Agata Kondracka: O tym, czego boimy się najbardziej, organizując wyjazdy incentive

Często słyszę, jaką mam fajną pracę, ile podróżuję, jem w dobrych restauracjach, przeżywam przygody, poznaję niesamowitych ludzi. Ciężko w sumie się z tym nie zgodzić, tak, to wspaniała robota, jednak okupiona ogromnym stresem, strachem, trudnymi życiowymi wyborami.

Zawod event managera należy do zawodów, w których pracuje się pod wpływem największego stresu, tuż po lekarzu, pilocie samolotów, dyspozytorze na linii alarmowej. Zapytałam się kilku znajomych z branży, czego boją się najbardziej.

Łukasz Nitwiński, Bespoke: Boję się efektu skali. Po pewnym czasie i przy dużej liczbie wyjazdów zadziała statystyka. Możemy robić double- i triple-checks, czuwać nad bezpieczeństwem, ale cudów nie ma. Jak będziemy – przykładowo – pędzić z grupą na koniach przez bezdroża Kazachstanu, to nie da się zminimalizować ryzyka upadku do zera. Myślę wtedy o Christopherze Reeve – pierwszym odtwórcy roli Supermana. Wypadając z siodła, miał pecha. My wszyscy czasami go mamy. Statystycznie po prostu, ów pech musi się czasem wydarzyć. Obawiam się tego, wkurza mnie to, ale przede wszystkim motywuje do dobrej pracy i potwierdzenia starej zasady: safety first, potem długo nic, a następnie możemy zaczynać przygodę.

Agata Milanowska, Polka Travel: Podczas organizacji wyjazdów dla grup najbardziej boję się nieprzewidzianych sytuacji losowych, np. po wylądowaniu w miejscu docelowym jest awaria drzwi w samolocie i nie można ich otworzyć, grupa siedzi zniecierpliwiona dwie godziny w maszynie zanim obsługa się upora z tym problemem. Konsekwencją tej sytuacji są zmiany w programie wyjazdu, np. nie zdążymy na atrakcję, która jest przygotowana jako kolejny punkt wyjazdu. Całkowicie nieprzewidywalne są czasem zachowania uczestników, np. wieczorem po wylądowaniu w Miami, w hotelu uczestnik informuje, że ma nieswoją walizkę, pomylił się i z taśmy wziął podobną. Bagaż był wyjątkowo cenny, bo przygotowany na tygodniowy rejs po Karaibach, który miał się rozpocząć następnego dnia rano. Walka z czasem i nerwy, jakie były, by odnaleźć ten nieszczęsny bagaż – niezapominane.

Michał Żelawski, Socentive: Socentive w ostatnim roku radziło sobie całkiem nieźle, patrząc na rynek wyjazdów firmowych w naszym kraju. Udało się nam odwiedzić dwa kontynenty i zrealizować parę ciekawych wypraw z naszymi klientami. Przy planowaniu i budżetowaniu klientów najwięcej problemów mieliśmy oczywiście z ustaleniem finalnej daty wyjazdu. Główny powód to permanentne zmiany rozkładowe przewoźników regularnych i LCC, z których rzadko staramy się korzystać, bo zmiany lotów mogą nastąpić na 14 dni przed wylotem. W naszej opinii odwołania lotów i długi czas czekania na zwroty z linii lotniczych, to w tej chwili największe problemy związane z realizacją. Klienci mieli i mają obawy odnośnie potencjalnego zachorowania. Podczas naszych realizacji wprowadziliśmy specjalne protokoły sanitarne – dodatkowo namawiamy klientów do tego, aby każdy uczestnik został przetestowany przed wyjazdem. Z doświadczenia wiemy, że jeżeli wszyscy na wyjeździe są zdrowi przed wylotem, to potencjalne ryzyko zarażenia maleje.

