Idea Profit: Ponad połowa firm chce wrócić do spotkań na żywo

Organizatorzy wydarzeń w polskich firmach wyrażają gotowość do powrotu do przeprowadzania spotkań na żywo. Od obiektów oczekują w związku z tym m.in. możliwości bezpiecznego przeprowadzania eventu, doradztwa oraz elastycznej polityki, w szczególności dotyczącej anulowania rezerwacji. To wnioski z badania przeprowadzonego przez firmę Idea Profit oraz przygotowanego na ich podstawie raportu „Jak będzie, czyli rynek spotkań oczami klienta”.

Idea Profit zainicjowała ogólnopolską akcję #aktywujeventy, w ramach której przeprowadziła badanie dotyczące organizacji wydarzeń. Ankieta była skierowana do przedstawicieli firm, którzy w ramach prowadzonej działalności, z racji zajmowanych stanowisk czy pozycji w strukturze organizacji odpowiedzialni są za organizację wydarzeń dla pracowników i klientów.
Na pytania odpowiedzieli przedstawiciele dużych (24 proc.), małych (26 proc.) i średnich (21 proc.) firm oraz mikroprzedsiębiorstw (29 proc.). W sumie było to 200 respondentów. Badanie zostało przeprowadzone w lipcu tego roku.

Spotkania przed pandemią i w jej trakcie
Przed rozpoczęciem lockdownu 75 proc. pytanych realizowało wydarzenia dla pracowników firmy, z czego 35 proc. mówi o spotkaniach powyżej 150 osób, które realizatorzy badania klasyfikują jako duże wydarzenia. 89 proc. firm zapraszało na wydarzenia swoich partnerów biznesowych, a ponad 46 proc. organizatorów mówi, że były to duże imprezy, powyżej 150 uczestników.
Z badania wynika, że również podczas izolacji społecznej, firmy nie zrezygnowały całkowicie z organizacji wydarzeń – blisko 50 proc. respondentów przeniosło swoje spotkania do strefy online lub realizowało je w formule hybrydowej.

Offline i online
Większość ankietowanych zgodnie wskazała, że spotkania face-to-face są najskuteczniejszą formułą realizacji wydarzeń – zamierzają wrócić do organizacji spotkań na żywo zarówno dla pracowników (55 proc.), jaki dla klientów (64 proc.) Zaledwie pięć z ankietowanych firm zadeklarowało pozostanie z przy wydarzeniach online. Firmy planują także cześć spotkań organizować na żywo, a część za pomocą narzędzi digitalowych – w przypadku wydarzeń i dla pracowników, i dla klientów takie plany ma 27 proc. badanych.
Dodatkowo 45 proc. respondentów planuje wrócić do realizacji wydarzeń jeszcze w tym roku. Część ankietowanych (ok. 24 proc.) nie zna jeszcze planów swoich organizacji, w związku z czym, nie wiedzą czy spotkania na żywo będą mogły wrócić. Jest to spowodowane m.in. centralną polityką wyjazdową w firmach i brakiem prognozy dotyczącej zniesienia obostrzeń. Około 10 proc. ankietowanych firm zrezygnuje po zniesieniu obostrzeń z organizacji spotkań dla pracowników. Planowana jest także mniejsza liczba dużych wydarzeń.

Online – tak i nie
Według respondentów podczas organizacji eventów online, w porównaniu do spotkań w klasycznej formule, nie da się zastąpić atmosfery miejsca i ludzi, którzy ją kreują. Trudno jest spotkaniami online zaspokoić potrzebę networkingu, swobodnych rozmów i otwartych dyskusji po formalnej części imprezy (w wersji online znacznie wydłużają one czas spotkania), oddać czy obserwować spontaniczne reakcje, wnioskować z mowy ciała, poczuć energię, która daje bezpośrednie spotkanie z drugim człowiekiem. Ankietowani wskazali także, że formuła online – nawet przy wykorzystaniu najlepszych technologii i rozwiązań technicznych – nie pozwala na uzyskanie oczekiwanego efektu przy organizacji niektórych typów wydarzeń, jak np. gale z wręczeniem nagród czy wydarzenia integracyjne. Eventy online sprawdzają się bardziej przy spotkaniach niewielkich grup. Tradycyjna formuła spotkań w porównaniu do online pozwala według ankietowanych na lepsze dostosowywanie tempa realizacji poszczególnych tematów do poziomu wiedzy, a także do elastycznego zarządzania czasem uwzględniającego poziom efektywności pracy uczestników.
Oprócz tego, że respondenci przekonali się, że można organizować wydarzenia przy zdalnej obecności uczestników, wskazują także na korzyści spotkań online. Wśród nich są ograniczenie kosztów i konieczności przemieszczania się, większa swoboda uczestników, którzy mogą przełączać się między spotkaniami i odtwarzać nagrany materiał ze szkoleń.

