PRAWO: Obowiązki organizatora turystyki. Gwarancja organizatora, wpis do ewidencji

„Zapoznanie się z danymi zawartymi w Ewidencji, dotyczącymi potencjalnego partnera, powinno być pierwszym działaniem podejmowanym w ramach czynności rozpoznania rynku organizatorów turystyki”. Cezary Wilemajtys z SOIT rozmawia z Grzegorzem Choromańskim i Jakubem Kluczykowem z kancelarii Pałucki Trusiński.

Cezary Wilemajtys: Klienci nie zawsze zwracają uwagę, że agencja-organizator dowolnego wyjazdu w Polsce lub za granicą musi stosować się do obowiązujących w Polsce przepisów, bo taka działalność należy do tzw. działalności regulowanej.

Obowiązek wpisu do rejestru
Pałucki Trusiński: Tak, zgodnie z postanowieniami ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o usługach turystycznych (Ustawa) działalność gospodarcza w zakresie organizowania imprez turystycznych oraz pośredniczenia - na zlecenie klientów - w zawieraniu umów o świadczeniu usług turystycznych jest działalnością regulowaną (w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej) i wymaga uzyskania wpisu w rejestrze organizatorów turystyki i pośredników turystycznych. Wpisu do rejestru dokonuje marszałek województwa właściwy dla miejsca siedziby przedsiębiorcy.
Z kolei Centralna Ewidencja Organizatorów Turystyki i Pośredników Turystycznych (Ewidencja) prowadzona jest przez właściwego ministra ds. turystyki. Bazę Ewidencji stanowią przesłane przez marszałków województw oraz wprowadzone do systemu informatycznego kopie dokumentów stanowiących podstawę wpisu. Ewidencja jest jawna i prowadzona również w formie elektronicznej. Z uwagi na taką formę każdy zainteresowany może zapoznać się z jej treścią, dostępną także w internecie i zweryfikować dane w niej zawarte.

CW: Czy ta ewidencja może okazać się przydatna w przypadku rynku B2B?
PT: Ewidencja to podstawowe i najpowszechniejsze źródło informacji dla przyszłych klientów organizatorów turystyki. Znajdziemy w niej dane takie, jak m. in:. nazwa przedsiębiorcy, adres i siedziba, zasięg terytorialny wykonywanej działalności, rodzaj zabezpieczenia finansowego, jego wysokość i okres obowiązywania. Wszystkie te dane pozwolą nam ocenić legalność działań podejmowanych przez organizatora i nabyte przez niego doświadczenie w zakresie prowadzonej działalności.
Zapoznanie się z danymi zawartymi w Ewidencji, dotyczącymi naszego potencjalnego partnera, powinno być więc pierwszym działaniem podejmowanym w ramach czynności rozpoznania rynku organizatorów turystyki.

Zabezpieczenia finansowe
CW: Czy jednak ewidencja to zwykły spis organizatorów, czy też można wyczytać z niej więcej informacji, choćby związanych z kondycją finansową agencji i bezpieczeństwa potencjalnej współpracy.
PT: Zgodnie z Art. 14 ust. 4 Ustawy organizator turystyki jest obowiązany wydać klientowi - wpłacającemu należność za imprezę lub zaliczkę przekraczającą 10 proc. tej sumy - pisemne potwierdzenie posiadania zabezpieczenia finansowego. Wraz z potwierdzeniem organizator ma również obowiązek poinformowania klienta o sposobie ubiegania się o wypłatę środków w ramach przyjętego zabezpieczenia.
W związku z tym, przedsiębiorca wykonujący działalność gospodarczą w zakresie organizowania imprez turystycznych oraz pośredniczenia - na zlecenie klientów - w zawieraniu umów o świadczenie usług turystycznych jest obowiązany zapewnić klientom, na wypadek swojej niewypłacalności, następujące świadczenia:

