Branża eventowa szkoliła się na Event Talks

Uczestnicy warsztatów Event Talks mogli poznać zarówno przykłady zastosowania nowoczesnych technologii w eventach, jak i pomysły na organizowanie przedsięwzięć niskobudżetowych, w których najważniejszy jest niebanalny scenariusz. Było to pierwsze spotkanie w ramach projektu, który realizuje Agnieszka Ciesielska.

Pierwsze szkolenie z cyklu Event Talks odbyło się w Warszawie, 21 września, w sali kinowej „Czary” mieszczącej się w restauracji Winosfera.
Organizatorka spotkania Agnieszka Ciesielska, właścicielka firmy Everitum.pl, prowadząca blog EventowaBlogerka.pl, postanowiła podzielić się z uczestnikami zarówno swoim doświadczeniem, jak i pomysłami realizowanymi przez zagraniczne firmy.
 – Dużo rzeczy „magazynuję” pod potrzeby mojego bloga, ale mam też świadomość, że jest to wiedza, którą można jakoś „sprzedać”, gdyż ma ona wartość dla profesjonalistów – mówiła. – Brakuje w Polsce szkoleń dla profesjonalistów z branży eventowej. Są takie szkolenia za granicą, śledzę rynki, na przykład w Wielkiej Brytanii czy w USA, gdzie oferowane są różnego stopnia studia w tym zakresie, także studia podyplomowe, kształcące na wyższym stopniu specjalizacji. U nas szkolenia zwykle dotyczą podstawowej wiedzy. Moje szkolenia mają uzupełniać tę lukę – dodała.
– Świat się digitalizuje, 67 procent decyzji zakupowych podejmowanych jest drogą elektroniczną, 57 procent osób dokonuje wyboru celu podróży na podstawie własnego researchu w internecie. Przemysł eventowy też musi iść z tym trendem – wyjaśnia.
Spotkanie było podzielone na cztery bloki tematyczne: technologia wykorzystywana na eventach, case study wydarzeń z cyklu „mały budżet – wysokie wymagania”, scenografie i ciekawe produkty eventowe, wykorzystujące nieznane jeszcze w Polsce scenariusze oraz eventowe triki, znane tylko producentom wydarzeń.
Szkolenie było pierwsze z całej serii przedsięwzięć. W założeniu projektu jest odwiedzenie jeszcze kilku  miast w Polsce.

Nowe technologie w służbie eventów
W pierwszej części szkolenia można było zobaczyć przykłady eventów wykorzystujących elementy nowych technologii, takich jak animacje, kierowanie gestami, przezroczyste ekrany, dotykowe elementy, hologramy 3D. Te ostatnie stosowane są na przykład na koncertach, chociażby podczas tourne Michaela Jacksona, realizowanego już po jego śmierci. Na eventach promocyjnych ta technika jest wykorzystywana przy premierach produktów, na przykład nowych samochodów, telefonów czy nowej marki wina. Polega na tym, że widzimy obraz odbity na folii holograficznej. Jest ona dostępna także w Polsce, ale ma pewne minusy – na sali, gdzie odbywa się event, musi być w tym czasie ciemno, a osoby oglądające muszą siedzieć w odpowiednich miejscach, aby widzieć zamierzony efekt.
Ciekawe są projekcje kinetyczne, polegające na tym, że pod sufitem umieszczone są instalacje oraz źródła światła wraz z innymi elementami (lustra czy kuleczki). Źródłem efektów świetlnych mogą także być lasery, jednak warunkiem uzyskania efektu takiej techniki jest odpowiednia wielkość i wysokość pomieszczeń.
Spektakularny efekt daje wznoszenie produktu (na przykład samochodu) ponad scenę, uzyskiwany jest on dzięki elementom podnoszonym lub ekranowi odsłaniającemu.
Ciekawa jest technologia wideo-mapowania, kiedy to powstaje przestrzenna rzeczywistość rozszerzona. Natomiast BlackTrax to system śledzenia pozycji obiektów w środowisku 3D. Każdy śledzony obiekt jest wyposażony w miniaturowe urządzenie (BTBeacon), zawierające diody podczerwieni, żyroskop, akcelerometr oraz malutki transmiter bezprzewodowy. Detektory pozycji to specjalistyczne kamery pracujące w paśmie podczerwieni (BTCamera).
– W większości są to techniki kosztowne i czasochłonne w przygotowaniu, na około 300 eventów wykonywanych przez nas zaledwie 10 wykorzystywało tego typu metody. W Polsce co roku odbywa się zaledwie około 30-40 tego typu eventów – wyjaśniał Maciej Marszał z firmy Legro. – Koszt tego typu przedsięwzięcia może sięgać kilku milionów euro – mówił.
Podczas eventów można także wykorzystywać rozdawane uczestnikom opaski, świecące w rytm muzyki, pełniące jednocześnie funkcję urządzeń do wymiany danych, na przykład wymiany wizytówek, czy do płacenia za usługi.
Zaskakujący efekt może dać zastosowanie dronów. Podczas eventu zorganizowanego w Niemczech drony oprócz tego, że były źródłem światła, nosiły abażury i stawiały je na stolikach.

