Organizując wydarzenia branżowe, staramy się na bieżąco udoskonalać formy spotkań, które proponujemy meeting plannerom. Pilnie zbieramy wszystkie opinie odnośnie naszych realizacji i staramy się wyciągać wnioski, tak aby w jak największym stopniu odpowiadać na potrzeby uczestników.
Chcąc poznać potrzeby i opinie obu stron biorących udział w warsztatach MP Fast date: meeting plannerów i usługodawców eventowo-konferencyjnych, zadaliśmy uczestnikom kilka pytań odnoszących się do formuły spotkań - face to face, integracji branży, współpracy na linii Obiekt- Agencja-Usługodawca.
Z komentarzy wynika, że format spotkań indywidualnych w cztery oczy uważany jest za bardzo efektywną formę kontaktów biznesowych. Jedną z silnych potrzeb branży jest bez wątpienia wzajemna integracja, bo to właśnie ona ma duży wpływ na skuteczność kontaktów biznesowych. Wśród wymienianych problemów branży pozostają kwestie niewystarczającej komunikacji, niezrozumienia potrzeb czy brak indywidualnego podejścia do klienta.
Poniżej przedstawiamy kilka zebranych komentarzy odnoszących się do spotkań w formacie MP Fast Date.
CZY FORMAT WARSZTATÓW FAST DATE JEST EFEKTYWNĄ FORMĄ KONTAKTÓW BIZNESOWYCH?
Agnieszka Dawidowicz, Specjalista ds. Marketing i PR, Soflab Technology: Fast Date- czyli kilkugodzinny program spotkań indywidualnych, to świetny pomysł na efektywną formę prezentacji, podczas których my, zaproszeni meeting planerzy, mieliśmy okazje zapoznać się z propozycjami zaproszonych obiektów hotelowo- konferencyjnych, a także firm oferujących atrakcje dla grup. 15 minutowe spotkania dały możliwość bezpośredniej rozmowy, a także uzyskania odpowiedzi na pytania o konkretne aspekty oferty. Możliwość poznania osób, do których wysyłam swoje zapytania ofertowe, była dla mnie dodatkowym atutem warsztatów. Dobra komunikacja między zleceniodawcą a zleceniobiorcą to postawa udanej realizacji.
Przemysław Pichalski, Dyrektor ds. Marketingu, BARTBO: Każdy kontakt biznesowy w wersji face to face jest efektywną formą kontaktów. Najlepiej współpracuje się z osobami, które mieliśmy okazję poznać bo wzrasta nasze poczucie bezpieczeństwa - tylko przez kontakt bezpośredni jesteśmy w stanie ocenić czy poznana osoba „nadaje na tych samych falach” i czy współpraca potoczy się bezproblemowo. Fast date daje niesamowitą możliwość tego typu spotkań z kilkoma osobami tego samego dnia, przy czym rozmowy schodzą do konkretów bo zegarek tyka nieubłaganie - niesamowita oszczędność czasu a jak wiadomo czas to pieniądz.
Paulina Kacperska, Dyrektor Marketingu i Sprzedaży Grupy Hotelowej MOLO: Fast Date jest dla mnie bardzo ciekawą i innowacyjną formą współpracy na rynku spotkań branży MICE. Kontakt bezpośredni z potencjalnym lub nawet obecnym już Klientem daje możliwość rozmowy, wymiany doświadczeń itp. Miło się spotkać z osobą, którą najczęściej znamy „wirtualnie”. Inicjatywa Fast Date połączona z wyjazdem i zabawą dla meeting plannerów i hotelarzy to moim zdaniem strzał w dziesiątkę.
Aleksander Martin, Właściciel Silver Media: Fast Date to bardzo ciekawy i rzadko spotykany sposób tworzenia relacji biznesowych. Pozwala w stosunkowo krótkim czasie zapoznać się z ofertami wielu firm. Daje to dużą oszczędność czasu i maksymalizuje efekty, a jak wiadomo czas to pieniądz.
Magdalena Sienczewska, General Director International Event: Warsztaty w formie Fast Date to ciekawa, a zarazem bardzo łatwa forma dotarcia i poznania oferty usługodawców. Uważam, że nawet jedna z najlepszych. Na terenie naszego kraju jest wiele ciekawych i atrakcyjnych miejsc, niestety często informacje dotyczące tych obiektów podane w internecie czy w papierowych wersjach folderów nie prezentują pełnej oferty oraz możliwości danego obiektu. Z doświadczenia mogę powiedzieć, że częściej oferujemy naszym klientom miejsca, które mieliśmy możliwość sami widzieć i ocenić. Podczas Fast Date w hotelu Magellan w dniach 27-28 sierpnia 2011 r. mieliśmy możliwość poznania oferty zarówno obiektów hotelowych, jak i innych usługodawców związanych z organizacją eventów. Oprócz standardowych informacji, były również zaprezentowane usługi, o których znaczna część uczestników wcześniej nie wiedziała.
