Corporate Travel Forum po raz pierwszy w Polsce
W Warszawie odbyła się międzynarodowa konferencja „Corporate Travel Forum” poświęcona business travel. Organizatorem wydarzenie jest HRS.
Idea zorganizowania konferencji na polskim rynku wynika z rosnącej koniunktury. Z każdym rokiem rynek zarządzania podróżami staje się coraz większy, a osób zarządzających podróżami służbowymi w firmach przybywa.
Prelegentów i uczestników przywitał Andrzej Molski, dyrektor zarządzający HRS Polska, a konferencję prowadził Marcin Dobrowolski, dziennikarz z „Pulsu Biznesu”. Jako pierwszy wystąpił Greeley Koch, executive director at Association of Corporate Travel Executives (ACTE), który odniósł się do przeszłości, skomentował bieżącą sytuację na rynku oraz nakreślił wizję przyszłości, wskazując na nieuchronną rewolucję w globalnych trendach związanych z business travel. – Jeszcze do niedawna polityka zarządzania wyjazdami służbowymi opierała się na oszczędnościach. Dziś mówimy o traveller centricity, podejściu, którego kluczowym celem jest realizacja potrzeb pracownika, tak by w skuteczny sposób realizował cele biznesowe – wskazał Greeley Koch. Wzrost gospodarczy i towarzyszący mu rozwój rynku pracy niejako obliguje pracodawców do zapewnienia pracownikowi komfortu pracy. Polityka podróży służbowych nierzadko ma znaczenie w procesie rekrutacji. Jeśli pracodawcy zależy na zdobyciu i utrzymaniu kadry zarządzającej, powinien wprowadzić atrakcyjny program polityki podróży. W niedalekiej przyszłości, system zarządzania podróżami służbowymi przejdzie prawdziwą rewolucję w oparciu o nowoczesne technologie i technologię mobilną. W tym przypadku chodzi przede wszystkim o czas i komfort klienta. Czego można się spodziewać? Różnorodnych aplikacji i platform internetowych, które pomogą stworzyć profil klienta i dostosować ofertę do jego stylu życia, ułatwią niektóre procesy np. obsłużą klienta w recepcji, będą monitorować stan konta i wydatki podczas podróży czy pomogą mu w sytuacjach zagrożenia.
Po przeglądzie globalnych trendów, zaprezentowano wyniki badań przeprowadzonych na gruncie lokalnym przez ARC Rynek i Opinia. Było to badanie przeprowadzone wśród firm mających swoją siedzibę w Polsce, liczących co najmniej 250 pracowników, a dotyczyło zwyczajów osób podróżujących oraz zasad obowiązujących w ich firmach.
Aż 71 proc. respondentów odpowiedziało, że w ich firmie nie ma jednej osoby lub działu odpowiedzialnego za organizowanie i planowanie podróży służbowych w tym zawieranie umów z dostawcami. 35 proc. firm rezerwuje hotele dla pracowników podróżujących służbowo za pomocą systemu rezerwacji online, ale tylko 17 proc. korzysta z jednego konkretnego systemu rezerwacyjnego. Okazuje się również, że najpopularniejszą formą płatności nadal jest karta kredytowa (41 proc.).
Dla firm, które rozważają wybór narzędzia do rezerwacji kilka uwag przytoczył Paweł Rek, dyrektor generalny Amadeus Polska i dyrektor regionalny Amadeus Europa.
– Musimy przede wszystkim zastanowić się, co jest naszej firmie naprawdę potrzebne. Warto tu wziąć pod uwagę takie aspekty, jak zakres narzędzia – czy chcemy rezerwować tylko hotele, czy także bilety na pociąg i np. wynajmować samochody. Bardzo ważnym aspektem jest też zawartość, czy w tym narzędziu znajdziemy hotele, z których najczęściej korzystamy lub które znajdują się blisko siedziby firmy, czy mamy duży wybór ciekawych obiektów. Trzecie pytanie, jakie należy sobie zadać, to takie, w jaki sposób chcemy korzystać z tego narzędzia, czy tylko będziemy rezerwować, czy chcemy także mieć możliwość wykonania płatności i przejścia procesu akceptacji itp. – mówił Paweł Rek.
W trakcie konferencji omówiono, nowe i aktualnie dostępne rozwiązania związane z płatnościami w podróżach służbowych. Firmy mogą wybrać, czy chcą rozliczać się samodzielnie, czy wolą scedować to na TMC (travel management companies), które przejmą płatności i zajmą się fakturowaniem. W zależności od tego na jaką formę współpracy lub na jakie narzędzie się zdecydują, mogą dopasować odpowiednie rozwiązanie płatnicze od przelewów, przez wirtualne karty kredytowe i tradycyjne plastikowe karty kredytowe.
Podczas panelu poświęconego organizacji konferencji, wyjazdów grupowych i eventów w firmach można było poznać proces z perspektywy hotelu, agencji i narzędzi służących do rezerwacji ofert konferencyjnych i grupowych.
– Cieszymy się, że udało nam się zrealizować konferencję o zasięgu międzynarodowym właśnie w Polsce. Na pewno będziemy chcieli to kontynuować. Z mojej perspektywy najważniejsze jest spotkanie i wymiana doświadczeń, co jest kluczowe w budowaniu przyszłości całego rynku. Ekosfera podróży służbowych jest bardzo szeroka, począwszy od płatności, po narzędzie onlinowe, grupy i spotkania. Głównym tematem naszej konferencji jest klient i jego potrzeby – powiedział Andrzej Molski.
Konferencję podsumował Flavio Ghiringhelli w rozmowie z Greeleyem Kochem. Rozmówcy zwrócili również uwagę na bezpieczeństwo osób podróżujących, jako temat w ostatnim czasie bardzo istotny dla travel managerów, którzy wysyłają pracowników w różne zakątki świata i coraz częściej szukają wsparcia w zapewnieniu im bezpieczeństwa.
Corporate Travel Forum odbyło się 13 czerwca, w Centrum Olimpijskim w Warszawie.
