I. DEFINICJE
Użytym w Regulaminie wyrażeniom należy przypisać następującą treść:
Organizator – Meeting Planner Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie (00-019), ul. Złota 9/30, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000313501, dla której akta rejestrowe prowadzi Sąd Rejonowy dla m. st. Warszawy w Warszawie, XIII Wydział Gospodarczy, będąca organizatorem Konkursu, zgodnie z postanowieniami Regulaminu.
Konkurs – skierowane do Uczestników wydarzenie zatytułowane Meeting Planner Power Awards (MP Power Awards®), organizowane przez Organizatora cyklicznie, raz w roku kalendarzowym, na podstawie Regulaminu, w celu nagrodzenia Uczestników wybranych przez jury Konkursu tytułem, zależnym od kategorii, to jest: MP Power Awards – Power Projekt, MP Power Awards – Power 12, MP Power Awards – Power Venue, MP Power Awards – Power Produkt, MP Power Awards – Zrównoważony rozwój w branży eventowej, ogłaszane każdorazowo za pośrednictwem Portalu oraz Strony internetowej konkursu.
Regulamin – niniejszy regulamin Konkursu.
Portal – strona internetowa Organizatora prowadzona pod adresem www.meetingplanner.pl, na której ogłaszany jest Konkurs, zamieszczony Regulamin oraz publikowane są wyniki Konkursu.
Strona internetowa konkursu – strona internetowa Organizatora poświęcona wyłącznie konkursowi MP Power Awards®, prowadzona pod adresem www.mppowerawards.pl.
Uczestnik – pełnoletnia osoba fizyczna, posiadająca pełną zdolność do czynności prawnych, a także osoba prawna i jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej, której jednak prawo polskie przyznaje zdolność prawną, która poprzez formularz zgłoszeniowy dostępny na Stronie internetowej konkursu zarejestrowała się w celu wzięcia udziału w Konkursie, a także zapoznała się i zaakceptowała Regulamin.
Jury – zespół arbitrów powołany w związku z przeprowadzeniem Konkursu, działający na podstawie przygotowanego przez Organizatora regulaminu, którego zadaniem jest wyłonienie nagrodzonych następującymi tytułami: MP Power Awards – Power Projekt, MP Power Awards – Power 12, MP Power Awards – Power Venue, MP Power Awards – Power Produkt, MP Power Awards – Zrównoważony rozwój w branży eventowej.
Gala Finałowa (MP Power Night) – uroczystość, w trakcie, której następuje ogłoszenie wyników Konkursu, nadanie tytułów oraz wręczenie nagród.
II. POSTANOWIENIA OGÓLNE
1. MP Power Awards składa się z następujących części: MP Power Projekt, MP Power 12, MP Power Venue oraz MP Power Produkt, Zrównoważony rozwój w branży eventowej. Zasady przeprowadzenia plebiscytu MP Power 12 określa odrębny regulamin. Konkursem towarzyszącym MP Power Awards jest Konkurs Kreatywny Roku Branży Eventowej, którego zasady określa odrębny regulamin. W ramach konkursu mogą zostać przyznane nagrody specjalne.
2. Konkurs jest prowadzony na zasadach niniejszego Regulaminu oraz zgodnie z zasadami prawa polskiego.
3. Regulamin dostępny jest w siedzibie Organizatora oraz w portalu i na stronie internetowej konkursu. Przed wzięciem udziału w Konkursie Uczestnik zobowiązany jest zapoznać się z Regulaminem. Wzięcie udziału w Konkursie jest równoznaczne z akceptacją Regulaminu, co wymaga zaznaczenia odpowiedniej opcji w procesie rejestracji.
4. Konkurs ogłaszany jest za pośrednictwem Portalu i strony internetowej konkursu.
5. Konkurs przeprowadzany jest w celu promocji profesjonalizmu branży eventowej oraz budowania świadomości wartości narzędzi z obszarów: event marketingu, incentive marketingu, MICE oraz wykazania efektywności działań marketingowych i komunikacyjnych z tego zakresu.
6. Bezpośrednim celem Konkursu MP Power Awards, jest:
a) podnoszenie standardów pracy i realizacji projektów na każdym etapie ich powstawania oraz współpracy pomiędzy zaangażowanymi podmiotami, a także
b) zgodnie z hasłem przewodnim – pokazanie „Siły przebicia branży eventowej”.
