Portal MeetingPlanner.pl z powodzeniem kontynuuje cykl warsztatów wyjazdowych MP Experience. W terminie 27-28 maja 2011 r. odbyło się kolejne wydarzenie z tego cyklu, tym razem pod hasłem - Polska Centralna. Miejscem spotkania było Centrum Konferencyjno - Szkoleniowe BOSS w Warszawie.
W wyjeździe wzięło udział ponad 50 uczestników - meeting plannerów oraz przedstawicieli obiektów i usług eventowych.
- Cieszymy się, że pomimo napiętych harmonogramów i gorącego okresu dla organizatorów wydarzeń, uczestnicy nie zawiedli. Dzięki utrzymującemu się zainteresowaniu, już teraz możemy mówić o kontynuacji cyklu w najbliższej przyszłości. Przed nami kolejne regiony z niezwykle interesującą i nie przez wszystkich znaną ofertą eventową. Chcemy, aby organizacja wydarzeń specjalnych, skierowanych do profesjonalistów branży spotkań wpisała się na stałe do naszego grafiku - powiedział Piotr Cieślak, Dyrektor Zarządzający Portalu MeetingPlanner.pl.
Warsztaty poprzedziło uroczyste wręczenie nagród w konkursie MP Inspired, na najbardziej inspirującą informację branżową 2010 roku. Informacje oceniali użytkownicy portalu. Wśród laureatów w kategorii Obiekt znalazła się - Kopalnia Soli Wieliczka za informację na temat podziemnej gry terenowej, Eventroom za informację dotyczącą bezprzewodowych lamp oraz d3art.pl/Kamil Dziliński za informację na temat innowacyjnego i praktycznego systemu umożliwiającego poznanie oferty artystycznej.
Głównym punktem wyjazdu MP Experience Polska Centralna były warsztaty utrzymane w formule MP Fast Date - szeregu 15-minutowych, zorganizowanych spotkań - w cztery oczy. Warsztatom towarzyszyła cześć dyskusyjna, poświęcona tematowi: Eventy i konferencje w Polsce Centralnej.
- Uważam, że takiego typu spotkania są bardzo potrzebne, żeby zweryfikować naszą działalność, porozmawiać z osobami, które się również zajmują tą branżą a przede wszystkim poznać nowe miejsca, nowe obiekty, nowych ludzi - powiedziała Monika Jeremicz, Chief Executive Officer z Centrum Eventów.
Wśród prelegentów panelu dyskusyjnego znaleźli się: Monika Jeremicz, Chief Executive Officer z Centrum Eventów; Marek Makedoński, Szef grupy Extreme Team; Adam Pruszkowski, Prezes Zarządu Centrum Konferencyjno-Szkoleniowe BOSS oraz Milena Zatorska, Travel& Event Coordinator z Pfizer Polska .
Uczestnicy panelu zastanawiali się nad przeszkodami w organizowaniu wydarzeń w rejonie Polski Centralnej a także rozmawiali na temat zalet i możliwości, jakie reprezentuje ten region. Wśród plusów organizacji wydarzeń w regionie należy wymienić niższe koszty logistyki oraz dużą, w porównaniu z innymi regionami, liczbę obiektów i usługodawców.
Problemem, jak się okazuje, jest słaba znajomość oferty usługodawców, a niekiedy brak świadomości istnienia niektórych obiektów, oferujących możliwości eventowe. Wśród wymienianych trudności pojawił się również problem sztampowości ofert. Niektóre obiekty nie wychodzą poza standardowe propozycje i nie biorą pod uwagę indywidualnych preferencji. Do tego nakładają się problemy z komunikacją. Nieprecyzyjne zapytania w stosunku do obiektu skutecznie utrudniają sporządzenie oferty - „szytej na miarę”. Istnieje również zagrożenie, szczególnie dla krótkich imprez organizowanych na Mazowszu, że nie wszyscy uczestnicy dotrwają do końca wydarzenia, ze względu na bliskość Warszawy, która stanowi często punkt wyjazdowy. To narzuca dodatkowe wysokie wymagania jeśli chodzi o poziom merytoryczny programu i atrakcji.
