Anna Nowotna-Nadziejko: Brief w podróżach motywacyjnych – zbędna formalność czy bezcenne wsparcie

Anna Nowotna-Nadziejko w cyklu Motywowanie przez podróżowanie…
Na zdjęciu: Anna Nowotna-Nadziejko w cyklu Motywowanie przez podróżowanie…

Początkiem każdej podroży jest pomysł, a w ślad za nim podąża plan. Jeśli jest to podróż biznesowa o charakterze motywacyjnym, to ten plan zyskuje na szczególnym znaczeniu. W końcu za chwilę wylądujemy w samym środku przygody, w gronie ważnych dla nas osób, z którymi zapewne będziemy chcieli wejść na wyższy poziom relacji lub którym będziemy chcieli podziękować za dobrą współpracę. Powinniśmy więc wiedzieć, czego oczekujemy od wyjazdu i jaki właściwie ma być jego cel.
I tu z pomocą przychodzi brief, czyli dokument, który definiuje kilkanaście prostych oczekiwań wyjazdowych. To zestaw pomocnych informacji potrzebnych do stworzenia udanego projektu. Dlaczego warto go tworzyć? Jak to zrobić? Odpowiedzi na te pytania znajdują się poniżej.

Czym jest brief i czemu służy?
Brief to jasno sformułowany komunikat dotyczący celu i oczekiwań. Służy zarówno organizatorowi podróży, czyli zleceniobiorcy, jak i pracownikowi w firmie odpowiedzialnej za projekt, czyli zleceniodawcy. To podstawa wzajemnego zrozumienia i fundament oczekiwań.
Warto wiedzieć, że przygotowanie oferty szytej na miarę, to wiele godzin zespołowej pracy. Dobrze opracowany brief to zatem oszczędność czasu i pracy – dla obydwu stron. Agencja sprawniej dobiera wachlarz propozycji, a zleceniodawca nie traci czasu na czytanie ofert nieadekwatnych do oczekiwań i budżetu.

Pytania, które prowadzą do celu
Z pozoru wydaje się, że wyjazd to wyjazd, dlatego z ust klientów często słyszę: „Pani zrobi tak, żeby było dobrze!”. Za słowem „dobrze” stoi jednak wiele interpretacji i wyobrażeń. Zamiast więc korzystać z typowego wachlarza atrakcji, warto zastanowić się, czemu ma służyć podróż, a zatem poznać jej cel. I tu warto zadać sobie kilka prostych pytań, które pomogą go sprecyzować.
Czy firma chciałaby podczas wyjazdu zacieśnić więzy między pracownikami lub klientami? A może wykorzystać nowe nietypowe okoliczności dla pogłębienia rozmów biznesowych lub celebrować udany okres działania swojej firmy? Czy wyjazd jest nagrodą za wyniki i biorą w niej udział najlepsi z najlepszych, czy też w podróż zapraszani są ludzie z tzw. potencjałem, w których firma chce rozbudzić apetyt na lepsze rezultaty finansowe? Czy podróż jest okazją do celebrowania jakiegoś wydarzenia firmowego, a może celem jest lepsze poznanie siebie nawzajem i wzmocnienie komunikacji w grupie?
Im konkretniej, tym lepiej
Brief powinien określać brzegowe warunki podroży w zakresie: miejsca (kraj, część świata), terminu wyjazdu i długości wyjazdu (weekendowy lub w tygodniu), liczby uczestników, rodzaju transportu i miejsca wylotu, zakwaterowania (oczekiwany standard, typ pokoi, preferowane cechy obiektu), wyżywienia (all Inclusive czy miejscowa kuchnia w uroczej knajpce), preferowanego sposobu spędzania czasu (aktywne zwiedzanie i atrakcje „w ruchu” czy plażowanie i spokojny chill out).

Wszystko jest kwestią ceny
Mile widzianym elementem briefu jest również budżet. To pozwala z góry wykluczyć lub poszerzyć określone elementy programu. Dzięki tej informacji propozycje wyjazdowe są bardziej trafne i nie pozostawiają rozczarowania. Oczywiście, można puścić wodze podróżniczej fantazji i zaproponować spektakularny program bez znajomości budżetu. Oferta to jednak nie konkurs kreatywności, tylko realna wizja podróży zbudowana w oparciu o pieniądze i oczekiwania. Dlatego dobrze jest określić widełki, w jakich się poruszamy, tak by zamknąć naszą wizję w ramy odpowiadające możliwościom finansowym.