Osobiście najbardziej zainteresowały mnie hotele SPA, ich bogata oferta oraz bliskie położenie, ok. 200 km od centrum biznesowego Polski - Warszawy. Ciekawą propozycją jest możliwość przeprowadzania zabiegów dla kilkunastu, a nawet kilkudziesięciu osób w tym samym czasie, tym bardziej, że coraz częściej otrzymujemy zapytanie ofertowe od naszych klientów odnośnie organizacji wyjazdów VIP, najchętniej do kameralnych ośrodków SPA, gdzie uczestnicy mogą się zrelaksować podczas zabiegów. Dodatkowym atutem zaprezentowanych miejsc jest także możliwość integracji naszych gości np. przy degustacji wytwornych win czy w salonie wytwornej whisky.
Znając te informacje, zdecydowanie łatwiej jest nam - agencjom eventowym - zaproponować klientom idealne miejsce do realizacji różnego typu imprez.
CZY CZĘSTO WSPÓŁPRACUJECIE Z AGENCJAMI EVENTOWYMI LUB INCENTIVE CZY RACZEJ ORGANIZUJECIE WYDARZENIA NA WŁASNĄ RĘKĘ?
Agnieszka Dawidowicz, Specjalista ds. Marketing i PR, Soflab Technology: Organizujemy wydarzenia na własną rękę, ale nie wykluczamy współpracy z agencjami eventowymi w przyszłości.
Z JAKIMI PROBLEMAMI SPOTYKACIE SIĘ PODCZAS WSPÓŁPRACY Z PARTNERAMI BIZNESOWYMI?
Agnieszka Dawidowicz, Specjalista ds. Marketing i PR, Soflab Technology: Największe utrudnienie to brak dobrej komunikacji. Składa się na to kilka czynników: niezrozumienie zapytania, a dokładniej - oferta przesłana przez hotel, która nie uwzględnia oczekiwań zawartych w zapytaniu; Brak indywidualnej opieki nad Klientem - ideałem byłoby kontaktować się z jedną osobą, z przedstawicielem, który będzie mi towarzyszył także podczas realizacji; Brak indywidualnego podejścia do Klienta - otrzymuję standardowe oferty, zamiast odpowiedzi na moje zapytanie; Długi okres oczekiwania na odpowiedź na zapytanie – mam tu na myśli informację zwrotną chociażby o dostępności terminu.
Przemysław Pichalski, Dyrektor ds. Marketingu, BARTBO: Większość kwestii problemowych z którymi się spotykamy wynikają z różnic postrzegania. Dlatego usilnie staramy się uświadamiać klienta i przedstawiać prawdziwie wyobrażenie na temat przebiegu imprezy tak żeby było jak najbliższe rzeczywistości, którą klient zastanie na imprezie. Jednak wiadomo każdy z nas odbiera rzeczywistość inaczej, dlatego ważne jest aby znaleźć wspólny język i rzetelnie informować o szczegółach.
Aleksander Martin, Właściciel Silver Media: Najczęstszym problemem jest zgodność pierwotnych ustaleń z efektem końcowym. Nie zawsze wszystko jest dla każdego oczywiste, a diabeł tkwi w szczegółach. Zdarza się, że drobne z pozoru rzeczy, pominięte podczas ustaleń, mogą urosnąć do rangi problemu. Bywa też, że hotel próbuje "upchnąć" kilka wydarzeń jednocześnie w tym samym miejscu, co czasem może dezorientować przybyłych na miejsce uczestników. Często też brakuje zaplecza, gdzie można przechować rzeczy.
CZY BRANŻY SPOTKAŃ POTRZEBNE SĄ SPOTKANIA INTEGRACYJNE?
Agnieszka Dawidowicz, Specjalista ds. Marketing i PR, Soflab Technology: Jestem zdecydowanie na tak. Takie spotkania to doskonała okazja do wymiany doświadczeń, uwag i pomysłów, to także możliwość poznania miejsc i obiektów, oferujących rozmaite rozwiązania eventowe. Kreatywne towarzystwo gwarantuje świetną zabawę, ale to co najważniejsze, to możliwość dyskusji na temat naszej pasji, bo eventy to nie tylko praca - to pasja.
Przemysław Pichalski, Dyrektor ds. Marketingu, BARTBO: Myślę, że zdecydowanie potrzebne jest integrowanie branży. Wiele osób znamy ze służbowych kontaktów biznesowych, ale jest to tylko i wyłącznie wirtualna znajomość. Często bywa tak, że z daną osobą wiele razy mieliśmy okazję wymienić e- maile, porozmawiać przez telefon, ale nie wdzieliśmy jej nigdy. Kontakt bezpośredni przełamuje wiele barier, można zmienić formę komunikacji - skrócić dystans - przejść na ”Ty „. Sądzę, że wiele koleżanek i kolegów z branży chętni weźmie udział w spotkaniach branżowych pozostaje jedynie wybrać odpowiedni termin i organizatora - bo jak wiadomo gdy organizujemy spotkania dla naszych klientów sami nie będziemy mogli oderwać się od obowiązków.
