WARSZTAT: Na narty, ale z głową
Październik to czas, kiedy zaczynamy myśleć o zimie. To dobry moment, aby podzielić się z Państwem moimi uwagami dotyczącymi organizacji wyjazdów narciarskich.
Co rządzi rynkiem wyjazdów zimowych? Popyt. W czasie sezonu narciarskiego zawsze brakuje odpowiedniej liczby pokoi hotelowych w stosunku do zapotrzebowania. W szczycie sezonu nie uda nam się zrobić spotkania w dobrej klasy obiektach. Odmówią nam także organizacji wyjazdu tylko na kilka dni. Czemu? Ponieważ w tym samym czasie mogą zapełnić swój hotel gośćmi indywidualnymi. Sprzedaż pakietów kilkudniowych zamiast pełnego tygodnia oznacza dla hotelu stratę w wyniku pozostałych, niewykorzystanych dni tygodnia. Bywa tak, że w miejscu, w którym nasz klient prywatnie spędził najlepsze wakacje zimowe nie uda nam się zorganizować spotkania korporacyjnego. Kluczem jest czas. Klienci są już przyzwyczajeni, że egzotyczne wyjazdy oraz ekskluzywne eventy trzeba zaplanować z dużym wyprzedzeniem. Natomiast w przypadku wyjazdów narciarskich pokutuje opinia, że można je robić na ostatnią chwilę, a tym czasem okazuje się, że najlepszy moment na zorganizowanie takich wyjazdów już niestety minął.
W praktyce to już w październiku hotelarze podpisują ostatnie allotmenty z biurami podróży na okresy, których nie udało im się sprzedać klientom instytucjonalnym i tak naprawdę pozostaje nam wtedy już tylko dopasować się do okresów, które pozostały. Nie znaczy to, że się nie da. Da, ale w miejscach o niższym standardzie w stosunku do tych, jakie mogliśmy mieć, rezerwując wcześniej za tę samą cenę. To w mojej opinii jest czyste marnotrawstwo, w szczególności w planowaniu luksusowych wyjazdów.
Organizacja wyjazdów narciarskich rządzi się innymi prawami od tradycyjnych projektów incentive. Potrzebna jest bardzo dobra znajomość gór i miejscowości. Położenie hotelu, stopień trudności tras, lokalne prawa i infrastruktura pozwalająca na zorganizowanie czasu po nartach jest specyficzna dla każdej miejscowości. Przy czym destynacje narciarskie to głównie małe miasteczka, nieporównywalne do zagłębi turystycznych. Nie posiadają one convention bureau, co najwyżej podstawową informację turystyczną skupiającą się na promocji hoteli dla klientów indywidualnych. Przez ponad 20 lat organizacji wyjazdów zimowych nie spotkałem nigdy odpowiednika DMC w regionach narciarskich. Dodatkowo regiony te można w pełni ocenić tylko podczas sezonu zimowego. Nie będzie możliwości sprawdzenia w październiku czy wszystko na stokach „gra”. Państwa organizator musi te góry znać sprzed roku, a najlepiej od kilku lat, bo nie będzie miał się na kim lokalnie wesprzeć. Eksperymenty podczas organizacji wyjazdów narciarskich zwykle nie wychodzą, a to dlatego, że ten rynek opiera się na indywidualnych znajomościach. To efekt rozdrobnienia i tego, że większość hoteli górskich to sezonowe biznesy rodzinne nienależące do żadnych sieci.