Informacje o grupie – niezbędne nici, z których szyjemy na miarę
Każdy szczegół to klucz do programu, a ten szyty jest dokładnie na miarę przekazanej wiedzy. Szyjemy sprawną i po wielokroć sprawdzoną przez nas igłą, jednak nici dostarczają nam zleceniodawcy. Im grubsza i barwna, tym bardziej solidny i unikatowy scenariusz.
Dlatego tak ważne, by ująć w briefie wszystko, co może posłużyć do lepszej organizacji. A zatem, jak dobrze znasz uczestników wyprawy? Czy uczestnicy planowanej podroży mają za sobą wspólne doświadczenia wyjazdowe i chętnie spędzają ze sobą czas, czy też jest to grupa nieznajomych, których należałoby zintegrować wokół firmy, marki lub nowej inicjatywy firmowej? Czy w grupie jest przewaga mężczyzn czy kobiet? Czy to menedżerowie, właściciele czy pracownicy? Małżeństwa czy single?

Specjalne życzenia?
To jedna z tych informacji, wokół której jest możliwość zbudowania nietypowych doświadczeń dla uczestników lub zapewnienia niebanalnych okoliczności. To mogą być drobne upominki i nagrody lub wielkie wydarzenie, wokół którego buduje się cały program lub komunikację. To również kwestia brandingu (miejsca, ubrań, gadżetów) wymaganego często przez firmy.

Doznania lepsze niż tańsza oferta
Jeff Bezos, amerykański przedsiębiorca, prezes zarządu Amazona, w pewnym okresie najbogatszy człowiek świata – powiedział: „Nie martwi mnie ktoś, kto oferuje ceny o 5 proc. niższe. Niepokoi mnie ktoś, kto może zaoferować lepsze doznania dla klienta”.
Odczucia, z jakimi pozostawiamy naszych pracowników, partnerów biznesowych i klientów to klucz do sukcesu. Z naszego doświadczenia, podróże motywacyjne, z uwagi na swoją specyfikę, potrafią wydobyć emocje, które są zapamiętane na całe życie. A w ślad za emocjami płyną skojarzenia – z firmą, marką, ludźmi. W tym kontekście, wyjazdy typu incentive, mogą śmiało konkurować z kampaniami wizerunkowymi firmy. Działają co prawda na nieco mniejsza skalę, ale zapadają głębiej w pamięć.

Autor: Anna Nowotna-Nadziejko, właścicielka Sky Dreams
Cykl: Motywowanie przez podróżowanie…
Anna Nowotna-Nadziejko specjalizuje się w organizacji wyjazdów dla firm i pasjonują ją dalekie wyprawy. Zorganizowała ponad 350 wypraw do 80 krajów dla ponad 25 tys. osób z takich firm jak m.in.: Vox, BP, OBI, PGING, Astra, Bemo Motors, Nestle, Fachowiec, PPG i innych. Uważa, że incentive travel to niepowtarzalne okazje do zacieśniania relacji biznesowych, znajdywania inspiracji i zdobywania nowych doświadczeń. Spełnia marzenia, integruje, łączy. W cyklu Motywowanie przez podróżowanie… będzie mówić o tym, jak wykorzystać podróże do rozwoju własnego biznesu. Oprócz cyklu w MeetingPlanner.pl prowadzi także spotkania live poświęcone temu zagadnieniu. Można w nich uczestniczyć na profilach społecznościowych Sky Dreams.

Zaloguj się
Informacje
Branża
Personalia
Realizacje
Otwarcia
Obiekty
Catering
Technologie
Transport
Artykuły
Wywiady
Felietony
Publicystyka
Raport
Prawo
Biblioteka
Incentive travel
Prawo
Ogłoszenia
Przetargi
Praca
Wydarzenia
Galeria
Wyszukiwarka obiektów
Nasze projekty
MP Power Awards©
MP Fast Date©
MP MICE Tour
MP MICE & More
MP Legia Cup
Nasza oferta
Reklama i promocja
Content marketing
Wydarzenia
Konkurs
Webinary
Studio kreatywne
O nas
Polityka prywatności
Grupa odbiorcza
Social media
Kontakt
O MeetingPlanner.pl