Pozyskiwanie wydarzeń priorytetem Warsaw Convention Bureau

Warsaw Convention Bureau w 2016 r. pozyskało 151 zapytań (RFP) na organizację wydarzeń w Warszawie. 32 z tej puli to wydarzenia potwierdzone. Wśród pozyskiwanych wydarzeń 21 to spotkania dla po wyżej 1500 uczestników. WCB podsumowało swoją działalność w 2016 roku.

W chwili obecnej działające w ramach Warszawskiej Organizacji Turystycznej Warsaw Convention Bureau pozyskuje 112 wydarzeń, z których 34 dotyczą grup uczestników powyżej 500 osób. Z szacunków WCB wynika, że 32 pozyskane w 2016 roku wydarzenia wygenerują z samych tylko noclegów wygenerują 7,8 lmn zł dla lokalnej gospodarki.

Wygrać wydarzenia
Jednym z najnowszych sukcesów biura jest pozyskanie 4-dniowej konferencji z branży IT na listopad 2020 roku, w której udział weźmie 1000 osób i zarezerwowanych zostanie 2700 noclegów (ich szacowana wartość to ponad 800 tys. zł). Co ważne Warszawa wygrała z tak kluczowymi destynacjami jak Edynburg, Madryt, Barcelona i Bruksela. Spośród pozyskanych w ostatnim czasie wydarzeń WCB wymienia też World Small Animal Veterynary Association Congress 2020, na który przybędzie 3400 uczestników z całego świata. Kongres zagości w tej części Europy po raz pierwszy. Innym ważnym pozyskanym wydarzeniem jest European Congress of Psychiatry 2019 dla 3000 uczestników.
Do najważniejszych aktualnie realizowanych przedsięwzięć WCB zalicza prowadzenie prac nad pozyskaniem dla Warszawy międzynarodowego konwentu Rotary International w 2023, 2024 lub 2025 roku. Prace nad projektem trwają od grudnia 2015 roku. Według szacunków Rotary Polska, organizacja konwentu w Warszawie przyniosłaby ogólnokrajowy zysk w wysokości 400 mln zł. Według szacunków Warsaw Convention Bureau, sama branża hotelarska zyska na wydarzeniu 40 mln zł. Potencjalna liczba uczestników to 30 tys., co przełożyć by się miało na 180 tys. roomnights.
Jak zaznacza WCB, obecnie zbliżają się dwa kluczowe etapy konkursu: w czerwcu wytypowane zostaną trzy lub cztery miasta, które wejdą do finału konkursu. Na przełomie lipca i sierpnia odbędą się wizyty studyjne, a w październiku ogłoszony zostanie zwycięzca. Jak informuje WCB, w celu zwiększenia szans Warszawy na organizację spotkania, w czerwcu dyrektor Warsaw Convention Bureau Mateusz Czerwiński będzie gościem Rotary Polska podczas konwentu Rotary International w Atlancie.

Kluczowe to pozyskać
Pozyskiwanie wydarzeń jest kluczową działalnością Warsaw Convention Bureau, podkreślała, podsumowując działania WOT, dyrektor biura Monika Białkowska. Podstawowa przyczyna takiego kierunku działalności to ekonomia. Organizowanie spotkań generuje wysokie przychody dla miasta gospodarza. Zgodnie ze statystykami (International Congress & Convention Association) ICCA opracowanymi na podstawie danych ogólnoświatowych, organizacja trzydniowego kongresu dla ok. 1000 uczestników może oznaczać dla lokalnej gospodarki przychód wysokości nawet 8,5 mln zł. Choć WCB oszacowało zachowawczo wobec prognoz ICCA, że trzydniowy kongres w stolicy, to dla Warszawy przychód ok. 2 mln zł.
Koncentracja Warszawskiej Organizacji Turystycznej (w ramach której działa WCB), na rynku spotkań spowodowana jest także tym, że wśród 65 członków stowarzyszenia większość związana jest z tą częścią branży.

Ja to robić?
WCB pozyskuje wydarzenia poprzez aktywne wyszukiwanie potencjalnych klientów, odpowiedź na zapytania ofertowe oraz udział w konkursach destynacji. Dwa stanowiska, w ośmioosobowym zespole, przeznaczone są do pracy nad zapytaniami ofertowymi. W ramach tych działań przygotowywane są także prezentacje i bid booki.
Pracownicy WCB dzielą rodzaje kontaktów z potencjalnymi organizatorami wydarzeń w Warszawie na: pozyskane kontakty z klientami w ramach sprzedaży aktywnej, leady, zapytania RFP. W zależności od tego, na jakim etapie znajduje się potencjalny klient, pracownicy biura stosują odrębny zestaw procedur.
Wśród innych ważnych działań, zmierzających do pozyskania biznesu spotkaniowego WCB zaznacza ofertę wsparcia dla zagranicznych klientów pragnących zorganizować swoje wydarzenie w Warszawie (w jej zakres wchodzi np. bezkosztowa oferta obiektu na jeden z punktów programu), prezentowanie zagranicą oferty Warszawy na konkretne pozyskiwane kongresy, spotkania z lokalnymi ambasadorami kongresów oraz udział w zagranicznych targach branżowych (IMEX i IBTM). WCB jest członkiem ICCA, i jak zaznacza aktywnie korzysta z bazy stowarzyszenia, która jest podstawą do pozyskiwania zapytań na organizację międzynarodowych kongresów stowarzyszeń.
WCB stworzyło także program organizacji i wsparcia wizyt studyjnych dla międzynarodowych organizatorów spotkań. Bo złożeniu wniosku, ze szczegółowym planem takiej wizyty ich organizatorzy mogą otrzymać wsparcie w wysokości od 3 do 5 tys. zł. Biuro we współpracy z firmą Z-Factor monitoruje także rynek spotkań w stolicy, czego efektem jest raport dotyczący organizacji spotkań w Warszawie.

