nie korzystają. – Elektromobilność powinna być trochę inaczej rozgrywana – mówił. Przyznał, że samochody elektryczne są drogie, ale mogą stanieć, gdy staną się dominujące. W usługach wynajmu są one jeszcze droższe z uwagi na ich niską wartość końcową, a firmy nie kupują aut używanych. Wiele powinno się także zmienić w zakresie infrastruktury (brak ładowarek).
Dodał, że branża motoryzacyjna jest podatna na wpływy, a zobowiązania proekologiczne były zawierane w innych warunkach niż te, które panują obecnie. – Może pojawią się regulacje zniechęcające do zakupu samochodów spalinowych. Mamy też nadzieję, że z czasem baterie tych aut będą lepiej wykorzystywane – dodał Piórkowski.
Na temat ekologicznej i ekonomicznej wartości kolei mówił Kuba Czajkowski, CEO i co-founder Koleo, który przekonywał, że pociągiem można pokonywać odległości między miastami w Polsce i Europie bardzo często szybciej i taniej niż samolotem. Zwrócił uwagę na problem związany z mnogością przewoźników, co komplikuje planowanie podróży. Stwierdził, że przyszłość kolei w naszym kraju to inwestycje w infrastrukturę, pociągi high speed (very high speed są w Polsce nieopłacalne), nowi przewoźnicy oraz połączenia z sąsiednimi państwami za pośrednictwem nowoczesnych składów.
Geopolityka a podróże służbowe
„Czy świat da się zaplanować – geopolityka a zarządzanie podróżami służbowymi” to temat kolejnej dyskusji, w której udział wzięły – Zuzanna Wakulińska, national program manager BCD i Ewa Doromoniec-Vieira, global category lead travel & expense Signify.
Rozmówczynie mówiły o tym, czy konflikty geopolityczne i sytuacje kryzysowe wpływają na podróże biznesowe. – Dzielimy kraje na trzy grupy – takie, do których można podróżować, takie, gdzie trzeba zachować szczególną ostrożność, oraz takie, do których podróżowanie jest zabronione – mówiła Ewa Doromoniec-Vieira. – Najsłabszym ogniwem z pewnością są nasi podróżni, którzy nie zawsze biorą pod uwagę nasze wskazówki, mimo że mamy wiele narzędzi do kontaktu z nimi.
Zuzanna Wakulińska podała przykład: gdy zgłaszany jest problem z rezerwacją dokonaną poza BCD, wtedy firma nie może pomóc, podobnie jak wtedy, gdy rezerwacja dokonywana była za pomocą BCD, a odwoływana jest indywidualnie.
Ewa Doromoniec-Vieira podkreśliła, że warto wziąć pod uwagę niestandardowe scenariusze, gdy na przykład podróżny w razie problemów kontaktuje się nie poprzez dostępną 24 godziny na dobę infolinię, ale innymi kanałami.
– Stawiamy nie na produkty, ale na cały proces, nasz zespół konsultantów przygotowuje klientów na różne sytuacje, omawiając travel policy. Posiadamy programy bezpieczeństwa, ustalana jest cała komunikacja, sprawdzana jest rzetelność informacji, oceniane ryzyko, ważnym narzędziem jest decision source – dodała Zuzanna Wakulińska.
Z sytuacjami, których nie da się przewidzieć, muszą sobie często radzić także linie lotnicze.
– Zdarzają się różne sytuacje, na przykład w styczniu 2026 roku były to opady śniegu w Amsterdamie, pierwsze tam od 30 lat, na które infrastruktura lotniska nie była przygotowana, niedawno był to wybuch wojny w Iranie. Nasza reakcja zależy od tego, czy jest to jednorazowa sytuacja czy trwająca dłużej. Bierzemy pod uwagę kwestie operacyjne – jak możemy pomóc pasażerom – mówiła Joanna Oleśkiewicz, country manager sales Poland& Ukraine (Air France KLM).
Katarzyna Ratyńska, dyrektor operations BCD, zwróciła uwagę na podawanie przez klientów numerów telefonów oraz adresów mailowych. Jest to obowiązkowe w przypadku pasażerów z Unii Europejskiej wylatujących poza obszar unijny. – Klienci mogą do nas dzwonić o każdej porze w razie problemów, ale często agent na lotnisku może więcej zrobić niż my, z takich sytuacji też wyciągamy wnioski, tworzymy na ich podstawie case studies – dodała.
Joanna Oleśkiewicz wyjaśniała też, co zrobić, gdy zgubi się bagaż (należy złożyć tzw., dokument PIR przed opuszczeniem lotniska), jakie odszkodowanie można uzyskać pod 21 dniach, gdy bagaż uznany jest za zaginiony oraz jak wygląda procedura w przypadku zgubienia bagażu po przyjeździe na miejsce. Przepisy określają, że gdy opóźnienie lub odwołanie lotu następuje z winy przewoźnika, musi on zapewnić nocleg i wyżywienie, w przypadku tzw. siły wyższej, można przebukować bilet.
