PRAWO: Opodatkowanie imprez motywacyjnych dla pracowników

„Przy prowadzeniu takiego programów motywacyjnych pamiętać trzeba o sposobach kwalifikacji nagród uzyskiwanych przez pracowników z tytułu udziału w programach jako przychodów z punku widzenia obowiązujących przepisów prawa podatkowego”. Cezary Wilemajtys z SOIT rozmawia z Jackiem Trusińskim i Jakubem Kluczykowem z kancelarii Pałucki Trusiński.

Cezary Wilemajtys: Wyjazd zagraniczny dla naszego klienta to duża inwestycja. Z reguły ta inwestycja jest tak zaplanowana, że zwraca się z nawiązką. O czym należy pamiętać przy takich programach?
Pałucki Trusuński: Aby zachęcić swoich pracowników do efektywniejszej pracy, wiele przedsiębiorstw stosuje różnego rodzaju programy motywacyjne. Niejednokrotnie podobne programy stanowią część większej całości procesu wsparcia sprzedaży, których zwieńczeniem jest np. nagroda w postaci podróży dla najlepszych pracowników lub przedstawicieli kontrahentów.
Przy prowadzeniu takiego programu pamiętać trzeba o sposobach kwalifikacji nagród uzyskiwanych przez pracowników z tytułu udziału w programach motywacyjnych jako przychodów z punku widzenia obowiązujących przepisów prawa podatkowego.
 

Wyjazd motywacyjny to nie zawsze wygrana w konkursie
CW: Czy program motywacyjny, często przyjmujący formę konkursu jest gdzieś zdefiniowany pod względów konsekwencji podatkowych? Jaka jest w ogóle praktyka na rynku w tym zakresie?
PT: W praktyce, organizowane akcje wsparcia sprzedaży są często określane konkursami, w ramach których na podstawie postanowień regulaminu wypłacane są uczestnikom określone nagrody np. w formie podróży. W takiej sytuacji, pojawiają się wątpliwości, czy na gruncie przepisów podatkowych świadczenia wypłacane uczestnikom mogą stanowić wygraną w konkursie. Niestety, kwestia dotycząca skutków podatkowych finansowania wyjazdów motywacyjnych dla pracowników nie wynika wprost z obowiązujących przepisów prawa co sprawia, iż jej wyjaśnienia należy niejednokrotnie doszukiwać się w prezentowanej przez organy skarbowe wykładni, co niejednokrotnie również nie daje jednolitej odpowiedzi.

CW: A czy istnieje ustawowa definicja konkursu?
PT: Ustawodawca w ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych nie zdefiniował pojęcia konkursu. W rozumieniu przepisów Kodeksu cywilnego konkurs jest publicznym przyrzeczeniem nagrody za określoną czynność lub jej zaniechanie, lub za najlepszy rezultat, spełniające przyrzeczone warunki, z określonym terminem ubiegania się o przyrzeczoną nagrodę. W powszechnym rozumieniu natomiast konkurs to postępowanie mające na celu wyłonienie zwycięzcy (zwycięzców) spośród grupy najlepszych uczestników spełniających określone kryteria. Podobnie pojęcie konkursu definiują również organy podatkowe. Tym samym, w przypadku gdy dany program wypełniał przesłanki konkursu to zasadnym było opodatkowanie otrzymywanych świadczeń, jako wygranych w konkursie.
Należy jednak zwrócić uwagę, że organy podatkowe w wydanych ostatnio interpretacjach indywidualnych przepisów prawa podatkowego wskazują, że wypłata nagrody stanowiącej zwieńczenie udziału w programie motywacyjnym nie zawsze powinna być kwalifikowana jako nagroda wygrana w konkursie. Tak uznał m.in. Minister Finansów w interpretacji indywidualnej z dnia 29.02.2012 r., nr DD3/033/7/MCA/12/PK-39, dotyczącej nagród wypłacanych w formie voucherów wycieczkowych.
Zgodnie z dokonaną w niniejszej interpretacji wykładnią, uzyskana przez uczestników programu motywacyjnego nagroda nie stanowi wygranej w konkursie, lecz związana jest z osiągnięciem najlepszych rezultatów w zorganizowanym przez wnioskodawcę na zlecenie klienta przedsięwzięciu. Celem konkursu, w odróżnieniu od programu motywacyjnego, nie jest motywowanie jego uczestnika do efektywniejszej pracy, poprawy jej wyników oraz osiągnięcia określonych zysków przez organizatora konkursu.

