Podsumowanie roku 2014: Stowarzyszenia branżowe

Pierwsza edycja konferencji Event Biznes i badania satysfakcji klientów agencji eventowych. Druga edycja tygodnia stowarzyszeń – Meetings Week Poland. Konferencja o incentive travel z udziałem Hugo Slimbroucka. Pozyskanie MPI EMEC 2015 i otwarcie ICE Kraków. Rok 2014 podsumowuję przedstawiciele stowarzyszeń.

Marta Dunin-Michałowska, Stowarzyszenie Branży Eventowej: Rok zmian i konferencji Event Biznes

Anna Jędrocha, Stowarzyszenie Konferencje i Kongresy w Polsce: Meetings Week Poland potwierdził, że rozwój branży idzie w dobrym kierunku
Krzysztof Michniewicz, Stowarzyszenie Organizatorów Incentive Travel: Postawiliśmy na edukację i światowe trendy
Szymon Walkiewicz, Klub Agencji Eventowych SKM SAR: Dla KAE do był rok wielkiego „coming outu”

Marta Dunin-Michałowska, prezes zarządu Stowarzyszenia Branży Eventowej, prezes Mea Group: Rok zmian i konferencji Event Biznes

Wydarzenie roku
Jednym z najważniejszych w mojej ocenie wydarzeń 2014 roku na rynku eventowym była pierwsza edycja konferencji Event Biznes. Przedsięwzięcie to poświęcone było tematyce skutecznego eventu i jako pierwsze na polskim rynku dedykowane wyłącznie event marketingowi jako skutecznemu narzędziu, które powinno wspierać efektywne prowadzenie biznesu. Wydarzenie przygotowane było z myślą o marketerach reprezentujących firmy różnej wielkości, a także przedstawicielach branży eventowej. Inicjatorem wydarzenia było Stowarzyszenie Branży Eventowej. W naszym odczuciu event jest nadal narzędziem niedostatecznie docenionym, a na polskim rynku brakowało dotychczas wydarzenia poświęconego wyłącznie temu zagadnieniu w różnych aspektach i prezentującego event z różnych perspektyw. Podczas pierwszej edycji konferencji Event Biznes pokazaliśmy, że event jest doskonałym narzędziem zarówno prosprzedażowym, jak i wizerunkowym, pomaga integrować, motywować oraz realizować wiele innych celów biznesowych firmy, z podtrzymywaniem cennych relacji zarówno z klientami, partnerami, jak i własnymi pracownikami na czele. Mimo że bieżące trendy stawiają mocno na rozwój nowych technologii, ludzie zawsze będą się ze sobą spotykać, i to właśnie bezpośrednie spotkania człowieka z człowiekiem – a taka jest właśnie wiodąca idea organizacji eventów – pozostaną najlepszym sposobem na dzielenie się doświadczeniami oraz promowanie idei i produktów.
Z pozytywnym oddźwiękiem na rynku spotkała się także druga edycja tygodnia stowarzyszeń – Meetings Week Poland. Wśród ważnych wydarzeń roku 2014 na polskim rynku eventowym wymieniłabym jeszcze: otwarcie nowej lokalizacji kongresowej w Krakowie – ICE Kraków Congress Centre, a także fakt, że konferencja MPI EMEC 2015 odbędzie się w Polsce. Wiąże się to z licznymi korzyściami promocyjnymi dla naszego kraju, jako dobrej destynacji kongresowej. 

Rozczarowanie
Wśród niepokojących trendów wymieniłabym fakt, że wedłg raportu Event Marketing 2013 prognoza, w której wskazywano, że budżety na realizację projetów eventowych będą maleć, potwierdziła się w 2014 roku w praktyce. Do negatywnych trendów zaliczyłabym również fakt, że nadal w wielu przypadkach o wygranych przetargach przesądza cena, a nie jakość oferowanych rozwiązań. Głośnym tematem roku 2014 było także sukcesywne wydłużanie terminów płatności przez zleceniodawców projektów eventowych, czyli problem, z którym branża boryka się od pewnego czasu, a który w związku z konkretnymi wydarzeniami na rynku zyskał w minionym roku szeroki rozgłos. Martwi mnie również to, że polska branża eventowa jest mało skonsolidowana, a tym samym wciąż niezdolna do mówienia jednym głosem i budowania wspólnych standardów rynkowych, które na Zachodzie są już normą. Światełkiem w tunelu jest to, że widoczne są pierwsze inicjatywy i działania zmierzające do wprowadzenia pozytywnych zmian w tym zakresie.

