Jak rozliczać podróże służbowe?

W drugiej połowie sierpnia 2016 r. Ministerstwo Finansów opublikowało szczegółowe wyjaśnienia dotyczące odliczania kosztów podróży osób fizycznych prowadzących indywidualną działalność gospodarczą. Zagadnienie omawia Maciej Dudziński, prawnik Kancelarii Pałucki Trusiński.
 

Według wyjaśnień resortu przedsiębiorcy mogą zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wszelkie faktycznie poniesione i właściwie udokumentowane wydatki związane z podróżą służbową odbywaną poza miejscowość, w której znajduje się siedziba danego przedsiębiorcy. Warunkiem zaliczenia tych wydatków do kosztów uzyskania przychodu jest wykazanie, że zostały one poniesione w celu osiągnięcia przychodu, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodu i nie zostały wymienione w art. 23 ust. 1 ustawy z dania 21 lipca 1991 r.  o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. 1991 nr 80 poz. 350 z zm.)
Wydatki, które można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów są następujące:

1. Koszty przejazdu, a w tym:

• wydatki poniesione na bilety uprawniające do przejazdu publicznym środkiem transportu (pociąg, autobus, samolot, prom) niezależnie od klasy miejsca, jakie zajmował przedsiębiorca;
• wydatki poniesione na zakup paliwa, opłaty za parking, przejazd drogami płatnymi i autostradami, mycie samochodu, naprawa, holowanie, w przypadku odbywania podróży samochodem będącym środkiem trwałym. W przypadku podróży samochodem, który środkiem trwałym nie jest, przedsiębiorca ma obowiązek prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu, a kosztem uzyskania przychodu zostaną tylko wydatki wynikające z tzw. kilometrówki, tj. iloczynu przejechanych kilometrów i aktualnej stawki za 1 km przypisanej do rodzaju pojazdu;
• wydatki na dojazd środkami komunikacji miejscowej wynikające z ceny na bilecie albo innym dokumencie potwierdzającym cenę przejazdu.

2. Koszty noclegu
Resort finansów ma tutaj na myśli wszelkie koszty noclegu w hotelu lub innym tego typu miejscu stwierdzone fakturą VAT lub rachunkiem. W przypadku przedsiębiorców nie obowiązują limity dotyczące pracowników.
 

3. Dieta
Za koszt uzyskania przychodów można uznać również przysługujące przedsiębiorcy, a także osobie z nim współpracującej diety. Diety, o których mowa, przysługują przedsiębiorcy do tej samej wysokości co pracownikom. Między innym z tego powodu Ministerstwo nie uznaje wydatków na jedzenie za koszty uzyskania przychodu, tłumacząc, że na ten cel przeznaczone są właśnie diety.
 

4. Inne wydatki
Ministerstwo potwierdziło również, że innego rodzaju wydatki, takie jak zakup biletów na targi, pokazy, wystawy czy koszty dodatkowych opłat za bagaż, również mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów, jeśli wysokość tych opłat stwierdzona zostanie fakturą lub rachunkiem.
Należy pamiętać, że w przypadku, w którym powyższe koszty poniesione zostały za granicą w innej walucie, przedsiębiorca zobowiązany jest przeliczyć według kursu średniego NBP z dnia poprzedzającego dzień wystawienia faktur (innych dowodów), a w przypadku diety z dnia poprzedzającego wystawienie dowodu wewnętrznego.
 

Autorem tekstu jest Maciej Dudziński, prawnik Kancelarii Pałucki Trusiński, współautor bloga www.bizneswpodatkach.pl