Z nadzieją w przyszłość - meeting plannerzy i hotelarze podsumowują rok 2010

Początek nowego roku to tradycyjny czas podsumowań. Poprosiliśmy przedstawicieli agencji eventowych, meeting plannerów korporacyjnych oraz przedstawicieli hoteli konferencyjnych o wyrażenie opinii na temat funkcjonowania ich firm w niełatwym dla branży minionym roku. Z opinii tych można się również dowiedzieć, w jaki sposób oceniają oni obecne nastroje w branży, co dostrzegają pozytywnego w minionym roku, a czego chcieliby uniknąć w roku bieżącym oraz jakie są ich życzenia dla kolegów z branży?

Kryzys zdaje się powoli kończyć, choć nadal nie daje o sobie zapomnieć. Sytuacja na rynku spotkań powoli się stabilizuje. Pogorszenie koniunktury wymusiło na niektórych firmach zmiany oraz przeorganizowanie swojej działalności, czego pozytywnym przykładem może być choćby rebranding agencji El Padre; dostosowanie się do nowej sytuacji, a niekiedy nawet zalezienie nowych nisz i pomysłu na działalność. Kryzys spowodował upadek niektórych firm, takich jak Hardwork Communications i powstanie nowych, np. agencji Czarna OFFca.

W okresie spowolnienia gospodarczego wyraźnie spadła liczba organizowanych imprez i wyjazdów motywacyjnych. Agencje, aby utrzymać się na rynku, często były zmuszone zaniżać ceny za realizacje. Trudną sytuację pogłębiał fakt, że firmy coraz częściej próbowały organizować wydarzenia na własną rękę, rezygnując z usług profesjonalnych agencji.

Branża hotelarska również starała się przystosować do trudnej sytuacji wywołanej kryzysem. Zdarzało się nawet, że niektóre hotele rezygnowały z piątej gwiazdki. Tę drogę wybrał, np. warszawski Hilton Warsaw czy krakowski 5-gwiazdkowy hotel Sympozjum, licząc na to, że zmiana kategoryzacji hotelu na cztery gwiazdki przyniesie obiektowi większą korzyść biznesową. Cięcia budżetów w firmach, w wyniku kryzysu, doprowadziły do ograniczenia wydatków na podróże służbowe i obniżenia standardu wyjazdów służbowych.

Czarny kwiecień

Kwiecień można określić jako najbardziej niefortunny miesiąc roku 2010. Tak duża kumulacja nieprzewidzianych i zarazem nieszczęśliwych zdarzeń nie powtórzyła się w żadnym innym okresie minionego roku. Żałoba narodowa skutkująca odwołaniem wszelkich imprez, chmura pyłu wulkanicznego, który sparaliżował skutecznie ruch lotniczy - miały realny, negatywny wpływ na kondycję branży spotkań. Największe konsekwencje bowiem ponieśli właśnie profesjonalni organizatorzy mający zobowiązania zarówno w stosunku do zleceniodawców, jak i podwykonawców.

Zaistniała sytuacja stała się pretekstem do zadania wielu pytań odnośnie przeciwdziałania skutkom nieprzewidzianych wydarzeń w zakresie ponoszonej przez organizatorów odpowiedzialności. W konsekwencji, szukano rozwiązań na gruncie regulacji prawnych, czy też nowych rozwiązań ubezpieczeniowych. Przykładem tu

może być zorganizowanie przez Stowarzyszenie Organizatorów Incentive Travel (SOIT) dyskusji eksperckiej na temat utrudnień w ruchu powietrznym, w związku z przemieszczaniem się pyłu wulkanicznego znad Islandii.
 

Również obiekty hotelowe odczuły pewne konsekwencje ograniczenia ruchu turystycznego w związku z wybuchem wulkanu. Bardziej dotkliwa okazała się dla nich jednakże powódź, która dotknęła znaczne rejony Polski, zwłaszcza w okresie wiosennym. Przesadne doniesienia mediów o rozmiarze kataklizmu skutkowały odwoływaniem rezerwacji w miejscach rzekomo lub realnie dotkniętych powodzią, pogłębiając kryzys w tej branży.

