Kontakty, relacje, zapytania – podsumowanie MP Fast Date® Destinations Day
Pierwsze spotkanie otwierające cykl MP Fast Date® Destinations Day pokazało, że jest wiele możliwości współpracy pomiędzy przedstawicielami convention bureaux, wydziałów promocji i turystki jednostek samorządowych a przedstawicielami biznesu eventowego. Organizatorem wydarzenia jest MeetingPlanner.pl.
Pierwszy MP Fast Date® - Destinations Day, który odbył się w Centrum Konferencyjnym Kopernik (w Centrum Nauki Kopernik) w Warszawie, zgromadził przedstawicielami convention bureaux, organizacji turystycznych, wydziałów promocji i turystki jednostek samorządowych, odpowiadających za promocję dystancji pod kątem turystyki biznesowej, oraz planistów spotkań z agencji eventowych, PCO, DMC a także klientów korporacyjnych i stowarzyszeniowych. Spotkanie miało formułę opartą na szybkich, 15-minutowych, indywidualnych „randkach biznesowych”.
Rozmowy biznesowe, o wartości partnerstwa i poszukiwanie dobrych praktyk
Kluczową, biznesową część spotkania poprzedziła część merytoryczna. W jej ramach uczestnicy rozmawiali o instytucji convention bureau, możliwościach współpracy w obszarze promocji, pozyskiwania i wsparcia organizacji wydarzeń. Jak się okazuje, jest to temat, który cały czas wart jest podejmowania, ze m.in. ze względu na to, że biura promocji i marketingu miejsc, a w szczególności biura convention mogą mieć różną strukturę, formę prawną oraz zakres działań. Chociaż ich cel zawsze będzie ten sam. Swoimi doświadczeniami podzielili się Mateusz Górski (Lubelskie Convention Bureau), Tomasz Koralewski (Łódzka Organizacja Turystyczna), Dominika Polus (D-Side), Małgorzata Przygórska-Skowron (Kraków Convention Bureau).
Rozmowa podczas tej części wydarzenia dotyczyła także jednego z narzędzi wykorzystywanych w budowaniu pozycji destynacji na rynku organizacji wydarzeń czyli wizyty studyjnej. Na przykładzie serii wyjazdów studyjnych MP MICE Tour® Sopot realizowanych przez MeetingPlanner.pl dla Stowarzyszenia Turystycznego Sopot zaprezentowane zostały dobre praktyki, w realizacji takiej wizyty, które gwarantują jej skuteczność i efektywność.
Uczestnicy spotkania poznali także możliwości Centrum Konferencyjnego Kopernik, które przedstawiła Anna Woda, kierownik Działu Organizacji Konferencji i Imprez, Centrum Nauki Kopernik. Prezentację potencjału pod kątem organizacji wydarzeń Centrum Nauki Kopernik dopełnił pokaz specjalny w najnowocześniejszym w Polsce planetarium. W jego ramach uczestnicy MP Fast Date® Dastinations Day zobaczyli najnowszą produkcję Planetarium Niebo Kopernika – film „Halo Ziemia”.
Część biznesowa, jak każde spotkanie z cyklu MP Fast Date® miała formułę 15-minutowych spotkań, odbywających się według wcześniej zaplanowanego grafika. Wyjątek stanowiła runda otwarta, podczas której meeting plannerzy sami wybierali rozmówców.
Wiedza na temat możliwości destynacji – potencjału infrastruktury, atrakcji turystycznych i kulturalnych, współpracy z lokalną branżą – jest z jednej strony niezbędna w walce o pozyskanie organizacji wydarzeń, z drugiej stanowić może inspirację do tworzenia nowych ofert. Co ważne, współpraca z convention bureau nie dotyczy jedynie pozyskiwania dużych międzynarodowych kongresów, a odbywać się może na wielu płaszczyznach.
Duża rozpoznawalność, brak wiedzy na temat oferty eventowej i możliwości współpracy
Jak podkreślają przedstawiciele biur marketingu miejsc, rozpoznawalność ich destynacji pod kątem organizacji wydarzeń jest duża, co nie oznacza, że przekłada się na dużą liczbę realizacji.
– Podczas spotkania MP Fast Date® zauważyliśmy, że Gdańsk jest bardzo rozpoznawalną marką. Każdy, kto odwiedził nasz stolik podczas spotkań, znał naszą destynację, choć gości interesowały dodatkowe, bardziej szczegółowe informacje, zwłaszcza w temacie współpracy z Gdansk Convention Bureau i obiektów na wydarzenia – mówi Michał Brandt, starszy specjalista ds. promocji i marketingu biznesowego, Gdańska Organizacja Turystyczna, w ramach której działa Gdańsk Convention Bureau.