Jak skutecznie docierać do klientów z ofertą obiektów i usług eventowych? Oprócz takich czynników, jak wiedza czy kompetencje oferentów usług, nie mniej liczą się elastyczność w podejściu do wymagań klienta oraz relacje osobiste. Na poziom komunikacji wpływają pozytywnie indywidualne spotkania, takie jak: study tour - nastawione na poznanie obiektów czy inspekcja w przypadku konkretnej realizacji, dla wielu będąca niezbędnym etapem podczas organizacji imprez.
Pojawił się również temat skuteczności niektórych form promocji obiektów. W kwestii otrzymywania ofert specjalnych na skrzynkę mailową, opinie były podzielone. Z jednej strony, organizatorzy są uzależnienie od zapytań klientów i wyznaczonych przez nich terminów więc takie informacje stanowią często nieużyteczny balast w ich skrzynkach, z drugiej strony oferty specjalne stanowiąc punkt odniesienie i są dobrym punktem wyjścia do ewentualnej negocjacji cen. Jak zauważyła jedna z uczestniczek, niektóre obiekty nie potrafią również wykorzystać szansy i zainteresowania klientów poprzez brak reakcji i szybkiego dostosowania oferty do indywidualnych oczekiwań.
W dalszej części odbył się innowacyjny program outdoorowy z elementami teambulildingu przygotowany przez Grupę Extreme Team. Nocny program okazał się dla wielu prawdziwym wyzwaniem i sprawdzianem możliwości, dostarczając zarazem uczestnikom wiedzy na temat możliwości firmy w organizowaniu tego typu programów.
- Trzy miesiące musiałbym poświęcić, żeby spotkać sie z tyloma ludźmi i porozmwaiać na tak konkretne tematy więc absolutnie jest tutaj pozytywnie zaskoczony i jak będzie okazja pewnie będziemy uczestniczyć za każdym razem - stwierdził Marek Makedoński, Szef grupy Extreme Team, komentując formułę fast date.
Wśród partnerów wyjazdu znalazły się Centrum Konferencyjno - Szkoleniowe "BOSS", który zapewnił uczestnikom zakwaterowanie, catering oraz obsługę konferencyjną; Grupa Extreme Team, która przygotowała program outdoorowy; PAP-art. - sponsor statuetek i medali w konkursie MP Inspired; Warsaw City-Tour - przewoźnik, Stowarzyszenie Branży Eventowej - patron branżowy oraz Grupa Żywiec.
Centrum Konferencyjno - Szkoleniowe "BOSS" Sp. z o.o. oferuje 275 miejsc noclegowych w 136 pokojach. Posiada 17 klimatyzowanych sal konferencyjnych mogących pomieścić od 10 do 400 osób. Na terenie obiektu znajduje się również „Stary Młyn” położony w sosnowym lesie obiekt, o folklorystycznym wystroju, mieszczący do 350 osób. Zapewnia organizację organizację imprez tematycznych i pikników do 2000 osób, „Karczma Góralska” oraz „Chata Grillowa”.
Grupa Extreme Team skupiona pod marką Makedon.pl, od ponad 15 lat specjalizuje się w skutecznej integracji i projektach team-buildingowych z przygodą w tle, za cel stawiając sobie poprawę komunikacji i usprawnienie funkcjonowania zespołu w trudnych warunkach. Kadrę Grupy stanowią wykwalifikowani instruktorzy, rozsiani po całym świecie.
Firma Pap-Art zajmuje się wszelkiego rodzaju działaniami artystycznymi. Wykonuje statuetki, nagrody, medale, rzeźby i pomniki, elementy wykończenia wnętrz.
źródło: MeetingPlanner.pl
