Studium przypadku: Maraton UNESCO w ICE Kraków

W ICE Kraków odbyła się trwająca jedenaście dni 41. sesja Światowego Komitetu Dziedzictwa UNESCO. W wydarzeniu organizowanym przez Ministerstwo Kultury i Dziedzictwa Narodowego wraz z Miastem Kraków i Polskim Komitetem ds. UNESCO wzięło udział 2500 uczestników. Za realizację wydarzenia odpowiadała agencja Berm.
 

Venue: Centrum Kongresowe ICE Kraków
Operator: Krakowskie Biuro Festiwalowe
Organizatorzy: Ministerstwo Kultury i Dziedzictwa Narodowego wraz z Ministerstwem Spraw Zagranicznych, Ministerstwem Spraw Wewnętrznych i Administracji, Narodowym Instytutem Dziedzictwa oraz Miasto Kraków i Polski Komitet do spraw UNESCO
Organizator wykonawczy i koordynator: Narodowy Instytut Dziedzictwa
PCO: Berm i  Centrum Kongresowo-Targowe
Data: 2 – 12 lipca 2017 r.
Liczba uczestników: 2500 osób

O Sesji Komitetu Światowego Dziedzictwa UNESCO
Spotkania Komitetu Światowego Dziedzictwa należą do najbardziej prestiżowych wydarzeń, które co roku odbywają się na świecie. To także skomplikowane przedsięwzięcie logistyczne. Przedstawiciele 21 państw – stron, wybieranych spośród 193, które podpisały Konwencję w sprawie ochrony światowego dziedzictwa kulturalnego i naturalnego (1972 r.), odpowiadają za wdrożenie Konwencji w sprawie ochrony światowego dziedzictwa kulturalnego i naturalnego, dysponują środkami Funduszu światowego dziedzictwa, a także podejmują decyzje o wpisaniu obiektów na Listę światowego dziedzictwa.
Tegoroczna sesja Komitetu odbyła się w Centrum Kongresowym ICE Kraków w dniach 2 – 12 lipca. Polska po raz drugi w historii została członkiem Komitetu, lecz pierwszy raz była państwem – gospodarzem sesji Komitetu Światowego Dziedzictwa, który jest głównym organem wykonawczym Konwencji UNESCO – Organizacji Narodów Zjednoczonych dla Wychowania, Nauki i Kultury.
Na Liście światowego dziedzictwa UNESCO w 1978 roku wśród pierwszych 12 obiektów znalazła się historyczna część Krakowa, obejmująca Stare Miasto, Wzgórze Wawelskie oraz dzielnicę Kazimierz ze Stradomiem.

Wyzwania
41. sesja Komitetu Światowego Dziedzictwa UNESCO była najdłuższym i najbardziej zaawansowanym logistycznie spotkaniem, jakie do tej pory odbyło się w ICE Kraków.
Przygotowania do wydarzenia trwały siedem miesięcy, w trakcie których odbyły się dwie oficjalne wizyty przedstawicieli UNESCO oraz ponad 20 wizyt studyjnych organizatora, podwykonawców i koordynatorów prac z różnych zakresów. Krakowskie Biuro Festiwalowe, operator ICE Kraków, oddelegowało do prac nad sesją siedem osób z różnych działów i departamentów (prawny, techniczny, sprzedaż, realizacja i produkcja).

Aranżacja przestrzeni
Na potrzeby realizacji sesji każda przestrzeń ICE Kraków została specjalnie zaaranżowana:

• Salę Audytoryjną o układzie półwinnicy zmieniono w Salę Plenarną w układzie class room ze stanowiskami pracy dla blisko 400 delegatów, członków komitetu wykonawczego, prezydium. W tym celu wymontowano kilkaset krzeseł oraz zainstalowano specjalnie zaprojektowane biurka.
• Sekretariaty i biura opracowujące dokumenty na potrzeby sesji zaaranżowano w Zespole Sal Konferencyjnych ICE Kraków dzięki technologii mobilnych ścian akustycznych.
• Sala Teatralna oraz połowa Sali Kameralnej, a także kilka mniejszych sal spotkań w układzie boardroom stały się biurami dla organizacji doradczych oraz przedstawicieli UNESCO.
• Garderoby przekształcono w małe biura dla organizacji doradczych i instytucji – np. ministerstw państwa gospodarza. Przestrzenie do organizacji eventów państw goszczących zaaranżowano w trzypoziomowym, przeszklonym foyer z widokiem na Wzgórze Wawelskie.
• Połowa Sali Kameralnej i podziemna Sala S5 to miejsca, w których odbywały się małe prelekcje, pokazy filmowe, wystawy wraz z małymi bankietami.

Bezpieczeństwo
Bezpieczeństwo uczestników sesji było dla organizatorów wydarzenia priorytetem. Przez kilka miesięcy odbywały się systematyczne narady i spotkania specjalnie powołanego sztabu. Policja, Biuro Ochrony Rządu, Państwowa Straż Pożarna, Straż Miejska, Straż Graniczna oraz przedstawiciele Urzędu Miasta Krakowa i innych instytucji państwowych i samorządowych (Sanepid, Pogotowie Ratunkowe, Zarząd Infrastruktury Komunalnej i Transportu, Krakowskie Biuro Festiwalowe) to tylko niektóre z podmiotów, które odpowiadały za przygotowanie obiektu do sesji. W ICE Kraków przeprowadzono kontrole stanu bezpieczeństwa pożarowego i sanitarnego, ćwiczenia straży pożarnej wraz z symulacją zagrożenia, a bezpośrednie sąsiedztwo Centrum Kongresowego objęto strefą ze ścisłą kontrolą dostępu.
Ze względu na wymogi bezpieczeństwa i standardy UNESCO było to pod względem zabezpieczenia obiektu najbardziej zaawansowane wydarzenie, jakie do tej pory odbyło się w ICE Kraków.

