E-book z pomysłem na świąteczny event
Jak zorganizować udaną imprezę świąteczną, noworoczną czy karnawałową, aby była inna niż poprzednie, a każdy jej uczestnik czuł się dobrze i świetnie się bawił? – Na to pytanie odpowiada poradnik, przygotowany przez Digital Knowledge Village i zaproszonych do projektu praktyków, którzy podzielili się swoimi doświadczeniami.
Zawarta w „Trendbooku Sezon Zimowy 2018: Jak zaplanować event świąteczny, noworoczny, karnawałowy?” wiedza z zakresu realizacji świątecznych spotkań firmowych została podzielona na kilka rozdziałów, w których omówiono planowanie spotkania, wybór obiektu i atrakcji, pomysły na scenografię, catering a także oświetlenie i efekty dźwiękowe.
Autorzy podkreślają, że spotkanie świąteczne to przedsięwzięcie, które wymaga zgrania wielu spraw i realizacji wielu różnych działań, jego organizacja bywa więc stresująca, jednak w efekcie daje wiele satysfakcji.
Event z celem
Kluczowe jest określenie celu eventu, ponieważ, jak czytamy w poradniku, czasy kiedy organizowano korporacyjne spotkania świąteczne tylko jako tzw. firmową imprezę odeszły już w zapomnienie. Teraz wiążą się one z takimi wydarzeniami jak posumowanie roku, wyróżnienia, integracja, umocnienie zespołu czy wzmocnienie wizerunku marki.
Christmas party mają określony cel, a takze wskaźnik ROI, który po evencie musi być dokładnie zmierzony. Kluczowa jest też odpowiedź, jaką organizator udzieli potencjalnemu uczestnikowi eventu o celowość jego uczestnictwa w wydarzeniu.
Po określeniu celu eventu i jego tematu głównego można dopasować do niego i zaplanować odpowiednie atrakcje, takie jak przykładowe, opisane w poradniku Winter Wonderland, Pod taflą wody, Pracownia Św. Mikołaja czy Kraina Lodu. Nawet z niewielkim budżetem – jak zaznaczaj autorzy Trendbooka, można zrealizować atrakcyjne wydarzenie, jeśli się wie, jakie cele ma ono spełniać.
Planując datę wydarzenia, trzeba sprawdzić, czy nie koliduje ona z innymi wydarzeniami firmowymi, i co najważniejsze – wybrać odpowiednie miejsce, do czego trzeba się zabrać nawet pół roku wcześniej. Natomiast opracowując scenariusz, dobrze jest postawić na wyróżniający się temat, formę prezentacji, ale przede wszystkim obecność znanej i cenionej osoby, najlepiej takiej, która nie często pojawia się na wydarzeniach lub która jest autorytetem dla zaproszonej grupy uczestników – radzą autorzy poradnika.
Diabeł tkwi w szczegółach
Impreza będzie sukcesem, jeżeli wszystko dopniemy na ostatni guzik. Nawet najlepszy program i atrakcja z najwyższej półki może nie pomóc, jeśli podamy zimny barszcz czy pierogi. Organizator musi być też elastyczny i gotowy w każdej chwili do reakcji na sytuacje kryzysowe.
Poradnik podkreśla, że świąteczne spotkanie to dobra okazja do tworzenia contentu, niezbędnego do budowania komunikacji i relacji z uczestnikami. Firmy międzynarodowe często łączą się transmisją online z pracownikami oddziałów w innych krajach i wymieniają się życzeniami face to face. Dobrym przykładem wykorzystania multimediów jest też relacja wideo z oficjalnej, pierwszej części spotkania, z przewidzianych atrakcji czy przemówień. Nowe technologie stawiają przed eventami nieograniczone możliwości.
Autorzy radzą także, aby wziąć pod uwagę dobre rozplanowanie i oddelegowanie pracy podczas realizacji imprezy, czyli całą logistykę wewnętrzną zespołu agencyjnego i podwykonawców. Tylko ekipa, w której każdy jest dobrze zbriefowany i wie, za co jest odpowiedzialny, szybko i sprawnie przygotuje i dobrze zrealizuje wydarzenie.
Krótko mówiąc, to, na co warto postawić przy organizacji imprezy świątecznej, to myślenie, planowanie i przewidywanie.
– W jaki sposób połączyć tradycję z najnowszymi trendami na rynku eventowym, jak zorganizować spotkanie, które zapadnie w pamięć wszystkim uczestnikom, jakie zapewnić atrakcje, aby zaskoczyć swoich współpracowników, jaki wybrać catering i na co zwrócić uwagę wybierając miejsce na spotkanie biznesowe? Tego między innymi dowiedzą się czytelnicy Trendbooka Sezon Zimowy 2018 – zapowiada Monika Nowacka-Sahin, Digital Knowledge Village.
E-book jest do pobrania tutaj>>>