W poszukiwaniu standardów

Jednym z istotniejszych i od dawna istniejących problemów branży eventowej są nieuczciwe praktyki, takie jak kopiowanie scenariuszy czy też ofert, tak jak to było w przypadku agencji Forsail, która zarzuciła firmie o zbliżonym profilu działalności, skopiowanie części swojej oferty. Jak widać branża powoli zaczyna jawnie mówić o negatywnych bohaterach takich zdarzeń. Być może w tym, tkwi klucz do podniesienia poziomu etycznego branży?

W ubiegłym roku pojawiły się również bardziej sformalizowane inicjatywy propagujące dobre praktyki w branży. Stworzenie Kodeksu Organizatora Incentive Travel to jedno z ważniejszych dokonań SOIT w roku ubiegłym. Powstał on z myślą o ustaleniu standardów, podniesieniu jakości usług, budowaniu pozytywnego wizerunku branży.

Stowarzyszenia integrują branżę

Miniony rok okazał się ciekawy w życiu stowarzyszeń branżowych. Swoją działalność wznowiło Stowarzyszenie Branży Eventowej (SBE). Zmiany dotyczyły składu Zarządu, a także nowej organizacji działań oraz wizerunku. Zostały także wytyczone konkretne cele i kierunek, w którym SBE zamierza podążać.

Stowarzyszenie Incentive Travel stało się natomiast propagatorem redefinicji celów branży incentive travel. Koncepcja wyjazdu motywacyjnego nabrała szerszej perspektywy. Nie skupia się obecnie już tylko na elemencie gratyfikacyjnym. Nabiera dodatkowego wymiaru i jest postrzegany jako narzędzie marketingu bezpośredniego i strategiczny element polityki sprzedaży. Temu miały, m.in. służyć - udział sektora incentive w konkursie marketingu bezpośredniego - Golden Arrow, czy spotkanie „Nowe spojrzenie na incentive travel”, podczas którego uczestnicy debatowali nad tym, czy incentive zaliczyć można do działań z obszaru marketingu bezpośredniego będącym efektywnym narzędziem biznesowym.

Nastroje w branży eventowej

Choć nadal utrzymują się tendencje kryzysowe, ale już coraz częściej można się spotkać z nastrojami optymistycznymi, pomimo utrzymującej się nieprzewidywalności na rynku. Tak, w wielkim skrócie, można ocenić ze strony agencji eventowych zeszły rok w branży.

- W mijającym roku zdecydowanie rzadziej słyszeliśmy hasło "kryzys". Kryzys przestał być chyba tak często stosowaną wymówką, jak miało to miejsce w 2009 roku. Wiele agencji znalazło swoje nowe miejsce na rynku, inne zmieniły zupełnie profil działalności a jeszcze inne, startujące w tym trudnym okresie, zahartowały się w boju na kolejne lata - mówi Piotr Niewiadomski, współwłaściciel Fabryki Adrenaliny.

- Nastroje w branży panujące w 2010 roku były tak samo nieprzewidywalne jak budżety imprez. My na szczęście nie odrzucamy żadnego zapytania, nawet jeśli budżet jest wyjątkowo niski, tym samym nasz nastrój jest zawsze optymistyczny, a to zdecydowanie pomaga - mówi Przemek Pichalski, Dyrektor Marketingu BARTBO.
 

