Są wytyczne dla organizatorów spotkań biznesowych i konferencji

Ministerstwo Rozwoju opublikowało przygotowane we współpracy Głównym Inspektorem Sanitarnym i branżą wytyczne dla organizatorów spotkań biznesowych, szkoleń, konferencji i kongresów w trakcie epidemii SARS-CoV-2.
 

Od jutra zgodnie z rozporządzeniem rządu można organizować wydarzenia, pod warunkiem zachowania reżimu sanitarnego i przeznaczenia 4 mkw. powierzchni (jeśli mowa o organizacji spotkania w obiekcie) na jednego uczestnika (nie licząc obsługi wydarzenia). Wczoraj Ministerstwo Rozwoju opublikował szczegółowe wytyczne. Mają one zapewnić bezpieczeństwo w miejscu realizacji wydarzenia, uczestnikom, pracownikom obsługi i dostawcom, prezentują procedury zapobiegawcze i procedury postępowania w przypadku podejrzenia zakażenia koronawirusem u uczestnika czy pracownika obsługi. Na takie cztery części wytyczne zostały podzielone.
Jak informuje ministerstwo, celem wdrażanych procedur jest zwiększenie bezpieczeństwa wszystkich uczestników wydarzeń, ograniczenie liczby kontaktów w miejscu spotkania i w danym przedziale czasowym.

Do momentu ponownego pełnego otwarcia granic możliwa jest organizacja tylko wydarzeń krajowych. Aranżacja sali (układ mebli) powinien być dostosowany do możliwości zachowania 2-metrowego dystansu, o którym mówi rozporządzenia, oraz uniemożliwiać samodzielny wybór miejsca przez uczestnika wydarzenia. Nie będzie możliwości serwowania cateringu w formie bufetów, a stoły musza być ustawione w odpowiedniej odległości od siebie. W wytycznych zalecana jest, jeśli to możliwe, rezygnacja z recepcji. W kolejce przed wejściem na wydarzenie również obowiązuje 2-metrowy dystans pomiędzy gośćmi.
W dokumencie znajdują się szczegółowe informacje dotyczące m.in. dezynfekcji, organizacji recepcji (jeśli jest niezbędnym elementem spotkania), szatni, toalet, wejść i wyjść.

Organizator wydarzenia w myśl wytycznych jest zobowiązany do wyznaczenia osoby ds. przeciwdziałania COVID-19, której zadaniem jest przygotowanie i wdrożenie wszystkich niezbędnych procedur na danym wydarzeniu. Organizator musi także posiadać niezbędne dane osobowe i kontaktowe do wszystkich uczestników spotkania, za ich zgodą, na wypadek stwierdzenia u któregoś́ z uczestników lub pracowników zakażenia koronawirusem. Musi także odpowiednio dostosować do tego regulamin spotkania, szczególnie uwzględniający klauzulę RODO dot. przekazania organizatorowi najważniejszych danych uczestników wydarzenia / spotkania. Ministerstwo zaleca także mierzenie temperatury u wszystkich uczestników (gości i obsługi) wydarzenia.

SZCZEGÓŁOWE WYTYCZNE: dla organizatorów spotkań biznesowych, szkoleń, konferencji i kongresów