Rok 2024: odpowiedzialne i kreatywne budowanie eventów

W roku 2023 ważne były relacje między klientami i agencjami i wzajemne uczenie się od siebie. Jako wyzwanie na 2024 rok można wymienić konieczność odpowiedzialnego i kreatywnego budowania eventów. Podczas Forum Branży Eventowej tradycyjnie sprawdziliśmy wraz z publicznością i zaproszonymi gośćmi, jakie zjawiska miały największy wpływ na rynek eventowy w minionym roku oraz jakie wyzwania stoją przed branżą obecnie.
 
Tradycyjnie w ramach debaty zorganizowanej przez MeetingPlanner.pl, sprawdziliśmy „Barometr nastrojów branży” – do udziału w raporcie tworzonym na żywo zaprosiliśmy zgromadzoną w Expo XXI Warszawa publiczność. Swoimi doświadczeniami i opiniami, komentując jednocześnie wyniki barometru, podzielili się zaproszeni do dyskusji: Aleksandra Cichecka (menedżer ds. wizerunku pracodawcy, Zespół Wizerunku Pracodawcy i CSR, Alior Bank), Joanna Gorczyca (dyrektor, Biura Zrównoważonego Rozwoju PZU), Sebastian Herzyk (special events & video content producer, Grupa Maspex), Patrycja Pankowska-Biernacka (senior management assistant, TomTom Polska), Elżbieta Rivest (dyrektor Działu Zakupów Strategicznych Nieprodukcyjnych, ZF Polpharma). Dyskusję moderowała Magdalena Kondas, redaktorka naczelna MeetingPlanner.pl.
 
Ważne kontakty bezpośrednie
Firmy organizowały między innymi wydarzenia wewnętrzne, budujące relacje. – Takie wydarzenie są kluczowe między innymi dla takich firm jak nasza, posiadającej oddziały w różnych miastach, których pracownicy często się nie znają. Na znaczeniu zyskały także wydarzenia offline, a ich efektywność widzimy chociażby podczas targów z ofertami pracy. Na nasze stoisko wirtualne zajrzały w ciągu ośmiu godzin dwie osoby, ale gdy pojawiliśmy się na imprezie organizowanej offline, odwiedzających było dużo więcej – mówiła Aleksandra Cichecka, Alior Bank.

 Sebastian Herzyk z Grupy Maspex zwrócił uwagę na organizowane w roku 2023 festiwale i koncerty, które były ważnymi wydarzeniami w kontekście komunikacji marek z ich odbiorcami.
Kontakt z klientem końcowym za pośrednictwem eventów jest bardzo ważny dla wielu branż, między innymi dla branży farmaceutycznej, która jako jedna z pierwszych wróciła do bezpośrednich spotkań z klientami po okresie pandemii. – Spotkania online nie do końca realizują cele, jakie sobie stawiamy. Poza tym spotkania face to face to także narzędzia edukacji, szkolenia online nie sprawdzają się tak jak spotkania bezpośrednie. Zdarza się, że pracujemy w modelu hybrydowym, czyli organizujemy webinar, który jest wprowadzeniem do warsztatów i budowania zespołów na bezpośrednich spotkaniach. Kontakt z ludźmi jest potrzebny, spotkania online stanowią tylko jego uzupełnienie – podkreślała Elżbieta Rivest, ZF Polpharma.
 
Event podkreśla wartości
Joanna Gorczyca, Biuro Zrównoważonego Rozwoju PZU, podkreśliła, że ważny jest kontekst event marketingu. – Bez kontekstu nie będzie on dobrze oceniony, gdyż działamy w szybko zmieniającym się świecie. ESG zmienia strukturę prowadzenia biznesu, musimy zgodnie z nim nie tylko brać pod uwagę, ile zarabiamy, ale także w jaki sposób to robimy – mówiła. – Trend jest taki, że będziemy odchodzić od eventów, które budują marki do eventów przynoszących wrażenia emocjonalne oraz wartości, które deklaruje marka. Duża w tym rola agencji, aby zachować spójność między celem, jakim chce osiągnąć firma, a tym, co się dzieje na evencie – dodała.
 
Celem eventów najczęściej są budowanie marki, budowanie relacji i integracja pracowników. Zauważalna jest zmiana pokoleniowa, pokolenie Z, wchodzące na rynek, ma inne oczekiwania, których podstawą jest odpowiedzialność, równowaga i społeczność, w jakiej żyją. Wydarzenia muszą na to wyzwanie odpowiadać. Sebastian Herzyk dodał także, że lepiej organizować mniej spotkań, ale atrakcyjnych.
Jest to ważne także w branży IT, którą reprezentuje Patrycja Pankowska-Biernacka, TomTom Polska. – W tej branży praca zdalna to coś, co wszystkim odpowiada, dlatego, aby przyciągnąć pracowników na wydarzenie, trzeba trafić w emocje – mówiła.
 
