Podsumowanie roku: Agencje eventowe cz. 3

Wydarzenia takie jak Event Biznes, Mp Legia Cup, badanie satysfakcji klientów agencji eventowychi mistrzostwa świata w siatkówce wymieniany są wśród tych najważniejszych. Nowością wykorzystywaną w projektach była ruchoma scenografia, przenikanie się świata wirtualnego, multimedialnego z rzeczywistym. Rozczarowywały niekompletne briefy. Rok 2014 w podsumowaniu przedstawicieli agencji eventowych.

Olga Krzemińska-Zasadzka, agencja Power: Ważna dla rozwoju branży była informacja, że fiskus przegrał spór o imprezy integracyjne
Justyna Szwed, MyPlace: Naszym sukcesem były wyniki badania Satysfakcji Klientów Agencji Eventowych

Grzegorz Kieniksman, partner Rebelia Media: Kompleksowa obsługa i nastawienie na lokalność przy wyborze usług do obsługi i organizacji wydarzeń
Jarosław Sądej, Jet Events: Rok profesjonalizacji i jednoczenia branży eventowej

Olga Krzemińska-Zasadzka, dyrektor zarządzająca, agencja Power: Ważna dla rozwoju branży była informacja, że fiskus przegrał spór o imprezy integracyjne

Wydarzenie roku
Nie będzie chyba zaskoczeniem, jeśli za wydarzenie roku 2014 uznam Mistrzostwa Świata w Siatkówce Mężczyzn, które rozpoczęły się 30 sierpnia na Stadionie Narodowym, meczem Polska m – Serbia. 103 spotkania rozegrane w sześciu miastach, była to zdecydowanie największa siatkarska impreza, która do tej pory odbyła się w Polsce. Na samym Stadionie Narodowym wydarzenie oglądało ok. 63 tys. osób. Szkoda, że nieprzyjemne wydarzenia towarzyszące mistrzostwom (afery dotyczące przetargów i łapówek) przyćmiły sam fakt genialnej organizacji.
Drugim ważnym dla branży eventowej wydarzeniem było otwarcie w październiku  nowoczesnego, wielofunkcyjnego centrum kongresowego ICE Kraków. Po kilkunastu latach starań, siedmiu latach prac projektowych, trzy i pół roku trwającej budowie Kraków doczekał się prestiżowego Centrum Kongresowego na światowym poziomie, w którym kultura i sztuka spotykać się będą z nauką i biznesem.
Ważna dla rozwoju branży była też informacja, że fiskus przegrał spór o imprezy integracyjne. Po wielu latach wątpliwości i rozbieżnych interpretacji uczestnicy firmowych imprez integracyjnych mogą odetchnąć z ulgą. Sprawa dotyczyła dorocznej imprezy integracyjnej dla pracowników, która obejmować miała konsumpcję w formie szwedzkiego stołu, pieczonego dzika, gry i zabawy. Firma podkreślała, że zapłaci w formie ryczałtu i cała impreza będzie finansowana z funduszu socjalnego.
Nowe wydarzenie w branżowym kalendarzu, o którym zdecydowanie warto wspomnieć, to Event Biznes. Konferencja skierowana do managerów i dyrektorów działów marketingu, do managerów i specjalistów z działów zakupów oraz członków zarządów odpowiedzialnych za komunikację. Event Biznes był doskonałą okazją do poznania nowoczesnych form promocji, budowania wizerunku marki, a także podstawy do wzmocnienia autorytetu samego event marketingu, jako narzędzia idealnego do zarządzania doświadczeniem klienta, marki czy produktu.

Rozczarowanie
W tym roku, co cieszy, nie wydarzyło się nic tak bardzo spektakularnego i rozczarowującego, że warto byłoby o tym wspomnieć. Ciągle jednak w swojej pracy spotykamy się z nieuczciwymi praktykami klientów, ustawionymi przetargami czy wykorzystywaniem odrzuconych ofert.

Trend roku
Doczekaliśmy się spełnienia marzeń z dzieciństwa o lataniu. W Polsce wybudowano dwa aerotunele, które okazały się świetną alternatywą do ogranych już na wszystkie strony atrakcji podnoszących poziom adrenaliny.
Zaobserwowaliśmy również wzrost liczby zapytań na wyjazdy zagraniczne. Wielu klientów, po kilku latach przerwy i organizacji spotkań w Polsce, postanowiło powrócić do takiej formuły. Jeśli chodzi o spotkania krajowe, to zdecydowanie częściej niż w ubiegłych latach, pojawiały się elementy uroczystych podsumowań, którym towarzyszyło wręczanie cennych nagród. Widać, że firmy coraz częściej stawiają na człowieka i jego uhonorowanie, dotyczy to zarówno klientów jak i pracowników.

