Podsumowanie roku: convention bureaux

Piąta edycja raportu „Przemysł spotkań i wydarzeń w Polsce”, projekt „Wpływ ekonomiczny przemysłu spotkań na gospodarkę Krakowa” i znaczący zwrot w kierunku badań rynku spotkań w Polsce oraz zaangażowanie w ten proces convention bureau. Konferencja Poland Meetings Destination, powrót Łodzi na eventową mapę Polski i przygotowania Wrocławia do Europejskiej Stolicy Kultury i The World Games 2017. Rok 2014 podsumowują przedstawiciele convention bureaux.

Anna Mokrosińska, Łódź Convention Bureau: To był niełatwy rok zdobywania zaufania lokalnej branży i pracy u podstaw
Magdalena Piasecka Convention Bureau – Wrocław: Nowe rozwiązania technologiczne zaczynają być standardem, a nie wartością dodaną eventu
Krzysztof Celuch, Poland Convention Bureau, POT: Brakowałao działań razem i zaufania do młodych
Mateusz Czerwiński, Warsaw Convention Bureau, WOT: Przed Warsaw Convention Bureau otworzyły się możliwości działania, do tej pory całkowicie niedostępne

Jan Mazurczak, Poznańska Lokalna Organizacja Turystyczna, Poznań Convention Bureau: Czekamy na 14 tysięcy dentystów, których pozyskaliśmy w tym roku

Anna Mokrosińska, kierownik oddziału, Łódź Convention Bureau: To był niełatwy rok zdobywania zaufania lokalnej branży i pracy u podstaw

Wydarzenie roku
Z mojego punktu widzenia najważniejszym było spotkanie meeting plannerów w Łodzi w dniu 30. października – dla wielu profesjonalistów z branży było to odkrycie wyjątkowej destynacji eventowej, jaką jest Łódź, i doświadczenie na własne oczy miasta, które powstaje jak feniks z popiołów, po to aby z powrotem stanąć w szeregu najważniejszych i najatrakcyjniejszych miast w Polsce

Rozczarowanie
Zasmuciła mnie diagnoza opublikowana w jednym z ostatnich numerów „Polityki" na temat sposobu spędzania czasu podczas podróży służbowych przez Polaków. Jeśli potwierdzają to statystyki – skala zjawiska nie świadczy o nas dobrze jako o społeczeństwie, a źle wpływa także na wizerunek naszej branży. Czy naprawdę jesteśmy specjalistami od organizowania pijaństwa? Moje doświadczenia jako event managera są inne, ale być może zawsze miałam szczęście do przyzwoitych i kulturalnych klientów :)

Trend roku
Coraz częstsze zastosowanie efektów świetlnych do tworzenia monumentalnych kreacji przypominających dzieła sztuki. Dziś najbardziej spektakularne eventy nie mogą się bez tego obejść. Łódź poszła za przykładem Lyonu i stworzyła swój Festiwal Kinetycznej Sztuki Światła – imprezę masową, która na jeden weekend całkowicie zmienia obraz miasta wyłącznie dzięki spektakularnym świetlnym efektom, projekcjom video-mappingu, laserom...

Mój biznes
Za Łódź Covnention Bureau pracowity i niełatwy rok zdobywania zaufania lokalnej branży i realizacji projektu europejskiego jako jednostka samorządowa. Wykonaliśmy pracę u podstaw polegającą na stworzeniu najważniejszych narzędzi komunikacji z rynkiem: serwis internetowy dotyczący oferty konferencyjno-hotelowej miasta i katalog drukowany. Przeprowadziliśmy kampanię w Internecie i prasie branżowej, rozpoczęliśmy realizacje cyklu wizyt studyjnych oraz szkoleń produktowych dotyczących Łodzi. Rozpoczęliśmy także monitoring wydarzeń konferencyjnych w mieście; po raz pierwszy byliśmy obecni na stoisku narodowym Polski podczas największych europejskich targów MICE. Dalszy rozwój działań biura, w tym skutecznego pozyskiwania dużych wydarzeń konferencyjnych, zależy zarówno od chęci lokalnego sektora konferencyjno-hotelarskiego do współpracy, jak i wytyczonych przez władze miasta priorytetów gospodarczych. 


