Akademia SKKP: Voice of Healthcare Summit 2020 – Konferencja F2F w czasie pandemii

Wszędzie słyszymy i czytamy o anulowanych i przenoszonych na inne terminy konferencjach. Przedstawiam case study konferencji Voice of Healthare Summit 2020, która odbędzie się F2F tak jak zaplanowano, w sierpniu. Pisze Anna Górska w cyklu Akademia SKKP.

Jak wyglądałoby spotkanie F2F teraz, czyli w czasie pandemii, kiedy nie ma jeszcze szczepionki ani efektywnego sposobu leczenia? Bradley Metrock, CEO Score Publishing z USA, firmy medialnej zajmującej się technologią głosową i sztuczną inteligencję, ma na to sposób i przedstawia scenariusz, który zawiera listę protokołów, takich jak:
- wszyscy uczestnicy podpisują oświadczenie, które zwalnia organizatora imprezy z odpowiedzialności w przypadku zachorowania
- przeprowadzany jest wstępny test COVID-19
- codzienne kontrole temperatury
- noszenie masek
- zachowanie dystansu społecznego
- korzystanie z pokoju medycznego na miejscu dla wszystkich uczestników, którzy zaczynają kaszleć lub wykazują inne objawy wirusowe.
To są niektóre z wymagań, na które uczestnicy muszą się zgodzić podczas konferencji Voice of Healthare Summit 2020, zaplanowanej na początek sierpnia w Bostonie.

W konferencji udział weźmie 200 uczestników, co stanowi połowę z 400, którzy zwykle w niej uczestniczą. Aby zachować restrykcje związane z dystansem społecznym, tylko połowa krzeseł zostanie ustawiona w salach konferencyjnych. Po zeszłorocznej edycji wydarzenia sprzedano 100 rejestracji z wyprzedzeniem. Żadna z nich nie została do tej pory anulowana. Opłata rejestracyjna na wydarzenie nie zmieni się. Za wczesną rezerwację trzeba zapłacić 799 USD, a za standardową 999 USD. Metrock jest przekonany, że tegoroczny szczyt Voice of Healthcare zostanie wyprzedany.

Spodziewany jest duży procent rejestracji w ostatniej chwili, gdyż ludzie będą czekali tak długo jak to możliwe i obserwowali sytuację związaną z koronawirusem, która ewaluuje codziennie. Ten trend pozostanie już na stale, co będzie wyzwaniem dla meeting plannerów w zakresie prognozowania.

Do tej pory żaden ze speakerów, ani ze sponsorów, nie wycofał się z powodu obawy o pandemię lub wprowadzonych nowych protokołów. Metrock twierdzi, że bezpieczeństwo uczestników eventu jest dla niego najważniejsze i dlatego też zakontraktował firmę zewnętrzną, która przeprowadzi codzienne testy, wykorzystując test o nazwie Abbott’s ID NOW COVID-19. Koszt takiego testu to ok. 40 dolarów na osobę. Pozytywne wyniki pojawiają się w ciągu pięciu minut, a negatywne są weryfikowane w ciągu 15 minut. Ci którzy uzyskają pozytywny wynik testu, otrzymają zwrot pieniędzy.

Score Publishing organizuje kilka eventów rocznie. Najbliższe zaplanowane to Digital Book World we wrześniu w Nashville, Voice of Money w listopadzie w Nowym Jorku i Project Voice w styczniu 2021 r. w Chattanooga. Liczba uczestników każdego z nich została ograniczona do ok. połowy. Organizacja przewiduje, że duże F@F meetings, które zazwyczaj przyciągały tysiące uczestników, będą już przeszłością. Konferencje liczące ok. 100 osób będą bardziej atrakcyjne zarówno do zorganizowania dla meeting planners, jak i bardziej atrakcyjne do wzięcia w nich udziału z punktu widzenia delegatów.

Według Metrocka ludzie czują się już coraz bardziej swobodnie z „obecną normalnością”. Jest w pełni przekonany, że jego konferencja odbędzie się dzięki opracowanym przez nich zasadom bezpieczeństwa i protokołom. – Na chwilę obecną branża spotkań przechodzi w tryb wirtualny, ale tak naprawdę nic nie zastąpi wartości, którą zyskujesz podczas wydarzenia na żywo – twierdzi.

Źródło: www.pcma.org

Autor: Anna Górska, wiceprezes zarządu SKKP ds. współpracy międzynarodowej, business development director Expo XXI Warszawa, doradca zarządu Symposium Cracoviense
Informacje ukazają się w cyklu „Newsy ze Świata – Akademia SKKP”