Dobry rok dla branży eventowej, pod znakiem ekologii i zaangażowania

Ekologia i atrakcje angażujące uczestników dominowały w organizacji eventów, świadomość procedur bezpieczeństwa nie zawsze wpływała na praktykę, a rok 2019 był dobry dla rynku – to wnioski dyskusji organizowanej przez MeetingPlanner.pl, w ramach cyklu MP MICE & more, która odbyła się podczas Forum Branży Eventowej.

Oglądający panel dyskusyjny aktywnie uczestniczyli w tworzeniu raportu dotyczącego najważniejszych wydarzeń ostatnich miesięcy, jej trendów i rozwoju, odpowiadając na pytania za pomocą aplikacji Connectto Event Solutions. Wyniki komentowali na bieżąco eksperci uczestniczący w panelu.
Swoje opinie za pomocą aplikacji wyrażali klienci końcowi (34 proc.), przedstawiciele agencji (38 proc.), obiektów (5 proc), dostawcy usług (7 proc.) oraz przedstawiciele innych podmiotów związanych z branżą eventowa (15 proc.).

Więcej eventów, wyższe koszty

Zapytani o budżety na organizację wydarzeń w roku 2019 przedstawiciele publiczności stwierdzili, że wzrosły – tak głosowało 23 procent osób, poodbny procent głosujących (26 proc.) przyznał, że wzrosły nieznacznie, 25 procent wypowiadających się było zdania, że pozostały na takim samym poziomie jak rok wcześniej, 15 procent uznało, że zmalały, a 11 procent – że zmalały nieznacznie.

Według panelistów różnie wyglądało to w przypadku poszczególnych rodzajów eventów. Grażyna Grot-Duziak (Weco Travel, SITE Poland) stwierdziła, że w obszarze incentive wydatki wzrosły w pewnym stopniu, ale zmieniła się ich struktura. Mniej było organizowanych dużych i bardzo dużych wydarzeń (takich, w których uczestniczy 100 osób), a więcej było mniejszych (z około 20 uczestnikami). Marta Chmielewska (Mea Group, SBE) uzupełniła tę opinię, dodając, że więcej mniejszych eventów i rozdrobnienie organizacji to wzrost kosztów i większy nakład pracy, a Michał Kozak z Hotelu Arłamów, dodał, że spada rentowność organizacji wydarzeń. Podkreślił także, że trendem są eventy, w którym ważne jest budowanie relacji pracodawców z pracownikami, w których wydanie bardzo dużych pieniędzy nie jest najważniejsze.

Davide Odella, reprezentujący Expo XXI Warszawa dodał, że zauważalny jest wzrost liczby eventów, które wcześniej były organizowane w hotelach, natomiast Michał Atlas (Brave, KAE) stwierdził, że klienci wiele eventów organizują we własnym zakresie. Artur Szczęsny (Rebelia Media) także zwrócił uwagę na zwiększenie liczby eventów idące w parze z cięciem kosztów, ale jednocześnie na wzrost wymagań i oczekiwań ze strony klientów, bo organizacja wydarzeń jest coraz bardziej profesjonalna. Zauważył także pewną zachowawczość w dysponowaniu środkami, co mogłoby oznaczać obawę przed pojawiającym się w wielu zapowiedziach analityków kryzysem.
Jacek Caputa (Grupa Żywiec) podkreślił, że eventy są bardzo ważną częścią działań marketingowych, nadal warte inwestycji, ale głównie wtedy, gdy funkcjonują w ramach zintegrowanej komunikacji marketingowej.

Potrzebna promocja dobrych praktyk we współpracy
Wciąż dużym wyzwaniem rynku są zasady współpracy pomiędzy jego poszczególnymi segmentami, w szczególności dotyczy to relacji pomiędzy agencjami a klientami.
I, jak pokazały wyniki głosowania dotyczące zasad i praktyk zdefiniowanych w Białej Księdze Komunikacji Marketingowej i ich wpływu na rynek, niewiele w tej materii pomogły. 54 procent odpowiadających nie słyszało o tym dokumencie, a 25 procent uznało, że nie ma on wpływu na sposób przeprowadzania przetargów i warunki współpracy klient – agencja. 21 procent uznało, że ma on taki wpływ i, co podkreślono w dyskusji, pomaga w określaniu zasad współpracy.
 