Małgorzata Musiał, Masala Unlimited: Obecnie mam na pewno więcej obaw przy organizacji projektów incentive travel niż 1,5 roku temu. Brak gwarancji warunków realizacji wyjazdów w perspektywie dłuższej niż miesiąc, zarówno w Polsce, jak i za granicą, powoduje, że pewne ryzyko wpisane jest zarówno po mojej stronie, jak i mojego klienta, a to na pewno nie wpływa na komfort naszej pracy. Niemal dwuletni zastój w branży to też potrzeba ponownej weryfikacji siatki podwykonawców, zwłaszcza DMC czy restauracji, a to przysparza dodatkowej pracy przy presji czasu, która często towarzyszy naszym projektom. Poza aspektem pandemicznym moje obawy przy organizacji wyjazdów incentive związane są zazwyczaj z tym, na co nie mam zupełnie wpływu lub w bardzo niewielki stopniu, a co może spowodować mocne zawirowania w przebiegu realizacji projektu, np. siła wyższa, odwołania lotów, wypadki zdrowotne wśród uczestników. Oczywiście, w miarę jak się nabiera praktyki i doświadczenia, i „przepracowało się” na wyjeździe niejedną sytuację kryzysową, to wiemy, jak tych różnych epizodów uniknąć albo szybko na nie zareagować. Z drugiej jednak strony, doświadczenie buduje też wyobraźnię i powiększa skalę zagrożeń, z jakimi trzeba się liczyć przed wyjazdem. Efekt jest taki, że mimo wieloletniej praktyki śnią nam się przed wyjazdami zgubione paszporty, zawały czy wywrócone kajaki.

Agnieszka Lubnau, Indreams: Najbardziej boję się odwołania w ostatnim momencie całego wyjazdu. Wkładamy w każdy wyjazd mnóstwo pracy, energii, emocji a potem przychodzi np. wirus i pozostajemy z niczym.

Kamil Ordysiński, Bespoke: Podzieliłbym to na dwie części, czyli przed wyjazdową i realizacyjną. Jeśli chodzi o część przedwyjazdową: od najprostszych technicznych czy nie ma literówki w nazwiskach na biletach lotniczych, czy dokładnie zweryfikowałem procedury wyjazdowe do danego kraju, zwłaszcza teraz przy testach i szczepieniach jest to mega ważne. A przepisy mogą się zmienić dosłownie chwilę przed wyjazdem. Czy wszystkie zaplanowane elementy programu, odwiedzane miejsca czy zaproponowane aktywności w danym miejscu, będą na pewno zgodne z polityką i oczekiwaniem klienta.
Odnośnie część realizacji: zachowanie niektórych osób na wyjeździe. Chodzi zarówno o aktywności podczas selfdrive, sportów wodnych, gdzie mimo wcześniejszego szkolenia, uczestnicy mogę „dać się ponieść”. Boję się też wypadku, zwłaszcza takiego tragicznego w skutkach. Chciałbym, aby uczestnicy zapamiętali wyjazd i go wspominali, więc boję się o to, aby wyjazd nie został zapomniany, aby zawsze zapadł w pamięci. Odnośnie kontrahentów, aby podczas realizacji była osobna „kumata” i łatwo wiedziała, gdy coś jest nie tak. I potrafiła współpracować, zamiast jej wszystko tłumaczyć.”

Ja boję się tego, co moje koleżanki i koledzy plus... zależności od osób trzecich. Jako rasowy control freak boję się, że nie jestem w stanie kontrolować wszystkiego.
W naszej pracy musimy polegać na zaufanych partnerach, boję się, że na drugim końcu świata mały błąd ludzki uruchomi lawinę zdarzeń, która zburzy misternie utkaną przez nas układankę.
Ci, co mnie znają, wiedzą, że czasami powtarzam po kilka, kilkanaście razy te same rzeczy, nie mogę się opanować. Muszę wiedzieć, że wszystko będzie tak, jak należy. Ale czasami po prostu musimy ufać i żadne umowy, podpisy nie sprawią, że tego strachu będzie mniej.
Pozdrawiam wszystkich kolegów, którzy czują to, co ja.

Autor: Agata Kondracka, współzałożycielka i współwłaścicielka agencji MindBlowing
Cykl felietonów: Global Nation czyli historie globalne
Agata Kondracka współwłaścicielka agencji MindBlowing w swojej pracy stara się łączyć wartościowe spotkania, przede wszystkim te z kategorii incentive travel, sztukę i zrównoważony sposób prowadzenia biznesu, ze szczególnym naciskiem na dbałość o środowisko i zero waste. I tych aspektów będą dotyczyć głównie jej komentarze.

Global Nation by Agata Kondracka w pierwszy poniedziałek kazdego miesiąca