MWP 2018: Wizualizacja głównym tematem dnia Stowarzyszenia Branży Eventowej

Spotkanie przygotowane przez Stowarzyszenie Branży Eventowej w ramach Meetings Week Poland poświęcone było różnym aspektom wizualizacji oraz elementów wizualnych podczas organizacji wydarzeń.
 

W tym roku podczas Meetings Week Poland SBE postanowiło poruszyć – jak podkreśla – ważny, a dość często lakonicznie traktowany temat, jakim jest wizualna strona eventu. Członkowie stowarzyszenia, przygotowując program spotkania, skupili się na zagadnieniach związanych z planowaniem wydarzenia w sferze wizualnych doświadczeń na każdym etapie jego realizacji. Podczas pracy nad programem– jak zaznacza organizator – stosowana była metoda tzw. mapingu myślowego, czyli wyobrażenia sobie procesów działań organizacyjnych od strony klienta, uczestnika wydarzenia oraz samego organizatora.
Konferencję rozpoczęło wystąpienie Martyny Wijas (założycielki i właścicielki MobilLed), która opowiedziała, jak czytać zaproszenia na wydarzenia i rozumieć dress code. Poruszyła temat doboru ubioru na eventach, nie tylko przez jego gości, ale także osoby zaangażowane w poszczególne etapy realizacji projektu.
Podczas panelu „Siła wizualizacji w eventach”, której moderatorem była Magdalena Kondas (MeetingPlanner.pl), rozmówcy – Leszek Babicz (Rival Group), Michał Kozak (Hotel Mazurkas, Mazurkas Catering 360), Renata Razmuk (Pracownia Kreativa, członek zarządu SBE), Zuzanna Sprycha (Visual4Events), Wojciech Zbroja (Rent Design) – byli zgodni co do faktu, że wizualizacja poszczególnych elementów wydarzenia zarówno na poziomie oferty, jak i później, w procesie realizacji jest obecnie elementem niezbędnym. Zwiększa to koszty przygotowania koncepcji i oferty oraz produkcji wydarzenia, ale jest też wyrazem coraz większej profesjonalizacji rynku. Podczas dyskusji padło porównanie pomiędzy pracą event managera, przygotowującego projekt eventu, a architektem, opracowującym projekt architektoniczny. Pojawiła się także kwestia rejection fee. Rozmówcy zwrócili także uwagę na zasady współpracy pomiędzy partnerami realizującymi projekt oraz precyzyjną komunikację, która w przypadku przygotowania wizualizacji jest niezbędna, aby proces ten był efektywny.
Kolejna prelekcja poprowadzona przez Magdalenę Kozicką (dyrektor produkcji, Mea Group), Andrzeja Nykowskiego (dyrektora kreatywnego Mea Group) oraz Michała Czerniaka (dyrektora zarządzającego Brill Av Media), prezentowała drogę pomiędzy wizualizacją a realizacją wydarzenia.
Tezą drugiej dyskusji „Po co nam wizualizacja?” poprowadzonej przez Jakuba Zdrzalika (Perfectto Events) było założenie, że planowanie w eventach jest elementem podstawowym, a wizualizacja walorem, który sprawia, że wydarzenia spełnią swoją najważniejszą funkcję – zaskakiwania i zachwycania odbiorcy. Anna Nowakowska (StrefaMICE.pl) skupiła się na wyborze lokalizacji do planowanego wydarzenia, Piotr Wojdat (Evena, członek zarządu SBE) – na kwestii dobrania platformy sprzedaży biletów oraz zarządzania rezerwacjami. Paweł Czerski (IMS Events) poruszył temat zapachu i muzyki na evencie, a Dagmara Marzyńska-Małecka (Atelie – grupa taneczna) określiła zasady współpracy agencji eventowych z artystami. Małgorzata Machynia (FSWO), podsumowała, jak łączyć wszystkie elementy eventu w całość. Jacek Kisiała (Polska Izba Przemysłu Targowego, Extend Vision) zaprezentował perspektywę organizatora targów.
W kolejnym wystąpieniu Piotr Sady specjalizujący się w „śmiechoterapii” tłumaczył, stosując przykłady, dlaczego śmiech to zdrowie i niezbędny element w pracy event managera, w której dystans i metody relaksacji są bardzo ważne.
Piotr Maczuga (Digital Knowledge Village) przedstawił proces tworzenia life streamingu.
Gościem specjalnym spotkania był Czesław Mozil, muzyk, artysta, który łącząc słowa z muzyką, odniósł się do projektów w showbiznesie i produkcji telewizyjnej. W wywiadzie poprowadzonym przez Martę Dunin- Michałowską (prezes zarządu SBE i prezes Mea Group) oraz Dagmarę Chmielewską (dyrektor zarządzającą SBE) zaznaczył, jak ważne jest to, by w pracy agencji eventowych z klientem a osobą publiczną zachowany był szacunek do drugiego człowieka. Choć to wartość podstawowa, to wciąż warto o niej mówić i przypominać – podkreślał.
Wydarzenie poprowadził konferansjer Paweł Kosiński. Za koordynację i program eventu odpowiadała Dagmara Chmielewska (dyrektor zarządzająca SBE).
Spotkanie odbyła się 20 marca w Szkole Głównej Turystyki i Rekreacji w Warszawie.