Iwona Czarnata: Obsługa techniczna powinna mieć swój rider

Organizacja eventu to nie lada wyzwanie. Zapanować nad każdym szczegółem począwszy od pomysłu, oprawy, wyboru menu, na zespole muzycznym kończąc, otrzymało już miano sztuki i stało się wyrazem zmysłu kreatywnego. Nie należy jednak przy tym zapominać o kwestiach podstawowych, których przestrzeganie jest gwarancją sukcesu każdego wydarzenia. Zachowanie podstawowych zasad – choćby bezpieczeństwa, powinno stanowić kluczowy element w organizacji imprez masowych.

Warunki pracy technika
Każdy organizator imprez masowych, a szczególnie koncertów, regularnie ma do czynienia z riderami technicznymi zaproszonych artystów. Stanowią one zazwyczaj integralną część umowy z realizatorem eventu. Przy zaspokajaniu potrzeb gwiazd estrady zapominamy natomiast o całej załodze techników, która równie ciężko pracuje na poczet wspólnego przecież sukcesu przedsięwzięcia. Co więcej – można zaryzykować stwierdzenie, iż bez zaangażowania techników, reżyserów i realizatorów event taki po prostu by się nie odbył. Wystarczy tylko wyobrazić sobie scenę – niezależnie od jej gabarytów i umiejscowniena, bez multimediów, światła i nagłośnienia... nawet jak urządzenia te są, to działają tylko i wyłącznie dzięki wykwalifikowanej załodze techników i realizatorów. Tak więc prawne usankcjonowanie riderów obsługi technicznej wydarzeń powinno stać się stałym punktem przy podpisywaniu umów i kontraktów z podwykonawcami.

Po pierwsze bezpieczeństwo
Otrzymując zezwolenie lokalnych władz na organizację imprezy masowej, należy zadbać o bezpieczeństwo nie tylko widzów, ale także osób zaangażowanych w produkcję eventu. Posiadanie odpowiednich umiejętności i licencji – jak np. prace na wysokości, minimalizuje ryzyko wypadków i uszkodzenia sprzętu. Utrudnienia i nieporozumienia znikają także, gdy ekipy techniczne otrzymają jasno sprecyzowane zadania i oczekiwania organizatora.

Po drugie harmonogram
Harmonogram montażowy jest równie istotny jak scenariusz całego wydarzenia. Wydajność pracy będzie zachowana na wysokim poziomie, gdy weźmiemy pod uwagę czynniki zewnętrzne. W gorące i słoneczne dni, podobnie jak podczas mrozów, organizator powinien zapewnić ekipie technicznej odpowiednio częste przerwy. Praca w trybie nocnym jest zawsze bardziej uciążliwa i powolniejsza – tak więc lepszym wyborem jest orgazniacja prac w ciągu dnia.
Przy ustalaniu agendy prac ekip technicznych powinniśmy wziąć pod uwagę zachowanie kolejności wykonywania pewnych czynności. Ustalenie startu montażu na konkretną godzinę wiąże się z rzeczywistym czasem rozpoczęcia prac na wiele godzin wcześniej... czyli załadunkiem urządzeń, transportem i rozładunkiem w miejscu organizacji imprezy. Niejednokrotnie te czynności pochłaniają mnóstwo czasu oraz angażują od kilku do kilkunastu osób. Rozpoczęcie montażu tego samego dnia najczęściej mija się więc z celem.

Montaże techniczne przypominają często stawianie budowli z klocków. Najpierw zaczynamy od podstaw, jak konstrukcje, scena, następnie montaż urządzeń i budowa scenografii. Uświadomienie sobie tej kolejności i uwzględnienie tego w harmonogramie z pewnością będzie miało pozytywny wpływ na tempo i jakość prac.
Udana współpraca to także efekt dialogu i próba zrozumienia własnych potrzeb. Ważne, aby każda strona – organizator, podwykonawcy, klient końcowy, miała swojego przedstawiciela, z którym można konsultować wszelkie uwagi i rozwiązywać problemy. Agencja eventowa powinna tym samym wyznaczyć opiekuna dedykowanego specjalnie ekipie technicznej. Taki producent to bardzo ważna postać, pełniąca funkcje zarządcze i organizacyjne, to niczym dyrygent w orkiestrze symfonicznej. Producent szczegółowo zna harmonogram, współpracuje przy organizacji prac z poszczególnymi załogami, rozwiązuje problemy i to on jest stroną w rozmowach z klientem.