Magdalena Piasecka, prezes zarządu Convention Bureau – Wrocław: Nowe rozwiązania technologiczne zaczynają być standardem, a nie wartością dodaną eventu

Wydarzenie roku
Badania opracowane przez zespół projektowy z Krakowa pt. „Wpływ ekonomiczny przemysłu spotkań na gospodarkę Krakowa” niewątpliwie zasługują na wyróżnienie w roku 2014. Stworzony raport ukazuje wielkość sektora spotkań oraz ekonomiczny wpływ przemysłu spotkań na gospodarkę Karkowa w czterech obszarach: wartości PKB, liczby zatrudnionych osób w branży, wielkości wynagrodzeń oraz podatków. Przeprowadzone badania mają bez wątpienia pionierski charakter i po raz pierwszy w Polsce dostarczają wiedzy na temat ekonomicznego znaczenia przemysłu spotkań dla miasta. Warto zastanowić się nad możliwościami implementacji krakowskiego modelu na gruncie innych miast.

Rozczarowanie
Moim największym rozczarowaniem było spotkanie branżowe, organizowane przez najbardziej doświadczonych prekursorów na rynku spotkań. Wydawać by się mogło, iż wszystko zostanie perfekcyjnie zorganizowane – nic bardziej mylnego. Program merytoryczny był bardzo interesujący, choć nieprzemyślany, zarówno z punktu widzenia wystąpień i liczby prelegentów, jak i miejsca wydarzenia (mam tu na myśli salę, połączoną z przestrzenią cateringową) oraz samych zaproszonych gości. Brak możliwości dyskusji i networkingu wpłynął negatywnie na odbiór całego przedsięwzięcia. Przypadek ten wskazuje, że być może w postępowanie organizatorów wdarła się rutyna, która niestety osłabia czujność i zmienia percepcję w zakresie postrzegania spraw istotnych.

Trend roku
Trudno jest wskazać jeden, wiodący trend w branży eventowej w 2014 roku. Branża ta rozwija się bowiem bardzo dynamicznie i natychmiast zaczyna się powszechnie stosować nowe trendy pojawiające się na rynku. To, co moim zdaniem zasługuje na uwagę, to fakt, iż nowe rozwiązania technologiczne zaczynają być standardem, a nie wartością dodaną eventu. Niemalże każdy organizator, układając budżet, zadaje sobie pytanie, czy drukowanie biogramów uczestników, programu wydarzenia oraz innych materiałów jest opłacalne i zasadne, czy może lepiej jest zakupić aplikację na urządzenia mobilne. Z niemalże stuprocentową pewnością odpowiem, iż wybrana zostanie aplikacja mobilna.

Mój biznes
Rok 2014 w działalności Convention Bureau – Wrocław był bardzo intensywny. Liczba zrealizowanych projektów oraz pozyskanych wydarzeń świadczy o ogromnej pracy wykonanej przez zespół CBW. Ponadto, wzorem lat ubiegłych, pracowaliśmy nad umacnianiem platformy współpracy pomiędzy lokalną branżą w kontekście nadchodzących wydarzeń, jakimi są Europejska Stolica Kultury Wrocław 2016 oraz 10. Światowe Igrzyska Sportowe The World Games 2017. Obecnie Convention Bureau – Wrocław zabiega o kolejny Kongres dla 4 tys. uczestników w roku 2017, jak również pracuje nad długofalową strategią promocji turystyki biznesowej dla Wrocławia

Krzysztof Celuch, kierownik Poland Convention Bureau, Polska Organizacja Turystyczna: Brakowałao działań razem i zaufania do młodych

