Jaka jest przyszłość eventów online?

Z jednej strony mówi się o 20 latach postępu w kilka miesięcy w organizacji spotkań online, z drugiej o ogromnej potrzebie wydarzeń bezpośrednich, gwarantujących bezpośrednie przeżycia i kontakt. MeetingPlanner.pl prowadzi wśród klientów badanie dotyczące ich oceny eventów online. O to, jak podsumowują swoje doświadczenia w organizacji spotkań w sieci, spytaliśmy przedstawicieli agencji eventowych.

Branża event-marketingowa ma za sobą ekspresową transformację – eventy odbywające się dotąd na żywo i bezpośrednio na masową skalę zaczęły być realizowane za pośrednictwem sieci. Transformacja ta działa się na oczach uczestników takich spotkań, z udziałem klientów, agencji, podwykonawców, którzy często na bieżąco korygowali swoje działania.
W roku 2020 spotkania online zostały uznane za jedną z kluczowych innowacji – mimo że realizowane są od dawna – i konieczność jednocześnie. Zmianie uległo zarówno projektowanie spotkań, jak i sposób ich organizacji.

Postanowiliśmy sprawdzić, jaka jest przyszłość eventów digitalowych, jak są oceniane przez docelowych organizatorów takich wydarzeń i jakie miejsce będą miały w strategiach marek, firm, stowarzyszeń czy instytucji. Rozpoczęliśmy wraz z instytutem badawczym ARC Rynek i Opinia oraz partnerami badanie, które prowadzimy wśród klientów – jego efektem będzie raport branżowy „Digital event. Wydarzenia i spotkania online 2020/2021. Analiza, prognoza, benchmarki” dotyczący oceny eventowych projektów online oraz oczekiwań z nimi związanych.
Zapytaliśmy też przedstawicieli agencji specjalizujących się w organizacji eventów online, jak podsumowują doświadczenia wynikające z organizacji spotkań i wydarzeń w sieci? Jak oceniają komunikację i realizację celów biznesowych za pomocą eventów online?

• Wojciech Cłapiński, El Padre: Coraz bardziej dostrzegalna jest różnica pomiędzy eventem online – klasycznym eventem transmitowanym do sieci, a digital eventem, czyli wydarzeniem od początku planowanym i realizowanym z myślą o uczestnikach online
• Dominik Górka, Live Age: Mamy dużo mocnych, merytorycznych argumentów, dla których eventy online powinny zostać z nami na zawsze
• Michał Michałowski, KDK Events: Eventy online są konkretnym remedium, które pozwala podmiotom na kontakt z rynkiem, partnerami biznesowymi, klientami
• Krzysztof Paradowski, CMA: Eventy online są naturalną odpowiedzią na zmieniający się świat

Wojciech Cłapiński, wiceprezes zarządu El Padre:
Coraz bardziej dostrzegalna jest różnica pomiędzy eventem online – klasycznym eventem transmitowanym do sieci, a digital eventem, czyli wydarzeniem od początku planowanym i realizowanym z myślą o uczestnikach online

Za nami niełatwy rok. Rok, który stał pod znakiem pandemii Covid-19. Rok, w którym niewyobrażalnie przyspieszyły procesy cywilizacyjne związane z technologizacją i cyfryzacją życia codziennego.
Dziś przez internet robimy zakupy, uczymy się, załatwiamy niemal wszystkie sprawy urzędowe, pracujemy i spotykamy się za pośrednictwem komunikatorów. W sieci szukamy rozrywki, zamawiamy jedzenie, a nawet się modlimy.
Tym bardziej nie dziwi fakt, że do świata wirtualnego przeniosły się eventy. Powstało wiele platform umożliwiających organizację zdigitalizowanych konferencji, kongresów, a nawet eventów targowych. Mnóstwo obiektów zorganizowało w swoich wnętrzach studia nagraniowe, nastawione na realizację eventów online. Agencje eventowe błyskawicznie przestawiły się na rozwój kompetencji w nowych obszarach.
Wraz ze wzrostem liczby realizacji wzrasta też świadomość. Tak po stronie agencji, jak i po stronie klientów. Coraz bardziej dostrzegalna jest różnica pomiędzy eventem online, który jest klasycznym eventem transmitowanym do sieci, a digital eventem, czyli wydarzeniem od początku planowanym i realizowanym z myślą o uczestnikach online. Widać też wzrost budżetów przeznaczanych na organizację tego typu wydarzeń.
Niestety mimo pewnych oszczędności lub ułatwień, które daje internet, nie jesteśmy w stanie zapewnić możliwości pełnego współprzeżywania takich wydarzeń na żywo z innymi ich uczestnikami. Stąd niegasnącą w nas eventowcach nadzieja, że w przyszłości będzie jeszcze okazja do realizacji eventów na żywo. Pewnie przyjdzie nam często łączyć te dwie rzeczywistości w formatach hybrydowych. Niektóre formy eventów przeniosą się w całości do sieci, ale powinniśmy stale rozwijać oba formaty i świadczyć naszym klientom kompleksowe usługi niezależnie od okoliczności, z którymi przyjdzie nam się mierzyć.