- Rok 2010 przyniósł na polskim rynku eventowym poprawę sytuacji w stosunku do roku ubiegłego. Zauważyliśmy zwiększone zainteresowanie klientów organizacją imprez, zarówno zewnętrznych (dla klientów, partnerów, mediów), jak i wydarzeń wewnętrznych, przygotowywanych z myślą o pracownikach. Ubiegły rok był dla naszej branży znacznie trudniejszy. Mimo, że Polsce udało się przejść przez kryzys bez większych negatywnych konsekwencji, informacje napływające ze świata spowodowały w firmach duży nacisk na wprowadzanie oszczędności. Dość wyraźnie odbiło się to na kondycji firm działających w obszarze marketingu, który jest zwykle pierwszym elementem obejmowanym cięciami budżetowymi. W roku 2010 nastąpiło uspokojenie oraz powrót firm do przekonania o wadze nawiązywania i podtrzymywania bezpośrednich relacji z otoczeniem biznesowym również z pomocą wydarzeń o charakterze eventowym. Dostrzegalny jest także wzrost zainteresowania organizacją eventów dla pracowników, które były dotychczas jednym z ważniejszych punktów na liście oszczędności. Firmy dostrzegły jednak, że rozczarowanie pracowników i związane z tym konsekwencje okazały się mieć o wiele większe znaczenie, niż oszczędności związane z zaniechaniem realizacji tego typu imprez - mówi Marta Dunin-Michałowska, założycielka i prezes Mea Group.

Okiem meeting plannera korporacyjnego

Część firm, przykładowo Kompania Piwowarska, stawiała w zeszłym roku na stałą współpracę z agencjami zewnętrznymi, licząc na ich wszechstronne i kompleksowe podejście do organizacji eventów. - W Kompanii Piwowarskiej cenimy i wykorzystujemy kompetencje fachowców w dziedzinie organizacji i realizacji aktywności

eventowych. W znakomitej większości eventy realizowane są przez stałych partnerów BTL-owych naszych marek. Rozwiązanie takie pozwala na wykorzystanie doświadczenia ludzi zatrudnionych w dziale eventowym Agencji oraz wiedzy na temat marki i jej celów skumulowanej w działach strategii i kreacji danej Agencji - mówi Krzysztof Bogacz, BTL Menedżer Kompanii Piwowarskiej. - Zdarza się również, że działania eventowe lub ambientowe stanowią przedmiot dodatkowego procesu przetargowego i realizowane są przez agencję, która nie jest partnerem stale współpracującym z marką. W tym roku wykorzystywaliśmy event jako element większych, kompleksowych akcji. W naszych akcjach stanowił on zwieńczenie długoterminowego programu lub nagrodę dla aktywnych konsumentów. Jako narzędzie  o relatywnie małym zasięgu event efektywnie realizuje cele aktywności w połączeniu z innymi narzędziami marketingu 360 - dodaje Krzysztof Bogacz.

Meeting plannerzy korporacyjni starają się również łączyć doświadczenie agencji zewnętrznych z wiedzą i pomysłami wewnętrznego działu firmy - organizującego wydarzenia. Jak się okazuje szczególnie cenieni przez firmy są podwykonawcy elastyczni i oferujący przemyślane i … oszczędne rozwiązania.

- W minionym roku zrealizowaliśmy wszystkie zaplanowane dla Hochland Polska wydarzenia. Eventy, wyjazdy incentive czy konferencje nie stanowią naszego głównego obszaru zainteresowania, ale kilka ciekawych projektów udało się nam zrealizować i jesteśmy z nich bardzo zadowoleni. Przy realizacji naszych projektów współpracujemy z agencjami zewnętrznymi organizującymi eventy bądź wyjazdy incentive, ale jest to współpraca kreatywna, wiele naszych autorskich pomysłów jest adaptowana - oczywiście w miarę możliwości. Przy wyborze takich firm bierzemy pod uwagę kompilację kilku kwestii: warto rozmawiać z ludźmi, którzy faktycznie chcą współpracować - bez tego trudno będzie osiągnąć zamierzony efekt i warto współpracować  z firmami, która realnie patrzą na możliwości wykonawcze. Wbrew obiegowym opiniom oszczędzanie w tej branży jest wartością cenioną. Skończyły się już złote czasy dla podwykonawców, którym klienci byli gotowi zapłacić każdą, nawet bardzo wygórowaną kwotę za realizowane zadania - mówi Jacek Wyrzykiewicz, PR & Trade Marketing Manager w Hochland Polska.