7. Celem Konkursu jest również:
a) nagrodzenie najlepszych zrealizowanych projektów z obszaru branży eventowej, który to cel realizowany jest w ramach MP Power Awards – Power Projekt,
b) wyróżnienie i nagrodzenie ekspertów i najbardziej wpływowych osobistości branży eventowej, którzy oprócz profesjonalizmu wyróżniają się działalnością na rzecz rozwoju branży eventowej oraz etyką w działaniu, który to cel realizowany jest w ramach MP Power Awards – Power 12.
c) wskazanie i nagrodzenie miejsc – obiektów oraz otwartych przestrzeni – z największym potencjałem oferty do organizacji różnego rodzaju eventów, który to cel realizowany jest w ramach MP Power Awards – Power Venue.
d) wskazanie i nagrodzenie produktów i atrakcji, które mogą stanowić element programu eventu – z największym potencjałem oferty do uatrakcyjniania różnego rodzaju eventów, który to cel realizowany jest w ramach MP Power Awards – Power Produkt.
e) wskazanie i nagrodzenie najlepszych praktyk w dziedzinie odpowiedzialności społecznej firm z branży eventowej, który to cel realizowany jest w ramach MP Power Awards – Zrównoważony rozwój w branży eventowej.
III. FINANSOWANIE KONKURSU
1. MP Power Awards jest finansowany ze środków własnych Organizatora oraz środków pozyskanych od sponsorów/partnerów MP Power Awards, z zastrzeżeniem treści poniższego pkt. 2.
2. Uczestnictwo w MP Power Awards – w części MP Power Projekt, MP Power Venue i Power Produkt oraz Nagroda Specjalna: Zrównoważony rozwój w branży eventowej – jest odpłatne. Cennik znajduje się na stronie internetowej konkursu. Opłaty zgłoszeniowej dokonuje podmiot składający zgłoszenie do Konkursu.
3. Dla organizacji pozarządowych działających non-profit udział w MP Power Awards może być bezpłatny. O możliwości bezpłatnego zgłoszenia danego projektu do konkursu decyduje Organizator.
4. Uczestnicy Konkursu uiszczają opłaty za udział w MP Power Awards poprzez płatność elektroniczną na stronie konkursu, wg cennika zamieszczonego na stronie konkursu.
5. Za termin rozpoczęcia udziału w konkursie uznaje się datę przekazania materiałów Organizatorowi konkursu. Jest to jednocześnie termin uprawniający Meeting Planner sp. z o.o. do wystawienia faktury VAT za zgłoszenie do konkursu MP Power Awards.
6. Opłata zgłoszeniowa nie podlega zwrotowi, za wyjątkiem sytuacji wycofania projektu z Konkursu przed upływem terminu dokonywania zgłoszeń.
IV. PRZEDMIOT KONKURSU
1. Przedmiotem MP Power Awards jest wyłonienie najlepszych projektów eventowych, które cechują się najwyższej wartości koncepcjami kreatywnymi, osiągających możliwe do zaprezentowania realne cele klienta, skutecznych oraz przeprowadzonych wzorowo pod względem logistycznym. Do Konkursu zgłaszać można wszelkiego rodzaju realizacje z zakresu narzędzi eventowych, zrealizowane zarówno dla pracowników i partnerów biznesowych, jak i dla konsumentów. Weryfikacji projektów na podstawie analizy i oceny koncepcji kreatywnych, efektywności, strategii i spójności z założeniami i głównym przekazem klienta, logistyki dokona Jury MP Power Awards.
2. Do MP Power Awards kwalifikują się zrealizowane projekty z obszaru branży eventowej, których wykonanie miało miejsce w Polsce lub też za granicą,
3. Do Konkursu mogą zostać zgłoszone projekty, których realizacja miała miejsce pomiędzy 1 stycznia 2023 roku a 31 grudnia 2023 roku. Projekty te mogą rozpocząć się wcześniej, a kończyć później, ale ich najistotniejsza część, dzięki której można zaprezentować kreację, efektywność i logistykę projektu, musiała odbywać się we wskazanym okresie. Wszelkie dane muszą odnosić się do wyznaczonego okresu.