Trend roku
W 2014 r. na pierwszy plan wysunęły się nowe technologie, które w połączeniu z bardziej tradycyjnymi rozwiązaniami eventowymi przynosiły bardzo dobre efekty. Tak jak wspominałam wcześniej, spotkanie człowieka z człowiekiem to główna idea eventów i jestem przekonana, że nowe technologie tej potrzeby nigdy nie wyprą, lecz fuzja technologicznych innowacji z rozwiązaniami eventowymi powoduje, że event staje się wydarzeniem angażującym, nowoczesnym, a jednocześnie bardzo sprawnie i efektywnie przygotowanym od strony organizacyjnej.

Mój biznes
Jako prezes zarządu Stowarzyszenia Branży Eventowej mogę podsumować miniony rok jako bardzo pozytywny dla SBE i jego rozwoju. Stowarzyszenie przygotowało na 2014 rok ambitny plan, obejmujący kilka istotnych zarówno dla jego członków, jak i całej branży projektów, które – co można już powiedzieć – udało się zrealizować. Wśród nich znalazły się m.in. pierwsza edycja konferencji Event Biznes, pierwszego na polskim rynku wydarzenia dedykowanego marketerom z firm różnej wielkości i poświęconego wyłącznie tematyce eventu w różnych aspektach; kolejna edycja Studium Event Management przy Wydziale Zarządzania Uniwersytetu Warszawskiego; debaty branżowe pod patronatem jednego z kluczowych na polskim rynku magazynów marketingowych; a także Elfy SBE – świąteczna akcja charytatywna przygotowana z myślą o potrzebujących pomocy dzieciach. Dodatkowo, Stowarzyszenie przeżywa dynamiczny rozkwit – do grona członków dołączają kolejne firmy reprezentujące wszystkie trzy filary tworzące trzon stowarzyszenia – organizatorów eventów, podwykonawców oraz lokalizacji. Na rozpoczęty właśnie rok 2015 planujemy kontynuację wszystkich tych inicjatyw, co jest najlepszym dowodem na to, że spotkały się one z uznaniem i zrealizowały założone cele.

Anna Jędrocha, prezes zarządu Stowarzyszenia Konferencje i Kongresy w Polsce, prezes Symposium Cracoviense: Meetings Week Poland potwierdził, że rozwój branży idzie w dobrym kierunku

Wydarzenie Roku
2014 – wyjątkowy rok dla Krakowa, inauguracja trzech obiektów eventowo-kongresowych. Centrum Kongresowe ICE , otworzyło się jako ostatnie , ale z tego obiektu jesteśmy najbardziej dumni, mamy wreszcie profesjonalne centrum kongresowe w Krakowie. Expo Kraków pozwoli na komfortowe i przestrzenne realizacje imprez targowych, które już wiele lat temu zagościły w naszym mieście. A Kraków Arena, druga największa hala sportowa w Europie już zaraz po otwarciu była miejscem wyjątkowego wydarzenia – Gala Dinner dla dużej sieci handlowej – serwowana kolacja dla 2700 osób przygotowana przez Belvedere Catering.

Rozczarowanie
Niestety również Kraków, najpierw prezydent Krakowa, który ogłosił referendum w sprawie Zimowych Igrzysk Olimpijskich 2022, a potem mieszkańcy miasta, którzy zagłosowali przeciw igrzyskom, w wyniku czego Kraków musiał wycofać swoją kandydaturę z ubiegania się o organizację ZIO 2022.

Trend roku
Integracja branży, promocja dobrych praktyk , badania rynku przemysłu spotkań w Polsce to wszystko pozwala nam na stałe podnoszenie jakości usług i coraz lepsze radzenie sobie na konkurencyjnym rynku. Idziemy w dobrym kierunku, czego potwierdzeniem są Meetings Week  Poland i MP Power Awards.

Mój biznes
Dla Symposium Cracoviense to był rok spokojny i stabilny, bez fajerwerków. Przełomowy tylko w zakresie nowych narzędzi technologicznych, zmieniliśmy system zarządzania kongresami.

Krzysztof Michniewicz, prezes zarządu Stowarzyszenia Organizatorów Incentive Travel, prezes ICP Group SA: Postawiliśmy na edukację i światowe trendy