Mój biznes
Rok 2014 był dla nas rokiem przełomowym i rekordowym. Po raz kolejny zanotowaliśmy najwyższe w historii działalności obroty. Wpływ na to z pewnością miało poszerzenie naszego zespołu o trzy nowe osoby oraz zmiana siedziby firmy, na miejsce o podwyższonym standardzie. Praca w nowym miejscu, doskonalenie zespołu, powołanie działu kreacji (2d, 3d) oraz działu incentive usprawniły pracę całego biura i pozwoliły pobić kolejne rekordy. Okres minionego roku to również okres zmian wizerunkowych. Wyodrębniliśmy nasze usługi jako odrębne działy firmy: Event Incentive Conference Sport – Agencję Power. Następstwem tych działań było utworzenie nowej, pełnej identyfikacji w tym m.in. strony internetowej. W obszarze projektów mamy za sobą dwa bardzo ważne eventy: piknik rodzinny pracowników na 10 tys. osób, oraz wyjazd zagraniczny na start regat Volvo Ocean Race dla 140 osób z pięciu różnych krajów. Ten rok, to również kolejne odznaczenia Platynową odznaką Polish Product oraz przejście do ostatniego etapu w konkursie „Solida Firma 2014r.” Trzymajcie za nas kciuki :)

Justyna Szwed, dyrektor kreatywny, MyPlace: Naszym sukcesem były wyniki badania Satysfakcji Klientów Agencji Eventowych

Wydarzenie roku
Zadecydowanie koncerty. W 2014 gościliśmy w Polsce naprawdę wielkie gwiazdy światowych scen. Prawie wszystkie z wydarzeń cieszyły się dużą popularnością, pełną widownią i wspaniałą oprawą techniczną. Ten rok pokazał, że w Polsce są odbiorcy, dla których warto jest organizować takie wydarzenia i mam nadzieję, że ta tendencja się utrzyma a nawet jeszcze bardziej rozwinie.
 
Rozczarowanie
Niestety obniżający się poziom briefów, które były niekompletne bądź nieprzemyślanw – często dopiero po dwóch debriefach można było jasno określić oczekiwania klienta. No i coraz krótszy czas na przygotowanie oferty – to zmora całego rynku.
 
Trend roku
Bezsprzecznie nowością wykorzystywaną w projektach była ruchoma scenografia, która żyje wraz z przebiegiem scenariusza. Dzięki temu całe wydarzenie zyskuje nowy, wyjątkowy efekt z elementem zaskoczenia widza. Kolejnym trendem była interakcja artystów z multimediami. Zsynchronizowane ruchy artystów połączone z efektywną animacją dają wrażenie przeniesienia obrazu z multimediów do rzeczywistości rozgrywanej na scenie. Jak pokazują te przykłady, wykorzystywanie nowych technik w realizacjach eventów staje się niezbędnym elementem kreacji całego wydarzenia. W mojej opinii to naturalny kierunek rozwoju tej branży – klienci zawsze oczekują nowych, niestandardowych rozwiązań.
 
Mój biznes
Ten rok był dla nas czasem przełomowym i bardzo intensywnym. W porównaniu do 2013 roku zrealizowaliśmy ponad 50 proc. więcej produkcji, pozyskaliśmy też nowych klientów i w związku z tym rozbudowaliśmy zespół agencji.
Dużym wydarzeniem było dla nas pierwsze niezależne badanie Satysfakcji Klientów Agencji Eventowych przeprowadzone dla Media Marketing Polska oraz SKM SAR przez Millward Brown. Nasi klienci uznali MyPlace za najlepszą agencją eventową w Polsce. 