V. KATEGORIE KONKURSU
1. MP Power Awards – Power Projekt (kategorie główne):
1) Event – promocja marki B2C
2) Event – promocja marki B2B
3) Event – celebracja
4) Event – integracja
5) Event – edukacja
6) Strefa marki
7) Wydarzenie muzyczne
8) Wydarzenie sportowe
9) Event – pozostałe formy
10) Incentive travel
11) Targi
12) Kongres
13) Kampania zintegrowana z wykorzystaniem event marketingu
Kategorie towarzyszące:
14) Catering
15) CSR
16) Stage design
2. MP Power Awards – Power Venue
1) Miejsce eventowe
2) Hotel eventowo-konferencyjny
3) Hotel biznesowy
4) Obiekt wielofunkcyjny
5) Zielony obiekt
6) Premiera
3. MP Power Awards – Power 12*
1) Meeting Planner Korporacyjny – Marketer lub Właściciel Biznesowy
2) Meeting Planner Korporacyjny – Dział Zakupów
3) Meeting Planner Korporacyjny – Manager ESG i/lub CSR
4) Meeting Planner – Stowarzyszenie
5) Meeting Planner – Agencja Eventowa
6) Meeting Planner – Agencja Incentive Travel
7) Meeting Planner — PCO / DMC
8) Dostawca — Venue
9) Dostawca — Technika Eventowa
10) Dostawca — Catering
11) Dostawca Open
12) Convention Bureau / Biuro Marketingu Miejsc
*Jury zastrzega sobie możliwość przyznania nagrody specjalnej za całokształt działalności.
4. MP Power Awards – Power Produkt
5. MP Power Awards – Zrównoważony rozwój w branży eventowej
VI. UCZESTNICY KONKURSU
Uczestnikami MP Power Awards mogą być:
a) w części Power Projekt – agencje eventowe, marketingowe, incentive travel, destination management companies, professional congress organizers, convention bureaux, firmy i stowarzyszenia oraz inne podmioty, które na zlecenie osób trzecich lub w celu osiągnięcia własnych zakładanych celów zrealizowały projekty z zakresu branży eventowej,
b) w części Power Venue – właściciele, osoby zarządzające lub reprezentujące obiekty – m.in.: hotele, restauracje, kina, teatry, centra kongresowe i wystawiennicze, kluby, centra biurowe, studia filmowe – posiadające zamkniętą przestrzeń umożliwiającą organizację eventów oraz gestorzy przestrzeni otwartej – jak: park, kompleks sportowy, tereny rekreacyjne – na której możliwa jest realizacja eventów pod kątem prawnym i organizacyjnym; do konkursu mogą zostać zgłoszone wszelkiego rodzaju miejsca, w których jest możliwość organizacji eventu,
c) w części Konkursu Power 12 – Uczestnicy związani z branżą eventową,
d) w części Konkursu Power Produkt – firmy, które posiadają produkty lub reprezentują podmioty, których działalność może być elementem programu eventu.
e) w części Konkursu Zrównoważony rozwój w branży eventowej – wszystkie firmy, organizacje i jednostki administracji, które na zlecenie osób trzecich lub w celu osiągnięcia własnych zakładanych celów realizują projekty z zakresu branży eventowej.
VII. ZGŁOSZENIA
1. Zainteresowani udziałem w MP Power Awards powinni:
a) zapoznać się z instrukcją „Jak się zgłosić” na stronie internetowej konkursu;
b) pobrać ze strony internetowej wzór prezentacji konkursowej w programie Power Point;
c) wypełnić formularz zgłoszeniowy zamieszczony w panelu konkursowym na stronie internetowej konkursu;
d) wgrać do panelu na stronie internetowej konkursu następujące materiały obligatoryjne:
MP Power Projekt – kategorie główne i specjalne: prezentację projektu i fotorelację przygotowane w programie Power Point (dwa oddzielne pliki), link pozwalający na pobranie pliku z filmem
MP Power Venue: prezentację obiektu i jego dokumentację fotograficzną przygotowane w programie Power Point (dwa oddzielne pliki)
MP Power Projekt – kategorie towarzyszące: prezentację projektu i fotorelację przygotowane w programie Power Point (dwa oddzielne pliki)
MP Power Produkt: prezentację produktu i jego dokumentację fotograficzną przygotowane w programie Power Point (dwa oddzielne pliki)
Nagroda specjalna – Zrównoważony rozwój w branży eventowej: prezentację projektu przygotowaną w programie Power Point
e) nieobligatoryjnie dołączyć można do zgłoszenia link umożliwiający pobranie skompresowanych w archiwum zip lub rar materiałów dodatkowych, takich jak: np. materiały graficzne – wykresy i tabele obrazujące np. efektywność projektu, zdjęcia elementów wykorzystanych podczas realizacji projektu np. zaproszeń, przewodników, referencje itp. oraz w przypadku kategorii: MP Power Projekt – kategorie towarzyszące, MP Power Venue, MP Power Produkt, Zrównoważony rozwój w branży eventowej – filmy.