Wydarzenie roku
Biorąc pod uwagę wyzwania, jakie przed nami stoją, niezmiernie istotny był proces edukacji branżowej. W 2014 r. odbyło się wiele ciekawych inicjatyw podejmowanych przez stowarzyszenia branżowe, w tym te, które organizował bądź współorganizował SOIT jak Meetings Week Poland, gdzie konferencja SOIT „Siła motywacji” zgromadziła rekordową liczbę uczestników. Konferencja z udziałem Hugo Slimbroucka – byłego prezesa SITE (Society of Incentive Travel Excellence) to kolejny przykład takiego działania. W niezwykle inspirującej prezentacji przybliżał on sytuację incentive travel na świecie, panujące aktualnie trendy i zmiany, jakie nas czekają w przyszłości. Konkursu MP Power Awards nabiera dojrzałości, a w kategorii „incentive travel” oraz „program wsparcia sprzedaży” zarówno nominacje, jak i nagroda główna trafiła do członków SOIT. Po raz pierwszy też jedna z firm stowarzyszonych w SOIT zdobyła Golden Arrow w kategorii Incentive Travel.
Rok 2014 upłynął również pod znakiem wielu projektów, które pokazują profesjonalizację w zakresie organizacji wydarzeń zarówno na terenie Polski, jak i organizowanych przez nas aktywności na całym świecie.  Szczególnie w Polsce na uwagę zasługuje organizacja Mistrzostwa Świata w Siatkówce (mimo późniejszych niekorzystnych dla świata siatkówki informacji), czy szereg ciekawych i nowatorskich eventów na Stadionie Narodowym jak „Verva Racing”, zawody windsurfingowe  czy konferencja EBOiR.

Rozczarowanie
Wciąż dużym rozczarowaniem jest sposób podejścia klientów do naszego biznesu. Każdy przetarg to wysokie zaangażowanie kilku, a co gorsza nierzadko kilkunastu podmiotów, które tworzą rozwiązania trafiające potem do kosza. Traktując ten Biznes projektowo, klienci tylko pozornie zyskują. O wiele więcej korzyści przyniosłaby współpraca długofalowa. Warto też zwrócić uwagę na pewne trendy, które wbrew naszym oczekiwaniom nie słabną, tj. brak świadomości na rynku na temat sposobów wynagradzania agencji, za wszystkie usługi, które są dostarczane, krótkie terminy na przygotowanie oferty oraz warunki współpracy bardzo często trudne do zaakceptowania przez organizatorów, w tym kompletnie niewspółmierne do nakładów pracy fee za obsługę, wydłużanie terminów płatności do 60 a nieraz 90 dni.

Trend roku
To, co od dłuższego czasu ma miejsce, to zmieniający się model kompetencji dostawców rozwiązań na rynku MICE. Coraz większa świadomość klientów w zakresie ROI, oznacza zmiany w podejściu do organizowanych wydarzeń. Kluczowe są umiejętność strategicznego myślenia, maksymalizacja efektywności prowadzonych działań w zakresie przełożenia realizowanych projektów na cele, takie jak sprzedaż, wzrost motywacji czy edukacja uczestników wydarzeń. Jednocześnie powstaje wiele technologicznych rozwiązań, które mają ułatwić nam życie, ale i również takie, które znajdują swoje zastosowanie w branży, w której funkcjonujemy, np. systemy rejestracyjne, systemy zarządzania uczestnikami podczas eventów, platformy komunikacji, przekazy multimedialne, dzięki którym skutecznie trafia się do uczestników wydarzeń z contentem zarówno informacyjnym, jak i edukacyjnym.
Pozytywny trend to także gotowość do dzielenia się wiedzą i współpracy w gronie członków SOIT.  Mówimy  coraz bardziej otwarcie o najważniejszych aspektach pracy organizatorów incentive travel.  Dzielimy się wiedzą, która wszystkim pozwala osiągnąć wyższy poziom. Świadczyć usługi na wyższym poziomie, czy też sprawniej zarządzać swoją firmą.  To z pewnością bardzo pozytywny trend, który pozwala członkom SOIT budować przewagę konkurencyjną i maksymalnie korzystać z członkostwa.

Mój biznes
Rok 2014 był bardzo udanym rokiem dla SOIT. To piąty rok działalności Stowarzyszenia, który obfitował w wiele zmian i nowych inicjatyw, które bardzo dobrze zostały przyjęte zarówno przez członków, jak i branżę. Bardzo duży nacisk położyliśmy w tym roku zarówno na edukację branży, jak również na dzielenie się wiedzą i rozwój kompetencji w gronie członków SOIT.  W tym roku zgodne z przyjętą strategią, wiele z  naszych inicjatyw było skierowanych wyłącznie do członków, a ich zaangażowanie było na bardzo wysokim poziomie. Zwróciło to też uwagę branży i zaowocowało dołączeniem do Stowarzyszenia aż czterech nowych firm. Druga połowa 2014 r. to także praca SOIT jako koordynatora kolejnego Meeting Week Poland. Święto incentive travel – Columbus Day, który umocnił już swoją pozycję w świadomości branży, w tym roku został „uzupełniony” o działania CSR. Dobry dla SOIT rok przypieczętowaliśmy wspaniałą zabawą podczas aukcji naszych pamiątek z podróży i zebraniem ponad 18 tys. złotych na rzecz fundacji pomagającej dzieciom.


