Więcej równowagi w Warszawskiej Organizacji Turystycznej

Barbara Tutak prezes Warszawskiej Organizacji Turystycznej, w ramach której działa Warsaw Convention Bureau, przedstawiła cele, jakie stawia przed sobą stowarzyszenie, oraz podsumowała pierwsze półrocze działalności organizacji. Wśród priorytetów jest równowaga w działaniach na rzecz dwóch filarów rozwoju turystycznej Warszawy, czyli turystyki wypoczynkowej i sektora MICE oraz zaangażowanie do współpracy większej liczby członków.

Warszawska Organizacja Turystyczna działa od 2012 r., kiedy to przejęła w dużej mierze funkcję promocji Warszawy, w szczególności w ramach turystyki biznesowej i organizacji wydarzeń, kiedy w stołecznym ratuszu zlikwidowano komórkę Warsaw Convention Bureau. WOT działa jako stowarzyszenie, w formule publiczno-prywatnej. W tym roku zasadniczo zmieniono sposób zarządzania organizacją – wybrano zawodowy zarząd – prezesem została Barbara Tutak, wiceprezesem Mateusz Czerwiński. Zarząd jest wspierany przez Radę Programową. Podczas spotkania prasowego działający od czerwca zarząd WOT przedstawił nowe plany, ale też podsumował, co w tym roku osiągnięto.

Wizja
Barbara Tutak podkreśliła, że WOT ma stanowić platformę współpracy, której głównym zdaniem jest umacnianie wizerunku Warszawy, oraz lokalnej branży, poszczególnych jej członków, m.in. poprzez integrację, ale także uwzględniając ich charakterystykę i indywidualne potrzeby. – Kluczowa jest dla nas współpraca i integracja środowiska turystycznego, które działa na rzecz rozwoju Warszawy. Do potrzeb naszych członków staramy się podchodzić indywidualnie, ponieważ nie ma uniwersalnych rozwiązań. Dlatego przy realizacji każdego z projektów zastanawiamy się, jakie grupy interesariuszy kojarzyć ze sobą w celu wypracowywania atrakcyjnych ofert poprawiających konkurencyjność naszego miasta na arenie międzynarodowej zarówno w zakresie turystyki wypoczynkowej, jak i MICE – podkreśla Barbara Tutak. W realizacji każdego z wyznaczonych celów zdaniem nowej prezes potrzebne jest podejście systemowe, które planuje wdrażać i konsekwentnie realizować przyjęte w jego ramach działania.

Cel 1. Więcej członków
Wśród priorytetów jest przyciągnięcie do organizacji większej liczby członków. Obecnie jest ich 73 (hotele – 14, venues – 6, instytucje kultury – 10, touroperatorzy i organizatorzy atrakcji – 26, inni partnerzy – 17), co w porównaniu np. do Poznańskiej Lokalnej Organizacji Turystycznej, która zrzesza 300 podmiotów, stanowi niewielką liczbę. W tym celu zaplanowano szereg spotkań oraz zmiany związane z wyliczaniem składki członkowskiej. Jako przykład nie najlepiej sprawdzającego się mechanizmu podano liczbę pokojów jako podstawę wielkości składki, niezależnie od innych parametrów, jak np. standard hotelu. Obecnie budżet WOT wynosi 1,44 mln złotych.
Jak podkreślała Barbara Tutak, nielicznie reprezentowane w WOT są restauracje, a współpraca z tym sektorem branży jest niezbędna w budowaniu wizerunku stolicy. Ważnym partnerem byłoby też takie przedsiębiorstwo jak Polskie Linie Lotnicze LOT, które jednak nie są zainteresowane członkostwem w WOT. Są natomiast zainteresowane stworzeniem produktu „wyjścia poza lotnisko” – zwiedzania stolicy oferowanego podróżnym, których czas przesiadki pomiędzy lotami jest długi. W związku z czym WOT w partnerstwie z LOT-em i „Portami Lotniczymi” realizuje projekt „Discover Warsaw on the Way”. Partnerzy opracuję koncepcję sprzedaży i promocji wycieczek po Warszawie realizowanych w przerwie w podróży lotniczej.
Barbara Tutak i Mateusz Czerwiński szacują, że potencjał członkowski jest duży -stanowi liczbę co najmniej ponad 200 podmiotów. Wśród korzyści dla członków przedstawiciele zarządu WOT podkreślają m.in. „przynależność do silnej i stabilnej organizacji turystycznej, która ma duże przełożenie w branży i urzędzie miasta, możliwości współpracy i networkingu z kluczowymi przedstawicielami branży oraz roboczy kontakt z władzami Warszawy, rozwoju biznesowego poprzez synergię z ofertą innych członków WOT czy współpracy z partnerami z tego samego sektora w zespołach roboczych”. Działające dotychczas grupy robocze to np. zespół MICE – współpraca hoteli i PCO czy zespół „Odwiedź muzeum po pracy” – współpraca instytucji kultury i concierge hotelowych.
Organizowane przez WOT warsztaty tematyczne, networkingowe i opiniotwórcze mają służyć, oprócz przyciągania do organizacji nowych podmiotów (temu celowi poświęcone było ok 20 spotkań), dzieleniu się wiedzą i informacją, inicjowaniu kooperacji zarówno w prowadzeniu działalności biznesowej, jak i promocji. Na stronie internetowej WOT powstaje sekcja tylko dla członków stowarzyszenia.