f) zgłoszenia można nadsyłać do:
24 stycznia 2024 - w przypadku MP Power 12
5 lutego 2024 – w przypadku MP Power Venue
23 lutego 2024 – w przypadku MP Power Projekt
11 marca 2024 – w przypadku MP Power Produkt
11 marca 2024 – w przypadku kategorii Zrównoważony rozwój w branży eventowej
2. Prezentacja projektu w Power Point, fotorelacja, film oraz materiały dodatkowe nie mogą być obrandowane, ani zawierać nazw lub logotypów zgłaszającego, chyba że zgłoszenie dotyczy projektu własnego. Niniejszy punkt dotyczy jedynie części MP Power Projekt.
3. Uczestnik MP Power Awards w części MP Power Projekt może zgłosić jeden projekt lub więcej projektów. Jeden projekt może być przypisany do jednej z wybranych kategorii głównych. Te same projekty mogą być zgłoszone w kategoriach towarzyszących i do nagród specjalnych, ale wymagają wtedy odrębnego zgłoszenia.
4. Uczestnik MP Power Awards w części MP Power Venue może zgłosić obiekt w jednej z czterech kategorii: Miejsce eventowe, Hotel eventowo-konferencyjny, Hotel biznesowy, Obiekt wielofunkcyjny i / lub Zielony obiekt i / lub Premiera
5. Prawidłowo przygotowane zgłoszenie w części MP Power Projekt – kategorie główne powinno zawierać:
a) wypełniony formularz zgłoszeniowy online dostępny w panelu zgłoszeniowym na stronie internetowej konkursu wraz z akceptacją regulaminu;
b) prezentację zgłoszonego projektu w PowerPoint wykonaną według wzoru pobranego z panelu konkursowego;
c) prezentację PowerPoint z fotorelacją zawierającą maksymalnie 20 zdjęć na nie więcej niż 5 slajdach;
d) film lub prezentację wideo o długości maksymalnie 90 s. (link do pobrania filmu);
e) łączna waga wgrywanych do panelu konkursowego plików nie może przekroczyć 10 MB (nie dotyczy filmu i materiałów dodatkowych, które są dołączane do zgłoszenia w postaci linku).
6. Prawidłowo przygotowane zgłoszenie w części MP Power Projekt – kategorie towarzyszące powinno zawierać:
a) wypełniony formularz zgłoszeniowy online dostępny w panelu zgłoszeniowym na stronie internetowej konkursu wraz z akceptacją regulaminu;
b) prezentację zgłoszonego projektu w PowerPoint wykonaną według wzoru pobranego z panelu konkursowego;
c) prezentację PowerPoint z fotorelacją zawierającą maksymalnie 20 zdjęć na nie więcej niż 5 slajdach;
f) łączna waga wgrywanych do panelu konkursowego plików nie może przekroczyć 10 MB (nie dotyczy filmu i innych materiałów dodatkowych, które są dołączane do zgłoszenia w postaci linku).
7. Prawidłowo przygotowane zgłoszenie w części MP Power Venue powinno zawierać:
a) wypełniony formularz zgłoszeniowy online dostępny w panelu zgłoszeniowym na stronie internetowej konkursu wraz z akceptacją regulaminu;
b) prezentację zgłoszonego venue w PowerPoint wykonaną wg wzoru pobranego z panelu konkursowego;
c) prezentację PowerPoint z dokumentacją fotograficzną zawierającą maksymalnie 20 zdjęć na nie więcej niż 5 slajdach;
d) łączna waga wgrywanych do panelu konkursowego plików nie może przekroczyć 10 MB (nie dotyczy filmu i innych materiałów dodatkowych, które są dołączane do zgłoszenia w postaci linku).