pokrycie kosztów powrotu klientów z imprezy turystycznej do miejsca wyjazdu lub planowanego powrotu z imprezy turystycznej, w wypadku, gdy organizator turystyki lub pośrednik turystyczny wbrew obowiązkowi nie zapewnia tego powrotu;
zwrot wpłat wniesionych tytułem zapłaty za imprezę turystyczną, w wypadku, gdy z przyczyn dotyczących organizatora turystyki lub pośrednika turystycznego oraz osób, które działają w ich imieniu impreza turystyczna nie zostanie zrealizowana;
zwrot części wpłat wniesionych tytułem zapłaty za imprezę turystyczną, odpowiadającą części imprezy turystycznej, która nie zostanie zrealizowana z przyczyn dotyczących organizatora turystyki lub pośrednika turystycznego oraz osób, które działają w ich imieniu.

CW: Ciekawe, że z moich obserwacji wynika, że klienci traktują gwarancję organizatora, jako zabezpieczenie w przypadku sprowadzenia uczestników wyjazdu do Polski, a nie zauważają, że jest to również zabezpieczenie przed utratą wpłaconych zaliczek. Jakie są sposoby zapewnienia tej gwarancji przez biuro podróży?
PT: Powyżej wskazane ustawowe obowiązki mogą być realizowane poprzez zabezpieczenie finansowe dokonane wyłącznie w drodze jednego z czterech instrumentów finansowych, to jest:
a)    gwarancji bankowej,
b)    gwarancji ubezpieczeniowej,
c)    umowy ubezpieczenia na rzecz klientów,
d)    przyjmowania wpłat klientów na rachunek powierniczy.
W praktyce przeważająca większość podmiotów zajmujących się organizacją wyjazdów turystycznych wybiera zabezpieczenie w formie gwarancji ubezpieczeniowej, gdyż jest ona najłatwiej dostępną i zarazem najtańszą formą spełnienia obowiązku ustawowego.
Wystawiając gwarancję, towarzystwo ubezpieczeniowe zobowiązuje się do zapłacenia uprawnionemu podmiotowi odszkodowania, jeżeli organizator wyjazdu turystycznego, który wykupił gwarancję, nie wywiąże się z zawartej umowy.
Odszkodowanie wypłacane jest w granicach ustalonej w gwarancji sumy gwarancyjnej.
Zabezpieczenie w formie przyjmowania wpłat klientów wyłącznie na rachunek powierniczy, może mieć miejsce tylko przy wykonywaniu usług turystycznych na terenie kraju.
Wszelkie informacje na temat przyjętej formy zabezpieczenia finansowego oraz wysokości sumy zabezpieczenia finansowego muszą być również upublicznione w Ewidencji.

CW: Jasne, w ten sposób Ewidencja nabiera znaczenia, jako źródło szybkiej weryfikacji wysokości posiadanego przez biuro podróży zabezpieczenia finansowego. Ale czy wysokość tego zabezpieczenia wskazuje również na skalę działalności biura?
PT: Wysokość zabezpieczenia finansowego jest uzależniona m. in. od: wielkości przychodów danego organizatora, obszaru terytorialnego prowadzonej działalności (Polska, Europa, kraje pozaeuropejskie), tego, czy imprezy turystyczne są organizowane z wykorzystaniem przelotów czarterowych oraz terminu i wysokości pobieranych przedpłat od klientów.
Dlatego też wysokość zabezpieczenia finansowego będzie różna dla różnych przedsiębiorców.
Nie można zapominać, że podstawą określenia wysokości zabezpieczenia finansowego jest deklarowany przychód na okres nadchodzących 12 miesięcy. Zgodnie z § 4 ust. 1 pkt 1 przez roczny przychód z tytułu działalność wykonywanej przez organizatora turystyki rozumie się deklarowany na okres najbliższych 12 miesięcy, na który ma zostać zawarta umowa ubezpieczenia, przychód wyłącznie z tytułu organizowania imprez turystycznych na rzecz klientów, w tym deklarowany przychód, w którego uzyskaniu będą pośredniczyli agenci i pośrednicy turystyczni. Roczny deklarowany przychód nie może być niższy niż roczny przychód osiągnięty w roku obrotowym poprzedzającym rok zawarcia umowy ubezpieczenia.
Jeśli natomiast w okresie obowiązywania gwarancji organizator turystyki osiągnie roczny przychód wyższy niż przewidywany, suma gwarancji powinna być podwyższona proporcjonalnie do wzrostu deklarowanego przychodu.