Branża hotelarska wobec kryzysu

Jak sytuację na rynku ocenia branża hotelarska? Tu również utrzymuje się pewne spowolnienie, choć wiele hoteli odnotowuje zwiększenie sprzedaży. Ceny jednak nadal nie wróciły jeszcze do poziomu z czasów przed kryzysem.

- O roku, który właśnie dobiega końca nie mogę jednoznacznie powiedzieć, że był zdecydowanie lepszy od poprzedniego, ale z całą odpowiedzialnością mogę przyjąć założenie, iż można było odczuć wzrost sprzedaży w sektorze usług MICE. Oczywiście skutki ubiegłorocznego spowolnienia są nadal odczuwalne chociażby

w średniej cenie naszych produktów, ale kierunek powoli się zmienia i wbrew opiniom niektórych ekonomistów, że spowolnienie wciąż trwa, jestem pełna pozytywnych myśli co do bieżącego roku - mówi Iwona Kątny, Kierownik Działu PR i Marketingu, Hotel Mazurkas.

- Znając sytuację na lokalnym, dość trudnym rynku - Jurze Krakowsko - Częstochowskiej mogę stwierdzić, że tutaj we wszystkich obiektach sytuacja pod względem ilości zrealizowanych rezerwacji jest dobra i ma charakter zwyżkowy, a w chwili obecnej nastroje hotelarzy są optymistyczne w porównaniu z pierwszym

półroczem 2010 roku - zauważa Renata Hoff, Wice Dyrektor hotelu Centuria.

Branża hotelarska z nadzieją patrzy na rok przyszły również dzięki nowym możliwościom, będącym szansą dla rozwoju rynku konferencyjnego. - Myślę, że branża nastawiona jest pozytywnie do tego, co miało miejsce w roku 2010 i będzie miało miejsce w roku 2011. Pamiętajmy, że z połową bieżącego roku Polska obejmuje przewodnictwo w Radzie Unii Europejskiej, z którą wiąże się wzmożone organizowanie konferencji i spotkań. Na to trzeba patrzeć optymistycznie i z pewnością być na to przygotowanym. Nie byliśmy jednak do tej pory nigdy w takiej sytuacji, więc równie trudno jest nam określić, czego tak dokładnie możemy się spodziewać - mówi Daniel Błaszkiewicz, Dyrektor ds. Sprzedaży i Marketingu Hotelu Anders Resort & Spa.

Na własnym podwórku…

Podsumowując opinie, miniony rok upłynął pod znakiem intensywnej pracy zapewniającej firmom przetrwanie trudnego okresu, ale bez spektakularnych sukcesów.

- W naszej firmie był to rok dość spokojny, ale pracowity. Ilość realizacji wzrosła o kolejne kilka procent w porównaniu do poprzedniego roku. Bez spektakularnych wzrostów, ale systematycznie do przodu. Po roku 2009 pełnym niepewności, 2010 przyniósł stabilizację - mówi Piotr Niewiadomski.

W branży hotelarskiej - podobne nastroje, chociaż coraz częściej hotele odnotowują wzrost sprzedaży, ale nadal kosztem obniżania cen. Kryzys nie wykluczył nowych inwestycji hotelowych, przyczyniając się zarówno do rozwoju branży hotelarskiej, jak również zwiększając konkurencję na rynku.

- Mijający rok postrzegam pozytywnie i bardzo pracowicie. Nie można było przespać tego czasu, bo obecność i widoczność hotelu w branży, poparta zadowolonymi z usług hotelu gośćmi, musiała być ogromna i prowadzona w dobrym kierunku. Po "kryzysowym" roku 2009, rok 2010 był czasem nadziei i rosnących oczekiwań względem obłożenia hotelu, przychodów... Te oczekiwania nie zakończyły się niepowodzeniem. Widać było ożywienie w branży MICE, które przyczyniło się do tworzenia tendencji wzrostowej w działalności hotelu, jednak jeszcze brakuje nam tego rozmachu choćby z roku 2008. Należy nie zapominać także, że jeszcze nie wszystko, co wiąże sie z kryzysem jest za nami więc cały czas musimy czujnie obserwować sytuację na rynku - mówi Daniel Błaszkiewicz. Ten trend wzrostowy, który notujemy dał nam także możliwość realizacji, wcześniej zatrzymanych, planów inwestycyjnych - dodaje.

