Przemysław Linke: Jak organizowaliśmy Bieg Piastów mimo przeciwnika w postaci koronawirusa

Rozpoczynający się 2019 rok nie zwiastował jeszcze tego, z czym zmierzyć będziemy musieli się od marca. Chodź z wielu zakątków świata dolatywały informacje o coraz większej liczbie osób zakażonych koronawirusem, o wprowadzanych ograniczeniach i obostrzeniach, nikt nie dopuszczał myśli, że i my staniemy się jego ofiarą. W tym czasie bardziej niż koronawirusa obawialiśmy się braku śniegu w Szklarskiej Porębie – Jakuszycach. Zima, jaka zagościła w tym roku w Europie, a raczej jej brak sprawił, że wiele z wydarzeń wchodzących w kalendarz wydarzeń, elitarnej ligi biegów długodystansowych Worldloppet, zostało odwołanych.

Również my, planując największe w naszym kraju zawody narciarstwa biegowego, nie ze względu na covid-19, a na deficyt śniegu planowaliśmy różne warianty 44. Biegu Piastów. Kolejna edycja święta narciarzy biegowych była pod wieloma względami rekordowa. Pierwszy pokonany przez nas został rekord liczby zawodników, którzy stanęli do rywalizacji na jakuszyckich trasach. Tegoroczny Festiwal Narciarstwa Biegowego, którego zwieńczeniem były biegi na najdłuższych dystansach 24,30 i 50 kilometrów, zgromadził na linii startu ponad siedem tysięcy zawodników z trzydziestu dwóch państw.

Kolejny rekord odnotowaliśmy, osiągając ponad dziewięciomilionowy ekwiwalent reklamowy. 44. Bieg Piastów to także obecność i zaangażowanie największej liczby Sponsorów i Partnerów w historii wydarzenia. Grono pod przewodnictwem Sponsora Generalnego Banku PKO BP, Sponsora Głównego KGHM Polska Miedź SA oraz Sponsora Wspierającego Polskiej Grupy Energetycznej uzupełniły takie marki jak PKP Intercity, Totalizator Sportowy, Brubeck, Tarczyński, Foddcare, Inerferie, Decathlon, Poletent, Termy Cieplickie, Galeria Sudecka, Holmenkol oraz Citronex. Obecność tak znanych marek, na wydarzeniu, które przez wielu odbierane jest jako niszowe, mało medialne, pokazuje, że coraz częściej zależy im na bezpośrednim dotarciu do wyraźnie określonej grupy docelowej.

A kim są uczestnicy i zawodnicy biorący udział w tym wydarzeniu. Największą grupę stanowią osoby w przedziale wiekowym 35 – 50 lat, aktywne, z największych miast naszego kraju (Warszawa, Wrocław, Poznań). Są to menagerowie średniego i najwyższego szczebla, przedstawiciele znanych marek, osoby zarządzające największymi w naszym kraju spółkami oraz koncernami. Narty biegowe z każdym rokiem zyskują kolejnych zwolenników, którzy na własnej skórze przekonują się, że ta dyscyplina sportu jest najlepszą alternatywą uzupełniającą rozwój fizyczny, na jaki można pozwolić sobie w okresie zimowego treningu. Dostrzegamy, jak od kilku lat zapotrzebowanie na biegówki rośnie z każdym sezonem. Jakuszyce to miejsce, które mimo zmian klimatycznych, gwarantuje warunki do uprawiania tej dyscypliny. Liczba osób, które korzystają z 80 km tras sięga około 500 tys. w okresie od grudnia do kwietnia. 44. Bieg Piastów zakończony biegiem na dystansie 25 kilometrów, 1 marca odbył się bez najmniejszych przeszkód. To co nastąpiło później zaskoczyło wszystkich. W związku z wprowadzonymi obostrzeniami zmuszeni byliśmy do skrócenia sezonu i wcześniejszego zamknięcia Ośrodka Narciarstwa Biegowego i Biathlonu w Szklarskiej Porębie – Jakuszycach. Wiązało się to oczywiście ze sporymi stratami. Warunki pogodowe sprzyjały, śnieg utrzymywał się do połowy kwietnia, niestety nie mogliśmy wysyłać na trasy ratraków, które przygotowują trasy dla biegaczy. Przedwczesne zamknięcie ośrodka, sprawiło, że parking który dotychczas wypełniało dziennie ponad siedemset aut świecił pustkami.

