Anna Górska: Stowarzyszenia i ich największe wyzwania

Cztery organizacje opowiadają o tym, jaki wpływ ma na ich działalność COVID-19 i przed jakimi wyzwaniami stają dzisiaj. „Walka z niepewnością” jest głównym z nich. Pisze Anna Górska w cyklu „Newsy ze Świata – Akademia SKKP”.

SolarPower Europe planowali organizację dorocznego kongresu Solar Power Summit, którego średnia liczba delegatów liczy ponad 300 osób, na 25 marca 2020. Mając nadal nadzieję, że do września sytuacja kryzysowa zostanie rozwiązana, przesunięto wydarzenie na 29 września, pozostając przy tym samym obiekcie i mieście (Area 42 Bruksela). „Potraktowaliśmy sytuację bardzo poważnie od samego początku. Przygotowaliśmy plan awaryjny na kilka tygodni. Kiedy decyzja o przesunięciu daty wydarzenia została podjęta, nie napotkaliśmy wielu przeszkód, bo wszystko było już przygotowane” mówi Charlotte Otten, head of events w SolarPower Europe. „Nasi delegaci odczuli ulgę, że mają alternatywną opcję”.
Wraz z nową datą organizatorzy mogą jednak stanąć przed wyzwaniem konkurowania z innymi wydarzeniami o podobnej tematyce, organizowanymi w tym samym czasie. 
Otten dodała, że jeśli sytuacja będzie się utrzymywać przez dłuższy czas, firmy mogą zostać zmuszone do ograniczenia wydarzeń, w których biorą udział z przyczyn budżetowych. Jej zdaniem może to prowadzić do zmniejszenia frekwencji ze strony korporacji.

Fakty są takie, że nikt nie wie, jak długo obecna sytuacja będzie trwała i kiedy będziemy mogli wrócić do pewnego rodzaju „normalności”. Florence Biddelle, secretary general w European Issuers, opisuje tę sytuację w czterech słowach: „Fighting with the uncertainty.” (Walka z niepewnością).
Z zarządczego punktu widzenia, zdalna praca z zespołem to również nowa lekcja dla nich, dodaje Biddelle. „Jak pracować „jak zwykle”, kiedy taka sytuacja potrwa dłużej? Będziemy musieli zainwestować w platformy do pracy zdalnej, których wcześniej nie potrzebowaliśmy”.
Większość zaplanowanych tegorocznych wydarzeń European Issuers, zostało przełożonych na drugą połowę tego roku, zaczynając już od miesięcy letnich. W tej chwili nie widzą potrzeby zmian destynacji tych wydarzeń, ale może się to zmienić i zależy m.in. od sytuacji związanej z koronawirusem w danej lokalizacji, a także z ewentualnymi ograniczeniami w podróży (niektóre firmy lub organizacje nie pozwalają swoim pracownikom na wyjazdy służbowe w lecie). Natomiast te wydarzenia, których nie udało się przełożyć, będą zorganizowane online.
„Organizacja konferencji online jest dla nas nadal wyzwaniem i bardziej wyczerpującym zadaniem niż organizacja konferencji F2F (face to face). Trudniej jest nam komunikować się, nie widząc twarzy, walcząc z zajętymi połączeniami (liniami), mamy problemy z koncentracją”, konkluduje Biddelle.

Roma Guziak, communications manager w Committee for European Construction Equipment (CECE) podkreśla, że spotkania F2F mają największe znaczenie dla zagwarantowania sprawnej pracy i przepływu wiedzy i informacji w ich organizacji.
Wszystkie wydarzenia zaplanowane przez nich do końca mają zostać przełożone. Szukają obecnie nowych terminów i być może nowych lokalizacji. Badają również możliwości organizacji konferencji live-stream, które mogą okazać się konieczne, jeżeli rozprzestrzenianie się koronawirusa nie zostanie zatrzymane.
Jedną z ich głównych obaw jest fakt, że zmarnowana zostanie energia na organizowanie czegoś co ostatecznie nie nastąpi, tak jak miało miejsce w przypadku wiosennych wydarzeń. Nie chcą wkładać wysiłku w organizację wydarzenia, które zostanie później odwołane. Ponadto biorąc pod uwagę negatywny finansowy wpływ COVID-19 na ich sektor przemysłowy, już dzisiaj widzą wyzwania i ograniczenia, stojące przed członkami, dotyczące kosztów podróżowania i udziału w eventach w nadchodzących miesiącach.
„Cały czas monitorujemy rozwój wypadków i planujemy wrócić do F2F, jak tylko będzie to bezpieczne dla naszych delegatów. Nawet przy tak dynamicznym rozwoju technologii cyfrowych i możliwości organizacji konferencji wirtualnych, nadal wierzymy w znaczenie spotkań twarzą w twarz”.

Magdalina Atanassova, menedżer ds. komunikacji marketingowej w Kenes Group zgadza się, że największym problemem jest niepewność. Planujemy przyszłość, a nie mamy pojęcia czy będzie taka, jak ją sobie wyobrażamy. Z drugiej strony jesteśmy przyzwyczajeni do radzenia sobie z wyzwaniami, w naszej ponad 55-letniej historii przeszliśmy przez wiele sytuacji, w których musieliśmy polegać na naszej szybkiej analizie i kreatywnych rozwiązaniach, dostosowanych do wszystkich możliwych scenariuszy.
Jej zdaniem, zachowanie istniejących relacji będzie kluczem do przetrwania i zarządzania dużą liczbą wydarzeń, które prawdopodobnie będą musiały nastąpić w tym samym czasie następnej jesieni. Wzajemne zrozumienie stanie się niezbędne i dewiza „Together we stand” będzie miała wyjątkowe znaczenie.
Szczególnie stowarzyszenia medyczne będą musiały ciężko pracować. Może nie jesteśmy tymi, którzy wynajdą lekarstwo na koronawirus, ale niektórzy z naszych klientów na pewno tak. Dla nas więc najważniejsze jest wspierać ich teraz bardziej niż kiedykolwiek w zarządzaniu ich stowarzyszeniami i w organizacji ich kongresów, aby mieli czas i energię pomóc nam z COVIDEM-19.

Autor: Anna Górska, wiceprezes zarządu SKKP ds. współpracy międzynarodowej, business development director Expo XXI Warszawa, doradca zarządu Symposium Cracoviense
Informacje ukazają się w cyklu „Newsy ze Świata – Akademia SKKP”