Przyszłość lotniska Chopina
Na temat przyszłości lotniska Chopina oraz wpływu modernizacji portu na pasażerów biznesowych mówiły – Magdalena Lipińska, dyrektor biura operacyjnego Portu (Lotnisko Chopina) oraz Magdalena Górska, zastępca dyrektora biura sprzedaży Polskich Portów Lotniczych.
Według podanych danych lotnisko w roku 2025 obsłużyło 24 miliony pasażerów, wykonano tam ponad 200 tysięcy operacji lotniczych, odprawiono 11,7 milionów bagaży. Z lotniska korzystało 46 linii lotniczych, rejsy odbywały się w 203 kierunkach. Pojawiają się nowi przewoźnicy, na przykład linie Edihad. W roku 2026 spodziewanych jest ponad 25 milionów pasażerów i więcej operacji, segment czarterowy obsłuży 3,3 miliona pasażerów, czyli o 13 procent więcej niż rok temu. Z uwagi na rosnące potrzeby lotnisko zostanie zmodernizowane.
– Modernizacja lotniska to lepsza przepustowość, poprawa jakości obsługi oraz dostosowanie infrastruktury do nowoczesnych typów statków powietrznych – mówiła Magdalena Lipińska.
Zmiany w standardach obsługi spotkań
Na temat nowej ery w standardach obsługi spotkań i podróży dyskutowali: Anna Kuskowska, senior manager people & culture, Anna Tytiurka, team leader operations, Michał Machniewski, program manager group oraz Katarzyna Ropa, senior manager operational contractual and revenue improvement z BCD.
Anna Tytiurka przypomniała, że praca agenta wyglądała kiedyś zupełnie inaczej niż obecnie, wiele rzeczy wykonywało się ręcznie, ale agent miał także dostęp do specyficznej wiedzy, przez co był to bardzo prestiżowy zawód.
–- Odbywały się specjalne kursy dla agentów, dzisiaj mamy wiele zintegrowanych narzędzi, które umożliwiają wyszukiwanie informacji na temat lotów, w przypadku odwołania rejsu czy zmiany terminu. Rezerwacja podróży służbowych odbywa się w jednym ekosystemie – dodała Katarzyna Ropa.
Rola agentów zmieniła się także dlatego, że obecnie klienci przychodzą do nich z konkretnymi wskazaniami. – Kasjer lotniczy rezerwuje wszystko podczas jednego maila, od kolei, poprzez transfer i bilet lotniczy po wynajem samochodu. Odpowiednie systemy pomagają robić to szybciej i wydajniej. Być może efektem jest pewne obniżenie prestiżu, ale młodzi pracownicy są zadowoleni, gdyż jest wiele narzędzi ułatwiających im pracę. Ze starszymi pracownikami jest różnie, ale oni także się przyzwyczajają – mówiła Anna Tytiurka.
Z tego powodu najważniejsze cechy, jakich poszukują firmy u pracowników w tej branży, to elastyczność i pozytywne patrzenie na zmiany. – Ważne jest dzielenie się doświadczeniem między osobami o różnych stażach, taki mix pokoleń jest pozytywny – dodał Michał Machniewski, od niedawna pracujący w BCD, który trafił do firmy w ramach praktyk studenckich.
W panelu pt. „Opening the Doors Right” Insights into the modern Way of Launching Future-Ready Hotels, wzięli udział Kamil Ancypa, regional director of sales (Radisson Hotel Group), Malin Abrahamsson, global director & team lead TMC, Consortia & Luxury Lifestyle (Radisson Hotel Group) oraz Pascal Gadet, general manager (Radisson Collection Hotel, Warsaw).
Natomiast radami, gdzie jechać, jeśli było się wszędzie, podzielił się Michał Cessanis, autor, podróżnik, redaktor prowadzący i sekretarz redakcji National Geographic Traveler w rozmowie z Adamem Milczarkiem, senior managerem, sales (BCD).
Na temat roli mediów branżowych oraz tego, czy warto z nich korzystać i w nich się pokazywać, mówili – Magdalena Kondas, redaktor naczelna MeetingPlanner.pl, Marzena Markowska, redaktor naczelna Waszaturystyka.pl oraz Rafał Szubstarski, redaktor naczelny Hotelarza.
Forum Liderów Business Travel & Meetings odbyło się 13 kwietnia 2026 w Radisson Collection Hotel, Warsaw. Organizatorem wydarzenia była firma BCD Travel, specjalizująca się w kompleksowym zarządzaniu podróżami służbowymi.
BCD Travel to globalna firma specjalizująca się w kompleksowym zarządzaniu podróżami służbowymi (corporate travel management), która należy do holenderskiej Grupy BCD, założonej przez Johna Fentenera van Vlissingena. BCD pomaga firmom zarządzać kosztami podróży pracowników, organizuje wyjazdy, a także zajmuje się spotkaniami i eventami (BCD Meetings & Events).
Forum Liderów Business Travel & Meetings – podróże służbowe, zmiany i przyszłość