Po trzecie próby
Wyznaczenie czasu na próby jest tak samo ważne, jak spróbowanie własnej potrawy przez szefa kuchni przed podaniem jej klientowi restauracji. Pozwala to zawczasu wyeliminować błędy i uniknąć niepotrzebnego stresu. To czas na ostateczne poprawki, konsultacje z reżyserem i autorem scenografii, rozmowy z organizatorem. Należy jednak pamiętać, aby po próbach nastąpił czas na regenerację. Wypoczęta ekipa to 100-procentowa pewność, że nic złego na evencie się nie wydarzy, a jeżeli nawet - to świeży umysł pozwala na szybką reakcję i natychmiastową eliminację usterek.

Technik też człowiek
Zapewnienie ekipie technicznej realizacji podstawowych potrzeb zdecydowanie poprawia jakość jej pracy oraz zaangażowanie. Podstawą są wyżywienie, napoje, zapewnienie pomieszczeń socjalnych i zakwaterowania w miejscu realizacji. Oczywiście wszystko powinno być zgodne z harmonogramem montażu, aby zachować jasny rozdział godzin pracy i planowanych przerw. Warto więc zapewnić catering na miejscu, a noclegi w najbliższym sąsiadującym hotelu czy pensjonacie. Wpłynie to na zminimalizowanie kosztów i oszczędność czasu na zbędne przejazdy. Oszczędność nie powinna być jednak traktowana bardzo dosłownie. Zapewnienie noclegu w dziesięcioosobowym pokoju z jedną łazienką nie wpłynie na poprawę jakości pracy technika. Podobnie jest z pomieszczeniami socjalnymi. Są istotne nie tylko, by przechować rzeczy osobiste, złapać chwilę wytchnienia, ale także pomieszczenia takie są idealne, aby technicy w momencie dłuższych przestojów w pracy, nie musieli szukać dla siebie miejsca na tyłach budowanej sceny i nie przeszkadzali tym samym innych ekipom.

Realizator – król eventu
Realizatorzy i osoby funkcyjne, które z racji wykonywanych podczas realizacji obowiązków i liczby godzin pracy, powinny być traktowane ze szczególną troską. Zapewnienie im godnych warunków pracy powinno stanowić jeden z kluczowych elementów realizacji eventu. Miejsce szczególne zajmuje tu reżyserka. Niestety najczęściej składa się ona z casów... A to przecież serce każdego eventu, w którym powinna być zapewniona ergonomia pracy. Należy zadbać, aby reżyserki były na podwyższeniu, ze stołami, na których można swobodnie i bezpiecznie rozstawić urządzenia oraz swobodnie się poruszać. Organizator powinien także zadbać, aby realizator, który spędza długie godziny na programowaniu, próbach i samej realizacji miał wygodne krzesło... By mógł zwyczajnie skupić się na wykonywanej pracy, a nie bólach pleców czy karku...

Odpowiedzialność i stres
Praca technika, często niechlubnie kojarzona po prostu z pracą fizyczną, jest tymczasem niezmiernie ciężka i bardzo odpowiedzialna. Kilkudniowe wyjazdy, wielogodzinne przejazdy, nienormowany czas pracy, praca w trudnych warunkach atmosferycznych, pod ogromną presją czasu i wielkim stresie, wymagają naprawdę twardego charakteru.
Wartościowa ekipa, to osoby z dużą wiedzą techniczną, popartą wieloletnim doświadczeniem oraz koniecznością ciągłego szkolenia, śledzenia nowinek technologicznych i rozwiązań, doskonalenia umiejętności programowania, projektowania, zarządzania zespołem ludzi, etc.
Dbając o ekipy techniczne otrzymujemy w zamian zaangażowanie, poświęcenie, wsparcie kreatywne – jednym słowem wyjątkowe partnerstwo w dążeniu do tego samego celu – udanej realizacji. To gwarancja zadowolenia nawet najbardziej wymagających klientów i pewność, że kolejna współpraca odbędzie się na tym samych albo jeszcze wyższym poziomie.
Iwona Czarnata, zastępca dyrektora sprzedaży, Trias Event Engineering, iwona.czarnata@trias.pl

Ekipa techniczna podczas montażu. Przygotowania do mappingu 3D dla firmy Orange na warszawskim Novoteu Centrum