Warsaw Convention Bureau: dwa nowe projekty

Warsaw Convention Bureau Warszawskiej Organizacji Turystycznej, pomimo obecnej sytuacji związanej z pandemią, pracuje nad pozyskiwaniem nowych wydarzeń do Warszawy do 2026 roku. W celu wsparcia skuteczności tych działań wprowadza dwa nowe projekty: kampanię o wydarzeniach online Warszawskiego Klubu Ambasadora Kongresów oraz elastyczną ofertę MICE.

Obecnie prowadzonych jest 141 projektów, które mogą przyciągnąć do Warszawy przez sześć lat ponad 890 tys. uczestników i wygenerować przeszło 284 mln zł w uśrednionych cenach noclegów (ADR Warszawy 2019: 320,53 zł). Wśród pozyskiwanych wydarzeń niemal 90 proc. to kongresy i konferencje, w większości organizowane przez stowarzyszenia. WCB pracuje nad pozyskaniem wydarzeń, współpracując bezpośredni z meeting ownerem lub prowadząc ten proces wspólnie z PCO czy agencją eventową. W zawiązku z tymi działaniami WCB rozpoczęło dwa nowe projekty.

Pierwszy to kampania komunikacyjna do Ambasadorów Kongresów Polskich, w ramach projektu Warszawski Klub Ambasadora. Celem kampanii jest edukacja świata nauki o istniejącym potencjale do realizacji wydarzeń na platformach online, pomimo panujących ograniczeń wynikających z sytuacji epidemiologicznej. Kampania prowadzona jest w oparciu o wiedzę członków Warszawskiej Organizacji Turystycznej i ma formę artykułów publikowanych na stronie www.warsawconvention.pl/ambasador-kongresow-pl, w sekcji „Członkowie WOT o wydarzeniach online”. Do przewidywanych korzyści z takiej formuły spotkań – jak przekonuje WCB – zaliczyć można bezpieczeństwo uczestników, kontynuację prac jednostek naukowych i stowarzyszeń oraz utrzymanie kontaktów ze specjalistami w danych dziedzinach.

Drugi projekt – jak zaznacza WCB – to efekt tego, jak bardzo COVID-19 zmienił obraz eventów. Warsaw Convention Bureau razem z partnerami przygotowało „elastyczną ofertę MICE”. Efektem tej współpracy z członkami WOT są preferencyjne warunki anulowania wydarzeń i wsparcie przy organizacji wizji lokalnych przed eventami.
– Jesteśmy przekonani, że z powodzeniem do świata wirtualnego da się przenieść część wydarzeń tradycyjnych. Nasi partnerzy potwierdzają możliwość realizacji wydarzeń z dużą liczbą prelegentów i odbiorców – mówi Mateusz Czerwiński, wiceprezes Warszawskiej Organizacji Turystycznej. – Istnieją dogodne narzędzia do przeprowadzenia wydarzeń online, w trakcie których mówcy mogą nie wychodzić ze swojego domu. Istnieją też profesjonalne rozwiązania dla wydarzeń hybrydowych, które – po odblokowaniu obostrzeń czerwonej strefy w Polsce – pozwalają, aby część uczestników spotkała się w obiekcie, a część dołączyła online. Partnerzy WCB podkreślili też, że jest możliwość realizacji spotkań specjalnych, jak spotkania zarządów czy walne zebrania połączone z istotnymi zmianami w statucie organizacji. Istnieją rozwiązania techniczne gwarantujące ich prawidłowość. Wszystko to pokazuje, że pomimo trudnej rzeczywistości, z którą przyszło nam się zmierzyć, przynajmniej część spotkań i prac może trwać nadal, mimo zmienionej formuły – podkreśla.

Mateusz Czerwiński zaznacza również, że zaraz po najważniejszym w powrocie do sytuacji sprzed pandemii zapewnieniu bezpieczeństwa uczestników wydarzeń, stoją kwestie rozpoznania miasta, w którym ma odbyć się wydarzenie, co pociąga za sobą potrzebę wizji lokalnych. – Niemniej ważne są warunki biznesowe realizacji wydarzenia i bezpieczeństwo finansowe organizatorów. Stąd właśnie przygotowana przez organizację oferta elastyczna na lata 2021 i 2022 – podsumowuje wiceprezes WOT.

Ambasadorowie Kongresów Polskich to program realizowany wspólnie przez Polską Organizację Turystyczną oraz Stowarzyszenie Konferencje i Kongresy w Polsce, a wspierany przez lokalne organizacje turystyczne. Jego głównym celem jest mobilizowanie i wspieranie przedstawicieli świata nauki do pozyskiwania do Polski wydarzeń międzynarodowych organizacji i stowarzyszeń.

Warsaw Convention Bureau to dział Warszawskiej Organizacji Turystycznej, publiczno-prywatnego stowarzyszenia powołanego przez miasto stołeczne Warszawę do zwiększania liczby turystów odwiedzających miasto. WCB specjalizuje się w pozyskiwaniu i wspieraniu międzynarodowych wydarzeń: kongresów, konferencji i innych szeroko rozumianych eventów.