Trendy 2022: środowisko, człowiek i technologie
Rok 2022 w branży spotkań i wydarzeń będzie oznaczał nową jakość. Po kilkunastu miesiącach ciągłej transformacji branża zaczyna funkcjonować na nowych zasadach, wśród których istotne są m.in. elastyczność i ekonomia na żądanie, ekologia i technologie, analiza danych, ale i koncentracja na człowieku. Opracowanie „Trendy 2022 – Wiedza, Produkt, Motywacja, Wpływ” autorstwa dr Krzysztofa Celucha prezentuje zjawiska, które będą dominujące w organizacji spotkań i wydarzeń i wpłyną na rozwój branży w tym roku.
Trendy, wyznaczające kierunki odbudowy i rozwoju na rynku spotkań w roku 2022, odzwierciedlają zmiany zachodzące w społeczeństwie po kilkunastu miesiącach pandemii w szerszym kontekście. Technologie, sztuczna inteligencja i analiza danych z jednej strony, z drugiej dobro otoczenia, bezpieczeństwo i koncentracja na człowieku jego przeżyciach, wreszcie elastyczność i ekonomia na życzenie te zjawiska wpływają nie tylko na spotkania, ale także naszą codzienność w pracy czy w domu. – Tegoroczny raport powstawał w wyjątkowym momencie. Mam przekonanie, że przemysł spotkań i wydarzeń wraca na swoje tory, ale jednocześnie, to nie będzie już ta sama branża co przed pandemią, nie będą to także te same narzędzia. Można powiedzieć, że w czasie tych kilkunastu miesięcy przemysł spotkań i wydarzeń przeszedł nie tylko transformację, ale i rewolucję. Teraz, mimo że niepewność prowadzenia biznesu cały czas nam towarzyszy, wszystkie te zmiany się stabilizują – podsumowuje autor raportu dr Krzysztof Celuch, prezes firmy Celuch Consulting, pełnomocnik rektora w Szkole Głównej Turystyki i Hotelarstwa Vistula, wykładowca Uniwersytetu Mikołaja Kopernika w Toruniu.
Elastyczne uczestnictwo
Rozwiązania stosowane w organizacji pracy i spotkań w 2020 i 2021 roku spowodowały określone już nawyki. Podobnie jak oczekujemy elastycznego podejścia od pracodawców czy leaderów zespołów, tak jesteśmy nastawiani na to, że organizator wydarzenia zapewni wiele opcji uczestnictwa czy dostępu do treści. W roku 2022 elastyczne uczestnictwo będzie kluczowe, niezależnie od ego czy uczestnik eventu będzie event tylko oglądał, czy będzie w niego aktywnie zaangażowany. W związku z tym organizatorzy powinni zaproponować wiele opcji uczestnictwa i być gotowi na to, że treści w całości, lub w opracowanych częściach będą dostępne na żądanie. Cechą 2022 będzie już większa liczba wydarzeń, ale będą one mniejsze, często będą to mikrowydarzenia, oferujące spersonalizowane treści.
Elastyczne uczestnictwo dotyczy każdego aspektu zawodowej działalności – codziennej pracy, biznesowych spotkań czy corocznego kongresu.
Elastyczność będzie dotyczyła także sposobu i czasu przygotowywania wydarzeń, który teraz może być dużo krótszy, oraz warunków współpracy.
Dobro otoczenia
Ekologia i zrównoważony rozwój zawsze były zagadnieniami, który towarzyszyły kreowaniu wydarzeń i zarządzaniu nimi. Wydaje się jednak, że nigdy nie były tak istotne, jak to może mieć miejsce w roku 2022. Dotyczy to w szczególności ekologii. Należy się spodziewać, że nie tylko wprowadzane nowe regulacje unijne w ESG (E: środowisko / environmental, S: społeczność / social responsibility, G: ład korporacyjny / governance) dla firm wpłyną na ich strategie i sposób prowadzenia biznesu (w tym organizację wydarzeń), lecz również rosnąca świadomość i oczekiwania konsumentów. Takie podejście może zrewolucjonizować sposób organizacji spotkań, zarówno biorąc pod uwagę logistykę, jak i tworzenie treści, kreowanie doświadczeń, szczególnie że ludzie utożsamiają się z doświadczeniami, a nie z dobrami materialnymi. Liczyć się będzie więc, ekologiczna oferta, produkty, które powstają odpowiedzialnie, technologie prośrodowiskowe, dbanie o publiczne dobro i własność.
Transformacja i nacisk na nowe doświadczenia
Rok 2022 to będą kolejne miesiące „stabilizowania się” transformacji, jaką przeszła branża spotkań i wydarzeń. W ankiecie przeprowadzonej w lutym 2021 r. wśród planistów wydarzeń, 66 proc. stwierdziło, że muszą nauczyć się projektować cyfrowe doświadczenia związane z wydarzeniami, bez tego sukces zawodowy nie będzie możliwy. Wydarzenia wirtualne, hybrydowe i fizyczne stają się jednym, choć różnorodnym doświadczeniem, kreowanym za pomocą różnych środków, realizującymi różne cele. Howard Givner (CEO Event Leadership Institute) mówi, że „2022 będzie rokiem user experience”. Jeszcze przed pandemią organizatorzy wydarzeń koncentrowali się na kreowaniu doświadczania. Może zniknąć więc sztywny podział online – offline, choć będą się rozwijać nowe systemy technologiczne do organizacji wydarzeń wirtualnych czy obiekty dopasowane do wydarzeń hybrydowych.