Aleksander Martin, Właściciel Silver Media: W każdej branży potrzebne są spotkania pozwalające na wspólną integrację. Szczególnie w branży eventowej, która powinna świecić przykładem. Spotkania integracyjne pozwalają lepiej się poznać, a to przekłada się bezpośrednio na jakość współpracy biznesowej. O wiele łatwiej pracować z osobami, które się zna prywatnie, niż z ludźmi zupełnie obcymi, bo przecież biznes w dużej mierze opiera się na wzajemnym zaufaniu i zrozumieniu wzajemnych potrzeb.
Magdalena Sienczewska, General Director International Event: Takie spotkania branży eventowej są dla nas jako event managerów bardzo cenne. Oprócz poznania oferty usługodawców możemy się również zintegrować i poczuć jak nasi goście, mimo że na co dzień jesteśmy dla siebie konkurencją.
W JAKI SPOSÓB DOCIERACIE DO SWOICH KLIENTÓW? KTÓRĄ FORMĘ PREFERUJECIE LUB UWAŻACIE ZA NAJBARDZIEJ SKUTECZNĄ?
Przemysław Pichalski, Dyrektor ds. Marketingu, BARTBO: Staramy się działać wszechstronnie, stosunkowy mocny nacisk stawiamy na pozycjonowanie w Internecie. Większość klientów aby rozeznać się w rynku poszukuje informacji na stronach www. Po pierwszym kontakcie e-mailowym lub telefonicznym zachęcamy do spotkań bezpośrednich i w zależności od preferencji klienta dochodzą one do skutku bądź nie Chętnie też bierzemy udział w nowatorskich propozycjach pozyskania kontaktów biznesowych np. Fast Date.
Aleksander Martin, Właściciel Silver Media: W dobie elektronicznych środków komunikacji poczta elektroniczna stała się najpopularniejszym sposobem komunikacji. Przy okazji ta forma kontaktu jest niezwykle szybka i wygodna oraz pozwala na przechowywanie pełnej historii korespondencji, co jest jej niewątpliwym atutem. Podczas negocjacji oczywiście najważniejszą formą są bezpośrednie spotkania, bo przecież większość treści przekazywana jest w sposób niewerbalny. Gesty, mimika, postawa stanowią aż 80 procent przekazu i o tym należy bezwzględnie pamiętać.
Magdalena Sienczewska, General Director International Event: Odnośnie sposobu kontaktu z klientami, to oczywiście korzystamy z tradycyjnych narzędzi takich jak mailing czy kontakt telefoniczny. Uważam jednak, że zdecydowanie najlepszą i najbardziej skuteczną formą kontaktu i pozyskiwania nowego klienta jest kontakt bezpośredni. Bardzo często korzystamy również z naszych personalnych kontaktów biznesowych oraz z poleceń.
Paulina Kacperska, Dyrektor Marketingu i Sprzedaży Grupy Hotelowej MOLO: Oczywiście kompatybilność i synergia wszystkich tych form daje najlepsze efekty. Najważniejszym ogniwem łączącym te wszystkie formy jest oczywiście człowiek. Profesjonalny i doświadczony Specjalista ds. Sprzedaży i Marketingu to prawdziwy skarb.
JAKIE ZNACZENIE DLA HOTELU MA KLIENT BIZNESOWY?
Paulina Kacperska, Dyrektor Marketingu i Sprzedaży Grupy Hotelowej MOLO: Zarówno dla Hotelu MAGELLAN jak i Centrum MOLO, czyli dwóch kluczowych obiektów wchodzących w skład Grupy Hotelowej MOLO, klient biznesowy ma znaczenie strategiczne. Na dzień dzisiejszy znaczną część przychodów generuje właśnie Klient Biznesowy. W przełożeniu na liczby jest to ok. 50 spotkań miesięcznie. Zazwyczaj spotkania w naszych obiektach łączą ze sobą konferencję, szkolenie, kongres z integracją i dobrą zabawą. Outdoory zewnętrzne, tematyczne eventy wieczorne i zabiegi SPA - z tych form rozrywki korzystają zazwyczaj Grupy odwiedzające nasze obiekty.
JAK UKŁADA SIĘ WAM WSPÓŁPRACA Z ORGANIZATORAMI WYDARZEŃ - Z AGENCJAMI CZY TEŻ KLIENTAMI BEZPOŚREDNIMI?
Paulina Kacperska, Dyrektor Marketingu i Sprzedaży Grupy Hotelowej MOLO: Ze względu na długoletnie doświadczenie w branży i profesjonalizm śmiało mogę powiedzieć, że problemów jest coraz mniej. Zasada „lepiej zapobiegać niż leczyć” w tym przypadku doskonale się sprawdza. Często przewidujemy, wyprzedzamy potrzeby Organizatorów tak aby efekt końcowy, czyli pobyt w naszych obiektach, był doskonale zorganizowanym przedsięwzięciem. Oczywiście niedostateczna komunikacja, puste zapytania, długi proces decyzyjny, często brak doświadczenia i dostatecznej wiedzy ze strony Klientów bezpośrednich w organizacji spotkań to codzienność każdego Hotelarza.
Zapraszamy do obejrzenia fotorelacji z wydarzenia: KLIKNIJ TU.
źródło: MeetingPlanner.pl