Szymon Walkiewicz, prezes zarządu Klubu Agencji Eventowych SKM SAR, partner/business development director, Walk: Dla KAE do był rok wielkiego „coming outu”

Wydarzenie roku
Z punktu widzenia organizacji SKM SAR, do której przynależy KAE, wydarzeniem, które zasługuje na tegorocznego Oskara, to sukces w starciu z gigantem, jakim niewątpliwie jest Unilever. Zaczęło się od niewinnego wydało się listu do wszystkich dostawców Unilevera z informacją, że od następnego roku wszystkie płatności będą regulowane w terminie nie 60 a 90 dni! Okazało się, że przygotowani w ekspertyzy prawne oraz merytoryczną argumentację przedstawiciele SKM SAR po prawie sześciu miesiącach negocjacji, doprowadzili do ugody. Na mocy porozumienia Unilever dla swoich partnerów z rynku MSP wrócił do 60-dniowego terminu płatności. Jedna jaskółka wiosny nie czyni, ale jest to dowód na to, że możemy próbować walczyć o bardziej symetryczne zapisy w umowach. Z największymi graczami. Trzeba tylko chcieć i wierzyć.

Rozczarowanie
Z tym to mam spory problem, gdyż jestem uczulony na malkontenctwo. Szczególnie w Polsce, szczególnie w naszej branży łatwo zapędzić się w krzywdzącej narracji. Niemniej jednak są sytuacje, które ciągle mnie negatywnie zaskakują albo po porostu zastanawiają. Oto jedna z nich - a właściwie dwie, ale przy jednej okazji. Jakieś 3-4 miesiące temu z wielką pompą otworzono koperty w potężnym otwartym przetargu na budżet eventowy Lotto. Dziś w związku z tym wydarzeniem chciałbym zwrócić uwagę na dwie sprawy: pierwsza to ta, że ciągle nie ma oficjalnego stanowiska organizatora przetargu co do wyniku (sic!) a druga to wysokość prowizji agencji. W przypadku pierwszej kwestii to niewiele można zrobić - to prawo organizatora. Słabe na pewno, ale prawo! Trzeba uszanować. W drugiej natomiast kwestii mamy niestety do czynienia ze smutną prawdą. Tajemnica poliszynela została wyciągnięta na światło dzienne. Prowizja 4-5 proc. od kosztów zewnętrznych stała się faktem. Smutnym dodam. A co bardziej ciekawe, że w tym przetargu znalazły się agencje, które uważały, że poniżej 15 proc. nie należy pracować. No i tu należą się BRAWA. Tyle że nie bardzo wiem za co i co by to miało dać? Liczba interpretacji tej sytuacji nadaje się na odrębne spotkanie, które chętnie zmoderuję.

Trend roku
W tym roku uczestniczyłem w bardzo interesującym spotkaniu organizowanym przez jednego z członków KAE. Tematem przewodnim był VIP Event a jednym z panelistów Lejb Fogelman. Podczas burzliwej dyskusji powstała teza: „Klasa średnia w Polsce dojrzewa. Przestaje się licytować na dobra luksusowe – bo te już skolekcjonowała – dziś chwali się tym, co przeżyła w sferze duchowej. Liczy się kultura. A to ma ogromny wpływ na rozwój eventów. W Polsce coraz więcej eventów ma znamiona wydarzenia kulturalnego. I ten trend będzie się umacniał”. Przygotowując się do pewnego dużego przetargu, poprosiliśmy jedną z firm badawczych o potwierdzenie tej tezy. Wygląda na to, że mamy bardzo poważny trend w branży. Dziś event musi być rozbudowaną platformą, która dostarcza więcej niż jednej konkretnej rozrywki. Najlepiej jak prowokuje, inspiruje i bawi. Dziś dobry event to kombajn kulturalny. Impreza pt: „zespół wódka i kotlet” odchodzą do lamusa. Czas na kulturę! „Lajkuję” ten kierunek!

Mój biznes
W tym roku KAE dokonał wielkiego „coming out”. Po latach partyzantki hasającej po okolicznych lasach, czającej się w krzakach, wyszliśmy w jednym szeregu, ramię w ramię jako zjednoczony Klub Agencji Eventowych, na rynek biznesowy. Zawsze w nim uczestniczyliśmy, ale mało kto poza paroma klientami o nas słyszał. Dziś, kiedy trzymam w ręku pierwszy Raport z badania satysfakcji klientów agencji eventowych, mogę powiedzieć przeszliśmy kawał drogi. Dziś każdy klient ma wiarygodne źródło informacji o nas: zrzeszonych, prześwietlonych i ocenionych agencji. To kolejny krok w konsekwentnym budowaniu wiarygodności naszej branży. Myślę, że gala: "agencja eventowa roku” to kwestia nadchodzącego roku. Obiecuję!