- Rok 2010 był dla Hotelu Gdańsk już trzecim rokiem działalności, jeszcze lepszym od roku 2009 pod względem ilości sprzedanym pokoi. Przychody utrzymały się jednak na podobnym poziomie, z uwagi na niższą cenę średnią. Pojawienie się na rynku nowych hoteli wymusiło wzmożoną konkurencję cenową. Mimo wszystko rok 2010 uznajemy za bardzo udany - ocenia Paulina Hinz, Marketing Manager, Hotel Gdańsk. - Nasz mini browar Brovarnia Gdańsk otrzymał tytuł Top Produktu Pomorza, Hotel Gdańsk natomiast został nominowany do tytułu "Firma z przyszłością" - mówi Paulina Hinz.

- W bieżącym roku, pomimo zapowiadanego rok wcześniej kryzysu na rynku hotelarskim, HOTEL CENTURIA WELLNESS & SPA odnotował wzrost sprzedaży usług zarówno w zakresie sprzedaży pokoi hotelowych, jak i usług konferencyjnych, czy usług SPA. Zostaliśmy zauważeni nie tylko na lokalnym rynku, ale także w skali kraju i nagradzani wielokrotnie za wysoką jakość naszych usług - mówi Renata Hoff, Wice Dyrektor hotelu Centuria.

Dla niektórych agencji pomimo kryzysu ostatni rok - to czas rozwoju. Niemały w tym udział miały dotacje zewnętrzne.

- Rok 2010 przyniósł nam ogromne zmiany. Najważniejsza z nich to przeprowadzka do nowej siedziby i nowe osoby, które dołączyły do naszego zespołu. Nowa siedziba firmy to efekt starań o dofinansowania unijne. Rok 2010 zaskoczył nas mile informacją o tym, że przeszedł do realizacji nasz projekt o wartości 4,5 mln złotych. Dzięki takiemu wsparciu udało nam się kupić kolejne quady, segwaye, motorówkę, bungie run, samochody transportowe, mechanicznego byka rodeo, całą masę dmuchańców dla dzieci - zjeżdżalnie, zamki do skakania. I ta najważniejsza rzecz - czyli budowa nowej siedziby, potężnej nowoczesnej hali łączącej dobrze zorganizowany i wyposażony magazyn z częścią biurową. Unijna dotacja to niepowtarzalna szansa na dalszy prężny rozwój, w czasie bardzo silnie rosnącej konkurencji, cieszymy się, że udało nam się ją wykorzystać - mówi Przemek Pichalski, Dyrektor Marketingu BARTBO.

Firmy organizują wiele imprez integracyjnych. Rozwój rynku wymusza na organizatorach jednakże nowe rozwiązania, pomysły. 

- Tradycyjnie zorganizowaliśmy najwięcej imprez typowo integracyjnych, w wielu firmach ciągle powraca problem z wewnętrznymi relacjami pracowników. Non stop klienci stawiają nam wymagania - poszukują nowych atrakcji, oczekują coraz to innych wrażeń i emocji. Dlatego bacznie śledzimy nowinki i ciągle dokupujemy urządzenia i sprzęt, który pomoże sprostać wymaganiom rynku - mówi Przemek Pichalski.