CW: No dobrze, ale czy znajdziemy jakieś precyzyjne wytyczne, czym jest program motywacyjny. I jak go odróżnić od konkursu?
PT: Organy podatkowe definiują programy motywacyjne jako przedsięwzięcia ukierunkowane w głównej mierze na zmobilizowanie uczestników programu do poniesienia wysiłku, który wraz z połączeniem z indywidualnymi umiejętnościami oraz warunkami doprowadzi do oczekiwanych efektów, w tym korzyści zarówno uczestnika programu, jak i jego organizatora. Celem ich wprowadzania jest przed wszystkim motywowanie jego uczestników (np. pracowników bądź pracowników kontrahentów) do efektywniejszych działań mających na celu m.in. osiągnięcie zysku finansowego. Tym samym, działań motywacyjnych nie można utożsamiać z konkursem, nawet jeżeli pomiędzy jego uczestnikami występują elementy rywalizacji charakterystyczne dla konkursu.

Program motywacyjny to nie sprzedaż premiowa
CW: Jeżeli przyjmiemy, że rozróżniamy konkurs od programu motywacyjnego, na co jeszcze warto zwrócić uwagę? Czy są może jeszcze inne sposoby na wspieranie sprzedaży, którym blisko jest z definicji do programu motywacyjnego?
PT: Warto również wskazać, że jeśli w ramach programu motywacyjnego prawo do otrzymania nagrody będzie przysługiwać pracownikowi kontrahenta (czyli osobie, która nie dokonywała nabycia towarów lub usług premiowanych nagrodą) to taka nagroda nie będzie mogła być uznana za nagrodę związaną ze sprzedażą premiową.
Jak wskazują organy podatkowe, zorganizowanej akcji wsparcia sprzedaży, w której nagrody adresowane są do pracowników nabywcy, nie można uznać za sprzedaż premiową, gdyż nagrody przyznawane w ramach takiej sprzedaży powinny być związane ściśle ze sprzedażą i dotyczyć jedynie stron zawieranej umowy sprzedaży, a nie osób je reprezentujących.

CW: Przy takiej liczbie interpretacji podatkowych, jakie są kluczowe elementy programy, które decydują o wyborze tej, czy innej definicji?
PT: Mając na uwadze powyższe, dokonując dla celów podatkowych analizy poszczególnych programów wsparcia sprzedaży, należy mieć na uwadze przede wszystkim postanowienia konkretnej umowy w sprawie organizacji programu motywacyjnego, ze szczególnym uwzględnieniem jego charakterystyki (cechy rywalizacji, motywacja pracowników), nazwy i sposobu organizacji. Wydaje się, że jednymi z najbardziej istotnych elementów, mogących mieć wpływ na dokonanie odpowiedniej kwalifikacji programów motywacyjnych będą postanowienia regulaminu w zakresie określonego kręgu uczestników konkursu, metody wyłonienia zwycięzców i sposobu wypłacanych nagród.

Źródła przychodów u beneficjentów programów motywacyjnych
CW: Wiemy już, że programy wsparcia sprzedaży można interpretować na dwa sposoby: konkurs lub program motywacyjny. Jakie skutki podatkowe rodzi każda z tych kwalifikacji?
PT: Kwestia powstania po stronie uczestnika programu motywacyjnego przychodu i jego właściwej kwalifikacji w podatku dochodowym jest uzależniona m.in. od tego, kto będzie jego beneficjentem.
Z uwagi na powyższe można rozróżnić dwie główne grupy osób, które mogą być uczestnikami programów motywacyjnych:
a) pracownicy,
b) pracownicy kontrahentów, jako osoby fizyczne nieprowadzące działalności gospodarczej.
Z drugą sytuacją mamy najczęściej do czynienia, gdy program motywacyjny jest realizowany przez podmiot zewnętrzny specjalizujący się w organizacji tych programów, których beneficjentami są pracownicy jego kontrahentów.
Organizator programów wsparcia sprzedaży wypłacający nagrody (organizujący wyjazdy motywacyjne) powinien mieć na uwadze, że wartość tych nagród wydawanych uczestnikom będzie stanowiła u nich przychód. Natomiast w zależności od tego, kto i w jaki sposób zostaje beneficjentem tych usług wpływa na zasady rozliczania przychodu uzyskanego z tego tytułu.
Okoliczność ta nie jest obojętna również z punktu widzenia organizatora (realizatora programu motywacyjnego), na którego, w związku z wydaniem nagród, przepisy podatkowe nakładają określone obowiązki w zakresie rozliczenia tych przychodów.

