Grażyna Łukaszyk: Incentive travel a zmiana świadomości i potrzeb klientów

Świat zmienia się dynamicznie. Zmienia się nasza świadomość a wraz z nią zmieniają się potrzeby. Jedno pozostaje niezmienne. Incentive travel to wciąż doskonałe narzędzie motywacyjne i sprzedażowe. Zaryzykuję tezę, że rola podróży motywacyjnych będzie rosnąć. W Polsce wskazują na to twarde dane, wg Barometru SOIT liczba wyjazdów Incentive w 2024 roku przekroczyła już liczby z rekordowego dla branży MICE 2019 roku.
 
Paradoks współczesności? Im bardziej zanurzamy się w świat technologii, pracy zdalnej i wirtualnych spotkań, tym silniejsza staje się potrzeba prawdziwych, bezpośrednich relacji. Zmienia się jednak sposób, w jaki chcemy się spotykać – mniej formalnie, bardziej autentycznie. Potrzebujemy też więcej czasu dla siebie.
Moją uwagę od dawna przykuwają 3 tematy: autentyczność i doświadczanie, wellbeing oraz zrównoważony rozwój. Razem tworzą fundament kreatywnych, nowoczesnych, świadomie zaprojektowanych programów incentive wpisujących się w potrzeby zmieniającego się świata. Co ważne, te trzy podejścia nie konkurują ze sobą. Przeciwnie – uzupełniają się, tworząc spójną całość.
 
Kluczowe oczekiwania, ale i bariery uczestników
Podróże są powszechnie dostępne, wyżej ustawiona jest więc poprzeczka oczekiwań klienta odnośnie do unikatowości i autentyczności programu. Wiemy, że wyjazdy Incentive mają wielką moc – pozwalają wspólnie przeżywać emocje. Jednak tylko dzięki autentyczności, kreowaniu doświadczeń i przełamywaniu barier można tworzyć projekty, które na zawsze pozostaną w pamięci uczestników. W DNA incentive wpisana jest unikatowość, możliwość przeżycia czegoś nieosiągalnego dla klienta indywidualnego. Tworzenie takich projektów wymaga partnerstwa i bliskiej współpracy pomiędzy agencją a klientem, komunikacji. Kluczowa jest znajomość oczekiwań uczestników, ale także ich barier. Często wiąże się to z wieloma wyzwaniami, ale naprawdę warto wyjść świadomie poza strefę komfortu. Wyjście poza utarte szlaki od początku budzi większe emocje i zmienia percepcję, uczestnicy z podróżników stają się odkrywcami.

Równowaga między przygodą i luksusem
Przykładem może być jeden z naszych projektów w Malezji „Where the Braves Come to Play” (nominowany do MP Power Award). Wyzwaniem było zorganizowanie ekspedycji przez najstarszy las deszczowy na świecie, obejmującej dwudniowy trekking z noclegiem w jaskini, samodzielne przygotowywanie posiłków oraz trekking po dziewiczych terenach dżungli Taman Negara. Projekt przygotowany został z wielką dbałością o elementy zrównoważonego rozwoju. Trudnością było skoordynowanie ekstremalnych aktywności oraz stworzenie programu, który pokaże cały przekrój Malezji: od futurystycznego miasta, przez dżunglę, po rajskie plaże. Ekspedycja została zaprojektowana tak, by uczestnicy nie tylko podróżowali, ale przekraczali swoje granice, odkrywali siłę zespołu i autentycznie doświadczali. Było warto! Wspomnienia z tej wyprawy pozostaną na zawsze, cel został osiągnięty. Jednak przy tworzeniu takich projektów trzeba pamiętać o zachowaniu równowagi między przygodą a luksusem. Musi być czas na nagrodę, wypoczynek, budowanie emocji wymaga uważności, bo granica między zachwytem a „przebodźcowaniem” bywa niezwykle cienka.
 
Autentycznie, to nie zawsze ekstremalnie
Autentyczność nie musi jednak zawsze wiązać się z ekstremalną przygodą. Programy incentive w duchu slow life są dziś równie pożądane, jak te pełne wrażeń. Zawsze wizja i potrzeba klienta są na pierwszym miejscu, bo to nie format decyduje o jakości – tylko trafność odpowiedzi na potrzeby klienta. A te bywają bardzo różne. Autentycznie doświadczać możemy na wiele sposobów, poprzez  odkrywanie lokalnej kuchni, spotkania z mieszkańcami, degustacje wina, CSR, zamieniając hotel na XVI-wieczną hacjendę… Niezwykle inspirujące są także spotkania z gośćmi specjalnymi… Doświadczeniem może być zwiedzanie bacstage’u mediolańskiej La Scali, znanego muzeum po godzinach otwarcia, tylko w gronie uczestników wyjazdu, wynajem unikatowej przestrzeni na wyłączność, warsztaty kulinarne ze znanym szefem kuchni, medytacja z mnichami buddyjskimi w klasztorze. Ale może to być także kolacja u lokalnej rodziny, która pozwala na bliższe poznanie kultury danego kraju. Unikatowy wyjazd incentive można zorganizować w Polsce, mamy tak wiele skarbów na wyciągnięcie ręki.
 