Według Mary Chmielewskiej powodem tego jest fakt, że o Białej Księdze nie mówi się zbyt dużo, a powinna w popularyzację opisanych tam zasad zaangażowana być cała branża, bo leży to w jej interesie. Tym bardziej, że w roku 2019 sygnatariuszem Białej Księgi został Wedel. Krzysztof Paradowski z CMA stwierdził, że mimo wszystko jest w tym zakresie zauważalny postęp i rok 2019 jest kolejnym rokiem doświadczenia i nauki, a Michał Atlas z agencji Brave stwierdził, że Biała Księga to dobre narzędzie, pokazujące jak w tym trudnym procesie się komunikować, jakie stosować narzędzie – ma więc także bardzo praktyczny wymiar. Dyskutujący zgodzili się, że należy szerzej informować uczestników rynku o zasadach i praktycznych rozwiązaniach (jak wzór briefu czy kosztorysu), które są opracowane w Białej Księgi Komunikacji Marketingowej.
 
Doświadczenia niedostępne dla każdego
Z sondażu wynikało także, że dominującym elementem konstrukcji eventów w doku 2019 była ekologia (tak uznało 28 procent głosujących) i atrakcje angażujące uczestników (25 procent głosów). Poza tym ważna była personalizacja (17 procent) i nowe technologie (15 procent głosów). Mniej wskazań otrzymało CSR (7 procent), festiwalizacja (4 procent) oraz digital (4 procent).

– Klienci wymagają obecnie od organizatorów eventów, aby zawierały one atrakcje niedostępne dla przeciętnego turysty, elementy odkrywania nieznanych obszarów, powodzeniem cieszą się programy zbudowane wokół wydarzeń ulicznych, projekty meet locals i street foods, festiwalizacja. Natomiast elementy związane z ekologią będą wymuszane przez narzucone wymogi prawne, co także w naszym kraju wkrótce będzie widoczne – mówiła Grażyna Grot-Duziak.
Jacek Caputa z Grupy Żywiec podkreślił rolę nowych technologii wykorzystywanych do personalizacji ofert, łącząc te dwa elementy wskazane jako jedne z dominujących w konstrukcji eventów w roku 2019.
Krzysztof Celuch podkreślił rolę projektowania doświadczeń i stwierdził, że słowem kluczowym na rok 2020 będzie „Jestem”.
 
Artur Szczęsny zauważył, że słowo „experience” w komunikacji ze strony klientów stało się nowym „efektem wow”. Choć zarówno Artur Szczęsny, jak i Krzysztofa Celucha uważają że w praktyce są to odrębne pojęcia – efekt „wow” to element zaskoczenia, wrażenia, bez którego nie ma eventu, natomiast „experience” to cos więcej, powoduje on, że event kojarzy się pozytywnie i powoduje, że jego uczestnicy już myślą o tym, aby zdarzył się powtórnie i jednocześnie właśnie to doświadczenie pozwala organizatorom wydarzeń skutecznie osiągać swoje cele.
Uczestnicy dyskusji zgodzili się także w tym, że dla przedstawicieli pokolenia Millenium i Z świat cyfrowy jest światem, w którym żyją, dlatego pozytywne doświadczenia organizowane dla nich trzeba budować wokół ważnej dla nich technologii.
Mały procent wskazań na digital tłumaczono tym, że jest to element obecny już od kilku lat i niezbędny w organizacji eventów, dlatego nie było dominujący w roku 2019. Zdaniem rozmówców wszyscy już nauczyli się operować tymi narzędziami, choć ich potencjał cały czas rośnie.
 
Eko-konieczność i bezpieczeństwo
Jednocześnie okazało się, że aspekt kalkulowania i obniżania negatywnego wpływu na środowisko, społeczność i współpracowników był w roku 2019 w procesie organizacji wydarzeń brany pod uwagę, ale nie priorytetowy (tak uważało 66 procent wyrażających opinie), jedynie 7 procent uznało, że był kluczowy, natomiast według 20 procent – mało istotny, a dla 7 procent – nieistotny.
 
–  Od roku przygotowujemy nasz obiekt do wymogów związanych z ekologią. Jest to bardzo trudne i generuje duże koszty, ale jest konieczne, dzięki temu jesteśmy bardziej ekologiczni i klienci to widzą – mówił Michał Kozak, który podkreślił, że na takie działania stać świadome i stabilne finansowo organizacje, ze względu na duże inwestycje.
– Do tych wymogów będą musieli się stosować wszyscy, jednak wolniej będzie to następowało w eventach typu B2B – dodał Michał Atlas.
Krzysztof Celuch podkreślił, ze element eko i szerzej zrównoważonego rozwoju to jeden z punktów, który brany jest pod uwagę przy ocenie projektów zgłaszanych w konkursie MP Awards.
 
Tragiczne wydarzenia, które miały miejsce w styczniu 2019 podczas eventów (śmierć prezydenta Gdańska podczas finału WOŚP i pożar escape roomu w Koszalinie) spowodowały, że świadomość dotycząca procedur bezpieczeństwa podczas organizacji wydarzeń wzrosła, ale nie przełożyła się na praktykę, tak uznało 51 procent osób, które odpowiedziały na to pytanie. 22 procent uznało, że wraz ze świadomością wzrósł też budżet na zabezpieczenie wydarzeń. Według 27 procent świadomość dotycząca procedur bezpieczeństwa pozostała na takim samym poziomie jak wcześniej (przed styczniem 2019).