– Warmia i Mazury jest rozpoznawalną wśród planistów spotkań destynacją. Jednakże, jak podkreślają organizatorzy wydarzeń, potencjał tego regionu nie został jeszcze w pełni przez nich wykorzystany. Liczmy na to, że zacieśnienie współpracy Convention Bureau Masuria z planistami zaowocuje efektywną i efektowną współpracą – mówi Ewelina Krzywosz, specjalista ds. marketingu, Convention Bureau Masuria (działające w ramach Lokalnej Organizacji Turystycznej „Ziemia Mrągowska”).
– Wrocław jest rozpoznawalną destynacją, co potwierdzały liczne wypowiedzi uczestników w trakcie rozmów. Mieli oni świadomość tego, że jest miejscem, gdzie odnajdą się ich klienci oraz posiada potencjał do organizacji różnego typu wydarzeń, dla różnych grup odbiorców, którzy dobrze się odnajdują w stolicy Dolnego Śląska. Jako Convention Bureau na co dzień spotykamy się z różnymi zapytaniami od potencjalnych organizatorów wydarzeń, stąd łatwiej nam potwierdzić, iż każdy znajdzie tu coś dla siebie – mówi Agnieszka Szymerowska, project coordinator, Convention Bureau – Wrocław.
– Tylko kwestią czasu jest odkrycie Gdyni jako miejsca spotkań ze względu na jej potencjał i możliwości. W tym kontekście, nie jest bez znaczenia fakt, że Gdynia w porównaniu z innymi miastami, nie jest miejscem opatrzonym. Ważna jest świadomość oczekiwań potencjalnych organizatorów a drugiej strony otwartość na te oczekiwania i chęć współpracy. Zrozumienie potrzeb obu stron jest kluczem do sukcesu – zaznacza Ewa Kosakowska, zastępca naczelnika wydziału, Wydział Komunikacji Społecznej i Informacji, Urząd Miasta Gdyni.
– Łódź wśród części partnerów jest już rozpoznawalnym i sprawdzonym produktem oferującym dobrą jakość za rozsądną cenę. Naszym atutem są także centralne położenie i związana z tym doskonała dostępność komunikacyjna dla głównych ośrodków miejskich na terenie kraju, co przy spotkaniach ogólnokrajowych ma niebagatelne znaczenie. Nie bez znaczenia są również prężnie działające uczelnie wyższe i unikatowe miejsca realizacji spotkań, zwłaszcza w kontekście dziedzictwa postindustrialnego czy obiektów pełniących niegdyś funkcje pałacowe, które obecnie jako placówki muzealne również nadają się do organizacji spotkań. Wciąż jednak jest znacząca grupa organizatorów, którzy znają Łódź ale sprzed kilku lub kilkunastu lat i ich wizerunek miasta już zdecydowanie odbiega od rzeczywistości. To właśnie te osoby będziemy chcieli do Łodzi zaprosić i pokazać im zmiany, jakie u nas zachodzą i możliwości z tym związane w zakresie przemysłu spotkań. Jedno jest pewne - przed nami dużo pracy – podkreśla Tomasz Koralewski, prezes zarządu Łódzkiej Organizacji Turystycznej.
– Udział w spotkaniu był doskonałą okazją do przedstawienia planistom spotkań kolejnej mocnej strony Poznania, jaką jest bogata oferta incentive. Stolica Wielkopolski znana jest już bardzo dobrze jako miejsce organizacji światowej rangi wydarzeń targowych, kongresów i konferencji. Tym razem postanowiliśmy położyć nacisk na prezentację licznych możliwości i atrakcji, które wykorzystane mogą zostać w programach podróży integracyjnych, motywacyjnych czy korporacyjnych. Co ważne skupiliśmy się nie tylko na samym mieście, ale i najbliższych okolicach. I myślę, że wielokrotnie zaskoczyliśmy naszych rozmówców przedstawioną oferta – mówi Jan Mazurczak, prezes Poznań Convention Bureau (Poznańska Lokalna Organizacja Turystyczna).
Pytania o konkrety, ale i zaskoczenie ofertą
Mimo dużego poziomu rozpoznawalności, w większości destynacji, meeting plannerzy pytali o wiele szczegółów i możliwości dotyczących konkretnych realizacji.
– Na przykład jedna z uczestniczek pytała o miejsca związane z charakterem działalności jej firmy, gdzie mogłaby zabrać swoich klientów, pracowników w celu zorganizowania wydarzenia albo ciekawej wycieczki – mówi Agnieszka Szymerowska, Convention Bureau – Wrocław.
