Kraków Network: „Bezpieczeństwo eventów po pandemii”
W ramach prac inicjatywy Kraków Network Together został przygotowany dokument „Bezpieczeństwo eventów po pandemii”, odnoszący się do wytycznych i prezentujący dobre praktyki w organizacji eventów. Tej tematyce poświęcona była zorganizowane pod koniec maja przez Kraków Network konferencja online.
Pomysłodawczyniami i koordynatorkami inicjatywy są dr Alicja Głuszek, prezes Fundacji FOH oraz Weronika Wirtel, senior sales & marketing manager ICE Kraków. Celem prac grupy projektowej Kraków Network Together było przygotowanie i bieżąca aktualizacja zbioru wytycznych i dobrych praktyk dotyczących organizacji wydarzeń po pandemii, konsultowanych z Branżowym Sztabem Kryzysowym TUgether, specjalistami ds. BHP oraz przedstawicielami branży medycznej i naukowej, z rekomendacją Urzędu Miasta Krakowa.
Dokument jest zbiorem wytycznych podzielonych na trzy części. Pierwszą z nich jest zabezpieczenie miejsca realizacji i zarządzanie ryzykiem podczas organizacji wydarzenia. Wśród wytycznych w tym obszarze odnajdziemy zalecenia dotyczące dezynfekcji powierzchni, pomieszczeń i sprzętu, rozmieszczenia i uzupełniania środków sanitarnych i ochrony osobistej, organizacji rejestracji uczestników, zasady działania szatni i recepcji czy przygotowania pomieszczenia, do którego może być skierowana osoba z podejrzeniem zachorowania na COVID-19.
Kolejna część dokumentu odnosi się do zagwarantowania ochrony pracownikom, uczestnikom i dostawcom. Tu poruszona jest kwestia rygorystycznego przestrzegania regulaminu wydarzenia, zwłaszcza w punkcie dystansu społecznego i stosowania środków ochrony osobistej. Organizatorom zaleca się rejestrację uczestników online, kontrole temperatury przy wejściu oraz umożliwienie uczestnikom i obsłudze wydarzenia możliwości częstego wycia rąk. Znajdziemy tam również zalecenie rezygnacji z dystrybucji materiałów i gadżetów reklamowych oraz folderów informacyjnych na terenie wydarzenia. Kolejnym proponowanym rozwiązaniem jest obowiązkowe szkolenie pracowników obsługi i dostawców w zakresie zastosowanych procedur przeciwdziałania COVID-19, zastosowanych przy organizacji wydarzenia, ze szczególnym uwzględnieniem bezdotykowej obsługi uczestników.
Ostatnia część dokumentu odnosi się do procedury postępowania w przypadku podejrzenia zakażenia COVID-19 wśród pracowników, uczestników i dostawców. Tu ważną kwestią jest potrzeba natychmiastowego odizolowania takiej osoby we wcześniej wyznaczonym pomieszczeniu oraz natychmiastowe poinformowanie Inspektora ds. bezpieczeństwa sanitarnego wyznaczonego przez organizatora oraz powiadomienie Sanepidu. Kolejnym etapem miałoby być ustalenie miejsc, w jakich przebywała osoba z podejrzeniem zakażenia, oraz ludzi z którymi miała ona kontakt. Dokument zaleca również, aby jeszcze przed wydarzeniem poinstruować uczestników wydarzenia, pracowników i dostawców o sposobie działania w przypadku wystąpienia niepokojących objawów.
POBIERZ DOKUMENT
Podczas spotkania Kraków Network Together omówiono problematykę bezpieczeństwa z perspektywy różnych podmiotów z obszaru branży spotkań. Pierwszym prelegentem był Marcin Cieślikowski, general manager Masters Catering. Zwrócił on uwagę na to, że branża cateringowa nawet przed pandemią stosowała rygorystyczne standardy higieniczno-sanitarne. Pandemia zwiększyła jeszcze standardy świadczonych usług i wymusiła wprowadzenie nowych, skutecznych rozwiązań. Jako nowe praktyki wprowadzone w firmie Masters Catering wskazuje ozonowanie samochodów dostawczych i sprzętu, dezynfekcjaę sprzętu po każdym kliencie lub w ściśle określonych ramach czasowych, rezygnację z powierzchni trudnych do częstej dezynfekcji (np. tapicerowanych krzeseł czy obrusów na stołach), hermetyczne opakowania czy całkowitą rezygnacja z serwowania dań w formie bufetów. Firma wprowadziła również do oferty nowe produkty – chemię dezynfekująca dla branży HoReCa i usługę ozonowania.
Reprezentantem agencji eventowych i dostawców sprzętu eventowego podczas konferencji był Sebastian Godula, operations & event management partner Event Factory. Przedstawił kilka konkretnych rozwiązań technicznych, jakimi organizator może się posłużyć do zwiększenia bezpieczeństwa wydarzenia. Pierwszą poruszoną kwestią była kontrola temperatury osób wchodzących na wydarzenia. Wskazał on dwa rozwiązania: kontrola indywidualna, polegająca na mierzeniu temperatury poprzez bezdotykowe termometry, drugą metodą była kontrola zbiorowa po przez kamery termowizyjne. Kolejnym rozwiązaniem zwiększającym bezpieczeństwo są bramki dezynfekujące ubranie przybyłych na wydarzenie uczestników i tunele dezynfekcyjne dla sprzętu oraz dostaw. Przydatnym dla organizatora sprzętem są również standy z płynem dezynfekującym. Kolejny ważny element wydarzenia, na który agencje powinny zwracać szczególną uwagę, to sposoby zarządzania przepływem uczestników, a więc kolejkowanie, oznaczanie ciągów komunikacyjnych i stref dostępu z zachowaniem zalecanej odległości.
Mateusz Jaworski, senior event marketing manager z EventX mówił między innymi o współpracy z Expo Kraków nad dokumentem pokazującym sposoby zagospodarowania dużej przestrzeni wystawienniczej w nowej rzeczywistości. Podkreślił również konieczność dostosowanie się do wymogów sanitarnych nie tylko w Polsce, ale również do wytycznych, jakie przedstawia klient zarówno krajowy jak i zagraniczny.
Zdaniem Mateusza Hajdasza z Liberandum Ratownictwo Medyczne, nowa rzeczywistość doprowadziła do polepszenia codziennych procedur. Zwrócił uwagę na konieczność korzystania z wiarygodnych i rzetelnych źródeł informacji. Na koniec zaznaczył, że stworzony dokument musi być na bieżąco aktualizowany.
W drugie części konferencji online Kraków Network Together wzięli udział sygnatariusze Power of 4 - Centrum Konferencyjne Kopernik w Centrum Nauki Kopernik, Lubelskie Centrum Konferencyjne, Europejskie Centrum Solidarności i Centrum Kongresowe ICE Kraków. W dyskusji udział wziął również Poznań Congress Center.
Organizatorami wydarzenia byli Miasto Kraków i Krakowskie Biuro Festiwalowe, operator ICE Kraków. Transmisja z wydarzenia dostępna jest na Facebooku ICE Kraków Congress Centre. Partnerem technicznym był Concept Music Art., który przygotował wirtualne studio w Sali Teatralnej ICE Kraków, a partnerem merytorycznym Stowarzyszenie Konferencję i Kongresy w Polsce.