– Widzę zmiany na poziomie pracy związanej z techniką, nastąpiła tutaj duża poprawa bezpieczeństwa, zasady takie wprowadzają zwłaszcza duże agencje – mówił Krzysztof Paradowski.
Michał Atlas dodał, że imprezy masowe organizowane są profesjonalnie. – Zarówno klienci, jak i agencje kładą duży nacisk na bezpieczeństwo – podkreślił, dodając jednocześnie, że skorygowania wymaga ustawa o bezpieczeństwie imprez masowych, gdyż zdarza się, że organizacją eventów zajmują się podmioty do tego nieprzygotowane. Zapisy ustawy nie są także adekwatne do wielu rodzajów eventów.
Jacek Caputa dodał, że aktywność służb miejskich również przełożyła się na bezpieczeństwo, gdyż wymusiła działania ze strony agencji.
 
Projekt manager i kreatywny poszukiwany
Najbardziej poszukiwani pracownicy na rynku eventowym w roku 2019 byli: project (event, incentive) manager – tak wskazało 31 procent odpowiadających, kreatywny (28 procent) oraz techniczny (22 procent). Na new business managera wskazało 16 procent głosujących, a 3 procent –producenta.
 Komentując te wyniki, paneliści stwierdzili, że trudno jest o dobrych pracowników na rynku eventów i że mało jest osób, które nadają się do takiej pracy, tym samym „pracownicy” to jedno z głównych wyzwań rynku. Podkreślili także, że przede wszystkim brakuje projekt managerów i kreatywnych, a zmniejsza się zapotrzebowanie na tak poszukiwanych do niedawna new business managerów.

Jubileusze stowarzyszeń i pytania o ich rolę
W roku 2019 trzy stowarzyszenia branżowe – MPI Poland, SBE i SOIT – obchodziły dziesięciolecie działalności, świętując jubileuszowy rok, podejmowały różne branżowe inicjatywy. Przy tej okazji zapytaliśmy więc publiczność, co sądzi o roli stowarzyszeń branżowych. Według większości (48 procent) głosujących stowarzyszenia branżowe pomagają normować rynek i rozwijać się branży oraz ich członkom, 39 procent uznało, że nie mają one w tym zakresie znaczenia, a 12 procent uznało, że psują rynek.
Dyskutujący z kolei podkreślili rolę organizacji branżowych w kształtowaniu rynku i dobrych praktyk.
– Ważne, że się spotykamy i rozmawiamy – skwitował te wyniki Krzysztof Paradowski.

Jaki to był rok?
Zapytani o ocenę roku 2019 w branży eventowej głosujący wskazali, że był on dobry (tak uznało 61 procent osób) i bardzo dobry (30 procent głosów). Jedynie 6 procent uznało go za słaby, a 3 procent – za bardzo słaby.
Opinie te były zgodne z ocenami ekspertów, którzy również rok 2019 uznali za dobry i bardzo dobry, dodając, że był on również ciekawy i pełen wyzwań.
 
W dyskusji wzięli udział: Michał Atlas (dyrektor zarządzający agencji Brave, członek zarządu Klubu Agencji Eventowych), Jacek Caputa (menedżer Zespołu Event Marketingu i Sponsoringu, Grupa Żywiec), Krzysztof Celuch (wykładowca Uniwersytetu Mikołaja Kopernika w Toruniu, prorektor Szkoły Głównej Turystyki i Hotelarstwa Vistula, przewodniczący EMEA MPI Foundation, przewodniczący jury MP Power Awards^®), Marta Chmielewska (prezes zarządu Mea Group, prezes zarządu Stowarzyszenia Branży Eventowej), Grażyna Grot-Duziak (członek zarządu, regionalny dyrektor MICE na Europę Centralną, Weco Travel, prezes zarządu SITE Poland), Michał Kozak (prezes zarządu Hotelu Arłamów SA), Davide Odella (dyrektor sprzedaży, Expo XXI Warszawa), Krzysztof Paradowski (prezes zarządu CMA, członek zarządu Stowarzyszenia Konferencje i Kongresy w Polsce), Artur Szczęsny (CEO Rebelia Media Group). Moderatorem była Magdalena Kondas, redaktor naczelna MeetingPlanner.pl.
 
Panel odbył się podczas Forum Branży Eventowej. Piąta edycja wydarzenia odbyła się 22 stycznia 2020 w Expo XXI Warszawa. Forum towarzyszyły targi firm dostarczających usługi związane z organizacją eventów. Organizatorem FBE jest Evential.