8. Dokonujący zgłoszenia w części konkursu MP Power Venue zobowiązuje się do udziału w badaniu audytowym wykonywanym przez Z-Factor Sp. z o.o. S.k. na potrzeby konkursu, które zostanie przeprowadzone w przypadku uzyskania nominacji (załącznik 1. – Zobowiązanie nominowanych w części MP Power Venue).
9. Prawidłowo przygotowane zgłoszenie w części MP Power Produkt powinno zawierać:
a) wypełniony formularz zgłoszeniowy online dostępny w panelu zgłoszeniowym na stronie internetowej konkursu wraz z akceptacją regulaminu;
b) prezentację zgłoszonego produktu w PowerPoint wykonaną wg wzoru pobranego z panelu konkursowego;
c) prezentację PowerPoint z dokumentacją fotograficzną zawierającą maksymalnie 20 zdjęć na nie więcej niż 5 slajdach;
d) łączna waga wgrywanych do panelu konkursowego plików nie może przekroczyć 10 MB (nie dotyczy filmu i innych materiałów dodatkowych, które są dołączane do zgłoszenia w postaci linku).
10. Prawidłowo przygotowane zgłoszenie w kategorii Zrównoważony rozwój w branży eventowej powinno zawierać:
a) wypełniony formularz zgłoszeniowy online dostępny w panelu zgłoszeniowym na stronie internetowej konkursu wraz z akceptacją regulaminu;
b) prezentację zgłoszonego projektu w PowerPoint wykonaną według wzoru pobranego z panelu konkursowego;
c) łączna waga wgrywanych do panelu konkursowego plików nie może przekroczyć 10 MB (nie dotyczy filmu i innych materiałów dodatkowych, które są dołączane do zgłoszenia w postaci linku).
11. Osoba wypełniająca formularz zgłoszeniowy oświadcza, że:
a) dane podane przez uczestnika są zgodne z prawdą;
b) wykorzystanie danych i informacji zawartych w zgłoszeniu nie narusza prawa, dobrych obyczajów, ani jakichkolwiek praw i dóbr osób trzecich lub tajemnicy handlowej;
c) błędne wypełnienie formularza, brak jednego z elementów obligatoryjnych w zgłoszeniu, niedokonanie opłaty za udział w wymaganym terminie lub przesłanie prac po upływie terminu zgłoszenia – stanowią podstawę odmowy przyjęcia zgłoszenia.
12. Jeżeli zgłoszenie i załączniki do zgłoszenia będą zawierały informacje poufne – Zgłaszający zobowiązuję się do ich wskazania Organizatorowi, który nie jest uprawniony do ich publikowania i rozpowszechniania.
13. Zgłoszenie przygotowane niezgodnie z wytycznymi zawartymi w regulaminie oraz w zestawieniu zasad zgłoszenia (manualu) przygotowanym do każdej kategorii Konkursu będą odrzucone. Istnieje możliwość naniesienia poprawek i ponownego dostarczenia Organizatorowi wszystkich części bądź wybranego elementu zgłoszenia. Opłata za ponowne dostarczenie zgłoszenia po poprawkach wynosi 130 złotych netto.
14. Zgłaszający wyraża zgodę na korzystanie przez Organizatora z materiałów składających się na zgłoszenie konkursowe (poza wskazanymi jako poufne), w szczególności składających się na projekt zgłoszony do Konkursu, w tym na korzystanie z dowolnych fragmentów tych materiałów, na wszelkich znanych polach eksploatacji, w tym wskazanych w art. 50 ustawy z dnia 4 lutego 1994 roku o prawie autorskim i prawach pokrewnych, a w szczególności w następującym zakresie:
- działań informacyjnych i promocyjnych związanych z MP Power Awards, które obejmować mogą: rozpowszechnianie wydawnictw oraz płyt zawierających prace, publiczne pokazy, prezentacje i wystawy, publiczne wyświetlanie, udostępnianie na stronach internetowych
- w celach szkoleniowych, obejmujących m.in. prezentacje w ramach szkoleń i prelekcji
- w celach promocji zwycięzców Konkursu.