CW: No tak, teraz wkraczamy w definicję przychodów, jak wobec tego ustawodawca zdefiniował pojęcie przychodu?
PT: Zgodnie z ustawą o podatku dochodowym od osób fizycznych przychodem są otrzymane lub pozostawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń.
Za przychody z innych źródeł uznaje się między innymi nagrody i inne nieodpłatne świadczenia stanowiące przychód na gruncie podatku dochodowego. Przychód z innych źródeł po stronie podatnika powstanie zatem w momencie otrzymania lub pozostawienia do jego dyspozycji określonego świadczenia.
Za przychody ze stosunku pracy uważa się natomiast wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.
Użyty powyżej zwrot „w szczególności” oznacza, że wymienione kategorie przychodów zostały wymienione jedynie przykładowo. Przychodem ze stosunku pracy i stosunków pokrewnych są więc wszelkiego rodzaju wypłaty i świadczenia skutkujące u podatnika powstaniem przysporzenia majątkowego, mające swoje źródło w łączącym pracownika z pracodawcą stosunku pracy lub stosunku pokrewnym.
Tak szeroko zdefiniowane przez ustawodawcę pojęcie przychodu wskazuje, że w każdym przypadku kiedy pracownik uzyska realną korzyść od pracodawcy (w ramach łączącego ich stosunku) powstanie dodatkowy przychód.

Obowiązki podatkowe w momencie wypłaty nagród.
CW: Wiemy, że nie unikniemy rozliczenia podatkowego każdego rodzaju nagrody w postaci wyjazdu. Jakie są możliwe scenariusze podatkowe?
PT: Mając na uwadze powyższe, uznanie – bądź nie – konkretnego programu motywacyjnego za konkurs ma wpływ na sposób opodatkowania nagrody otrzymywanej przez uczestnika.
Zgodnie z postanowieniami ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych od dochodów (przychodów) z tytułu wygranych w konkursach, grach i zakładach wzajemnych lub nagród związanych ze sprzedażą premiową, uzyskanych w państwie członkowskim Unii Europejskiej lub innym państwie należącym do Europejskiego Obszaru Gospodarczego pobiera się zryczałtowany podatek dochodowy w wysokości 10% wygranej lub nagrody.

CW: Agencja incentive travel, która organizuje konkurs, jest zobowiązana do zaangażowania się w ten proces rozliczenia podatków, czy tak?
PT: Tak, w takiej sytuacji organizator konkursu, jako płatnik jest zobowiązany do poboru podatku w wysokości 10% przychodu od uzyskanej nagrody oraz jego odprowadzenia w terminie do dnia 20 następującego po miesiącu, w którym pobrano podatek na konto właściwego urzędu skarbowego, według miejsca siedziby płatnika. Na płatniku ciążą również określone obowiązki informacyjne, tj. sporządzenie deklaracji PIT-8AR, którą należy złożyć w terminie do końca stycznia roku następującego po roku podatkowym do właściwego urzędu skarbowego.
W tym miejscu należy wskazać, że ustawa nie precyzuje, w jaki sposób określać dochód z wygranej. Nie jest wobec tego jasne, czy przychodem ma być wartość usług w cenie zakupu, czy też wartość określona w konkretnym regulaminie konkursu. W doktrynie prezentowany jest pogląd, że decydująca powinna być wartość świadczenia określona przez organizatora w regulaminie konkursu.
Jak już wspomniano, organy administracji podatkowej w interpretacjach indywidualnych prezentują również odmienne stanowisko, zgodnie z którym nagrody otrzymywane przez uczestników programów motywacyjnych będących osobami fizycznymi nieprowadzącymi działalności gospodarczej, tj. pracowników kontrahentów (klientów) nie zawsze będą mogły być kwalifikowane jako przychody z tytułu wygranych w konkursie. Wobec powyższego, jeżeli program motywacyjny nie jest uznawany za sprzedaż premiową i nie spełnia warunków konkursu to nagroda (świadczenie) z tytułu uczestnictwa w tym programie powinna zostać zakwalifikowana jako przychód z innych źródeł.
Osoba fizyczna, który otrzymała od organizatora nagrodę w postaci np. udziału w wycieczce musi pamiętać, żeby rozliczyć podatek samodzielnie. Firma przekazująca nagrody nie występuje bowiem w roli płatnika i nie ma obowiązku pobrania zaliczki na podatek.
Przychód uzyskany przez pracownika z tego tytułu będzie podlegał opodatkowaniu na zasadach ogólnych przy zastosowaniu skali podatkowej.
Do obliczenia i uregulowania podatku w odpowiedniej wysokości będzie zobowiązany wobec tego beneficjent nagrody w terminie do 30 kwietnia następnego roku (tj. w terminie rocznych rozliczeń w podatku dochodowym). Innymi słowy, gdy przyjdzie czas rozliczeń podatkowych pracownik będzie musiał pamiętać także o otrzymanych nagrodach z tytułu uczestnictwa w programach motywacyjnych i uwzględnić w rozliczeniu rocznym dane z otrzymanej informacji o przychodach z innych źródeł.