Dominik Górka, co-CEO i dyrektor kreatywny Live Age:
Mamy dużo mocnych, merytorycznych argumentów, dla których eventy online powinny zostać z nami na zawsze

W ciągu ostatnich trzech lat staraliśmy się w agencji przekonywać klientów, że rozwinięcie eventów w digitalu to szansa. Że to ważna część przyszłości live experience, a marki, które szybko dostrzegą ten trend, skorzystają najwięcej. Większość klientów traktowała to ze zrozumieniem i… odsuwała na potem. A potem przyszła pandemia i to, co wydawało się planem na odległą przyszłość, stało się potrzebą większości. Przy wszystkich dramatycznych konsekwencjach pandemia okazała się więc doskonałym katalizatorem zmiany. Ponieważ zastanawialiśmy się nad tym długo, mamy dużo mocnych, merytorycznych argumentów, dla których eventy online powinny zostać z nami na zawsze. A ostatnie półrocze, podczas którego zrealizowaliśmy w digitalu rozbudowane projekty dla wymagających klientów, tylko potwierdziło tę intuicję.
Dziś, gdy Live Age jest nie tylko dobrym strategiem, ale też doświadczonym twórcą i producentem eventów w digitalu, nie wyobrażamy sobie, by po ustaniu ograniczeń zrezygnować z potencjału, jaki mają nowe formaty doświadczania na żywo. Naturalnie, digital, jak wszystko, ma swoje ograniczenia. Tak: nie da się zastąpić bezpośrednich relacji pomiędzy uczestnikami. Ale przecież relacje uczestników pomiędzy sobą to główny cel tylko części wydarzeń. W bardzo wielu projektach event marketingowych, employer brandingowych i sprzedażowych podstawowe cele takie jak wspieranie wizerunku marki, relacji marka – odbiorca, nie mówiąc już o celach wiedzowych i biznesowych projektów B2B, doskonale da się realizować w onlinie. Dziś wiemy już nawet, że niektóre z nich realizuje się tam nawet znacznie lepiej!
Oczywiście doświadczanie na żywo w digitalu ma swoje, inne niż eventy klasyczne, potrzeby. Nie chodzi więc o przenoszenie eventów do sieci, ale znajdowanie nowych kreacji i precyzyjnie projektowanych formatów i korzystanie z dodatkowych narzędzi, jakie dają technologie w digitalu. W tym, w agencjach, które rozumieją tę różnicę, potrafimy już dziś bardzo dobrze pomagać. Tak rozumiana komunikacja live w digitalu zostanie z nami już na zawsze. Nie z konieczności, ale dlatego że zmienia jakość rezultatu!

Michał Michałowski, senior partner, KDK Events:
Eventy online są konkretnym remedium, które pozwala podmiotom na kontakt z rynkiem, partnerami biznesowymi, klientami

Początek roku bardzo jasno nakreślił kierunek, w którym pójdą eventy w kolejnych miesiącach. Tych, którzy liczyli na szybkie odmrożenie rynku wydarzeń tradycyjnych po rozpoczęciu programu szczepień czekała niemiła niespodzianka. Eventy online są bardzo konkretnym remedium, które pozwala podmiotom na kontakt z rynkiem, partnerami biznesowymi, klientami. Nie minę się z prawdą jeśli powiem, że ten rok również będzie pod znakiem wirtualnych wydarzeń. Rynek przeszedł chrzest bojowy w ostatnich miesiącach. Firmy testowały nowe rozwiązania, uczyły się technologii i to wszystko przełoży się na jakość świadczonych usług. Eventy online mają się bardzo dobrze, a będą miały się jeszcze lepiej! Wraz z wyższym poziomem świadomości, lepszym doborem narzędzi i zbudowaniem silnych kompetencji w zespołach projektowych, idzie wyższa jakość produkcji wydarzeń. Faktem jest, że w momencie luzowania reżimu sanitarnego, część klientów wróci do tradycyjnej formy eventów. Ale wciąż sygnały płynące od naszych partnerów wskazują jasno, że duża część rynku bez względu na odmrażanie gospodarki, pozostanie w formule online, bo widzi w niej duży potencjał biznesowy i komunikacyjny. Widzimy to szczególnie w obszarze, w którym jako agencja funkcjonujemy na co dzień – rynek międzynarodowy. Organizatorzy międzynarodowych konferencji poznali siłę wydarzeń online (niższe koszty, łatwiejszy dostęp do ekspertów, większa frekwencja, możliwości analityczne) i są to silne argumenty przemawiające za tym, aby pozostać w takiej formule.

Krzysztof Paradowski, prezes zarządu, CMA:
Eventy online są naturalną odpowiedzią na zmieniający się świat

Kluczowym wnioskiem względem przyszłości eventów online jest to że zostaną one z nami na zawsze. Są naturalną odpowiedzią na zmieniający się świat, to jak żyjemy i czego potrzebujemy, okres pandemii jedynie przyspieszył ten proces.
Mamy bardzo dobre doświadczenia z pracy z klientami i ich projektami, większość klientów, choć początkowa dość sceptyczna, doceniła możliwości realizacji online. Zrealizowaliśmy kilkanaście projektów, które przeszły swój renesans, ich potencjał wzrósł kilkukrotnie w stosunku do poprzednich stacjonarnych edycji, a klienci już zapowiadają, że kolejne na pewno odbędą się hybrydowo, a niektóre z nich tylko online.
Oczywiście jesteśmy w pełni świadomi, że nie każdy rodzaj wydarzenia znajdzie swoje miejsce świecie Internetu, więc szczególnie kluczowe jest umiejętne dopasowanie celu i formy eventu, a także wartości merytorycznej, tak aby przyniósł zakładane korzyści dla organizatora i uczestników. Natomiast biorąc pod uwagę zasięgi, dostępność dla uczestników, dostęp do prelegentów, to mają one ogromny potencjał.