15. Zgłaszający, w celu realizacji przez Organizatora uprawnień określonych w pkt. 14, udziela Organizatorowi nieograniczonej czasowo i terytorialnie, nieodpłatnej, niewyłącznej licencji na korzystanie z wymienionych powyżej materiałów, we wskazanym powyżej zakresie, w zamian za możliwość uczestniczenia w MP Power Awards oraz promocji Zgłaszającego.
16. Zgłaszający, na podstawie udzielonej licencji, upoważnia Organizatora do dokonywania zmian w tych materiałach, wynikających z opracowania redakcyjnego lub niezbędnych z punktu widzenia celów informacyjnych i promocyjnych Konkursu.
17. Organizator zastrzega sobie również prawo do odmowy przyjęcia zgłoszenia, jeżeli zachodzi uzasadniona obawa naruszenia prawa, dobrych obyczajów, i jakichkolwiek praw i dóbr osób trzecich lub tajemnicy handlowej, lub z innych uzasadnionych przyczyn.
18. Zgłoszenia projektów mogą być dokonywane wyłącznie w języku polskim.
19. W przypadku nominacji do nagrody MP Power Awards w częściach konkursu MP Power Projekt, MP Power Venue, MP Power Produkt, Zrównoważony rozwój w branży eventowej zgłaszający zobowiązuje się dostarczyć Organizatorowi logotyp zgłoszeniodawcy lub realizatora projektu w pliku wektorowym, zdjęcia w rozdzielczości 300 dpi oraz informacje niezbędne do przygotowania informacji do drukowanej publikacji prezentującej nominowanych i zwycięzców konkursu.
20. W przypadku przekroczenia terminu w dokonaniu Zgłoszenia – Organizator może przyjąć Zgłoszenie, które zostanie doręczone Organizatorowi do daty ustalonej z organizatorem (Ostateczny termin) po uprzednim zobowiązaniu się Podmiotu Zgłaszającego do zapłaty kary za opóźnienie w wysokości 300 zł netto. Opłata jest naliczana dla każdego zgłoszenia.
VIII. JURY I OCENA ZGŁOSZEŃ
1. Jury liczy co najmniej 20 osób i składa się z przedstawicieli klientów podmiotów branży eventowej (marketerów, przedstawicieli działów zakupów), przedstawicieli agencji eventowych, incentive travel, marketingowych, biur PCO i DMC, stowarzyszeń branżowych, przedstawicieli podwykonawców i kontrahentów podmiotów branży eventowej oraz Organizatora.
2. W części MP Power Projekt Jury dokonuje oceny zgłoszeń w dwóch etapach: w głosowaniu online wybiera do 6 prac w każdej kategorii, które będą omawiane podczas obrad, następnie – po omówieniu prac podczas obrad – Jury wyłania projekty nominowane do nagrody w każdej kategorii. W drugim etapie, spośród nominowanych projektów, Jury wyłania zwycięzców i wyróżnionych w każdej kategorii. W przypadku, gdy żaden z projektów nie spełni oczekiwań Jury, organizator zastrzega sobie prawo do niewyłonienia zwycięzców/nominowanych.
a) W głosowaniu online, w przypadku, gdy mniej niż 5 projektów zdobędzie 90 proc. lub więcej ogólnej liczby głosów w danej kategorii, a różnica pomiędzy ostatnim z tych projektów i następnym w kolejności będzie nie mniejsza niż 5 proc. ogólnej liczby głosów w danej kategorii, liczba projektów omawianych na obradach jury w tej kategorii może zostać zmniejszona. Liczba projektów omawianych w czasie obrad jury nie może być mniejsza niż 3 w każdej kategorii, za wyjątkiem kategorii, w których zgłoszono mniej niż 3 projekty.
b) W kategoriach, w których zgłoszono 12 lub więcej projektów, liczba projektów omawianych podczas obrad jury może być zwiększona do 6 w przypadku, gdy różnica w liczbie głosów uzyskanych przez 5. i 6. projekt jest mniejsza niż 5 proc. ogólnej liczby głosów oddanych w danej kategorii.
c) Wybór nominowanych odbywa się za pomocą głosowania, w którym Jury wskazuje trzy projekty, zgodnie z regulaminem.
