Odpowiedzialne trendy w branży eventowej

Eventy mają niezwykłą moc – to właśnie one gromadzą nas w tym samym czasie, miejscu i celu, łącząc w imieniu ważnych dla nas idei – są lustrem naszych wartości, przekonań i upodobań. Chciałoby się powiedzieć, że ich charakter jest niezmienny od wieków – a jednak obecnie sektor eventowy przechodzi prawdziwą transformację, otwierając się i błyskawicznie adaptując nowe trendy i metody działania. Na zmiany te wpłynęły m.in. pandemia Covid-19 i lockdown, rozwój technologiczny oraz postępujące zmiany klimatu. Nic zatem dziwnego, że najważniejsze trendy w sektorze wydarzeń zogniskowane są wokół takich wartości jak innowacje technologiczne, dobre samopoczucie i zrównoważony rozwój.

Zapraszamy do lektury pozytywnych i odpowiedzialnych trendów w branży eventowej, które – miejmy nadzieję – już niedługo staną się regułą planowania dla wszystkich organizatorów.

1. DEI, czyli różnorodność, równość i integracja
Zacznijmy od działań o pozytywnym wpływie na społeczeństwo. DEI to akronim angielskich słów Diversity, Equity, Inclusion, oznaczających trzy wartości, którymi powinna się kierować każda odpowiedzialna firma. W dużym skrócie to dbałość o równe i sprawiedliwe traktowanie, bezstronność, uczciwość wobec wszystkich osób niezależnie od ich wieku, pochodzenia, koloru skóry, religii, płci czy orientacji seksualnej.
Jak uwzględnić DEI w planowaniu wydarzeń? Przede wszystkim warto włączyć w planowanie różne głosy, opinie i doświadczenia – ważne jest nie tylko, by je usłyszeć, ale także by aktywnie włączyć różne osoby i ich potrzeby. Organizatorzy muszą sprawić, by jak największa grupa osób czuła, że jest częścią planowanego wydarzenia, a ich opinia naprawdę się liczy.
Ponadto miejsca eventów powinny być wybierane z uwzględnieniem ich dostępności – tak, by udział w nich mogły wziąć także osoby ze specjalnymi potrzebami, np. poruszające się na wózkach. Coraz popularniejszy hybrydowy format organizacji wydarzeń również umożliwia uczestnictwo osobom, które mogą borykać się z ekonomicznym wykluczeniem (czyli nie posiadać środków na dojazd i zakwaterowanie powiązane z udziałem w evencie).
Warto także dbać o zróżnicowanie składu prelegentów, by odzwierciedlał on jak najszerszą perspektywę względem poruszanych zagadnień, a także dbać o różne potrzeby uczestników wydarzeń, np. zapewniając wybór różnorodnych posiłków (z uwzględnieniem diet czy alergii pokarmowych), czy projektując przestrzenie tak, by zapewnić możliwość odpoczynku i wyciszenia się w trakcie wydarzenia.
 
2. Miękka produktywność
Czym jest miękka produktywność? To bardzo ciekawy trend, który powiązany jest z dbałością o dobrostan nie tylko uczestników wydarzeń, ale także pracowników sektora eventowego.
Dla osób organizujących wydarzenia będzie to dbanie o work-life balance, a także tworzenie takiego środowiska pracy, które umożliwia zachowanie równowagi pomiędzy produktywnością, a rozwojem osobistym i zawodowym.
Dla uczestników eventów to chociażby krótsze wydarzenia, które zostawiają więcej przestrzeni na regenerację i zadbanie o własne potrzeby, zamiast długich i całodniowych sesji, które pozostawiają nas bez energii. Zdaje się, że w końcu rozumiemy, że każdy potrzebuje chwili oddechu, a stare powiedzenie „work hard, play hard” coraz rzadziej trafia do najmłodszych generacji, które bardzo wysoko stawiają w swojej hierarchii potrzeb czas na odpoczynek.
 
