Podróże służbowe – potrzebne, ale do poprawy

Problemy z formalnościami, zła organizacja podróży, zbyt czasochłonny system planowania, akceptacji i rozliczenia kosztów – to najczęstsze problemy dotyczące podróży służbowych, które wskazywane są przez pracowników jako wymagające poprawy – wynika z raportu „Podróże służbowe 2023” opracowanego przez WorkTrips.com.
 
Autorzy raportu „Podróże służbowe 2023”, podkreślają, że dobrze zorganizowane delegacje mogą pomagać w rekrutacji i utrzymaniu specjalistów w firmach. Natomiast zawiłe i niejasne zasady organizacji wyjazdów sprawiają, że pracownicy są sfrustrowani. Według badań, dla pracowników – szczególnie młodszych, z pokolenia Z – zagraniczne podróże mogą być ważnym elementem pracy zwiększającym zadowolenie z pracodawcy. W usprawnieniu organizacji wyjazdów służbowych pomagają natomiast nowoczesne narzędzia zapewniające automatyzację systemu akceptacji i kontroli wyjazdów, a podróżujący mają zapewnione przez cały czas wsparcie agentów podróży.
 
Często brak polityki podróży
Jak wynika z raportu, polskie firmy bardzo powoli automatyzują procesy związane z obsługą podróży służbowych. Z jednej strony aż 47 proc. badanych twierdzi, że raczej lubi podróże służbowe, a 13 proc. – zdecydowanie lubi, z drugiej strony są w stanie wskazać, z czym mają największe problemy w czasie delegacji.
 
Na pytanie: „Co ci najbardziej przeszkadza lub poprawił(a)byś w pierwszej kolejności w obecnym procesie podróżowania” ankietowani odpowiedzieli, że kwestie finansowe (za mały budżet w stosunku do cen wygodnych hoteli i lotów), jakość podróży (lotów, noclegu, wyżywienia), problemy z formalnościami (zbyt długi czas akceptacji wyjazdu i zbyt długie oczekiwanie na zwrot pieniędzy) oraz sama organizacja wyjazdu (liczba przesiadek, czas trwania podróży, zbyt późne doprecyzowanie dat delegacji).
 
– Podróże służbowe wcale nie muszą być utrudnieniem dla pracowników, wręcz przeciwnie, mogą być one dodatkową korzyścią. Jeśli jednak w firmie nie ma określonej polityki podróży, a proces organizowania jest wieloetapowy i wymaga wielu akceptacji, to z pewnością nie jest to dla pracownika bonus. A szkoda, bo wyjazdy służbowe mogą być wizytówką firmy przyciągającą potencjalnych nowych specjalistów, którzy są coraz trudniej dostępni na rynku pracy – mówi Maciej Stopierzyński, współzałożyciel WorkTrips.com. Jego zdaniem, wszystkie negatywne elementy, które wymienili pracownicy w raporcie, mogą być szybko i w prosty sposób poprawione. Wymaga to od firm wdrożenia narzędzi cyfrowych, które już są dostępne na rynku.
 
Automatyzacja ze wsparciem człowieka
Z raportu WorkTrips.com wynika, że aż 51 proc. wyjeżdżających osób za każdym razem przed rezerwacją wybranych hoteli i lotów musi uzyskać ich akceptację. W takim wypadku średni czas potrzebny na zaplanowanie, rezerwację i rozliczenie podróży to 3,5 godziny. Dla porównania, przy zastosowaniu automatycznych narzędzi ten czas skraca się o godzinę.
– Automatyzacja jest kluczem do sprawnej organizacji podróży. Z naszego raportu wynika jednak jeszcze jeden ciekawy trend: chcemy automatyzacji oraz wsparcia sztucznej inteligencji, ale jednocześnie w sytuacjach kryzysowych liczymy na pomoc drugiego człowieka. Dlatego zmienia się rola agentów podróży. Technologia staje się narzędziem do codziennej obsługi, a agent: ekspertem – tłumaczy Michał Szeksztełło, współzałożyciel WorkTrips.com. 
 
Zalety i wady podróży służbowych
Raport WorkTrips daje też odpowiedzi na pytania, co pracownikom podoba się w podróżach służbowych i co jest dla nich największą uciążliwością. 56 proc. badanych lubi spotkania z nowymi ludźmi i znajomymi, 54 proc. docenia doświadczenia w podróży, 47 proc. podkreśla, że ma możliwość spotkań bezpośrednich. Co nie podoba się im w podróżach służbowych? 42 proc. odpowiedziało, że bycie z dala od rodziny, 29 proc. wskazało na stres związany z podróżą, a 28 proc. na zaburzenia rytmu pracy.
– Istotną rzeczą jest dopasowanie wyjazdu do work-life balance pracownika i pozwolenie mu na dodatkowe korzyści związane z wyjazdem, na przykład coraz popularniejsze w ostatnich latach workation lub bleisure. Takie benefity pozapłacowe są szczególnie istotne dla pokolenia Z, które stanowi coraz liczniejszą grupę na rynku pracy – mówi Maciej Stopierzyński.
 
Raport można pobrać tutaj >>>