Akademia SKKP: Jak kryzys zmieni naszą branżę? Kiedy wrócimy do F2F meetings?

Wszyscy zastanawiamy się, kiedy minie kryzys i kiedy będziemy mogli powrócić do pewnego rodzaju normalności. Czytamy wypowiedzi ekspertów i naukowców na ten temat, a także założenia, jak się zmieni świat i kiedy to nastąpi. Niestety nic pewnego nie wiemy. W równym stopniu niepewność trapi branżę kongresów i konferencji.

Niepewność potęgują alarmujące sygnały ze świata. Jednym z nich jest fakt, że Microsoft ogłosił zawieszenie wszystkich swoich F2F meetings aż do lata 2021. Podobnie ogłosił Facebook pod koniec ubiegłego tygodnia.
Na początku kwietnia 2020r. PCMA (Professional Convention Management Association) przeprowadziło badanie, którego celem było znalezienie odpowiedzi na pytanie jak COVID-19 zmieni branżę spotkań.

W badaniu ankietowym udział wzięło 1776 osób; w tym 69 proc. to business event professionals, a 31 proc. dostawcy obsługujący wydarzenia biznesowe. Znaczna większość ankietowanych (74 proc.) to kobiety, a 41 proc. to osoby pracujące w branży ponad 20 lat.

Zapytani, jak widzą przyszłość w okresie krótko i długoterminowym, ci bardziej optymistyczni odpowiedzieli, że F2F meetings zaczną się już pojawiać we wrześniu tego roku, podczas gdy ci mniej pozytywnie nastawieni, zakładają, że wrócimy do organizacji spotkań dopiero w połowie 2021 roku. 

Zapytani o organizację i procent spotkań wirtualnych, większość respondentów zadeklarowała, że już wprowadza do swoich eventów elementy online, zakładając, że trend ten będzie wzrastał. Od lat dyskutowano o komponencie wirtualnym kongresów, ale było to wdrażane w bardzo małym zakresie, od teraz na stałe przyjmie się wśród meeting plannerów i będzie stanowiło znaczącą część naszych wydarzeń w przyszłości. Nastąpi również ogromny wzrost liczby organizowanych spotkań online.

Zmienione zostaną warunki umów i kontraktów, które będą musiały być dużo bardziej elastyczne w zakresie warunków anulacji i cen oraz ubezpieczenia. „Jak nie będziesz mógł podpisać elastycznej umowy z destynacją, klient wybierze inną”, twierdzi jeden z respondentów badania.

Inne prognozowane zmiany dot. obiektów konferencyjnych. Ze względu na ograniczenia związane z dozwolonym dystansem, nastąpi diametralna zmiana w ustawieniach sal w obiektach, które będą oferowały znacznie mniejszą liczbę miejsc niż dotąd. Po koronawirusie czyszczenie pomieszczeń nabierze także nowego znaczenia, ponieważ wymagany będzie wysoce specjalistyczny, kliniczny poziom higieny i dezynfekcji, bardziej zbliżony do laboratoriów i sal operacyjnych. Świadomi tego, w jaki sposób rozprzestrzeniają się wirusy, będziemy się martwić powierzchniami, klamkami, ekranami.

Koronawirus przyniesie również ogromne zmiany w sposobie, w jaki jemy, pijemy i konsumujemy na konferencjach i wydarzeniach. Bufety odejdą w przeszłość, ponieważ wiąże się z nimi o wiele za dużo niezabezpieczonych zmiennych, obejmujących mieszanie się ludzi, przyborów kuchennych, gotowanych i niegotowanych potraw itp. Będzie to oczywiście miało ogromne konsekwencje dla personelu i poziomu usług przy dużych imprezach.

ICCA (International Congress & Convention Association) zorganizowała webinar pt. “ICCA Global Conversations: How COVID-19 Changes Meeting Organisers’ Needs and Partner Relations”, w którym udział wzięło 550 osób, reprezentujących 62 kraje. W podsumowaniu zaznaczono, że w przyszłości będzie się odbywało znacznie mniej corporate meetings ze względu na kurczące się budżety oraz fakt, że wiele firm przekonało się, iż dużą liczbę spraw można załatwić online, co jest szybsze i tańsze.

Pierwsze F2F meetings, które się odrodzą po COVID-19 to spotkania lokalne, narodowe. Niektóre kraje i regiony są w dobrej kondycji, gdyż nie zostały zainfekowane w tak dużym stopniu, jak inne i już teraz spotkania mogą się tam odbywać. Kolejnymi będą spotkania regionalne, a niestety ostatnimi, międzynawowe konferencje stowarzyszeniowe. Jest to uwarunkowane wprowadzonymi ograniczeniami związanymi z zachowaniem dystansu, bezpieczeństwem, a także zmianami związanymi z serwowaniem żywności, o których była mowa powyżej. Nie ma na razie pomysłu na to, jak będą wyglądały targi i imprezy wystawiennicze w przyszłości.

Kongresy medyczne są w szczególnie ciężkiej sytuacji. Trudno w tej chwili stowarzyszeniom rozmawiać i pytać lekarzy, jakie są ich oczekiwania w przyszłości co do kongresów, bo teraz mają inne ważniejsze rzeczy na głowie.

Zmieni się to, jak podróżujemy. Wskaźniki mówią, że porty lotnicze szacują powrót do „normalnego” ruchu lotniczego dopiero od grudnia 2020 roku. Uczestnicy webinaru zgodnie stwierdzili, że wszystko zależy od tego, kiedy zostanie wynaleziona szczepionka na COVID-19, a może to potrwać od roku do 18 miesięcy.

W najbliższej przyszłości najbardziej potrzebny będzie dialog pomiędzy klientem i organizatorem w celu zbadania, jakie każda ze stron ma potrzeby i oczekiwania. Pośród całej niepewności, która nas otacza istnieje jedna pewność - rzeczy nigdy nie będą takie same. Teraz jest czas, aby się na nie przygotować, na analizy i przemyślenia, mające na celu dopasowanie naszej oferty do zmieniającego się dynamicznie rynku.

Autor: Anna Górska, wiceprezes zarządu SKKP ds. współpracy międzynarodowej, business development director Expo XXI Warszawa, doradca zarządu Symposium Cracoviense
Informacje ukazają się w cyklu „Newsy ze Świata – Akademia SKKP”