Anna Nowakowska: Skazani na eventy wirtualne? Niekoniecznie. Eventy plenerowe wracają do gry

Nasza rzeczywistość w czasie pandemii została totalnie zdominowana przez wirtualny świat. Brak możliwości prawdziwych, żywych spotkań, uczestnictwa w wydarzeniach, poskutkował przeniesieniem życia i pracy do świata online. Czy jednak tak będzie wyglądała przyszłość branży MICE? Czy wszystkie szkolenia, konferencje zostaną przeniesione do digitalu? Niekoniecznie. Ludzie potrzebują igrzysk. A zatem w tych trudnych czasach potrzebna jest alternatywa, a moim zdaniem idealną jest właśnie plenerowy event VIP. Pisze Anna Nowakowska, członek Stowarzyszenia Konferencje i Kongresy w Polsce, w cyklu „Okiem eksperta SKKP”.

Nowe wytyczne, nowe regulacje, które mają wpływ na nasze codzienne funkcjonowanie będą obecne z nami już długo. Niemniej jednak wszyscy pragniemy powrotu do normalności i do czasów sprzed pandemii. Branża eventowa przed wirusem COVID-19 była w szczycie rozwoju biznesowego, mówiono że rok 2020 będzie przełomowy dla wielu firm, bo szykowały się prawdziwie spektakularne eventy. Wiele firm planowało huczne obchody swoich jubileuszy – 10-, 20- a nawet 30-lecia. Uroczyste gale, bankiety, ważne konferencje – takie plany niósł rok 2020. To był zdecydowanie czas branży eventowej i czas eventu jako skutecznego narzędzia biznesowego. Niestety wszystko zmienił wirus COVID-19.

Część wydarzeń, które były w trakcie realizacji, udało się przenieść do świata wirtualnego, część została przeniesiona. Jednak to eventy wirtualne, hybrydowe, coś czego jeszcze nie dawno większość z nas się obawiała, z jednej strony stały się naturalną koniecznością i próbą zachowania chociaż części wydarzeń i rozpoczętych projektów, z drugiej jednak strony ich liczba i wysyp połączony ze zdalną pracą, łączeniami na platformach i jeszcze pracą z domu, przeładował psychicznie, technologicznie i emocjonalnie wiele osób. Event wirtualny zorganizowany w taki sposób, abyśmy uczestniczyli w nim w pełni i nie byli rozpraszani przez domowe życie, to prawdziwe wyzwanie. Oczywiście organizatorzy próbują za wszelką cenę przykuć uwagę uczestnika, doprowadzają do wszelkich interakcji z mówcami, aranżując w konkursy, rozmowy w pokojach, czatach, ale wciąż nie jest to to samo. Zrywający Internet, problemy na łączach, w opóźnieniach sygnału, oraz odgłosy domowego życia podczas rozmów biznesowych stały się codziennością, a dla wielu frustrującą rzeczywistością. Społeczeństwo bardziej niż kiedykolwiek zatęskniło za spotkaniami w realu, bezpośrednimi rozmowami. 

Jednym z podstawowych marzeń w czasach przymusowej kwarantanny i tzw. lockdownu, było m.in. wyjście w plener, do parku, na rower, spacer itp. oraz móc spotkać się z ludźmi. Coraz częściej pojawiało się hasło – muszę odpocząć od technologii, komputera, smartfona itp. Potrzebujemy natury, potrzebujemy kontaktu z przyrodą, a przede wszystkim potrzebujemy innych ludzi, interakcji, spotkań realnych, gdyż to one budzą w nas endorfiny i pozytywne emocje. Nie oznacza to, że w dobie koronowirusa nie będziemy korzystali z technologii, wręcz przeciwnie. Czas pandemii pokazał, że obecnie technologia jest niezbędna do funkcjonowania i znacznie ułatwia życie. Systemy do mierzenia temperatur na eventach i w przestrzeni publicznej, skanowanie twarzy, roboty dezynfekujące przestrzeń to tylko część technologicznych rozwiązań, które na stałe zagoszczą w pocovidowym świecie. Jednak można założyć, że w dobie przeładowania technologicznego jakie obecnie obserwujemy, rozwój eventów plenerowych oraz wyjazdów w tzw. głuszę i przysłowiową dzicz może okazać się nowym trendem zarówno w branży turystycznej, jak i MICE.

