Hotel Narvil zbadał trendy 2018 roku w branży konferencyjnej

Na przestrzeni roku przypadają dwa główne okresy wzrostu sprzedaży usług konferencyjnych, a dla 75 proc. firm cena stanowi główne kryterium wyboru lokalizacji, choć jej waga spada. Wynika z ogólnopolskiego badania branży usług konferencyjnych i spotkań biznesowych, których inicjatorem jest Hotel Narvil Conference & Spa.

Co druga firma w Polsce z wyprzedzeniem od jednego do trzech miesięcy planuje wydarzenia konferencyjne lub spotkania biznesowe. Wiąże się to z poszukiwaniem odpowiedniej lokalizacji i ustalaniem szczegółów wydarzenia. Zatem pierwszy kwartał 2018 roku powinien być w tym zakresie w branży hotelarskiej i konferencyjnej bardzo aktywnym, a w II kwartale roku (kwiecień-czerwiec) powinniśmy odnotować wzrost faktycznych realizacji zamówień w stosunku do I kwartału 2018 roku. Prawie jedna trzecia wydarzeń planowana jest właśnie na ten kwartał. Kolejny tak duży wzrost przewidywany jest dopiero w ostatnich czterech miesiącach roku. – Dzięki przeprowadzanym niezależnym ogólnopolskim badaniom wiemy, że w pierwszym kwartale roku powinniśmy intensywniej prowadzić działania sprzedażowe w zakresie klienta konferencyjnego. Aktywności prowadzone przez dział sprzedaży aktywnej i kontakt z dotychczasowymi klientami powinny przełożyć się na kontrakty finalizujące się w II kwartale roku. Badania dowodzą, że prawie 75 proc. klientów samodzielnie poszukuje lokalizacji pod spotkania biznesowe, a tylko 15 proc. twierdzi, że obiekty konferencyjne trafiają do nich z ofertą bezpośrednio. Zatem olbrzymi potencjał w zakresie pozyskiwania klientów jest ciągle w aktywnych działach sprzedaży – komentuje Grażyna Kowalczyk, dyrektor generalna Hotelu Narvil.

Ponad 20 proc. firm w Polsce deklaruje organizację spotkań poza siedzibą swojej firmy. W każdej edycji badań deklarowane przez przedsiębiorców wydatki na spotkania biznesowe pozostawały na bardzo zbliżonym poziomie. Najwięcej takich spotkań, co także potwierdzają ostatnie dwa lata badań – organizują firmy zatrudniające powyżej 250 pracowników (ponad 50 proc. wszystkich przebadanych przedsiębiorstw). Połowa z badanych firm rekomenduje, że posiada budżety o wartości do 100 tys. złotych. Do 1 miliona złotych na spotkania biznesowe i konferencje przeznacza 15 proc. firm, a powyżej miliona zaledwie 1 proc. wszystkich przedsiębiorstw. Mniej więcej jedna czwarta firm nie jest w stanie z dużym wyprzedzeniem zdefiniować swoich budżetów na ten cel.

Zgodnie z wynikami badań wciąż najważniejszym elementem decydującym o wyborze lokalizacji jest cena. Dla 75 proc. firm stanowi ona główne kryterium wyboru. Jednak waga ceny spada. I z pewnością będzie to element, który zostanie poddany badaniu w 2018 roku. Porównując wyniki badań z 2017 i 2016 roku okazuje się, że waga ceny spadła o proc. Pozwala to na stwierdzenie, że coraz większą rolę w wyborze lokalizacji odgrywają inne czynniki, które mogą wpłynąć na decyzję klientów. To ważna informacja dla działów sprzedaży, które mogą tworzyć nowe strategie sprzedażowe oparte o inne wartości, odchodząc od opracowywania ofert tylko pod kątem ceny. Badania potwierdzają, że łatwość dojazdu, jakość kuchni, standard usług, nowoczesność obiektu, rekomendacje czy bliskość natury są coraz ważniejszymi elementami wpływającymi na wybór lokalizacji. Dla jednej czwartej badanych firm bardzo ważna ciągle pozostaje liczba posiadanych gwiazdek, co jest gwarantem standardu, jakiego można się spodziewać po danym obiekcie. Pamiętając o zróżnicowaniu poziomu usług w ramach kategorii, ponad 40 proc. respondentów uważa liczbę gwiazdek za ważny, ale nie najważniejszy aspekt przy wyborze lokalizacji. Na wybór może mieć wpływ kompleksowość oferty miejsca w obszarze dodatkowych usług eventowych związanych z integracją, szkoleniem lub rozrywką.

O badaniu
W 2016 roku rozpoczęto cykl badań dot. rynku usług konferencyjnych i spotkań biznesowych. Założeniami projektu było zgromadzenie wiedzy i obserwowanie stałych trendów i elementów ulegających zmianom w branży usług konferencyjnych. Przeprowadzono ich do tej pory dwie edycje oraz opublikowano raporty. Pomysłodawcą oraz inicjatorem cyklu jest Hotel Narvil Conference & Spa w Serocku, który systematycznie wprowadza różne narzędzia, aby poznawać rynek usług, na którym działa.
Co roku badania zostają rozbudowywane o kolejne moduły, które pokazują inną perspektywę rynku spotkań biznesowych. W 2017 roku badania miały za zadanie określić, na co organizatorzy spotkań (w tym: firmy, działy HR) zwracają uwagę podczas przygotowywania dla swoich pracowników, a także na jakie elementy najbardziej zwracają uwagę sami uczestnicy takich wydarzeń biznesowych. Badania w długoterminowej perspektywie mają na celu: pokazać zmiany, poznać trendy i stałe zjawiska oraz zaobserwować nowe tendencje.

Metodologia badań
W ramach badań w 2016 oraz w 2017 roku pytania dot. rynku usług konferencyjnych skierowano do przedsiębiorstw w Polsce. Badania przeprowadzono metodą telefoniczną (CATI) na podstawie standaryzowanych wywiadów kwestionariuszowych wspomaganych komputerowo. Ponad 60 proc. badanych firm to przedsiębiorstwa zatrudniające od 10-50 pracowników, co piąte od 51-250 a więcej niż jedno na dziesięć powyżej 250 pracowników. Najwięcej, bo ponad 40% firm biorących udział w badaniu prowadzi działalność usługową, 3 na 10 firm zajmuje się produkcją przemysłową, co piąta handlem. W produkcji rolnej specjalizuje się 7 proc. z badanych firm.