Taniej nie znaczy gorzej
Ponieważ jednym z problemów branży eventowej jest niski budżet klienta, druga część spotkania dotyczyła właśnie projektów niskobudżetowych, w których najważniejszym elementem jest ciekawy scenariusz.
– Największym wyzwaniem event menadżerów w różnych krajach jest niski budżet klienta, co potwierdzają badania, które przeprowadzono zarówno w Wielkiej Brytanii, jak i w USA, 59 procent biorących w nich udział deklarowało, że robi niskobudżetowe eventy – mówiła Aga Ciesielska
Ciekawy scenariusz to przede wszystkim dobry pomysł, taki jak ten, który wykorzystała jedna firm IT działających w Londynie, do integracji pracowników, budowania zespołu i określenia ich roli w zespole. Uczestnicy spotkania firmowego zostali zaproszeni do włoskiej restauracji, ale jak się okazało na miejscu wcielili się w rolę jej pracowników, zarówno kucharzy jak i kelnerów czy barmanów.
Prezentacja second-handu podczas tygodnia mody w Oslo polegała na tym, że „wybiegiem” zostało wyjście z metra, a „modelami” przechodnie, prezentujący modę codzienną.
Natomiast nagradzany wielokrotnie event zorganizowany dla Rijksmuseum w Amsterdamie (przez agencję Xsaga) polegał na pokazaniu, w jaki sposób uhonorowano 10-milionowego gościa, zapraszając go do spędzenia nocy wśród dzieł Night Watch Gallery.
Trzecia część szkolenia pokazywała przykłady różnych scenografii i atrakcji eventowych, takich jak atrakcje angażujące publiczność. W ostatniej części prowadząca zdradziła kilka tajników organizacyjnych, na przykład dotyczących sprzedaży alkoholu, który został z eventu, czy oddawania niewykorzystanej podczas spotkania żywności potrzebującym.

W szkoleniu uczestniczyło 25 osób, głównie przedstawicieli agencji eventowych oraz PR, a także klientów takich firm.
– Jesteśmy tutaj, bo świat zmienia się bardzo szybko i w odpowiedzi na te zmiany musimy również rozwijać naszą ofertę. Jeśli nie będziemy wiedzieć, jakie mamy możliwości, nie będziemy mieli źródeł inspiracji, nie będziemy czerpać od najlepszych, to trudno mówić o profesjonalizmie – mówiła Monika Falińska z Biura Podróży New Poland.
– Warto uczyć się od ludzi, którzy nie tylko są teoretykami, jeśli chodzi o eventy, ale także biorą udział w czymś, co organizują inni i przeszli przez to na własnej skórze, doświadczając zarówno relacji z klientem, jak i odpowiedzi na jego potrzeby, ucząc się bardzo trudnej sztuki odpowiadania wymaganiom budżetowym. Warto uczestniczyć w takich spotkaniach – dodała.