Ludzie potrzebują spotkań, wymiany wiedzy i doświadczeń, zwykłych rozmów, ale również ciągłej edukacji i podnoszenia swoich kwalifikacji. Zamknięci w ścianach swoich domów marzyliśmy o spotkaniu, chociażby w małym gronie. Póki co korporacje niestety masowo wprowadzają regulacje wewnętrzne i ograniczenia, blokując eventy zewnętrzne. Facebook jako jeden z pierwszych odwołał wszystkie wydarzenia powyżej 50 osób aż do czerwca 2021, uznając je za zbyt ryzykowne i zbyt skomplikowane, by obecnie je realizować. To samo uczyniło wiele innych firm, zawężając swoje wydarzenia do ograniczonej liczby. Wiele budżetów poblokowanych w korporacjach na wydarzenia biznesowe jest nawet do końca roku.

W tym całym trudnym czasie, widząc dużą potrzebę spotkań i realizacji celów biznesowych, część firm szuka alternatyw, doceniając jednocześnie znaczenie eventu jako skutecznego narzędzia. Mówi się o pozytywnym oddziaływaniu spotkań plenerowych, jak również o zwiększonym bezpieczeństwie z uwagi m.in. na nieograniczoną przestrzeń. Plener może być chętniej rozważany przez uczestników wydarzenia z uwagi chociażby na przełamanie bariery psychologicznej społeczeństwa przed zamkniętymi przestrzeniami. Event w plenerze daje wiele możliwości. Przede wszystkim to otwarta przestrzeń, która w czasach gasnącej pandemii może być bardziej bezpieczna dla uczestników. Niemniej jednak nawet w plenerze konieczne są tymczasowe zadaszenia, chroniące uczestników chociażby przed słońcem czy niespodziewanym deszczem. Na rynku dostępnych jest wiele rodzajów zadaszeń tymczasowych, które idealnie sprawdzają się w plenerze. Jednym z bardziej popularnych i najczęściej wybieranym są profesjonalne hale namiotowe i namioty. Zalet organizacji eventów w plenerze można by wymieniać wiele, jednak w dobie pandemii warto zwrócić uwagę na kilka kwestii.

Plenerowe eventy zwykle kojarzą nam się z dużymi koncertami czy festiwalami. Jednak już od pewnego czasu wiele spotkań biznesowych, premier produktów czy nawet uroczystych gal i bankietów odbywało się właśnie w plenerze, w pięknej scenerii dziedzińcu zamku czy ogrodach płacowych, a dokładnie w specjalnie wybudowanej tam hali namiotowej. Bliskość natury, ciekawa sceneria oraz duża przestrzeń zachęcały wielu organizatorów wydarzeń oraz ich klientów do wyboru właśnie takiej formy. Oczywiście eventy te nie zawsze odbywały się pod gołym niebem, a były zabezpieczone profesjonalnym sprzętem namiotowym. Hale namiotowe mają wiele plusów i zalet zastosowania w obecnej sytuacji. Po pierwsze, ich wielkość można dostosować dowolnie do danej liczby osób oraz miejsca. Hale budowane są modułowo z systemów 5-metrowych, co pozwala na dowolną aranżację przestrzeni i dostosowania jej do danych wymogów. Ściany hal namiotowych mogą być otwarte, co zapewni jeszcze większą wentylację i przewiew oraz naturalne wietrzenie. Ściany boczne są wyższe od standardowych ścian w biurach czy tradycyjnych salach konferencyjnych, a dach może być dwuspadowy lub wielospadowy, co zapewni jeszcze większą cyrkulację powietrza i uczucie, że mamy spotkanie w „budynku”, ale jednak w plenerze. Dzięki modułowości oraz dowolnej aranżacji można zastosować oddzielne wejścia i wyjścia w dowolnym miejscu, tak aby uczestnicy spotkania nie musieli się grupować. Oddzielne i niezależne wejścia można również przygotować dla osób pracujących przy wydarzeniu. Można również przygotować specjalne stanowiska do mierzenia temperatur oraz dezynfekcji rąk. Warto też pamiętać o zastosowaniu podłogi do hali namiotowej, co zwiększy bezpieczeństwo konstrukcji oraz zapewni większy komfort uczestnikom, a w przypadku załamania pogody, deszczu a nawet ulewy nie zrobi nam się w namiocie bajorko spowodowane spływającą wodą.