d) Lista nominowanych projektów, wybranych do ostatecznego głosowania w drugim etapie – jest ogłaszana na Portalu i stronie internetowej konkursu.
e) Jury ocenia nadesłane zgłoszenia stosownie do swojego uznania, znajomości branży eventowej i marketingowej, biorąc pod uwagę takie czynniki jak: kreacja, efektywność, logistyka i innowacyjność.
f) Członek Jury powstrzymuje się od głosu w kategorii, do której został zgłoszony projekt, w którego przygotowaniu lub realizacji, na jakimkolwiek etapie, brał udział lub jeżeli był zleceniodawcą danego projektu. Kwestię tę weryfikuje Organizator.
g) Wybór zwycięzców odbywa się za pomocą głosowania, w którym Jury oddaje głos na zwycięski projekt, zgodnie z regulaminem.
3. W części MP Power Venue obiekty wybrane przez Jury w głosowaniu internetowym do omawiania podczas obrad zostaną poddane uproszczonemu audytowi sprzedażowemu prowadzonemu przez partnera Konkursu firmę Z-Factor Sp. z o.o. S.k. Wyniki audytu zostaną przedstawione Jury podczas obrad. Obiekty wybrane do badania audytowego otrzymują nominację do nagrody MP Power Venue w poszczególnych kategoriach.
4. W części Power Produkt – na produkt roku głosują jurorzy, w pierwszym etapie wybierając trzy nominowane produkty, w drugim – jeden zwycięski.
5. Nagroda w kategorii Zrównoważony rozwój w branży eventowej przyznawana jest na takich samych zasadach jak nagrody w części konkursu MP Power Projekt.
6. Nagroda specjalna „Agencja Roku” – tym tytułem zostanie wyróżniona agencja, która zgromadzi najwięcej punktów przyznawanych przez Jury w wyniku zdobytych nagród w MP Power Projekt (10 pkt. za każdy zwycięski projekt), nominacji (5 pkt. za każdy nominowany projekt) oraz zgłoszeń do konkursu, które przeszły do drugiego etapu konkursu (3 pkt za każdy projekt w drugim etapie konkursu) i zgłoszeń do konkursu (1 punkt). Punkty przyznawane są również:
– za zgłoszenia przedstawiciela agencji w konkursie Kreatywny Roku Branży Eventowej (analogiczna punktacja jak w części Power Projekt),
– za znalezienie się przedstawiciela agencji w gronie wyróżnionych w części Power 12 w kategoriach: meeting planner – agencja eventowa, meeting planner – PCO/DMC, meeting planner – agencja incentive, innowator (sześć najbardziej wpływowych osób – 3 pkt. dla agencji, trzy nominowane osoby – 5 pkt., zwycięzca kategorii – 10 pkt.).
7. Podczas głosowania musi być obecne 50 proc. składu osobowego Jury. Decyzja Jury jest ostateczna. Członkowie Jury nieobecni podczas głosowania tracą prawo głosu.
IX. DANE OSOBOWE
1. Administratorem danych osobowych podanych poprzez formularz zgłoszeniowy dostępny na stronie www.mppowerawards.com jest Organizator.
2. Dane przetwarzane będą w celu przeprowadzenia Konkursu.
3. Realizowanie praw wglądu, poprawiania, żądania zaprzestania przetwarzania, możliwe jest poprzez kontakt z Organizatorem pod adresem redakcja@meetingplanner.pl.
4. Dane podawane są dobrowolnie, jednak ich niepodanie przez Uczestnika lub niewyrażenie przez niego zgody na ich przetworzenie celu przeprowadzenia Konkursu uniemożliwia wzięcie udziału Konkursie.
X. NAGRODY
Zwycięskie projekty w poszczególnych kategoriach zostaną nagrodzone statuetką oraz odpowiednio tytułami: MP Power Awards – Power Projekt 2023, MP Power Awards – Power Venue 2023, MP Power Awards – Power Produkt 2023, MP Power Awards – Power 12 2023, Nagroda specjalna – Agencja Roku, Zrównoważony rozwój w branży eventowej, Event Dziesięciolecia.
