Biała Księga: Rozdział „Przetarg eventowy” opublikowany

Stowarzyszenie Komunikacji Marketingowej SAR i Polskie Stowarzyszenie Menedżerów Logistyki i Zakupów – organizatorzy Dialogu wraz z partnerami oraz przedstawicielami zleceniodawców przekazali dwa kolejne rozdziały Białej Księgi: Eventy i PR, zawierające wytyczne i rekomendacje dla tych obszarów. Rozdziały zawierają również przygotowane przez obie strony (klientów i agencje) wzorcowe narzędzia i dokumenty przetargowe.

Opublikowane rozdziały obejmują wiele zagadnień istotnych dla efektywności procesu przetargowego, jego kosztów i wyników, wśród nich m.in.: analiza potrzeb i określanie celów biznesowych, źródła do budowania wiedzy o rynku dostawców, wytyczne oraz wzory dokumentów do przeprowadzenia zapytania o informację – RFI (Request For Information), rekomendowane modele przetargów, wytyczne i wzorcowe dokumenty briefu, rekomendacje dotyczące komunikacji w przetargach i dostępności klienta na etapie przetargu (wytyczne dotyczące briefu, spotkań de-briefingowych i sesji kierunkowych), szczegółowy harmonogram przetargu i minimalny czas w przetargu, kryteria i wagi ocen w przetargach oraz wzorcowe arkusze ocen, terminy płatności i koszt pieniądza w czasie,  opłaty za udział w przetargu, ochrona praw autorskich w przetargu, zasady prawidłowego kosztorysowania – wytyczne oraz wzorcowe tabele.

ROZDZIAŁ DOTYCZĄCY PRZETARGÓW EVENTOWYCH

– Mam nadzieję, że dzięki owocnej współpracy i stworzonym standardom w kategorii Eventy o złożenie oferty nie będzie proszone kilkanaście agencji, briefy będą zawierały kluczowe elementy niezbędne do przygotowania dobrej propozycji (w tym budżet), agencje będą miały odpowiedni czas na przygotowanie oferty, która będzie oceniana według jasnych kryteriów mających wyznaczone wagi, a zaliczka czy termin płatności do 30 dni nie będzie niczym szczególnym. Jednocześnie klienci będą otrzymywać dobre oferty, przygotowane specjalnie dla nich, odpowiednio zwizualizowane i wycenione – komentuje Sebastian Oprządek, prezes zarządu KAE.
– Bardzo liczymy na to, że opublikowane dziś zalecenia i rekomendacje znajdą szerokie zastosowanie w praktyce zakupowej naszych usługobiorców. Wypracowane wspólne zasady prowadzenia procesu przetargowego nie tylko cywilizują relacje zamawiający – wykonawca w branży PR, ale przede wszystkim pozwolą na uzyskanie wymiernych korzyści po obydwu stronach stołu negocjacyjnego. Usługobiorcom pozwolą na optymalny wybór najlepiej dopasowanego dostawcy, a agencjom PR na bardziej efektywne wykorzystanie swych zasobów kreatywnych – mówi Grzegorz Szczepański, prezes zarządu ZFPR.

Pierwszy z dziewięciu rozdziałów Białej Księgi (ogólny) opublikowany został w listopadzie 2017 r. Zawiera on zbiór dobrych praktyk i standardów efektywnej współpracy Reklamodawcy z Agencją. Organizacje reprezentujące rynek komunikacji marketingowej w Polsce podpisały wówczas deklarację przyjęcia Białej Księgi Branży Komunikacji Marketingowej jako rekomendacji nowych standardów i dobrych praktyk oraz zobowiązały się do ich promocji w środowisku i wśród swoich członków.
W dyskusji nad całym projektem wzięło udział 41 ekspertów ze strony agencji oraz 41ekspertów ze strony reklamodawców reprezentujących firmy w najbardziej reklamujących się branżach: FMCG, farmaceutyki, bankowość, ubezpieczenia, media i rozrywka, telekomunikacja, transport. W spotkaniach otwartych wzięło udział 220 uczestników.  Projekt Dialog Branżowy wraz z Białą Księgą Branży Komunikacji Marketingowej uzyskał Patronat Honorowy Ministerstwa Rozwoju. Partnerem medialnym projektu jest MeetingPlanner.pl.
Kolejne rozdziały Białej Księgi zostaną opublikowane w styczniu i marcu 2018 r.
BIAŁA KSIĘGA