Wzrost kosztów, trudniejszy dostęp do usług
Tematem dyskusji były też koszty organizacji wydarzeń, których wzrost zaobserwowano w roku 2023. Był on związany ze wzrostem kosztów niemal każdego komponentu realizacji eventu, co było skutkiem inflacji. – W roku 2023 koszty były nieprzewidywalne, nie wiadomo, jak sytuacja będzie rozwijać się dalej. Na pewno wpływ na nią miała i ma sytuacja na Ukrainie – mówiła Elżbieta Rivest.
Sebastian Herzyk dodał, że zauważalne, oprócz wzrostu kosztów, były także problemy ze znalezieniem podwykonawców, a event marketing nabiera większego znaczenia, gdy powiązany jest z działaniami digitalowymi. Elżbieta Rivest dodała, że pandemia Covid-19 paradoksalnie pomogła branży eventowej – mimo że był to ciężki dla niej okres, ale po jego przetrwaniu okazało się, że wzrósł popyt na spotkania bezpośrednie.
– W roku 2023 był tak duży popyt na usługi, że agencje odmawiały udziału w konkursach – mówiła, a jako wyzwanie na rok 2024 wymieniła pracę w większym stopniu z firmami i obiektami, które poważnie podchodzą do ekologii.
 
Aleksandra Cichecka jako wyzwania wymieniła czynnik ESG oraz finanse, koszty i dostępność usług. – Wyzwaniem jest także to, że uczestnicy przyzwyczaili się, iż wiele spotkań odbywa się online i nie zawsze chcą przyjeżdżać na spotkania bezpośrednie, trzeba więc organizować eventy wciągające i atrakcyjne – dodała. Według Sebastiana Herzyka było zmęczenie partnerów w branży muzycznej i produkcyjnej z powodu natłoku organizowanych wydarzeń, a według Patrycji Pankowskiej-Biernackiej w najbliższym czasie będzie nim pogodzenie czynnika ekologicznego z organizacją spotkań stacjonarnych.
Oczekiwania klientów, wyzwania dla agencji
Rozmówcy zgodzili się, że zarządzanie budżetem i oczekiwania klientów będą wymuszały odpowiedzialne i kreatywne podejście do budowania eventów. – Dotyczy to na przykład kilkakrotnego wykorzystywania elementów scenografii, ograniczania ilości odpadów i szukania pomysłów, które pozwolą zminimalizować negatywny wpływ wydarzeń na środowisko i ludzi – mówiła Joanna Gorczyca.

Według uczestników spotkania, zjawiska wpływające na branżę spotkań w roku 2024 to sztuczna inteligencja, digitalizacja, festiwalizacja, ESG, wellbeing pracowników, nowe technologie, personalizacja i komunikacja wielokanałowa.
 
Stawia to nowe wyzwania przed agencjami. – Istotne jest, aby w agencjach powstawały kreatywne ekosystemy, łączące działania offline z online. Nowe technologie są wykorzystywane, ale mało jest na razie spektakularnych realizacji, bazujących na przykład na wirtualnej rzeczywistości. Wiele z takich nowinek jest promowanych, ale nie są one jeszcze doskonałe i trzeba podchodzić do nich z rozsądkiem – mówił Sebastian Herzyk.
Elżbieta Rivest zwróciła uwagę, że we współpracy z branżą eventową ważna jest transparentność i kreatywność, a sztuczna inteligencja może być pomocna w kreacjach eventownych, ważne są także koszty współpracy.
Joanna Gorczyca dodała jako ważny aspekt relacje między klientami i agencjami i wzajemne uczenie się od siebie.
Według biorących udział w badaniu ankietowym najważniejsze przy wyborze partnera jest doświadczenie, wizerunek i elastyczność we współpracy, cena znalazła się dopiero na kolejnym miejscu.

Jaki to był rok? Zapytani o ocenę roku 2023 w branży eventowej uczestnicy wskazali, że był on bardzo dobry (tak uznało 53 proc. osób) i dobry (47 proc. głosów). Opinie te były zgodne z ocenami biorących udział w dyskusji klientów.

W panelu i badaniu „Barometr nastrojów branży eventowej” uczestniczyli przedstawiciele agencji (69 proc.), klientów końcowych (17 proc.), obiektów (3 proc.), dostawców usług (3 proc.) oraz innych sektorów branży (8 proc.)

Udział publiczności w panelu został zorganizowany za pomocą aplikacji ConnectTo Event Solutions przy współpracy z Brill AV Media. Forum Branży Eventowej odbyło się 10 stycznia w Expo XXI Warszawa. MeetingPlanner.pl jest partnerem merytorycznym forum.