Obiekty nominowane do nagrody MP Power Venue otrzymują Pakiet Biznes w wyszukiwarce obiektów Konferencje.pl Obiekty nagrodzone w MP Power Venue otrzymują dodatkowo voucher na reklamę w konferencje.pl o wartości 2000 zł.
XI. OGŁOSZENIE WYNIKÓW KONKURSU
1. Ogłoszenie wyników Konkursu oraz wręczenie nagród następuje podczas Gali Konkursowej.
2. Organizator informuje Uczestników o terminie Gali Konkursowej, zamieszczając wiadomość w Portalu, nie później niż na 14 dni przed wyznaczoną datą.
3. Organizator zastrzega sobie prawo opublikowania wyników Konkursu w środkach masowego przekazu, według swojego uznania oraz publikacji skrótów prac nadesłanych przez Uczestników w ramach zgłoszenia, celem uzasadnienia wyboru zwycięzców, z wyłączeniem materiałów objętych wyraźnym, pisemnym zastrzeżeniem autora, jako nie do publikowania.
XII. ODPOWIEDZIALNOŚĆ
1. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za naruszenie powszechnie obowiązujących przepisów prawa lub jakichkolwiek praw osób trzecich (w szczególności dóbr osobistych, danych osobowych, praw autorskich oraz praw własności przemysłowej), w związku ze zgłoszeniem nadesłanym na Konkurs oraz ich wykorzystaniem na potrzeby Konkursu.
2. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za prawdziwość lub rzetelność danych, informacji lub materiałów zawartych w zgłoszeniach.
3. Członkowie Jury zobowiązują się do niegłosowania w kategorii, w której do Konkursu przystąpił pracownik, współpracownik lub członek rodziny członka Jury albo inna bliska mu osoba, co do której istnieje okoliczność tego rodzaju, że mogłaby wywołać uzasadnioną wątpliwość, co do bezstronności tego członka Jury.
4. Członkowie Jury zobowiązują się do niewykorzystywania zarówno w całości, jak i we fragmentach koncepcji kreatywnych zgłoszonych do konkursu przez Uczestników.
5. Administratorem danych osobowych jest Organizator.
6. Dane osobowe podawane są przez Uczestników dobrowolnie, ale ich niepodanie przez Uczestnika lub niewyrażenie przez niego zgody na ich przetworzenie w celu niezbędnym dla przeprowadzenia Konkursu uniemożliwia jego uczestnictwo w Konkursie. Zgłaszającemu przysługuje prawo dostępu do treści swoich danych oraz ich poprawiania.
XIII. POSTANOWIENIA KOŃCOWE
1. Organizator zastrzega sobie prawo zmiany niniejszego Regulaminu. Zmiany Regulaminu ogłaszane będą na stronie internetowej konkursu.
2. Organizator zastrzega sobie prawo weryfikacji, czy uczestnicy Konkursu postępują w sposób zgodny z Regulaminem. W tym celu może żądać od Uczestnika m.in. wyjaśnień lub podania określonych danych.
Załącznik 1.
ZOBOWIĄZANIE NOMINOWANYCH W CZĘŚCI MP POWER VENUE
Nominowany wyraża zgodę na objęcie audytem na potrzeby zebrania materiału o poziomie obsługi organizatorów wydarzeń w nominowanym obiekcie dla jury konkursu MP Power Awards, w tym nagrań rozmów z pracownikami firmy Nominowanego, oraz prezentację jego ogólnych wyników podczas wydarzeń organizowanych przez MeetingPlanner.pl. Przez audyt rozumie się badanie mailowe i/lub telefoniczne typu „tajny klient” mające wskazać poziom obsługi organizatorów wydarzeń w nominowanym obiekcie. Audyt obejmować będzie również analizę obecności w internecie oraz przyjazność witryny i innych kanałów dystrybucji obiektu Nominowanego dla potencjalnych organizatorów wydarzeń.
Nominowany zobowiązuje się do zebrania pisemnych zgód wszystkich pracowników zajmujących się obsługą wydarzeń do nagrywania prowadzonych przez nich rozmów telefonicznych. Brak uzyskania zgody pracownika jest równoznaczny z wykluczeniem z badania. Wszelka odpowiedzialność prawna w stosunku do pracowników z tytułu realizacji tego zobowiązania spoczywa na Nominowanym.