- Odnotowaliśmy znaczny wzrost liczby otrzymywanych briefów i zapytań ofertowych. W bieżącym roku w nadsyłanych zapytaniach widać jednak echo kryzysu - większa liczba briefów nie idzie w parze ze wzrostem budżetów przeznaczanych na organizację eventów. Dodatkowo, rynek organizacji eventów staje się w Polsce coraz bardziej rozdrobniony. Stale obserwujemy trend, w ramach którego przedstawiciele największych agencji odchodzą i zakładają własne biznesy. Klienci jednak, mimo okrojonych budżetów, nadal mają wysokie oczekiwania, co do jakości organizacji powierzanych agencjom imprez, a to wymaga zarówno wysokich nakładów osobowych, jak i finansowych, nie wspominając o doświadczeniu zespołów. Dla Mea Group rok 2010 okazał się bardzo dobry. Zostaliśmy zaproszeni do wielu przetargów, z których dużą część wygraliśmy. Realizowaliśmy w tym roku zarówno duże zewnętrzne eventy, jak i wydarzenia i spotkania na mniejszą skalę. My również musieliśmy stawić czoło wyzwaniu, jakim jest realizacja ciekawej, atrakcyjnej imprezy w ramach niewielkiego budżetu. Z radością jednak przyznaję, że udało nam się to osiągnąć we wszystkich przypadkach. Zwiększone zainteresowanie firm naszymi usługami, a także z sukcesem przeprowadzone w tym roku projekty były jednymi z elementów, które przyczyniły się do naszej decyzji o rozszerzeniu zakresu świadczonych przez nas usług i zmiany nazwy oraz identyfikacji wizualnej. Biorąc pod uwagę liczbę zapytań ofertowych, jakie spłynęły do nas w ostatnim kwartale, przewidujemy, że rok 2011 będzie zarówno dla całej branży, jak i firmy Mea Group jeszcze bardziej korzystny - mówi Marta Dunin-Michałowska, założycielka i prezes Mea Group.
 

Życzymy aby…

Czego można życzyć branży eventowej? Z pewnością dużych budżetów na realizacje, ale także wzrostu znaczenia event marketingu, dobrej koniunktury oraz inspirujących i ciekawych realizacji.

- Życzę naszym klientom na 2011 rok coraz to lepszych budżetów na planowane wydarzenia. Jest to życzenie, które ucieszy też organizatorów, bo pozwoli realizować ciekawsze projekty, a takie właśnie uzyskują uznanie naszych klientów - mówi Piotr Niewiadomski.

- Sobie i branży mogę życzyć wielu nietypowych zleceń, które pozwolą nam wzbić się na wyżyny kreatywności i nie dadzą nam wpaść w sidła rutyny - życzy Przemek Pichalski.

- Myślę, że w 2011 roku możemy wspólnie życzyć sobie wzrostu znaczenia event marketingu w strategiach firm, a co za tym idzie wzrostu budżetów naszych klientów - mówi Iwona Kątny.

Daniel Błaszkiewicz natomiast życzyłby całej branży hotelarskiej - optymizmu, nowych pomysłów, organizacji spektakularnych imprez i stale powracających gości do hotelu.

Jak można podsumować bieżący rok? Z pewnością był rokiem niełatwym. Kryzysy, oprócz oczywistych skutków, takich jak zmniejszenie obrotów, spadek ilości zleceń, zmniejszenie budżetów czy zwolnienia mają również i pozytywne strony. Weryfikują kondycję firm i wymuszają nowe rozwiązania. W rezultacie branża nabiera dojrzałości, paradoksalnie wzmacnia się - zgodnie ze znanym przysłowiem - „co nas nie zabije - to nas wzmocni”.

Autor: Agata Siekierska

Serwis MeetingPlanner.pl wyraża zgodę na udostępnienie tego artykułu na stronach innych serwisów internetowych. Warunkiem opublikowania artykułu jest umieszczenie w jego sąsiedztwie następującej informacji: "Artykuł pochodzi z serwisu MeetingPlanner.pl" oraz przekierowania na stronę: https://www.meetingplanner.pl. Treść artykułu należy skopiować w całości, podając autora i nie zmieniając jego treści merytorycznej.