Anna Nowotna-Nadziejko: Wyjazd motywacyjny z perspektywy portfela

W trakcie spotkania z naszymi klientami, podczas którego omawiane są potrzeby i oczekiwania wyjazdowe, prędzej czy później pojawia się pytanie: „Jaki budżet został zaplanowany w związku z tym projektem?” Ta sytuacja bywa kłopotliwa i wzbudza, szczególnie wśród nowych klientów niemałą podejrzliwość. Dlaczego tak się dzieje i czy przedsiębiorca, słysząc prośbę dotyczącą ujawnienia estymowanych środków finansowych, ma rzeczywiście powody do obaw?
 
Optymalizacja kosztów w projektach incentive travel jest zjawiskiem typowym i wręcz pożądanym. W końcu chodzi o to, by podróż motywacyjna spełniła swoje zadanie również w wymiarze finansowym. Firma powinna poczuć nie tylko wartość emocjonalną płynącą z przedsięwzięcia, taką jak lepsze zaangażowanie i relacje biznesowe, ale również wartość materialną widoczną w powyjazdowych zamówieniach, sprzedaży czy procesach twórczych.
 
Zacznijmy od oferty
Najczęściej bywa tak, że odpowiedź na pytanie o budżet zamyka się w słowach: „Zacznijmy od oferty, a potem powiemy, czy nas na nią stać.” Oczywiście takie postawienie sprawy, nie przekreśla naszych dalszych działań, jednak niesie ze sobą sporo ograniczeń, mimo że na pierwszy rzut oka wydaje się być rezolutną taktyką.
 
Wiele mitów, jedna prawda
Wokół budżetu krąży wiele mitów, między innymi taki, że definiując budżet wyjazdowy, ograniczona zostaje kreatywność organizatora. A zatem, w przekonaniu wielu przedsiębiorców, niski budżet niesie ze sobą ryzyko mniejszego zaangażowania. Czy tak rzeczywiście jest?
Nasze doświadczenia pokazują, że jest zupełnie odwrotnie. Wiedząc, jakimi środkami dysponuje firma, jesteśmy w stanie lepiej dopasować scenariusz do potrzeb i założeń wyjazdu. Inaczej mówiąc, dobieramy takie puzzle, które pasują do oczekiwanego obrazka. Mało tego, jesteśmy w stanie zastąpić niektóre jego fragmenty specjalnie stworzonymi detalami lub uatrakcyjnić je w taki sposób, by podróż zyskała na znaczeniu i wartości. To również olbrzymie pole do popisu dla części eventowej, którą buduje się w oparciu o emocje.
Zdefiniowany budżet to również oszczędność czasu klienta, który nie trwoni go na czytanie nieadekwatnych ofert. To swoisty drogowskaz, którego zadaniem jest poprowadzenie uczestników właściwym szlakiem i w pożądanym kierunku.
 
Parametry wielkiej wagi
Formułując budżet, należy zadać sobie dwa kluczowe pytania: co będzie ważne dla uczestników i jaka jakość usługi wpłynie na nich motywacyjnie. Znając oczekiwania uczestników, na przykład z poprzednich podróży, warto wziąć pod uwagę kilka czynników, które w dużej mierze definiują koszt całego przedsięwzięcia: rodzaj transportu, standard zakwaterowania, transfery lokalne, jakość wyżywienia, atrakcje, ewentualne wydarzenia i wahania kursów walutowych.
 
Szacowanie i sprawdzanie
Czasami trudno jest oszacować budżet, szczególnie, gdy organizujemy wyjazd po raz pierwszy. Najlepiej wtedy odwołać się do praktyk innych firm lub zapytać nas o doświadczenia w podróżach typu incentive travel. Ostatecznie, można dokonać szacunku, bazując na ogólnodostępnych ofertach wyjazdów indywidualnych, jednak uwaga – tak zwana cena katalogowa ma swoje istotne, często ukryte, ograniczenia, które powodują, że przy większej liczbie uczestników cena nie jest niższa. Warto wziąć również pod uwagę fakt, że oferty indywidualne najczęściej bazują na promocjach pojedynczych miejsc, które mają za zadanie przykucie uwagi odbiorców i pozyskanie pierwszego kontaktu z biurem podróży.
 
Budżet to narzędzie
Zadaniem zdefiniowanego z góry budżetu jest pilnowanie granic – finansowych po stronie klienta i organizacyjnych po stronie biura podróży. Gdy granice są ustalone, łatwiej jest zadbać o dostępny areał i z góry wiadomo, jak duże pole jest do zagospodarowania.
Nasze doświadczenia pokazują jeszcze jedną, niezwykle ważną kwestię: projekty, dla których mamy wcześniej określony budżet, okazują się tymi, na których firma oszczędza więcej. Brak planowania finansowego sprawia, że w drodze organizacji, pojawiają się nagłe potrzeby, nieprzewidziane wymagania i spontaniczne wypływy środków finansowych.
 
Mały budżet, nic strasznego
A co, jeśli budżet jest skromny? Czy w takiej sytuacji lepiej zrezygnować z wyjazdu motywacyjnego? Oczywiście, że nie! Możliwość obserwowania od środka życia wielu organizacji, pokazuje nam, że lepszy jest skromny wyjazd, niż całkowita rezygnacja z niego. W każdej firmie, szczególnie takiej, która jest na etapie rozwoju i nie dysponuje dużymi budżetami, istnieje potrzeba budowania relacji z pracownikami i partnerami biznesowymi. Mały portfel niczego więc nie przekreśla. To nie rozmach wyjazdowy ma wówczas znaczenie, a sam fakt zaproszenia do udziału w przedsięwzięciu, które pokazuje otwartość organizacji i chęć budowania dalszej długofalowej współpracy.

Live: Budżetowanie wyjazdów incentive travel

Autor: Anna Nowotna-Nadziejko, właścicielka Sky Dreams
Cykl: Motywowanie przez podróżowanie…
Anna Nowotna-Nadziejko specjalizuje się w organizacji wyjazdów dla firm i pasjonują ją dalekie wyprawy. Zorganizowała ponad 350 wypraw do 80 krajów dla ponad 25 tys. osób z takich firm jak m.in.: Vox, BP, OBI, PGING, Astra, Bemo Motors, Nestle, Fachowiec, PPG i innych. Uważa, że incentive travel to niepowtarzalne okazje do zacieśniania relacji biznesowych, znajdywania inspiracji i zdobywania nowych doświadczeń. Spełnia marzenia, integruje, łączy. W cyklu Motywowanie przez podróżowanie… będzie mówić o tym, jak wykorzystać podróże do rozwoju własnego biznesu. Oprócz cyklu w MeetingPlanner.pl prowadzi także spotkania live poświęcone temu zagadnieniu. Można w nich uczestniczyć na profilach społecznościowych Sky Dreams.