CW: Rozumiem, że wysokość sumy gwarancyjnej zależy od trzech czynników: wielkości biura, zasięgu terytorialnego i sposobu pobierania zaliczek. Gdzie można znaleźć dokładne zasady wyliczenia tej sumy i dlaczego wyższa suma gwarancyjna jest po prostu korzystniejsza.
PT: Wysokość minimalnej sumy gwarancyjnej została szczegółowo określona w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 19 kwietnia 2013r. w sprawie minimalnej wysokości sumy gwarancji bankowej lub ubezpieczeniowej wymaganej w związku z działalnością wykonywaną przez organizatorów turystyki i pośredników turystycznych.
Korzyści z posiadania gwarancji Organizatora dotyczą bezpieczeństwa świadczenia usługi i jeszcze raz przypomnijmy, że środki z umowy gwarancyjnej przeznaczone są na:

pokrycie kosztów powrotu klientów z imprezy turystycznej do miejsca wyjazdu lub planowanego powrotu z imprezy turystycznej w wypadku, gdy organizator turystyki wbrew obowiązkowi nie zapewni tego powrotu;
zwrot wpłat wniesionych tytułem zapłaty za imprezę turystyczną w wypadku, gdy z przyczyn dotyczących organizatora turystyki oraz osób, które działają w jego imieniu, impreza turystyczna nie zostanie zrealizowana;
zwrot części wpłat wniesionych tytułem zapłaty za imprezę turystyczną, odpowiadającą części imprezy turystycznej, która nie zostanie zrealizowana z przyczyn dotyczących organizatora turystyki oraz osób, które działają w jego imieniu.

CW: Czy wykorzystanie środków z tej gwarancji wymaga jakichś szczególnych procedur i obejmuje długi proces weryfikacji?
PT: Organizator turystyki informuje marszałka województwa o swojej niewypłacalności (w formie oświadczenia). Następnie marszałek uruchamia procedurę wynikającą z zawartej przez organizatora umowy gwarancji. Niezwłocznie po ogłoszeniu niewypłacalności przez organizatora turystyki właściwy Urząd Marszałkowski we współpracy z Ministerstwem Spraw Zagranicznych oraz miejscowymi Konsulatami rozpoczyna działania mające na celu sprowadzenie turystów do kraju oraz zwraca wpłaty wniesione tytułem zapłaty. Oczywiście nie można zapominać, że niewypłacalność organizatora turystyki nie zawsze musi się równać z ogłoszeniem przez niego upadłości.
Zgodnie z ust. 4 i 5 art. 5 ustawy o usługach turystycznych: Treść gwarancji lub umowy ubezpieczenia, obejmuje upoważnienie dla marszałka województwa lub wskazanej przez niego jednostki do wydawania dyspozycji wypłaty zaliczki na pokrycie kosztów powrotu klientów do kraju. Marszałek województwa jest uprawniony do występowania na rzecz klientów w sprawach wypłaty środków z tytułu umowy gwarancji bankowej, umowy gwarancji ubezpieczeniowej lub umowy ubezpieczenia, na zasadach określonych w treści tych umów.Komisja Europejska oczekuje, że środki z zabezpieczenia będą uruchamiane szybko i bez zbędnych formalności.

Autorami tekstu są: Grzegorz Choromański, partner Kancelarii Pałucki Trusiński oraz Jakub Kluczykow, aplikant adwokacki Kancelarii Pałucki Trusińki. Kancelaria Pałucki Trusiński, www.ptlegal.pl
Rozmawiał Cezary Wilemajtys, SOIT, United Partners