Wybór obiektu
Przed pandemią trzema najistotniejszymi elementami decydującymi o wyborze obiektu były dla respondentów cena (45 proc.), parametry techniczne sali i wyposażenie (45 proc.) oraz dopasowanie oferty do potrzeb organizatora (38 proc.). Kolejno ważne były relacje, czyli praca z zaufanym partnerem (28 proc.), jakość obsługi (21 proc.) i jakość usług gastronomicznych (26 proc.).
Kluczowym pytaniem dla realizatorów badania było, czy w nowej sytuacji te parametry bądź ich znaczenie zmienią się.
Na pytanie, co – oprócz zniesienia obostrzeń – zachęciłoby organizatorów do powrotu do organizacji wydarzeń, respondenci wskazali w głównej mierze bezpieczeństwo, cenę i elastyczna politykę.  
Choć wśród ankietowanych spadło znaczenie ceny jako czynnika decydującego o wyborze obiekt (37 proc. vs wcześniejsze 45 proc.), za to znacząco zyskało oferowanie elastycznej polityki anulowania rezerwacji (23 proc. vs wcześniejsze 8 proc.), a dla blisko 40 proc. respondentów istotne jest, czy obiekt przestrzega zasad zapewniających bezpieczny pobyt i realizację wydarzenia.
Od hoteli i obiektów konferencyjnych firmy oczekują obecnie przestrzegania zasad bezpieczeństwa (60 proc.), zaangażowania zespołu obiektu w zapewnienie poczucia bezpieczeństwa (48 proc.) oraz elastycznej polityki anulowania rezerwacji (48 proc.).

Oczekiwania organizatorów
Warto zwrócić uwagę, że 27 proc. ankietowanych oczekuję, że sprzedawcy i obsługa obiektu będzie dla nich doradcą, a nie tyko opiekunem imprezy. W odpowiedziach pojawia się także sugestia obniżenia poziomu cen u 34 proc. ankietowanych, choć badanie nie pokazuje, czy przyczyną takiej odpowiedzi mógłby być wzrost cen w obiektach w związku z kosztami wprowadzenia zabezpieczeń około epidemicznych czy też obniżenie budżetu na organizację wydarzeń w firmach.
80 proc. organizatorów imprez z firm zadeklarowało, że w obecnej sytuacji zamierza organizować wydarzenia bez pośrednictwa agencji.

Organizatorzy wydarzeń wskazali w ankiecie, jakich informacji oczekują w ofertach, aby podjąć pozytywną decyzję o organizacji wydarzenia. Oprócz informacji odpowiadających na brief organizatora, w ofercie powinny być także szczegółowe informacje o tym, jak przestrzenie obiektu wpisują się w wytyczne utrzymania dystansu społecznego między uczestnikami (ile osób pomieści sala przy ich zachowaniu, rzuty sal z planami ustawień z zachowaniem założeń), jakie wprowadzono w obiekcie zasady zabezpieczeń (m.in. dostępność i rozmieszczenie środków do dezynfekcji, sposoby wentylacji pomieszczenia (klimatyzacja, ozonowanie, rodzaj podłogi), co się zmieniło w funkcjonowaniu obiektu, np. jak w danym obiekcie wygląda sposób podania przerwy kawowej czy lunchu, jakie są możliwości integracji gości / limity gości. Ankietowani podkreślili po raz kolejny, że do podjęcia współpracy potrzebują jasno określonej, elastycznej polityki anulowania rezerwacji, ponieważ w związku z pandemią nadal w firmach obowiązują różne wewnętrzne regulacje dotyczące uczestnictwa, ponadto zaproszeni goście mogą z ograniczonym zaufaniem lub obawami podchodzić do wydarzeń, a to może mieć wpływ na frekwencję.

Dla organizatorów wydarzeń ważna jest także klarowna informacja, kto za co odpowiada podczas przygotowania i realizacji wydarzenia oraz wsparcie w opracowaniu zasad bezpieczeństwa dla uczestników. Wreszcie oczekują pozytywnego nastawienia w komunikacji.

Pełen raport >>>