CW: Rozumiem, że obowiązek rozliczenia podatku spoczywa na beneficjencie, natomiast aby obliczyć ten podatek musi otrzymać on jakieś potwierdzenie wartości nagrody?
PT: Tak, obowiązkiem organizatora programu motywacyjnego, z tytułu wydania nagrody takiej osobie, będzie sporządzenie informacji o wysokości uzyskanego przychodu - PIT-8C. Taki dokument musi być przekazany odbiorcy nagrody i przesłany do urzędu skarbowego właściwego według miejsca zamieszkania tej osoby. Organizator ma czas na przekazanie tego formularza do końca lutego następnego roku.

CW: A jeżeli klient organizuje program motywacyjny bez angażowania agencji, to czy ma to wpływ na sposób opodatkowania?
PT: Nagrody w związku z udziałem w programie motywacyjnym otrzymywane przez pracowników bezpośrednio od pracodawcy i związane ze świadczeniem pracy powinny, co do zasady, zostać opodatkowane tak jak przychody ze stosunku pracy (według skali podatkowej). Wartość nagrody powinna być uwzględniona przy obliczaniu miesięcznych zaliczek na podatek dochodowy.
Powstanie po stronie pracownika przychodu z tytułu uczestnictwa w wyjeździe motywacyjnym kwalifikowanego jako przychód ze stosunku pracy, będzie wymagało od pracodawcy obliczenia, pobrania i odprowadzenia zaliczki na podatek dochodowy, o ile otrzymane świadczenie nie będzie zwolnione od podatku dochodowego. Pracodawca będzie zobowiązany również uwzględnić wartość otrzymanej przez pracownika nagrody w informacji PIT – 11.

CW: Podsumować tak złożone interpretacyjnie przepisy nie jest łatwo. Ale jakie są najważniejsze wnioski płynące z tego gąszczu interpretacji podatkowych?
PT: Podsumowując należy wskazać, że dokonując dla celów podatkowych próby kwalifikacji przychodu z tytułu nagród otrzymywanych przez pracowników w ramach programu motywacyjnego (np. w postaci podróży), należy mieć na uwadze konkretne zapisy umowy o realizację programu oraz postanowienia regulaminu. Przede wszystkim należy zwrócić uwagę na kwestie dotyczące sposobu finansowania nagród i wypłaty wygranych, kręgu osób mogących wziąć udział w konkursie przy jednoczesnym uwzględnieniu specyfiki i charakteru konkretnego programu pod kątem m.in. elementów rywalizacji i działań motywacyjnych.

Autorami tekstu są:
Jacek Trusiński, radca prawny, wspólnik zarządzający Kancelarii Pałucki Trusiński oraz Jakub Kluczykow, aplikant adwokacki Kancelarii Pałucki Trusińki
Kancelaria Pałucki Trusiński, www.ptlegal.pl