Sesja w liczbach

• 1966 delegatów
• 3009 wydanych identyfikatorów
• ponad 1000 osób zaangażowanych w obsługę
• od 200 do 700 policjantów zabezpieczało przebieg sesji każdego dnia
• 38 żandarmów wojskowych strzegło bezpieczeństwa
• 29 000 razy sprawdzono osoby wchodzące do ICE Kraków
• 35 eventów towarzyszących zrealizowano w ICE Kraków
• 51 zaaranżowanych pomieszczeń
• 400 gniazdek elektrycznych i sieciowych doprowadzono do biurek w Sali Audytoryjnej
• 100 mkw. to powierzchnia ekranu LED o rozdzielczości 4K zamontowanego w Sali Audytoryjnej
• 20 772 wydanych publikacji

Komentarze
prof. Jacek Purchla, przewodniczący Komitetu Światowego Dziedzictwa
Ta sesja to świetny przykład, jak kultura jest ważna dla budowania wizerunku Polski w świecie. Mimo że dostosowanie obiektu wymagało od miasta, czyli pracowników Krakowskiego Biura Festiwalowego, które jest operatorem ICE Kraków sporo wysiłku, obiekt spełnił oczekiwania zarówno sekretariatu UNESCO, jak i uczestników sesji.

David Martel, conference officer CLT / CCS, UNESCO
Od ponad 20 lat piastuję stanowisko conference officera w sekcji kulturalnej UNESCO. Po raz pierwszy natomiast organizowaliśmy sesję w tego typu obiekcie. Sala Audytoryjna została przekształcona w Salę Plenarną. Było to spore wyzwania dla nas wszystkich, jednak pokazało ono także, że jest to możliwe. Mogę szczerze powiedzieć, że sesja w Krakowie, dzięki elastyczności obiektu, była jedną z najbardziej innowacyjnych.

Katarzyna Piotrowska, kierownik zespołu zadaniowego Narodowego Instytutu Dziedzictwa ds. organizacji 41. sesji KŚD w Polsce
Organizacja 41. sesji Komitetu Światowego Dziedzictwa to bardzo duże i skomplikowane przedsięwzięcie, które wymagało zaangażowania kilku resortów, wielu służb zajmujących się porządkiem publicznym i bezpieczeństwem oraz szerokiego grona podwykonawców. Współpracę na wszystkich szczeblach koordynował Narodowy Instytut Dziedzictwa we współpracy z Ministerstwem Kultury i Dziedzictwa Narodowego, który był odpowiedzialny za koncepcję i harmonogram realizacji wydarzenia, a także zajmował się merytorycznym przygotowaniem polskiej delegacji sprawującej czteroletni mandat w Komitecie. W zespole zadaniowym pracowało 35 osób, które realizowały część zadań i jednocześnie nadzorowały prace kilkuset podwykonawców. Oferta sesji była bardzo rozbudowana i bogata w atrakcje – uczestnicy mogli skorzystać z propozycji wizyt w wybranych miejscach światowego dziedzictwa oraz uczestniczyć w ponad 50 tzw. side eventach, czyli dodatkowych prelekcjach, wystawach i wydarzeniach kulturalnych organizowanych przez poszczególne państwa. Wszystkie działania na etapie realizacji zadania przebiegały sprawnie i jako organizatorzy byliśmy w stanie odpowiedzieć na potrzeby i wymagania UNESCO oraz oczekiwania ponad 2000 uczestników z całego świata.

Janusz Jabłoński, prezes zarządu agencji Berm
Jesteśmy bardzo zadowoleni z efektu, jaki osiągnęliśmy. Cały nasz zespół liczący ponad 120 osób ciężko pracował na sukces 41. sesji Komitetu Światowego Dziedzictwa. Zaangażowany team, który w każdej chwili pomimo zmęczenia dawał z siebie wszystko, Centrum Kongresowe ICE Kraków spełniające najwyższe standardy oraz ścisła współpraca z zamawiającym – Narodowym Instytutem Dziedzictwa – sprawiły, że sesja oficjalnie została uznana za najlepiej jak dotąd zorganizowany zjazd.

Izabela Helbin, dyrektor Krakowskiego Biura Festiwalowego, operatora ICE Kraków
Zorganizowanie jednego z najważniejszych na świecie wydarzeń, które gromadzi gości z niemal każdego kraju świata, było dla nas sporym wyzwaniem, ale także pozwoliło nam się wiele nauczyć. Realizacja sesji pokazała, że ICE Kraków nie ma ograniczeń. To także sygnał dla przedstawicieli przemysłu spotkań, że Kraków jest w stanie przyjąć najbardziej prestiżowe imprezy. Do portfolio zrealizowanych wydarzeń, w którym obecnie znajdują się m.in. Światowe Dni Młodzieży, UEFA Euro 2012 czy UEFA Euro U21, dziś dołącza 41. sesja Komitetu Światowego Dziedzictwa UNESCO.