– Pewnym zaskoczeniem był właśnie cały czas funkcjonujący wśród części planistów wizerunek Łodzi jako ośrodka przemysłowego, co obecnie praktycznie w ogóle nie ma zastosowania. Wprawdzie czerpiemy pełnymi garściami z tego dziedzictwa, ale funkcje dawnych fabryk obecnie są zupełnie inne. Obecnie są to biura, hotele, restauracje, kluby muzyczne czy centra konferencyjne lub ośrodki kultury i sztuki. Łódź podlega gruntownej rewitalizacji zarówno w sferze tkanki miejskiej, jak również w sposobie myślenia mieszkańców. Na obydwu tych polach wciąż mamy wiele zadań do realizacji, zwłaszcza w kontekście starań Łodzi o organizację w 2022 roku tzw. Małego Expo właśnie pod hasłem: "Łódź - City Reinvented". Oby się udało - głosowanie już pod koniec 2017 roku – relacjonuje Tomasz Koralewski.
– Zaskoczeni byliśmy znajomością rynku i zmian, jakie zaszły w Poznaniu na przestrzeni ostatnich lat. Jednak ten boom na nowe hotele, znakomite restauracje oraz oferowane przez nas wsparcie często znane jest jedynie z doniesień medialnych, a nie osobiście. W efekcie prawie każde spotkanie kończyliśmy umówieniem się na wizytę studyjną w Poznaniu, co nas bardzo cieszy – mówi Jan Mazurczak.
– Cieszy nas duża liczba pytań i chęć nawiązania współpracy ze strony planistów. To, co było zaskakujące, to fakt, że wielu naszych gości nie współpracowało do tej pory z convention bureaux, gdyż nie zdawało sobie sprawy z pomocy, jaką mogą one zaoferować – podkreśla Michał Brandt, Gdańsk Convention Bureau.
Na jaki rodzaj współpracy liczą planiści spotkań?
Spostrzeżenia Michała Brandta, iż wielu meeting plannerów nie współpracowało do tej pory z convention bureaux, gdyż nie zdawało sobie sprawy z pomocy, jaką mogą one zaoferować, było bardzo częśto podkreślane przez gości wydarzenia, reprezentujących agencje eventowe, PCO, DMC czy specjalizujących się w incentive travel. Na jaki więc rodzaj współpracy najczęścię liczą organizatorzy wydarzeń?
– Przede wszystkim na dostęp do informacji oraz ułatwienia przy organizacji spotkań, takie jak zapewnienie materiałów czy polecenie zaufanych firm transportowych, cateringowych itp. Bardzo dużo pytań dotyczyło też specyfikacji poszczególnych miejsc, zwłaszcza tzw. unique venues. My dodatkowo polecaliśmy naszą darmową aplikację „GCB Event” – mówi Michał Brandt.
– Wielu meeting plannerów pytało o możliwość organizacji oryginalnych wycieczek po Wrocławiu i kontaktów do firm, które mogłyby im pomóc takowe zorganizować w mieście. Poruszali też kwestie organizacji wydarzeń w ciekawych miejscach, poza hotelami czy centrami konferencyjno-kongresowymi. Prosili o zarekomendowanie miejsc i na taką współpracę przede wszystkim liczą, jak również na pomoc przy skontaktowaniu się z właściwymi osobami z obiektów, lokalnych podwykonawców, jak również pomoc przy BID-owaniu oraz wspólnego pozyskiwania wydarzeń dla naszej destynacji – wymienia Agnieszka Szymerowska.
– Planiści spotkań liczą na research obiektów, które są niemalże „szyte na miarę” ich nietuzinkowych wydarzeń. Convention Bureau Masuria doskonale zna zasoby destynacji, dlatego wyszukanie wychodzących poza sztampę miejsc spełniających oczekiwania organizatorów spotkań nie stanowi dla nas problemu – mówi Ewelina Krzywosz.
– Planiści przede wszystkim wypytywali nas bardzo dokładnie o obiekty oraz ofertę typu incentive. Jest to więc przede wszystkim udzielanie bogatej informacji na temat lokalnego rynku i łączenie w pary kupujących ze sprzedającymi, tak aby najlepiej dopasować ofertę. Myślę, że w tym obszarze działające neutralnie i niepobierające za to żadnej prowizji convention bureaux mają ogromne pole do popisu. Z drugiej strony wielu naszych rozmówców dopytywało o coraz szerszy pakiet świadczeń miasta na rzecz organizacji spotkań, np. bijący rekordy popularności rekordowo tani bilet na komunikację miejską z rekomendacją Poznań Convention Bureau – zaznacza Jan Mazurczak.