Eventy plenerowe w ostatnich dniach znów zaczęły się cieszyć zwiększonym zainteresowaniem, co potwierdza tylko fakt, że wiele osób przekonuje się do tego typu wydarzeń. I nie mówimy tu tylko o formie pikników itp. Możliwości jest wiele. Chociażby mobilna sala konferencyjna rozstawiana przy siedzibie firmy, fabryki czy przedsiębiorstwa, tak aby pracownicy nie musieli opuszczać swojego miejsca pracy, a jednocześnie mogli skorzystać z ciekawej konferencji, spotkania, eventu czy wewnętrznego szkolenia, zachowując pełen reżim sanitarny i stosując wszelkie obostrzenia i wytyczne. Dodatkowo ogromną zaletą organizacji eventów w halach namiotowych jest możliwość zastosowania przeźroczystych ścian lub ich całkowitego rozsunięcia, wybudowania tarasów oraz powiększania dowolnie przestrzeni namiotowej. Przy sprzyjającej aurze, wiele atrakcji można również zaaranżować na zewnątrz lecz w bliskim sąsiedztwie obiektu tymczasowego.

Czas, który obecnie nastał jest chyba najtrudniejszym, z jakim mieliśmy okazję się spotkać. Niemniej jednak budzi naszą kreatywność i chęć działania oraz próby dostosowania się do nowych możliwości. Wierzymy, że razem nam się uda pokonać wroga, jakimi jest wirus COVID 19 i jego drastyczne skutki gospodarcze w branży eventowej, hotelarskiej i gastronomicznej. Branża eventowa, to zdecydowanie jedna z najbardziej kreatywnych branż. W eventach ważne są emocje, interakcja z uczestnikami ich zaangażowanie. Budowa efektu WOW, rozbudzanie emocji i ponadprzeciętna kreatywność oraz chęć do działania to jej domeny. Tym razem też staniemy na wysokości zadania. Razem nam się uda wyjść z tego zastoju. Trudny czas pokazał, że trzeba szukać nowych możliwości a przede wszystkim wzajemnie sobie pomagać. Wszyscy wierzymy, że niebawem wrócimy na regularne tory, ale zapewne będą to nowe zasady i dlatego może się okazać, że konferencje i eventy plenerowe będą przyjazną alternatywą dla regularnych spotkań a przede wszystkim bezpieczną.

W ciągu ostatniego miesiąca miałam przyjemność współorganizować w plenerze dwa wydarzenia branżowe: pierwsze to Bezpieczne Wesele, a drugie Bezpieczny Event zorganizowany wspólnie z firmą Belvedere Catering. Oba wydarzenia odbyły się w specjalnie wybudowanych halach namiotowych wraz z tarasami na Torze Wyścigów Konnych Służewiec w Warszawie. Ich celem była rozmowa poszczególnych sektorów branż dotyczących odmrażania naszych działalności, nowych procedur i wytycznych oraz sprawnego funkcjonowania i organizacji eventów i wesel w obecnym reżimie sanitarnym. Wszystko jest możliwe. Oba wydarzenia zorganizowane były z zachowaniem wszelkich procedur. W przyjaznej atmosferze, w plenerze, w bezpiecznej hali namiotowej, otwartej i powiększonej o część tarasową, dostosowaną do liczby osób, wyposażone w kabiny dezynfekcyjne, liczne stacje z żelami antybakteryjnymi itp. Branża jednogłośnie wypowiadała się, że chce wrócić do działań, chce wrócić do pracy i prawdziwych spotkań oraz jest na to odpowiednio przygotowana. Eventy w plenerze to z pewnością jeden ze sposobów na powrót do normalności i próbę przywracania eventów. Mocno w to wierzę a hasło „Nie odwołuj, przenieś swoje wydarzenie w plener”, stało się ostatnio bardzo bliskie memu sercu.

Autor: Anna Nowakowska, członek Stowarzyszenia Konferencje i Kongresy w Polsce, CEO MICE & Venue Consulting, new business and marketing director w Rajt Hale namiotowe, blogerka w strefaMICE.pl.

Cykl: Okiem eksperta SKKP
Członkowie Stowarzyszenia Konferencje & Kongresy w Polsce poruszą kluczowe kwestie związane z funkcjonowaniem i rozwojem przemysłu spotkań, w szczególności rynkiem konferencji w Polsce i na świecie. W opracowaniach pojawią się m.in. aspekty prawne, porady, omówienie problemów i wyzwań, inspiracje.
Okiem eksperta SKKP – drugi wtorek miesiąca