Grzegorz Kieniksman, partner Rebelia Media: Kompleksowa obsługa i nastawienie na lokalność przy wyborze usług do obsługi i organizacji wydarzeń

Wydarzenia roku
Ciężko mówić o pojedynczym spektakularnym wydarzeniu, które byłoby na tyle wyjątkowe, abym uznał je za wydarzenie roku. Moją uwagę zwraca raczej długofalowa inicjatywa skupiona na budowaniu odpowiedniej infrastruktury oraz klimatu wokół Łodzi. Miasto poprzez konsekwentną promocję, rozwój infrastruktury oraz dbanie o pewien klimat przyciąga licznych klientów. Jak wszystko na to wskazuje, różnorodna oferta wydarzeń, poprzez Fashion Week, Fotofestiwal, Festiwal Designu oraz dobra atmosfera do ich realizacji sprzyja rozwojowi, zdawałoby się już upadłej metropolii.

Rozczarowanie
W kontraście do tego, co powiedziano powyżej, za rozczarowanie można uznać zaplecze infrastrukturalne Warszawy. Poza kilkoma przykładami lokalizacji stolica nie dysponuje odpowiednią liczbą miejsc dostosowanych do różnorodnych potrzeb i mogących gościć większe wydarzenia. Miniony rok ujawnił również kryzys muzycznych festiwali. Model kultury opartej na festiwalizacji ma przed sobą nie najlepszą perspektywę, jeżeli nie przejdzie radykalnej przemiany i nie zdefiniuje na nowo swojej formuły. Z drugiej strony, jest to niewątpliwie ciekawe wyzwanie i pole do popisu dla kreatywności. Również zetknięcie ze światem instytucji kultury może pozostawiać mieszane uczucia. Prócz dobrych chęci brak w tym środowisku doświadczenia i przygotowania do współpracy z partnerami z innych dziedzin. Sektor wymaga zdecydowanie profesjonalizacji w zakresie współpracy z biznesem, czy agencjami zewnętrznymi.

Trend roku
Wśród zaobserwowanych zmian i kierunków rozwoju kluczową sprawą wydaje się umiejętność kompleksowej obsługi wydarzenia. Stawia to podmioty zajmujące się organizacją tego typu imprez przed koniecznością łączenia doświadczeń z różnych obszarów. Jest to prawdopodobnie spowodowane ostatnim kryzysem finansowym zmuszającym klientów do poszukiwania oszczędności. Zamiast poszukiwać trzech wykonawców odpowiedzialnych np za PR, organizację wydarzenia oraz produkcję materiałów filmowych, lepiej znaleźć jednego, który profesjonalnie zajmie się wydarzeniem na tych wszystkich etapach. Ten sposób działania obserwowany do niedawna w większych agencjach staje się powoli standardem również dla tych mniejszych.
Kolejnym trendem utrzymującym się od jakiegoś czasu jest nastawienie na lokalność przy wyborze usług do obsługi i organizacji wydarzeń. Można to streścić następująco; imprezy organizowane przez firmy krakowskie, łódzkie czy wrocławskie wymagają lokalnego klimatu, a ten może być zapewniony jedynie dzięki podmiotom z regionu. Tyczy się to zarówno artystów, jak i dostawców przekąsek. Jeżeli startujesz w przetargu, a jesteś z Warszawy, pomyśl raczej o konsorcjum z jedną z miejscowych firm. Choć pieniądz wydany po sąsiedzku szybciej do nas powraca, należy zastanowić się, czy taka sytuacja w dłuższej perspektywie czasu nie spowoduje spadku jakości usług. Brak przepływu osób i trendów nie sprzyja rozwojowi, a w sytuacji ekstremalnej prowadzi do zaściankowości. Zjawisko nastawienia na lokalność daje się również zauważyć w kulturze, gdzie działalność „artystów lokalnych” pracujących ze społecznością miasteczka, bloku czy wybranej ulicy coraz częściej staje się przedmiotem zainteresowania instytucji sztuki. Ale tu należy się tylko z tego cieszyć.

Mój biznes
Nasze podsumowanie ostatnich dwunastu miesięcy naznaczone jest z pewnością doświadczeniem nowości wynikającej z wejścia w obszar kultury i ściślejszej współpracy z tym sektorem. Złożył się na nie również nowe wyzwania, nowe aktywności, a także – co nie bez znaczenia dla rozwoju – zmiana naszej siedziby.
Miniony rok upłynął nam na rozpoznawaniu nowego obszaru, jakim jest współpraca przy organizacji wydarzeń kulturalnych. Przykładem może być tutaj warszawski Festiwal Singera, którego obsługa z pewnością przysłużyła się do zdobycia cennego doświadczenia. Nowy obszar działania sprzyja wynajdowaniu nowych strategii, co przekłada się na rozwój. Na fali trendów, od tego roku zajmujemy się również PR-em zarówno kulturalnym, jak i produktowym. Wszystko to sprawia, że w Rebelia Media nieustannie się rozwijamy, poszukujemy nowej energii i nowych współpracowników.