– Podzieliłbym oczekiwania planistów na dwie grupy. Pierwsza, tzw. wyjadacze – znają już Łódź, robią tu dużo wydarzeń i znają szerokie możliwości oferowane przez nasze miasto. Czasem potrzebują jednak danych, materiałów czy zachęt, aby przekonać swoich klientów, że to właśnie w Łodzi warto jest zorganizować spotkanie. Ich pytania i prośby są już bardzo sprecyzowane i ukierunkowane na rozwiązanie konkretnych problemów (problemy z dostępnością sal, pomysły na urozmaicenie wieczorów, materiały dla uczestników konferencji etc.). Druga grupa - mógłbym ich nazwać zaciekawionymi nowicjuszami – coś słyszeli o Łodzi, ale nie do końca mają świadomość, czego mogą od naszego miasta oczekiwać, jakie są nasze wyróżniki. W budowaniu relacji z reprezentantami tej grupy musimy zaczynać pracę od podstaw - czyli od prezentacji, czym właściwie jest dzisiaj Łódź, od naszych mocnych stron i ewentualnych problemów. To sprowadza się do wspomnianej wcześniej organizacji podróży studyjnej po Łodzi (organizacji wizyt studyjnych poświęcony był także osobny panel podczas tego spotkania - przyp. red.) – podsumował Tomasz Koralewski.
Holistyczne podejście do destynacji i budowani relacji biznesowych
Taka formuła spotkani cieszyła się dużym zainteresowaniem ze strony meeting plannerów, którzy poszukują pełnej informacji o destynacji i są bardzo otwarci na możliwości współpracy, których dotąd nie znali lub nie praktykowali. Dostrzegli to także przedstawiciele biur marktetingu miejsc.
– Pierwszy raz uczestniczyliśmy jako Convention Bureau – Wrocław w tego typu wydarzeniu i muszę przyznać, iż było ono owocne, skutkowało nawiązaniem licznych kontaktów, które mamy nadzieję kontynuować. Jest to dobra okazja, aby w jednym miejscu dać możliwość spotkania się organizacjom, którym zależy na rozwoju przemysłu spotkań i wydarzeń w Polsce, a w szczególności do zainteresowania, przekazania nowości, jakie pojawiają się w danych destynacjach. Liczymy na kontynuację cyklu z Destinations Day – podsumowuje Agnieszka Szymerowska.
– To świetne wydarzenie i bardzo dobry sposób budowania relacji. Jesteśmy zadowoleni z udziału w tej edycji MP Fast Date®. Mamy nadzieję, że kontakty, które nawiązaliśmy przyczynią się do jeszcze większej popularności Gdańska wśród planistów – podsumowuje Michał Brandt.
– Bardzo wysoko oceniam dobór partnerów do rozmów, miejsce organizacji samego workshopu oraz obsługę organizatorską. To, co ewentualnie podlega korekcie, to liczba równoległych spotkań wynikających zapewne z dużej liczby partnerów. W trakcie kilku 15-minutowych rund mieliśmy niekiedy troje rozmówców na raz, co w naszym przypadku było problematyczne, gdyż po drugiej stronie była tylko jedyna osoba. Wcześniejsza informacja o znaczącym zainteresowaniu wydarzeniem z pewnością dałaby nam szansę na lepsze przygotowanie się do workshopu. Z całą pewnością Łódzka Organizacja Turystyczna weźmie udział w kolejnych edycjach wydarzenia, już w mocniejszym składzie aby i pięć równoległych spotkań nie było dla nas problemem – zaznacza z uśmiechem Tomasz Karolewski.
– To znakomite i chyba nasze ulubione narzędzie do budowania relacji i pozyskiwania biznesu. Pozwala nam w bezpośredniej rozmowie przedstawić nasze miasto, ale jednocześnie przygotować często w czasie rzeczywistym dedykowaną ofertę pod naszego rozmówcę. Kto wie jednak, czy nie najważniejsze jest po prostu nawiązywanie osobistych relacji i pokazywanie, że owszem współpraca z nami przynosi szereg korzyści dla planistów, ale i jest po prostu fajna – podsumowuje z uśmiechem Jan Mazurczak.
– MP Fast Date® Destiantion pozwala na stworzenie owocnych relacji biznesowych, bo świat biznesu to tak naprawdę świat ludzkich relacji – podkreśla Ewelina Krzywosz.
Partnerami pierwszego MP Fast Date® Destinations Day byli: Centrum Konferencyjne Kopernik, Royal Catering, Get Response, Syskonf, Rent Design oraz MTM.
Spotkanie odbyło się 31 maja.
zobacz FOTORELACJĘ