Dla wielu Bieg Piastów kojarzy się tylko z jego wersją zimową i wiele osób ze zdziwieniem reaguje na informację, że w naszym menu znajduje się jeszcze Letni oraz Rowerowy Bieg Piastów. Tegoroczna sytuacja sprawiła, że zaplanowany na pierwszego kwietnia i pierwszego maja start zapisów na oba wydarzenia został odłożony w czasie. Niepewność, wprowadzone restrykcje, sprawiły, że organizacja zawodów stanęła pod wielkim znakiem zapytania. Każdego dnia z wielkim zainteresowaniem śledziliśmy wszelkie informację odnośnie wprowadzanych przepisów, liczby chorych oraz zmian zachodzących w życiu codziennym. Po kilkumiesięcznych oczekiwaniach, przygotowaniu kilku alternatywnych form przeprowadzenia zawodów, mimo dalszej niepewności zapadła decyzja, że pierwszego lipca rozpoczynamy zapisy na nasze wydarzenia.

Czy obawialiśmy się, że nie będzie chętnych, oczywiście. Jednak z drugiej strony wiedzieliśmy, że rezygnacja z organizacji wydarzeń może wiązać się z wycofaniem się ze współpracy w roku bieżącym i w kolejnych sezonach Sponsorów i Partnerów. Posiadana wiedza i doświadczenie z organizacji wydarzeń dała nam pewność, że jeśli nie zostaną wprowadzone odgórne zakazy związane z organizacją zawodów sportowych, zaplanowane na sierpień i wrzesień zawody przeprowadzimy z należytą starannością, gwarantując ich uczestnikom bezpieczny udział. Nie zawiedliśmy ani uczestników, ani Sponsorów, od których otrzymaliśmy kredyt zaufania. Bank PKO BP oraz KGHM po raz kolejny były z nami podczas Letniego Biegu Piastów. Podział zawodników na 150 sektorów, obowiązek zakrywania nosa i ust, zachowanie odpowiednich standardów sanitarnych, a przede wszystkim samodyscyplina uczestników pozwoliły przeprowadzić bezpiecznie zawody. Kolejnym, a zarazem ostatnim, akordem jakuszyckiej rywalizacji był zaplanowany na koniec września Rowerowy Bieg Piastów. Lista startowa zapełniła się zawodnikami w cztery dni od rozpoczęcia zapisów. Zawody, które dla wielu miały nie dojść do skutku, ze względu na rosnącą liczbę zachorowań, zgromadziły na starcie ośmiuset kolarzy górskich. Podobnie jak i podczas zawodów biegowych zastosowanie i przestrzeganie regulaminu, w tym wytycznych sanitarnych, udowodniło, że nawet w czasach pandemii możliwe jest organizowanie zawodów sportowych na najwyższym poziomie.

Jaki był ten rok w branży eventów sportowych? Kalendarz wydarzeń zweryfikowany został przez covid-19. Gdy jednym organizatorom wydarzeń przyświecało słońce, inni mierzyli się z problemami w postaci wycofania się sponsorów, zakażeń w gronie organizatorów, co skutkowało całkowitą rezygnacją z organizacji wydarzeń lub zawody przybierały nową, wirtualną postać. Bieg Piastów mimo trwającej sytuacji zrealizował założony na ten rok plan w stu procentach. W sposób bezpieczny przeprowadziliśmy po jakuszyckich trasach ponad dziesięć tysięcy zawodników zarówno w sezonie zimowym, jak i letnim. Wywiązaliśmy się ze wszelkich świadczeń zawartych w umowach z obecnymi u nas Sponsorami i Partnerami. Doświadczenie i wiedza zdobyta podczas tegorocznego sezonu powodują, że jeśli nie zostaną narzucone przepisy zabraniające organizacji wydarzeń w przyszłym roku, nasze wydarzenia będą równie bezpieczne i atrakcyjne dla ich uczestników jak w roku bieżącym. Wiele osób może, patrząc na bieżącą sytuację, zadać sobie pytanie, czy ludzie będę chcieli brać udział w zawodach, nie będą obawiać się o swojej zdrowie. Ponad trzy tysiące, taka liczba osób w ciągu miesiąca zarejestrowała i opłaciła swój udział w 45. Biegu Piastów, więc o zawodników nie trzeba się martwić. Jak będzie ze Sponsorami i Partnerami w 2021 roku, jakie ruchy zostaną podjęte i jakie decyzje trudno przewidzieć. Dziś nikt nie jest w stanie udzielić odpowiedzi na to pytanie.

Wszyscy zachowują dystans, z ostrożnością obserwują zachodzące zmiany, a decyzje o ewentualnym wsparciu i włączeniu się w kolejny sezon wydarzeń warunkują od rozwoju pandemii. Będzie to z pewnością trudniejszy sezon od właśnie zakończonego, poprzeczka, jaką zawiesił przed nami wszystkimi, największy nasz przeciwnik koronawirus powędrowała bardzo wysoko.  

Autor: Przemysław Linke, marketing manager, Bieg Piastów