3. Nowe technologie
Sztuczna inteligencja rewolucjonizuje planowanie i organizację wydarzeń, ułatwiając nam automatyzację zadań, analizę danych, zwiększanie zaangażowania czy kontakt z uczestnikami. Przykład? Chatboty oparte na sztucznej inteligencji, które zapewniają natychmiastową, spersonalizowaną pomoc.
Technologie AI są także źródłem informacji dla plannerów w wielu obszarach, realnie przyspieszając ich pracę, a tym samym odciążając ich z czasochłonnych obowiązków i powtarzalnych, nużących zadań. Zaoszczędzony czas możemy wykorzystać na planowanie rozwiązań z obszaru DEI, zapewnianie w ofercie proekologicznych rozwiązań, zadbanie o relacje z klientami lub po prostu na… odpoczynek.
 
4. Ekologia
Przyjazne dla środowiska praktyki są już nie tylko refleksją najbardziej świadomych firm, czy też trendem, który wzmacnia naszą innowacyjność. Zrównoważony rozwój to kwestia kluczowa na każdym etapie planowania i organizacji wydarzenia – od zakupu materiałów nadających się do recyklingu, oszczędności energii i zielone opcje transportowe dla uczestników, po liczenie, redukcję i kompensację emisji gazów cieplarnianych.
Osoby uczestniczące w eventach coraz częściej zwracają uwagę na starania firm w tym obszarze, więc wykazanie zaangażowania organizatorów w ekologię z pewnością poprawi wizerunek organizacji i poskutkuje długofalowymi relacjami. Wdrożenie strategii redukcji emisji może także obniżyć koszty organizacji eventu. Według ankiety przeprowadzonej przez Event Industry Council (Events Industry Council, State of Sustainability in the Events Industry 2019 Survey) implementacja zrównoważonych praktyk w procesie organizacji eventów może skutkować 20-30 proc. redukcją kosztów i aż 60-80 proc. (!) redukcją odpadów.
 
Jednak nie tylko uczestnicy wydarzeń oczekują od agencji eventowych bardziej zrównoważonych działań. Dyrektywa CSRD, która zobowiązuje firmy w Unii Europejskiej do raportowania zrównoważonego rozwoju, od 2024 objęła pierwszą grupę firm. Poskutkowało to falą zapytań w briefach o realizację strategii ESG w agencjach eventowych. Według raportu „Event marketing 2023/2024” przygotowanego przez instytut badawczy IQS i MeetingPlanner.pl ponad połowa uczestników badania zadeklarowała, że ich firmy są w trakcie opracowywania strategii ESG lub już mają ją gotową. Ponadto w perspektywie najbliższych 2-3 lat, aż ⅔ klientów będzie oczekiwało od agencji eventowych podawania informacji o śladzie węglowym, a ¾ klientów będzie uwzględniało w swoich briefach kryteria ESG.
Nie ma wątpliwości, że najnowsze trendy w sektorze eventowym napędzane są głównie potrzebą zadbania o siebie oraz nasze otoczenie. Warto uwzględnić je w planowaniu wydarzeń – włączenie w strategię i planowanie obszarów DEI, sustainability czy wellbeing, pomoże tworzyć bardziej odpowiedzialne, ale i niezapomniane wydarzenia, które rezonują z wartościami odbiorców.

Autor: Klementyna Sęga, TerGo
Cykl: Zielona fala
Ewa Kiełsznia i Klementyna Sęga z TerGo podpowiadają, jak złapać zieloną falę i posurfować do przyszłości neutralnej węglowo. Cykl artykułów Zielona Fala dostarcza praktycznych wskazówek dla branży eventowej i informuje, jak odpowiedzieć na zmieniające się wymagania prawne oraz oczekiwania świadomych ekologicznie klientów.
Zielona fala II, Ewa Kiełsznia i Klementyna Sęga, ostatni poniedziałek każdego miesiąca

Policz ślad węglowy swojego wydarzenia - sprawdź Kalkulator eventowy >>>