Sztuczna inteligencja + sieć 5G
Sztuczna inteligencja (AI) optymalizuje wydajność sieci. Pojawienie się 5G stawia przed dostawcami usług komunikacji mobilnej nowe wyzwania, a integracja technik sztucznej inteligencji z sieciami, to jeden ze sposobów, w jaki branża radzi sobie z tymi zawiłościami. Eksperci przewidują, że globalnie zasięg sieci 5G w 2024 r. wyniesie 40 proc., obsługując 25 proc. wszystkich danych mobilnych. Oczekuje się, że sztuczna inteligencja pomoże dostawcom w dalszym ulepszaniu obsługi klienta na wiele sposobów, w tym w poprawie jakości sieci i świadczeniu spersonalizowanych usług podczas spotkań. 68 proc. dostawców usług stawia właśnie poprawę obsługi klienta jako ogólny cel biznesowy w ciągu najbliższych trzech lat, a 55 proc. zgadza się, że sztuczna inteligencja już wywiera pozytywny wpływ w tym obszarze.
W przypadku event marketingu AI będzie wykorzystywana na wszystkich etapach kreowania i realizowania eventów, co wzmocni zarówno ich efektowność, jak i przede wszystkim – efektywność.
Zwiększanie inwestycji w technologię
Kreowanie i organizacja spotkań dziś w dużej mierze opiera się na technologii. Planiści wykorzystują technologię do sprawdzenia obiektów, wystawienia zapytań ofertowych, tworząc schematy pomieszczeń, do rejestracji uczestników, zarządzania salą i wielu innych zadań. Narzędzia technologiczne pomagają oszczędzać pieniądze, usprawniać procesy i maksymalizować zwrot z inwestycji. W pandemii Covid-19 planiści dostosowali te narzędzia również do nowych wyzwań i ten proces nadal trwa. Dotyczy on np. platform do organizacji spotkań wirtualnych i hybrydowych. Choć platforma Hopin zebrała aż 125 milionów dolarów w 2020 roku, a w 2021 roku została wyceniona na 7,75 miliarda dolarów, co wynika częściowo z błyskawicznego wzrostu liczby użytkowników (na początku z platformy korzystało 1800 użytkowników – w ciągu jednego roku ich liczba wzrosła do 80 tys.), to organizatorzy wydarzeń nadal szukają nowych rozwiązań w tym zakresie lub starają się udoskonalać te istniejące. 40 proc. planistów wydarzeń twierdzi bowiem, że nie są zadowoleni ze znalezionych opcji technicznych. Być może dlatego 64 proc. ankietowanych planistów wydarzeń stwierdziło, że mają problemy z projektowaniem cyfrowych doświadczeń związanych z wydarzeniami. Wydarzenia hybrydowe, czyli te które z pewnością bez udziału zaawansowanych technologicznie rozwiązań nie będą mogły się odbyć, wydają się być przyszłością – 78 proc. partnerów korporacyjnych zadeklarowało, że wspiera wydarzenia hybrydowe, podobna liczba deklaruje zaangażowanie sponsorskie.
Odpowiedzialność i bezpieczeństwo
We współczesnych społeczeństwach do 2030 r. rozwiną się nowe formy prewencji i ochrony. Chociaż liczne kwestie bezpieczeństwa dotyczą całych społeczeństw i muszą być rozwiązane przez kompetentne instytucje (w szczególności w odniesieniu do podróżowania), branża może działać w pewnych konkretnych i bezpośrednio istotnych dla bezpieczeństwa obszarach. Są to obszary organizacji i infrastruktury, logistyki, bezpieczeństwa komunikacji, otoczenia lokalnego, ale także działań prewencyjnych, które podejmować mogą organizatorzy wydarzeń, czy wizerunkowych – na poczucie bezpieczeństwa znacząco może wpływać wizerunek kraju lub regionu.
Wysoce technologiczne społeczeństwa reagują w szczególnie wrażliwy sposób na zakłócenia, takie jak przerwy w dostawie prądu. Ta wrażliwość wynika z ogromnej złożoności wysoko rozwiniętych systemów, zależnej od precyzyjnego funkcjonowania niezliczonych, oddziałujących na siebie czynników.
Istotnym aspektem będzie też bezpieczeństwo danych w sieci, szczególnie przy dalszym rozpowszechnianiu się Internetu Rzeczy.
