Ekologia i doświadczenie – superbohaterowie Forum Branży Eventowej
Piąta edycja Forum Branży Eventowej przebiegała pod hasłem „Spotkanie superbohaterów”. W tym roku byli nimi z pewnością ekologia i experience. Wśród tematów Forum pojawiły się także zagadnienia związane z najnowszymi trendami w branży oraz rolą kreacji i event managera.
Na temat wpływu kryzysu klimatycznego na świat eventów mówili podczas Forum – Dorota Wojtczak, członkini zarządu Klubu Agencji Eventowych SAR (EmLab), Dominik Górka, członek zarządu Klubu Agencji Eventowych SAR (Live Age) i Julian Dworak, dyrektor Klubu Producentów Reklamowych SAR.
Przypomnieli, że event, który jest narzędziem tworzącym doświadczenie (swoiste DNA evnetu) zmieniające markę, pozostawia po sobie tony odpadów, zanieczyszczających środowisko. Organizatorzy eventów powinni więc podejmować działania, aby ograniczyć ich ilość, i to mimo tego, że marka, dla której organizowany jest event, także „śmieci”. Działania takie mają sens i nie dotyczą tylko najbliższego otoczenia, ale mają także wymiar biznesowy, gdyż klienci oczekują od firm organizujących eventy podejścia eko i oferta z taką wersją projektu jest wyżej oceniana.
Ważne, aby nie były to działania symboliczne, które w praktyce niewiele znaczą. Czasem wystarczą zmiany ograniczające liczbę elementów energochłonnych, na przykład ekranów LED.
– W Klubie Producentów Reklamowych (SAR) przeprowadziliśmy badania na ten temat, których szczegółowe wyniki przedstawimy w lutym – mówił Julian Dworak. – Ogólny wniosek jest taki, że reklamodawcy biorą odpowiedzialność za podejście ekologiczne, chociaż były obawy, że mogą tylko wymagać takich działań od nas.
Producenci często objawiają się, że przez zmiany w kierunku eko i „zero waste” oferta nie będzie konkurencyjna, wyzwaniem więc jest to, jak stać się ekologicznym i jednocześnie przedstawić atrakcyjną ofertę klientom.
Dorota Wojtczak określiła kroki, które dobrze jest w tym celu wykonać, polegają one między innymi na opracowaniu katalogu działań (ekolisty) i przygotowaniu wersji eko projektu. Może ona dotyczyć całości działań lub części. Czasem takiej wersji żądają klienci, ale oferent może ją przygotować z własnej inicjatywy.
„Nie tylko recykling” to także jeden z trendów, który pojawi się w zakresie organizacji eventów w roku 2020. Przedstawił je Krzysztof Celuch, który omówił raport „Trendy 2020”. Wynika z niego, że ponad 80 procent konsumentów Generacji Z zacznie częściej będzie kupować produkt, jeśli jest on przyjazny środowisku i ponad 90 procent tej generacji będzie naciskało na globalne marki w celu podjęcia kwestii ochrony środowiska. Podczas wydarzeń ważna będzie lokalnie produkowana żywność.
W związku z tym w 2020 roku planiści będą musieli być wszechstronni, jeśli chodzi o zrównoważony rozwój.
Cel, content i experience to trzy elementy ważne w kreowaniu eventów, które pozwalają unikać schematów. Mówiła o nich Nina Żukowska, założycielka platformy Świat Eventów. – Każdy event posiada cel, ale powinien on być dobrze określony, na przykład nie może nim być ogólnie nazwana integracja, trzeba sprecyzować kogo konkretnie ma ona dotyczyć, czy tylko pracowników, czy też partnerów biznesowych i pracowników, w zależności od tego planuje się i organizuje event – mówiła prelegentka, podkreślając, że „event to skuteczne narzędzie marketingowe dla osób, które szukają głębszego sensu”.
Natomiast contentu można szukać wszędzie – w historii marki, w jej korzeniach, w misji i osiągnięciach firmy, w składzie produktu.
– Jedynym ograniczeniem jest tutaj nasza wyobraźnia – wyjaśniała Nina Żukowska. Jako przykład podała realizację eventu dla producenta ściereczek do wycierania kurzu. W poszukiwaniu contentu organizatorzy zbadali skład tego produktu. Okazało się, że jeden ze składników jest taki sam jak element materiału, z którego zrobione są kombinezony kosmonautów. W rezultacie event zorganizowany w muzeum astronautyki pod hasłem „Nasze ściereczki wysyłają ludzi w kosmos” okazał się sukcesem.
– Nie dostarczamy produktu, dostarczamy doświadczenie – mówiła prelegentka omawiając trzeci element – czyli experience. Podkreśliła, że należy zadać sobie pytania o efekt, emocje – czy są spójne z marką oraz czy są odpowiednia dla danej grupy osób.