Jarosław Sądej, dyrektor zarządzający, Jet Events: Rok profesjonalizacji i jednoczenia branży eventowej

Wydarzenie roku
Na miano wydarzenia roku zasługuje naszym zdaniem pierwszy w Polsce raport z badania satysfakcji klientów agencji eventowych, który powstał z inicjatywy Klubu Agencji Eventowych SKM SAR we współpracy z Media Marketing Polska oraz instytutem badawczym MillwardBrown. Opracowanie to otwiera nowy rozdział w rozwoju rynku eventowego w Polsce, dostarczając klientom wiarygodnego źródła informacji i dobrego narzędzia ewaluacyjnego; jest także świadectwem profesjonalizacji rynku, wysokich standardów i przejrzystych relacji.

Trend roku
Silnie zarysowuje się trend poszukiwania emocji i przyjemności płynących z uczestnictwa w evencie. Jednym z jego przejawów jest grywalizacja lub gamifikacja – wykorzystanie mechaniki znanej np. z gier fabularnych i komputerowych, do modyfikowania zachowań ludzi w sytuacjach niebędących grami, w celu zwiększenia ich zaangażowania. Technika bazuje na przyjemności, jaka płynie z pokonywania kolejnych osiągalnych wyzwań, rywalizacji, współpracy itp. Tę strategię coraz częściej stosuje się tworząc scenariusze imprez integracyjnych czy incentive, lecz także w kampaniach promocyjnych.
Bardzo ważnym zjawiskiem jest profesjonalizacja i jednoczenie branży eventowej. Wyraźne efekty przynosi działalność MeetingPlanner.pl z flagowymi konkursami MP Power Awards i Kreatywny Roku Branży Eventowej, spotkaniami branżowymi czy świetną inicjatywą MP Legia Cup. Ogromne nadzieje budzą plany Klubu Agencji Eventowych SKM SAR zmierzające do wypracowania standardów w sektorze eventów. Nie do przecenienia są poczynania SBE, wśród których warto wspomnieć debaty branżowe czy konferencję Event Biznes.
Istotnym trendem w branży eventowej jest rosnący udział eventów w sektorze zamówień publicznych. Coraz więcej agencji eventowych, także reprezentujących czołówkę branży, bierze udział w przetargach na duże kongresy i konferencje, a także w postępowaniach na obsługę eventową instytucji publicznych. Jest to zjawisko pozytywne, mimo niedoskonałej ustawy o zamówieniach publicznych, a także niepokojących doniesień o stosunkowo wysokiej liczbie nadużyć związanych z przetargami w Polsce (nawet do 23 proc. przetargów może być zagrożonych korupcją, jak wynika z raportu Komisji Europejskiej). Mamy nadzieję, że sytuacja będzie się normalizować, agencje eventowe zyskiwać nowe źródła zamówień, natomiast instytucje publiczne – profesjonalnych wykonawców zamówień.

Mój biznes
2014 z punktu widzenia naszego biznesu był kolejny rokiem stabilnej pracy w równym rytmie. Dotychczasowe portfolio klientów powiększyliśmy o kilku klientów m.in. Jones Lang LaSalle, Ministerstwo Ochrony Środowiska, Mazovię i Egmont.
Bardzo ważnym wydarzeniem mijającego roku było dołączenie Jet Events do prestiżowego Klubu Agencji Eventowych SKM SAR. Dumą napawa fakt znalezienia się w gronie najwyżej ocenianych agencji spośród wszystkich podmiotów działających na rynku usług eventowych.
Warte odnotowania są nasze inicjatywy okołobiznesowe. Jet Events jest współautorem, a także partnerem projektu „Absolwent z kompetencjami“, realizowanego przez Uniwersytet Kardynała Stefana Wyszyńskiego, w ramach którego odbywać się będą staże dla przyszłych event managerów. W naszej działalności pojawił się nowy nurt – jesteśmy jednym z inicjatorów, a także producentem wykonawczym rocznicowego festiwalu z okazji 100-lecia urodzin ks. Jana Twardowskiego. Będzie to dla nas okazja do zdobycia nowych doświadczeń i rozwoju firmy.