Rok 2022 w organizacji wydarzeń nadal charakteryzować będą zwiększone procedury sanitarne, zachowanie dystansu społecznego, obowiązkowe maseczki, weryfikacja paszportów covidowych i konieczność przeprowadzania testów. Choć już przyzwyczailiśmy się do tego, a realizacja procedur stała się częścią wydarzeń
Koncentracja na pracowniku
Zadowolenie pracowników w coraz większym stopniu staje się imperatywem w biznesie. Jedno z badań wykazało, że szczęśliwi pracownicy w 65 proc. mają więcej energii, poświęcają dwa razy więcej czasu na zadania i są do 20 proc. bardziej efektywni niż nieszczęśliwi. W przypadki sprzedawców, szczęście ma jeszcze większy wpływ, zwiększając sprzedaż o 37 proc. Według Harvard Business Review, na efektywność wpływają także bliskie przyjaźnie w pracy, które zwiększają satysfakcję pracowników o 50 proc., znacząco rośnie także ich zaangażowanie. Zespół można prowadzić na wiele sposobów, jednakże w pocovidowej rzeczywistości warto postawić na empatię, która przejawia się m.in. uczeniem się, czym jest dla pracowników szczęście, zachęcaniem do rozwoju i inwestowaniem w umiejętności, angażowaniem ich w decyzje, stwarzaniu im możliwości zaangażowania się, docenianiu czy świętowaniu ich sukcesów.
Dane sterują spotkaniami
W 2020 roku ludzie co sekundę tworzyli 1,7 MB danych. Każdego dnia wysyłanych jest 306,4 miliarda e-maili i tworzonych jest 500 milionów tweedów. Do 2025 r. ponad 200 zetabajtów danych znajdzie się w chmurze. Do końca 2022 roku 70 proc. światowego PKB zostanie poddane cyfryzacji. W dobie czwartej rewolucji przemysłowej dane stały się więc jednym z najważniejszych zasobów, który napędza naukę i technologię oraz prowadzi do nowych odkryć, innowacji i wzrostu gospodarczego.
Organizatorzy wydarzenia, w których uczestnicy w pełni bądź w jakieś formie biorą udział poprzez kanał online, mogą o wiele skuteczniej niż kiedykolwiek wykorzystywać dane, aby zrozumieć, w jaki sposób ich treści były konsumowane bardziej szczegółowo niż kiedykolwiek wcześniej — a interesariusze przyzwyczaili się do wyników uzyskanych dzięki tej wiedzy. To, na co najbardziej polują profesjonaliści zajmujący się wydarzeniami, to nowy „modus operandi” do prowadzenia wydarzeń twarzą w twarz, który pozwalałby im zachować to, co najlepsze w wirtualnych wydarzeniach, w zakresie usprawnienia procesów, cyfryzacji interakcji i ich późniejszej konwersji na dane analityczne.
Wirtualne doświadczenia
Rok 2021 to rozkwit wydarzeń wirtualnych. Chociaż organizatorzy wydarzeń mogą patrzeć w przyszłość, która pozwala na więcej wydarzeń osobistych, te wirtualne – w pełni, lub w wybranym aspekcie – pozostaną. 71 proc. planistów wydarzeń w badaniu EventMB stwierdziło, że nadal będą stosować strategię cyfrową nawet po powrocie wydarzeń na żywo, a 67 proc. stwierdziło, że hybryda to przyszłość wydarzeń. Wydarzenia hybrydowe łączą elastyczność i zasięg wydarzenia wirtualnego, z zaangażowaniem i budowaniem relacji w opcji osobistej. Aby sprostać zapotrzebowaniu na wydarzenia, które mogą zapewnić bezproblemowe wrażenia osobiście i online, na branżową scenę wkracza wiele nowych startupów. Przykłady to Canapii czy Hopin. Celem stosowania rozwiązań technologicznych jest zaangażowanie uczestnika, jego emocji i personalizacja przekazu, ale także znalezienie wymiernych korzyści z inwestycji czasu i środków w spotkanie wirtualne.
Ekonomia i usługi na życzenie
Ekonomia na życzenie rozpoczęła się już w 2008 roku. I jest to jeden z największych trendów biznesowych, który nasili się w 2022 roku. Covid-19 szybko wpłynął na zachowanie klientów, a rozwiązania na żądanie odnotowały gwałtowny wzrost. Dzisiaj ludzie spędzają znacznie więcej czasu na graniu w gry, śledzeniu wiadomości i realizacji hobby. Więcej czasu poświęcają też na zakupy online i media społecznościowe.
Kryzysy zdrowotny i gospodarczy mogą mieć bardziej trwałe skutki. Jednym z nich wydaje się być gwałtowny zwrot w kierunku gospodarki na żądanie. W spotkaniach będziemy brać udział na żądanie i na życzenie, kiedy i gdzie chcemy, a nie z obowiązku.
– Na budowanie nowej branży wpływ będą miały różnorodne zjawiska, w opracowaniu przedstawiam te najistotniejsze. Mam nadzieję, że pomogą w odbudowie i rozwoju biznesu spotkań w tym roku, zarówno organizatorom wydarzeń, jak i obiektom, usługodawcom czy destynacjom – podsumowuje Krzysztof Celuch.
Raport „Trendy 2022” opracowany przez dr. Krzysztofa Celucha miał premierę podczas szóstej edycji Forum Branży Eventowej (12 stycznia 2022). Omówione w opracowaniu trendy są komentowane przez zaproszonych przez autora ekspertów. Partnerem raportu jest Mazowsze.