Na temat konieczności zachowania równowagi między pracą i życiem osobistym i posiadania tzw. bazy (miejsca regeneracji) przez event menedżera mówił z kolei Bartek Bieszyński. Podkreślił rolę planowania, bezpieczeństwa eventu, pasji, z jaką wykonuje się tą pracę, a także zaufanego zespołu. – Na sukces projektu składają się w 10 procentach elementy normatywne, a w 90 – zaangażowanie – mówił.
Marek Skała podkreślał rolę przywódczą event manaera, który powinien być kimś kto, porywa za sobą zespół.
Uczestnicy debaty organizowanej pod patronatem Think MICE, prowadzonej przez redaktora maazynu Michała Kalarusa, szukali odpowiedzi na pytanie, czy event to operacja dla brygady specjalnej, czy zadanie dla multizadaniowca. Podkreślali, że multizadaniowiec posiada szerokie spektrum wiedzy, jest świetnym liderem drużyny, bierze na siebie dużą odpowiedzialność i jest profesjonalistą. Jednak nie jest w stanie sam organizować dużych eventów lub serii mniejszych, które wymagają szybkiego przemieszczania się lub przebywania jednocześnie w kilku lokalizacjach. Wówczas event menedżer musi dobrać sobie odpowiedni zespół.
Paneliści mówili też o współpracy teamu agencji i obiektu, w którym odbywa się wydarzenie oraz o roli planowania.
– Multizadaniowość i przypadkowość to cechy polskiego rynku eventów, który jest rynkiem jeszcze młodym i rozwijającym się – wyjaśniała Agnieszka Wójcik (Platige Events). – Ciągle się jednak uczymy i coraz lepiej dobieramy zespół. Multizadaniowiec także potrzebuje wsparcia innych osób.
Wspólnym wnioskiem, co do którego zgodni byli uczestnicy, było to, że zarówno jedno, jak i drugie rozwiązanie (multizadaniowiec lub brygada specjalna) ma swoje miejsce w organizacji eventu, ale potrzebne jest planowanie. Złotym środkiem może być multizadaniowiec realizujący event przy wsparciu brygady specjalnej. W debacie wzięli także udział: Renata Taberska (warta), Natalia Wąsicka (Muust be the event), Mariusz Nowak (Ministry of Creativity), Marcin Herra (Arena Gliwice).
Na temat związku eventów ze sztuką filmową mówiła producentka Mmonika Chróścicka-Wnętrzak. Wskazała elementy produkcji filmu, które mogą z powodzeniem stosować organizatorzy eventów. Należą do nich – dbałość o ludzi, restrykcyjne przestrzeganie zasad BHP, dotyczących ubezpieczeń i standardów, ścisły podział ról wśród pracowników, wyposażenie ułatwiające pracę i wypoczynek pracownikom (na przykład barbusy, busy jako garderoby itd.).
O szczególnym rodzaju eventów, jaki są pokazy mody z ich reżyserką Katarzyną Sokołowską rozmawiała Agnieszka Ciesielska (EventowaBlogerka.pl).
MeetingPlanner.pl był organizatorem dyskusji poświęconej najważniejszym zjawiskom kształtującym branżę eventową w 2019 roku, o której szczegółowe rezultaty zaprezentujemy w osobnym artykule.Sprawdzalismy wraz z publicznością, jaki dla barnży eventowej był rok 2019. W opini rozmówców i uczestników Forum był to dobry rok, a najbardziej zauważalnym trendem była ekologia. W panelu moderowanym przez Magdalenę Kondas (MeetingPlanner.pl) wzięli udział Michał Atlas (Brave, Klub Agencji Eventowych), Jacek Caputa (Grupa Żywiec), Krzysztof Celuch (wykładowca, mówca, przewodniczący jury MP Power Awards®), Marta Chmielewska (Mea Group, Stowarzyszenie Branży Eventowej), Grażyna Grot-Duziak (Weco Travel, SITE Poland), Michał Kozak (Hotel Arłamów SA), Davide Odella (Expo XXI Warszawa), Krzysztof Paradowski (CMA, Stowarzyszenie Konferencje i Kongresy w Polsce) oraz Artur Szczęsny (Rebelia Media Group) oraz publiczność, która dzięki aplikacji Connenectto oddawała swój głos w dyskusji. Panel podczas Forum Branży Eventowej odbył się w ramach cyklu MP MICE & more®).
Piąta edycja Forum Branży Eventowej odbyła się 22 stycznia 2020 w Expo XXI Warszawa. W programie wydarzenie było 21 prelekcji i dwie dyskusje eksperckie. Odbywały się one na dwóch scenach - dużej i malej.
Podczas tegorocznego wydarzenia po części merytorycznej organizatorzy zaplanowali czas, który pozwolił uczestnikom w swobodnej atmosferze dokończyć prowadzone wcześniej rozmowy biznesowe. Wieczorem natomiast odbyło się uroczyste zakończenie Forum oraz rozstrzygnięcie konkursu Top Event 2019.
Forum towarzyszyły targi firm dostarczających usługi związane z organizacją eventów.
Organizatorem FBE jest Evential.