Gdzie w tym wszystkim miejsce na wellbeing?
We współczesnym świecie hasła takie jak work-life balance i wellbeing przestały być jedynie modnymi sloganami. Dziś to realne potrzeby, a dla wielu firm – priorytety. Coraz więcej organizacji dostrzega, że zdrowie psychiczne i fizyczne pracowników to także inwestycja w efektywność. Rosnąca świadomość przekłada się na nowe podejście – firmy oferują nie tylko premie, ale i benefity, które mają realną wartość. Jednym z najskuteczniejszych narzędzi motywacyjnych pozostają wyjazdy incentive, o czym wspominałam na początku.
Często jednak wellbeing bywa spłycany. Sprowadza się go do jogi w firmie, pakietu sportowego, pojedynczych zajęć. Tymczasem prawdziwy wellbeing to znacznie więcej – to holistyczne podejście do człowieka i jego dobrostanu w trzech wymiarach: fizycznym, psychicznym i społecznym. To nie lista dodatków, ale sposób myślenia o ludziach i ich potrzebach. A jak wygląda wellbeing w kontekście podróży motywacyjnych?
 
Balans między intensywnością programu a odpoczynkiem
Najprościej mówiąc – to umiejętność zachowania równowagi. Pokuszę się o definicję, że wellbeing w programach incentive to balans między intensywnością programu a przestrzenią na odpoczynek. Jeszcze kilka lat temu – zwłaszcza przed pandemią – harmonogramy wyjazdów były przeładowane atrakcjami. Miało być spektakularnie, ekscytująco, intensywnie. Paradoksalnie, prawdziwy odpoczynek zaczynał się… dopiero po powrocie. Dziś to się zmienia.
Nowoczesny program incentive powinien być wyważony i nie chodzi tu tylko o czas wolny na zakupy, ale o prawdziwy moment wytchnienia. Dlatego tak ważne są detale i logistyka: jeśli wprowadzamy poranny stretching czy jogę dla chętnych, zadbajmy o to, by nie poprzedzała go kilkugodzinna powitalna kolacja.
Ten trend jest coraz bardziej widoczny. Uczestnicy wyjazdów nie chcą tylko przeżywać – chcą też wypocząć. Przygoda smakuje zupełnie inaczej, gdy wiemy, że na końcu czeka nagroda – chwila wytchnienia i prawdziwy relaks.
 
Możemy tworzyć nową jakość wyjazdów
Jak finalnie połączyć autentyczność, szeroko pojęty wellbeing, niezapomniane doświadczenia z troską o planetę i lokalne społeczności? Czy zrównoważone podróżowanie w świecie incentive travel jest możliwe? Moja odpowiedź brzmi – tak. Podczas tegorocznej edycji „Responsible Incentive Travel Day”, konferencji zorganizowanej przez SITE Poland, miałam przyjemność prowadzić panel „Odpowiedzialny Organizator” gdzie na konkretnych przykładach pokazaliśmy, jak można wdrażać elementy CSR do programów incentive. Można zmieniać świat incentive na lepsze, programy incentive mogą łączyć motywację z odpowiedzialnością. Naszą misją powinno być promowanie odpowiedzialnego podróżowania. I chociaż spotkałam się dotychczas z różnymi opiniami, od krytycznych do entuzjastycznych, sądzę, że możemy tworzyć nową jakość wyjazdów poprzez wdrażanie nawet drobnych elementów. Już dawno zamieniliśmy drukowane programy na aplikacje, nie wykorzystujemy zwierząt. Słowo klucz to edukacja. Ekologiczne rozwiązania nie obniżają jakości doświadczenia – wręcz przeciwnie, nadają mu głębi i sensu. Możemy tworzyć programy z realnym wpływem na lokalne społeczności. Liczą się nawet drobne gesty, a przykładowa kolacja u lokalnej rodziny stanowi idealne połączenie autentyczności ze wspieraniem lokalnej społeczności. Można pójść o krok dalej, proponując aktywności z mądrze dobranymi elementami CSR, które wpisują się w wartości wyznawane przez klienta, które angażują i na zawsze zostają w pamięci uczestników.
Świat się zmienia, wyjazdy incentive wraz z nim. To nowa jakość – autentyczna, świadoma i odpowiedzialna!
 
Autorka: Grażyna Łukaszyk, director of sales, business partner, NU Horizons, członkini Stowarzyszenia Organizatorów Incentive Travel (SOIT)