Wydarzenie roku
Premiera piątej edycji raport „Przemysł spotkań i wydarzeń w Polsce”. Kilka lat temu w Polsce nie było informacji o wielkości i wpływie ekonomicznym organizacji konferencji, eventów czy podróży motywacyjnych. Natomiast w tym roku Poland Convention Bureau Polskiej Organizacji Turystycznej już po raz piąty opublikowało raport ukazujący wartość spotkań, liczbę osób zaangażowanych w koordynację wydarzeń biznesowych czy liczbę noclegów wygenerowanych przez uczestników konferencji.
Raport okazał się również narzędziem inspirującym poszczególne regiony do prowadzenia własnych badań, a także wielokrotnie był wykorzystywany przez polityków rozmawiających na temat branży spotkań.
Moim zdaniem to na prawdę cenne narzędzie!

Rozczarowanie
Nadal myślę, że brakuje nam działań razem i zaufania do młodych.
Meetings Week Poland to inicjatywa, która scala ale moim zdaniem za wolno i, jak obserwuję rynek, nie zawsze jest dobrze odbierana. Mamy dwa kluczowe konkursy branżowe ale nadal nie umiemy ich razem wykorzystywać.
I co najważaniejsze nie stawiamy na młodych, a warto i trzeba! Dlaczego? Bo oni zmieniają świat już teraz, oni stanowią podstawę rozwoju I również oni popełniają błędy, a właśnie poprzez takie działania uczymy się i zmieniamy branżę.

Trend roku
Czas! Kilkanaście spotkań tygodniowo, zapytania na wczoraj, a odpowiedzi wręcz natychmiastowe. Zdecydowanie w 2014 przyspieszyliśmy i osobiście bardzo mi to odpowiada. Jeśli są chęci, wiedza i kreatywność, to na prawdę można zmienić świat.

Mój biznes
Polska Organizacja Turystyczna, w ramach której działa Poland Convention Bureau, podsumowała dwa projektu unijne promujące Polskę za granicą oraz uległa reorganizacji wewnętrznej.
Największa kampania promocyjna marki Polska na rynkach europejskich i azjatyckich to było duże wyzwanie i ciekawe projekty. Od kreacji po realizację, a jak sami wiemy, takie procesy są czasochłonne i wymagają dużo energii. Nam się udało, a Poland Convention Bureau i polski przemysł spotkań dzięki temu zostały zauważone.

Mateusz Czerwiński, senior marketing manager, Warsaw Convention Bureau, WOT: Przed Warsaw Convention Bureau otworzyły się możliwości działania, do tej pory całkowicie niedostępne

Wydarzenie roku
Z perspektywy Warsaw CvB branżowym wydarzeniem 2014 roku jest na pewno marcowa konferencja Poland Meetings Destination (zorganizowana przez The Warsaw Voice), która otworzyła cały cykl spotkań mających na celu tworzenie dogodnych politycznych i ekonomicznych warunków do rozwoju branży spotkań. Aktywnie wspierany przez media wspólny wysiłek ministerstwa, przedstawicieli parlamentu, organizacji turystycznych, stowarzyszeń branżowych oraz największej w Polsce grupy hotelowej to ważny krok w rozwoju polskiego przemysłu spotkań.

Rozczarowanie
W 2014 obyło się na szczęście bez większych rozczarowań.

Trend roku
Mijający rok będzie na pewno warto zapamiętania jako moment implementacji w mieście technologii opartej na beaconach, czyli niewielkich nadajnikach ułatwiających mikronawigację na większych lub mniejszych obszarach. Warszawa wygrała prestiżową nagrodę Bloomberga w konkursie Mayors Challenge, a to co dziś jest wdrażane jako ułatwianie w poruszaniu się dla osób niewidomych, jutro będzie rozwiązaniem dostępnym w całym mieście, również dla turystów i rynku MICE.

