PRAWO W EVENTACH: Formy zawarcia umowy
W dzisiejszym, zmieniającym się świecie, pewność i rzetelność transakcji jest podstawowym elementem obrotu gospodarczego. Należycie zabezpieczone interesy strony, stawiają ją w komfortowej sytuacji przy ewentualnym sporze sądowym czy innego rodzaju dochodzeniu swoich praw. Dotyczy to również, a może szczególnie branży eventowej, gdzie spotykamy się z wyjątkową dynamiką zmian sytuacji.
W praktyce mamy do czynienia z licznymi błędami, jakie występują w związku z zawieraniem umów, a warto pamiętać, że każde porozumienie w zakresie nawiązania współpracy jest formalnie umową. Zgodnie z odpowiednimi przepisami możemy mówić o różnych formach umów, w tym pisemną, pisemną z podpisami notarialnie lub urzędowo poświadczonymi, pisemną z datą pewną oraz aktem notarialnym. W szczególnych przypadkach niezachowanie określonej formy powoduje nieważność danej czynności prawnej, w tym przypadku umowy.
W praktyce coraz więcej umów jest zawieranych przy użyciu wiadomości e-mail, wiadomości SMS, za pośrednictwem faxu czy też w trakcie zwyczajnej rozmowy telefonicznej.
Wiadomość e-mail, SMS, a forma pisemna
Do zachowania formy pisemnej wystarczy złożenie na dokumencie zawierającym oświadczenie woli własnoręcznego podpisu. Za taką formę uważa się ponadto oświadczenie woli w postaci elektronicznej, opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu. Brak spełnienia tych warunków nie pozwala zakwalifikować danego oświadczenia, jako dokonanego w formie pisemnej.
Idąc tym tropem, wymiana korespondencji e-mail czy SMS nie spełnia wymogów formy pisemnej. Nie powoduje to jednak nieważności zawartej tak umowy, chyba że ustawa lub zgodna wola stron zastrzega taki rygor (w praktyce sprowadza się do stwierdzenia ,,wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności” lub podobnego).
Jeżeli strony prowadzą negocjacje w celu zawarcia umowy, w tym za pośrednictwem poczty elektronicznej czy wymiany wiadomości SMS, umowa dochodzi do skutku, jeżeli dojdą one do porozumienia, co do wszystkich jej postanowień, które były przedmiotem negocjacji. Nasza praktyka pokazuje czasem, że pomimo obszernego materiału mailowego, umowa nie zostaje zawarta bo np. nie określała precyzyjnie ustalonej ceny towaru lub usługi.
Umowa zawarta przy pomocy wiadomości e-mail czy SMS będzie traktowana jako zawarta w formie ustnej. Ma jednak nad nią pewną przewagę, gdyż w razie sporu łatwiejsze jest przeprowadzenie z niej dowodu.
Biorąc pod uwagę powyższe rekomendujemy, aby w celu podsumowania negocjacji handlowych sporządzić wiadomość, w której uwzględnimy wszystkie warunki współpracy i wysłać ją drugiej stronie do potwierdzenia. Dzięki temu unikniemy wielu nieścisłości.
Zawarcie umowy za pośrednictwem faksu
Przesłanie za pośrednictwem faksu dokumentu zawierającego oświadczenie woli (umowę), na którym został złożony własnoręczny podpis, nie spełnia warunku formy pisemnej.
Jak zostało wskazane powyżej, nie musi to powodować nieważności czynności prawnej, gdyż funkcjonująca w polskim systemie prawnym zasada swobody formy wyrażania woli, dopuszcza taką możliwość.
Przykładem może być umowa zlecenia organizacji imprezy promocyjnej czy usługi cateringowej, dla ważności której nie jest niezbędna forma pisemna. Przesłanie faxem oferty jest dopuszczalne. Wystarczy potwierdzenie jej otrzymania przez drugą stronę.
Co ważne, jeśli strony zawarły w formie pisemnej umowę, dla której ważności ustawa lub wola stron nie wymaga jej bezwzględnego zachowania, zmiana kontraktu może być dokonana w dowolny sposób, czyli również za pośrednictwem faksu.
Umowa zawarta ustnie
W branży eventowej często spotykamy klientów, którzy zawierają umowy w formie ustnej, gdzie nie dysponują pisemnym dowodem potwierdzającym fakt jej zawarcia, a następnie zadają pytanie czy takie porozumienie w ogóle obowiązuje i istnieje. Czy jest możliwe dochodzenie praw przed sądem?
Zawsze powtarzamy naszym klientom, że bezpieczniej jest zawierać umowy w formie pisemnej, ale jeżeli ze względu na szczególne okoliczności (np. dynamika sytuacji) decydujemy się na ustne uzgodnienia, to powinniśmy poprosić co najmniej jedną osobę, by była przy tym obecna. Na wypadek sporu będzie ona świadkiem. Nie mniej jednak, jest to praktyka ryzykowna i zdecydowanie ją odradzamy. Choćby z powodu niedoskonałości ludzkiej pamięci lub zmienności charakteru relacji, jaki mamy z potencjalnym świadkiem (np. pracownik, z którym rozwiązano umowę o pracę).
Podsumowując, wola strony umowy może być wyrażona przez każde zachowanie, które ujawni ją w sposób dostateczny. W polskim prawie ustawodawca przewidział liczne wyjątki, dla ważności których wymagana jest forma szczególna. Zawarcie umowy w sposób nieprecyzyjny i nieutrwalający treści porozumienia dla celów dowodowych rodzi poważne ryzyka prawne i biznesowe. Dlatego rekomendujemy przywiązywanie zdecydowanie większej wagi do tych kwestii na etapie nawiązywania współpracy. Unikniemy wtedy nieporozumień i poważnych sporów.
Autorzy:
Marcin Pałucki, wspólnik zarządzający i radca prawny w Kancelarii Pałucki Trusiński. Posiada wieloletnie, praktyczne doświadczenie w zakresie doradztwa przy projektach związanych z biznesem sportowym i reklamowym. Specjalizuje się m.in. w negocjowaniu umów i ugód, których przedmiotem są kwestie prawnoautorskie i wizerunkowe. Z sukcesem reprezentuje klientów w procesach sądowych związanych m.in. z naruszeniem praw autorskich.
Dominik Jelonek, asystent prawny w Kancelarii Pałucki Trusiński. Posiada praktyczne doświadczenie w zakresie prawa mody oraz prawa sportowego. W obszarze jego merytorycznych zainteresowań znajduje się ochrona praw autorskich, znaków towarowych oraz wzorów użytkowych.
Kancelaria: Pałucki Trusiński Prawo i Podatki, www.ptlegal.pl