Kto jest kluczową osobą podczas każdego organizowanego wyjazdu. To pilot – człowiek będący w bezpośrednim kontakcie z gośćmi. To jego kultura osobista, zorganizowanie, umiejętność przewidywania problemów i znajomość miejsca czyni różnicę od innych wyjazdów. W przypadku wyjazdu narciarskiego funkcję osoby, mającej bezpośredni kontakt z klientem, pełni instruktor narciarstwa. Instruktor to osoba będąca w kontakcie z gośćmi przez cały dzień. Ze względu na specyfikę sportu wchodząca z gośćmi w ścisłe relacje. Niech Państwo sprawdzają, czy na waszym wyjeździe organizator zapewni sprawdzonych instruktorów. Najlepiej gdyby organizator był jednocześnie szkołą narciarską. Dzięki temu, przygotowując program, będzie brał pod uwagę specyfikę szkolenia. Nie będzie rozdźwięku między planowaniem, a realizacją. Oddzielnym tematem są uprawnienia kadry narciarskiej do pracy na stokach zagranicą. Brak uregulowania tego przez organizatora może powodować, że szkolenie zakończy miejscowy policjant. Zeznania gości na posterunku policji na pewno zapadną długo w pamięci. Czy na takich wspomnieniach nam zależy?
Kolejny bardzo ważny aspekt wyjazdów narciarskich często zaskakuje zleceniodawców. Narciarstwo to według statystyk ubezpieczycieli drugi, najbardziej urazowy sport po piłce nożnej. Ma oczywiście na to wpływ fakt, że to także po piłce nożnej najbardziej masowo uprawiany sport. Uraz na stoku jest naturalną częścią tej formy rekreacji. Jeżeli jadą Państwo na trzy dni w grupie 30 osób wypadek się zdarzy lub nie. W grupie stu uczestników tygodniowego wyjazdu zdarzy się kilka urazów. Tak wynika ze statystyk. Tu znowu ważna jest rola instruktorów – jazda w grupie zmniejsza wypadkowość o 50 proc. Kultura narciarska wyjazdu to przestrzeganie 10 zasad FIS i rozgrzewka przed każdymi zajęciami. To instruktorzy przeszkoleni z pierwszej pomocy i posiadający apteczki. To samochód i osoba dedykowana do likwidacji szkód. Organizator jest potrzebny osobie poszkodowanej. Tutaj właśnie może się wykazać. Zostawienie gościa w rękach infolinii assistance jest zaprzeczeniem idei incentive. Na bezpieczeństwo uczestników wpływa również program wyjazdu ustalony z głową. Planując mocną zabawę do czwartej nad ranem, nie organizujmy następnego dnia zawodów. Wyjdzie to wszystkim na zdrowie. Istotna jest także polisa ubezpieczeniowa pozwalająca na likwidację szkody w Polsce (bo w przypadku najczęstszych na nartach urazów kolan taka jest praktyka), a nie tylko za granicą. Spotykanie się z klientem przez miesiące opłacającym prywatne leczenie i rehabilitacje będzie miało wpływ na jego emocje w stosunku do Państwa organizacji. Przeraża mnie to gdy na wyjazdach nie jest przygotowany plan działania w razie wypadku. Kluczowe momenty, gdy trzeba szybko działać, będą stracone na analizowanie sytuacji. Smuci mnie, że na etapie wyboru oferty nie myśli się o aspekcie bezpieczeństwa na wyjeździe.
Nasi klienci kochają aktywnie wypoczywać. Narty to naturalny kierunek podczas sezonu zimowego. Grzechem byłoby niewykorzystanie możliwości zacieśnienia relacji w jednych z najbardziej niedostępnych miejsc, w jakich może się znaleźć człowiek. Szczególnie, że relacje na wyjazdach narciarskich są osobiste i głębsze. Jeśli uda się Państwu przeprowadzić pierwszy wyjazd narciarski, stworzą Państwo oddzielną kategorię incentive. Dla tej grupy nie będzie pytań o bardziej egzotyczną lokalizację kolejnego wyjazdu. Pytanie będzie brzmieć, gdzie tym razem pojedziemy na narty. Warto organizować wyjazdy narciarskie z głową, wtedy Państwa klienci otrzymają projekt wyjątkowy, który długo będą wspominać.
Łukasz Adamowicz, dyrektor Działu Incentive, Businessman Fun Club Sp. z o.o.