Mój biznes
Po roku funkcjonowania w strukturach Warszawskiej Organizacji Turystycznej wyraźnie widać, że przed Warsaw Convention Bureau otworzyły się możliwości działania, które do tej pory były całkowicie niedostępne. Najlepszym przykładem jest pozyskanie przez nas dla Warszawy branżowego wydarzenia MCE Central & Eastern Europe, w ramach którego na 2,5 dnia przyjedzie do Warszawy 120 hosted buyers. Będą oni nie tylko odbywać tu rozmowy biznesowe, ale również, z pomocą wszystkich partnerów wydarzenia, będą mieli okazję poznać samą destynację i jej największe atuty.

Jan Mazurczak, prezes zarządu, Poznańska Lokalna Organizacja Turystyczna, Poznań Convention Bureau: Czekamy na 14 tysięcy dentystów, których pozyskaliśmy w tym roku

Wydarzenie roku
Dla mnie wydarzeniem roku było wydarzenie, które dopiero będzie. Niewielu z nas dziś tak postrzega wielki sukces Poznania, czyli pozyskanie we współpracy z Polskim Towarzystwem Stomatologicznym, firmą Exactus, Międzynarodowymi Targami Poznańskimi i Poznan Convention Bureau światowego kongresu dentystycznego FDI. Liczymy, że we wrześniu 2016 r. pojawi się w Poznaniu nawet do 14 tys. dentystów! To pierwszy tak duży kongres medyczny organizowany w Polsce przez światowe stowarzyszenie. Jestem przekonany, że już wkrótce tego typu wielkie i prestiżowe spotkania będą pojawiać się u nas częściej. Mamy odpowiednią infrastrukturę, marka Polski znaczy coraz więcej, a poza tym światowego stowarzyszenia branżowe zaczynają zdawać sobie sprawę, że reprezentujemy też spory rynek i ich obecność tu może im się po prostu opłacić. Wkrótce przywykniemy do takich imprez.

Rozczarowanie
Przemysł spotkań to wciąż dosyć młoda gałąź turystyki. Jesteśmy bardzo nierówni, jeśli chodzi o umiejętności sprzedaży, znajomość realiów naszej branży, czy po prostu o podejście do klienta. W efekcie niektórzy swoim bardzo profesjonalnym podejściem reklamują nie tylko swoją firmę, ale i destynację. Z drugiej strony inni wystawiają złe świadectwo nie tylko sobie. Marzy mi się kodeks dobrych praktyk, taka mała biblia tego, jak należy się sprzedawać, aby jednocześnie być ambasadorem swojego regionu i swojego kraju.

Trend roku
Największe wrażenie na mnie robią nowe obiekty i przestrzenie konferencyjne, które zaczynają być oddawane teraz jedne po drugich. Takie miejsca jak krakowski ICE już wkrótce zadomowią się w europejskiej ekstraklasie. A tak znakomita infrastruktura przekłada się na wzmocnienie marki Polska i w efekcie wszystkim nam ułatwi pozyskiwanie nowych wydarzeń.

Mój biznes
Rok 2014 ro drugi rok działania Poznań Convention Bureau w strukturach Poznańskiej Lokalnej Organizacji Turystycznej. Cieszy nas rosnąca współpraca z lokalną branżą, ale i zrozumienie, że przyjęta przez nas strategia rozwoju firmy zakłada neutralność w pośrednictwie między kupcem a dostawcą usługi. Rekomendujemy Poznań jako idealne miejsce na event, ale staramy się pośredniczyć w rekomendacjach tak, aby reprezentować interesy kupujących usługi. Na dłuższą metę wzmacnia to naszą wiarygodność i rozpoznawalność. Dzięki temu w 2014 r. odnotowaliśmy znacznie więcej zapytań niż w roku poprzednim, a wielu organizatorów spotkań traktuje nas już jako źródło pierwszego kontaktu w chyba każdej poznańskiej sprawie.