Skąd decyzje
Jak pokazują wyniki feedbacku pozyskanego przez WCB, najczęstszą przyczyną decyzji o organizacji wydarzenia w Warszawie jest najkorzystniejsza oferta warszawskiego dostawcy, co rozumieć można jako dobrą relację ceny do jakości. Na kolejnych miejscach są m.in. oferta wsparcia destynacji, walory obiektu lub usługi, choć 69 proc. respondentów nie udzieliło w ogóle odpowiedzi na to pytanie. Połowa zapytanych o przyczynę nieorganizowania wydarzenia w Warszawie mimo wcześniejszego zainteresowania, również nie udzieliła odpowiedzi. W przypadku 21 proc. o wyborze innej destynacji zdecydowała lepsze oferta konkurencji, w przypadku 15 proc. powodem była anulacja wydarzenia lub za małe / nieodpowiadające klientowi obiekty i brak dostępności. Wśród przyczyn pojawiają się także większa atrakcyjność konkurencyjnej destynacji, preferencje uczestników wydarzenia, brak wsparcia lokalnego ambasadora czy niedostateczna liczba połączeń lotniczych.
Warszawa najczęściej przegrywała z Pragą, Amsterdamem, Kopenhagą i Berlinem.
Przedstawiciele Warsaw Convention Bureau zaznaczają również, że barierą w procesie pozyskiwania wydarzeń (w szczególności kongresów) jest brak w stolicy centrum kongresowego. Dlatego też WCB wspiera projekt budowy centrum kongresowo-wystawienniczego na błoniach Stadionu PGE Narodowy. Hala widowiskowa w tym obiekcie miałaby liczyć 18 tys. miejsc a powierzchnia kongresowa wynosić 20 tys. m kw. Do roku 2019 ma również powstać co najmniej 10 nowych hoteli (skategoryzowanych od dwóch do pięciu gwiazdek), które zwiększą bazę o 2200 pokojów.

Stowarzyszenia i korporacje
Z ogólnej charakterystyki rynku stowarzyszeniowego obsługiwanego przez WCB wynika, że średnia długość kongresu to cztery dni i trzy noce, średnio uczestniczy w nim 1177 osób, a średnia wartość roomnights to 1 256 310 zł. Średnio czas pomiędzy otrzymaniem zapytania (RFP), a realizacją wydarzenia to dwa lata, choć zdarzają się także projekty, w przypadku których proces ten trwa siedem lat.
Rynek korporacyjny obsługiwany przez WCB, to spotkania nieco krótsze – trwające średnio trzy dni i dwie noce. Znacznie krótszy jest także czas między otrzymaniem zapytania, a realizacją wydarzenia – średnio wynosi sześć miesięcy. Średnia liczba uczestników wydarzeń korporacyjnych to 710 – w przypadku konferencji i 280 – w przypadku incentive travel. Wartość roomnigts dla konferencji korporacyjnych to średnio 214,5 tys. zł, dla podróży motywacyjnych – 49,5 tys. zł. Przy czym zaznaczyć należy, że w obu przypadkach jest to rynek międzynarodowy, nie polski.
WCB koncentruje się obecnie na pozyskiwaniu wydarzeń, uznając że Warszawa jest już dobrze znana wśród organizatorów spotkań, dlatego kwestie promocyjne i wizerunkowe nie są priorytetem. W najbliższym czasie Warszawska Organizacja Turystyczna planuje powiększyć zespół przeznaczony do obsługi rynku spotkań, działać na rzecz zwiększenia liczby członków (jak dotąd z powodów wątpliwości etycznych odmówiono członkostwa jednemu obiektowi)

Warszawska Organizacja Turystyczna jest stowarzyszeniem o charakterze publiczno-prywatnym. Od 2014 roku w skład WOT wchodzi także Warsaw Convention Bureau. Zadaniem powstałej jednostki jest działanie na rzecz rozwoju gospodarczego Warszawy poprzez aktywne wspieranie partnerów działających w szeroko rozumianym sektorze turystyki indywidualnej i biznesowej. Jednym z najważniejszych celów działalności Organizacji jest rozwój rynku MICE.