Cel 2. Więcej wydarzeń
Podstawowym wskaźnikiem, jeśli chodzi o przemysł spotkań nadal będzie liczba wydarzeń, jaka odbywa się w stolicy oraz liczba i rodzaj zapytań, które są pozyskane i opracowywane przez Warsaw Convention Bureau. Od początku 2018 roku do sierpnia, WCB pozyskało 33 wydarzenia, łączna liczba noclegów realizowanych w ramach tych wydarzeń to niemal 19 tys., a szacowana ich wartość to niemal 6 mln. zł. Wśród pozyskanych wydarzeń są czterodniowa konferencja Lufthansy City Centre, w której weźmie udział ok. 650 agentów turystycznych czy konferencja Tramex Days, która zgromadzi 120 przedstawicieli biur oferujących różnego rodzaju pakiety turystyczne. WCB pracuje nad pozyskaniem pozyskanie konferencji ICCA CEC Summer Meeting 2019.
WOT nadal wspierał będzie wizyty studyjne, które w głównej mierze odbywają się w związku z pozyskiwanymi wydarzeniami. W 2018 r. w 25 różnego rodzaju fam tripach uczestniczyło 108 przedstawicieli branży MICE, turystycznej oraz dziennikarzy. WOT nadal będzie wspierać organizację wizyt studyjnych– wartość wsparcia, jakie można uzyskać, to kwota pomiędzy 2 a 5 tys. złotych.
WCB będzie wspierać członków przy pozyskiwaniu kongresów wspólnie z przedstawicielami lokalnej nauki i stowarzyszeń branżowych. Nie będzie natomiast prowadzić lokalnego programu ambasadorów kongresów, tylko współpracować z Polską Organizacją Turystyczną i Stowarzyszeniem Konferencje & Kongresy w Polsce w ramach Programu Ambasadorów Kongresów Polskich. Jak podkreślał Mateusz Czerwiński, WCB będzie udzielać lokalnego wsparcia w ramach ogólnopolskiego programu. Wśród zadań WCB nadal pozostaje monitorowanie stołecznego przemysłu spotkań.

Cel 3. Więcej synergii
Wot nadal planuje promować Warszawę poprzez wydawnictwa Warsaw Meetings Guide, Warsaw Tours Guide, Warsaw – Find your hotel czy Discover Warsaw Museums. Ostatnio zakończonym projektem wydawniczym jest przewodnik „Warszawa kulinarna”, jako część projektu specjalnego poświęconego promocji kulinarnej Warszawy, oraz rozszerzenia zakresu działań WOT o branżę gastronomiczną.
Kolejnym projektem specjalnym jest „Odwiedź muzeum po pracy”, ale skierowany nie tylko do branży, ale do wszystkich potencjalnych odwiedzających. WOT zamierza również zachęcać swoich członków do wzajemnego rekomendowania się. Dotyczy to w szczególności wykorzystania potencjału najchętniej odwiedzanych instytucji kultury. Obecnie największa liczba odwiedzin notowana jest w muzeach: Muzeum Powstania Warszawskiego i Muzeum Historii Żydów Polskich Polin, dlatego do trafiających tam gości trafi informacja o innych atrakcjach turystycznych stolicy, które mogą być dla nich atrakcyjne. Promocję atrakcji turystycznych mają wspierać także działania WOT w social mediach, ulotka, która rekomendująca obiekty warte odwiedzania (11 instytucji kultury), reklamy na ekranach w holu głównym Pałacu Kultury i Nauki. Ulotka, oprócz rekomendacji ma pełnić funkcję zaangażowania turysty, który mógłby np. kolekcjonować na wzór paszportu pieczątki – potwierdzenia obecności w wybranych miejscach.
W ramach systemu rekomendacji WOT pracuje także nad dystrybucją oferty organizatorów turystyki w członkowskich hotelach WOT – grupa robocza organizatorów atrakcji turystycznych pracuje nad modelem współpracy z hotelami, aby oferta członków była prezentowana w obiektach w sposób efektywny i w ramach współpracy systemowej.
WOT, w roli konsultanta, uczestniczy w projekcie „Rewitalizacja Pragi i nowe produkty turystyczne”, realizowanym przy współpracy z Biurem Architektury i Planowania Przestrzennego UM Warszawy. Chodzi o takie zagospodarowanie turystyczne, aby rozwój tej dzielnicy był zrównoważony wobec wszystkich jej potencjalnych interesariuszy. Kolejne warsztaty produktowe wyznaczone są na połowę września. 
Stowarzyszenie angażuje się też w projekty edukacyjne, które zmierzają m.in. do zaspakajanie potrzeb i oczekiwań warszawskich pracodawców. Jak wynika z przeprowadzonego badania, najbardziej na stołecznym rynku brakuje wykwalifikowanych kelnerów, recepcjonistów i kucharzy.

WOT, w realizacji swoich celów, deklaruje współpracę z Biurem Marketingu Miasta, Stołecznym Biurem Turystyki, Mazowiecką Regionalną Organizacją Turystyczną, Mazowieckim Odziałem Polskiej Izby Turystyki oraz Polską Organizacją Turystyczną.
W Radzie Programowej WOT działają: Loretta Neufeldt-Ziemba, Orbis SA; Bartosz Sosnowski, Centrum Targowo-Kongresowe; Robert Zydel, Urząd Miasta st. Warszawy (Biuro Marketingu Miasta); Paweł Moras, Urząd Miasta st. Warszawy (Stołeczne Biuro Turystyki); Ziemowit Koźmiński, Zamek Królewski w Warszawie; Aneta Stępkowska, Hotel Courtyard by Marriott Warsaw Airport; Marta Patla, Adventure Warsaw oraz Bogdan Wieczorek, Supertour DMC.

Spotkanie prasowe odbyło się w warszawskim hotelu Bristol. Po briefingu hotel zaprosił gości na krótkie zwiedzanie.