Nowe priorytety w zarządzaniu podróżami służbowymi

Ze względu na rozwój nowych technologii oraz zmianę potrzeb i oczekiwań osób podróżujących służbowo, travel managerowie tworzą coraz bardziej rozbudowane i skomplikowane wytyczne zamawiania usług z segmentu travel.

Według nowych badań przeprowadzonych przez Association of Corporate Travel Executives (ACTE) na zlecenie HRS, travel managerowie dostrzegają to wyzwanie i rozumieją, że upraszczając procedury, mogliby odnieść korzyści, ale inicjatywy wdrażania uproszczeń zderzają się z innymi priorytetami.

Uproszczenie procesów wpłynie na inne priorytety

W nowych badaniach ACTE i HRS pt. Simplifying Managed Travel stwierdzono, że na szczycie listy priorytetów znajduje się bezpieczeństwo podróżnych. Większość osób odpowiedzialnych za podróże (94 proc.) twierdzi, że spełnienie wymogu należytej staranności to jeden z ich priorytetów, a 82 proc., że to ich główny priorytet. Potrzeba uproszczenia procesów (72 proc.) uplasowała się za obniżeniem kosztów (88 proc.), bezpieczeństwem danych (84 proc.) i poprawą zadowolenia podróżnych (75 proc.).
Niemniej travel managerowie dostrzegają fakt, że inicjatywy wdrażania uproszczeń mogą współgrać z ich celami strategicznymi. Na przykład 47 proc. travel managerów mówi, że uproszczenie poprawi realizację obowiązku należytej staranności, a 39 proc. uważa, że spowoduje obniżenie ogólnych kosztów polityki podróży służbowych.
‒ Zarówno travel managerowie, jak i podróżni życzyliby sobie prostszego systemu podróży służbowych ‒ wielu z nich uwiera stosowanie się do wytycznych i procedur oraz korzystanie z przestarzałych rozwiązań, gdy na świecie istnieją nowe technologie, które powinny wyprzeć stare ‒ mówi Greeley Koch, dyrektor zarządzający ACTE. ‒ O ironio, uproszczenie może przyczynić się do realizacji bardziej priorytetowych celów biznesowych. Travel managerów, którzy wykorzystują ten argument i poprzez wdrażanie uproszczeń rozwiązują inne problemy, można uznać za prawdziwych liderów w swoich organizacjach.

Travel managerowie a realizacja zadań
Travel managerowie nie tylko dostrzegają potrzebę uproszczeń, ale również zauważają przepaść między zamiarami a ich realizacją. Na przykład bezpieczeństwo podróżnych to strategiczny priorytet w niemal wszystkich firmach, dlatego też 83 proc. travel managerów wymienia obowiązek należytej staranności jako główny priorytet, dla którego planują wprowadzenie uproszczeń, natomiast wdrożenie ich natychmiast planuje już tylko 62 proc. respondentów.
Rozdźwięk między priorytetami związanymi z wdrażaniem uproszczeń a faktycznymi działaniami wskazuje na bariery na drodze do realizacji strategicznych celów. Braki w realizacji dążeń do zapewnienia należytej staranności i bezpieczeństwa danych są duże w porównaniu z innymi priorytetami, bo aż jedna na pięć odpowiedzialna za organizację podróży w firmach twierdzi, że obecnie nie zapewnia bezpieczeństwa podróżnych (23 proc.) czy bezpieczeństwa danych (24 proc.).

Współdziałanie przy wdrażaniu uproszczeń
Organizacja podróży służbowych w firmach opiera się o współpracę z wieloma partnerami i skupia wiele różnych zainteresowanych stron ‒ z firmy i spoza niej. Aby inicjatywy wdrażania uproszczeń były skuteczne, często niezbędne jest ich wsparcie. Choć prawie co piąta osoba odpowiedzialna za organizację podróży w firmie nie otrzymuje wsparcia od pracowników z innych działów, większość przyznaje, że zainteresowane strony w firmie są zaznajomione z inicjatywami wdrażania uproszczeń:

partnerami we wdrażaniu uproszczeń są często osoby z działów zakupów i zaopatrzenia (57 proc.);
drugie miejsce zajmują pracownicy zajmujący się wewnętrznymi zagrożeniami i bezpieczeństwem oraz komunikacją (40 proc.);
na końcu znajdują się działy wsparcia IT (36 proc.) i HR (28 proc.).

Firmy zewnętrzne mogą dostarczyć potrzebną wiedzę i odpowiednie narzędzia niezbędne do wspierania organizacji podróży w inicjatywach wdrażania uproszczeń, a osoby odpowiedzialne za tę kategorię, chętnie skorzystają z zewnętrznej pomocy.
Ponad połowa osób odpowiedzialnych za podróże w firmie, która nie ma wsparcia ze strony biur podróży, mówi, że chętnie z takiej pomocy skorzysta. Z danych zarówno wewnętrznych, jak i zewnętrznych wynika, że osoby, które definiują wprowadzenie ułatwień w procesach związanych z podróżami, jako główne priorytety, lepiej organizują współpracę w celu realizacji tych celów.
‒ Wkład, jaki travel managerowie wnoszą w firmę, jest coraz większy i przekłada się na zoptymalizowane procesy i lepszą współpracę między działami ‒ wyjaśnił Tobias Ragge, dyrektor zarządzający HRS. ‒ Badanie pokazuje, że ta bliska współpraca jest niezbędna i że wiodące firmy czerpią korzyści z ich wewnętrznej sieci interesariuszy, ale także opierają się na danych, poradach i pomocy partnerów zewnętrznych w realizacji celów strategicznych.

Stymulowanie skutecznych rozwiązań
Uproszczania są główną drogą travel managerów do osiągnięcia celów biznesowych. Mierząc się jednak z przeciwnościami w postaci ograniczonych zasobów i różnych poziomów wsparcia ze strony zainteresowanych stron z firmy i spoza niej, organizatorzy wyjazdów służbowych muszą pogłębiać komunikację z dostawcami, innymi działami w organizacji i z samymi podróżnymi.
‒ Biorąc pod uwagę, jak wiele konkurujących ze sobą priorytetów mają na swoich barkach travel managerowie, mogą oni łatwo stracić z oczu najważniejsze zainteresowane strony: osoby podróżujące służbowo” ‒ powiedział Greeley Koch, ACTE. ‒ Upraszczanie pozwala podróżnym się mniej martwić o szczegóły logistyczne podróży oraz poświęcać więcej czasu i energii na jej cel. Tak można poznać różnicę między poprawnie zorganizowaną a udaną podróżą służbową.

Informacje na temat raportu „Simplifying Managed Travel”
Association of Corporate Travel Executives przebadała swoich członków z całego świata w okresie od 11 do 31 lipca 2017 r. Na badanie ilościowe odpowiedziało łącznie 112 osób zarządzających podróżami służbowymi w przedsiębiorstwach z całego świata. Dodatkowych pięciu travel managerów z Europy i Ameryki Północnej wzięło udział w badaniach celowanych służących zgromadzeniu danych jakościowych.
Cały dokument „Simplifying Managed Travel” można pobrać tutaj