Orbis publikuje raport: Trendy w zarządzaniu podróżami służbowymi

Liczba podróży służbowych organizowanych przez polskie firmy wzrośnie o 2 proc. Mimo wyraźnego trendu optymalizacji kosztów mają także wzrosnąć budżety przeznaczane na tego typu wyjazdy, którymi w ponad 70 proc. zarządzają obecnie wyspecjalizowani travel managerowie. Jedna piąta zbadanych firm 21 proc. firm przeznacza na podróże służbowe powyżej 1,5 mln zł rocznie.

Orbis opublikował wyniki raportu: „Trendy w zarządzaniu podróżami służbowymi”.

10 najważniejszych wniosków raportu „Trendy w zarządzaniu podróżami służbowymi”:

W roku 2014 firmy w Polsce prognozują wzrost o 2 proc. liczby podróżujących pracowników
36proc. respondentów przewiduje, że zapotrzebowanie na usługi hotelowe ich firm w roku 2014 wzrośnie o ok. 10 proc. bądź pozostanie na tym samym poziomie (34 proc.)
21 proc. firm przeznacza na podróże służbowe powyżej 1,5 mln zł rocznie
71 proc. firm ma osobę dedykowaną do zarządzania budżetem na podróże i hotele
Decyzje w sprawach podróży podejmują: travel manager (34 proc.), dyrektor działu zakupów (19 proc.) oraz zarząd (10 proc.)
Kluczowe cele travel managerów to optymalizacja kosztów podróży (64 proc.) oraz poprawa efektywności systemów raportowania (43 proc.)
Dla 73 proc. respondentów marka to istotne kryterium wyboru hotelu (gwarancja standardu, wygody, jakości usługi)
Dla travel managera w relacji z hotelem najważniejsze są: responsywność opiekuna (41 proc.), szybkie potwierdzenie rezerwacji (37 proc.) oraz kompetencje i elastyczność personelu (36 proc.)
89 proc. travel managerów dokonuje rezerwacji w hotelach sieciowych
Marki z portfolio Accor rekomendowane są pozytywnie przez 89proc. rezerwujących hotele tej sieci.

Zarządzanie podróżami służbowymi
Badanie przyniosło optymistyczny sygnał o wzroście o 2 proc. potrzeb noclegowych dla realizacji podróży służbowych firm w Polsce. Roczny budżet przeznaczony na noclegi wzrósł w stosunku do roku poprzedniego od 3 proc. do 5 proc. w zależności od badanej firmy, przy jednocześnie występującej w polityce firm presji na redukowanie kosztów.
Roczny wolumen kosztów zaplanowanych na rok 2014 noclegów wynosił najczęściej powyżej 1,5 mln zł (21 proc. firm) oraz od 751 tys. zł do 1 miliona (19 proc. firm). Najczęściej stosowaną formą rozliczenia podróży służbowych z pracownikami jest pełny zwrot kosztów (60 proc.), diety (19proc.) oraz służbowa karta kredytowa (16 proc.) Jak wykazało badanie Trendów w zarządzaniu podróżami służbowymi najczęściej podróżujące osoby w firmach zajmują stanowiska: top managera, handlowca, marketingowca, pracownika operacyjnego, specjalisty.

71 proc. badanych firm zatrudnia osobę dedykowaną do zarządzania budżetem hotelowym, są to przede wszystkim travel managerowie (TM) (34 proc.), dyrektorzy działu zakupów (19 proc.) oraz zarządy (10 proc.). W firmach, w których nie ma osoby zajmującej się zarządzaniem budżetem hotelowym, dyspozycje wydaje zarząd (14 proc.) bądź wyższa kadra zarządzająca (11 proc.). W strukturach firm travel manager jest najczęściej pracownikiem działu zakupów (15 proc.).
W 45 proc. badanych firm funkcjonują podstawowe wytyczne dotyczące wybranych elementów podróży służbowych m.in. w zakresie: rezerwacji hotelowych, biletów lotniczych czy raportowania, natomiast 44 proc. ankietowanych podmiotów wykazuje ustrukturyzowaną politykę podróży.
Kluczowe cele travel managerów na 2014 rok to: optymalizacja kosztów podróży (64 proc.), poprawa efektywności systemów raportowania (43 proc.) oraz promocja korzyści wynikających z polityki podróży wśród pracowników (36 proc.).

Tegoroczne badanie wykazało, iż 36 proc. travel managerów przewiduje, że zapotrzebowanie na usługi hotelowe ich firm w roku 2014 wzrośnie o ok. 10 proc. bądź pozostanie na tym samym poziomie (34 proc.). Regularną współpracę z wyspecjalizowanymi firmami zapewniającymi optymalizacje budżetów na podróże służbowe (Travel Management Companies – TMC) potwierdziło 56 proc. badanych firm. Do kluczowych czynników istotnych przy wyborze TMC należy: relacja ceny do jakości usług (37 proc.), kompleksowość (31 proc.) oraz szybkość i efektywność działania (29 proc.). Do zadań wspierających realizowanych przez TMC najczęściej należy rezerwacja biletów lotniczych (56proc.), hoteli (39proc.) oraz biletów kolejowych (28proc.).

Wybór hotelu: źródła, kryteria, rezerwacje
Największą rolę w pozyskiwaniu informacji o hotelach zarówno dla TM, jak i dla innych osób rezerwujących jest internet, ze szczególnym wskazaniem na booking platforms, engines, portale opiniotwórcze, organizatorzy podróży biznesowych typu Tripit.
travel managerowie – internet 42 proc., TMC 41 proc., hotele 39 proc.
inni rezerwujący – internet 68 proc. doświadczenie (własne, współpracowników, znajomych) 22 proc.
Główne kryteria wyboru hotelu podczas organizacji podróży korporacyjnych to odpowiednio: lokalizacja
(64 proc. TM, 71 proc. inni rezerwujący), cena (58 proc. TM, 66 proc. inni rezerwujący) oraz standard (51 proc. TM, 59 proc. inni rezerwujący).
Dla 73 proc. respondentów marka hotelu jest istotnym czynnikiem warunkującym wybór miejsca noclegu, jest ona gwarantem odpowiedniego standardu, wygody oraz jakości oferowanych usług. Zdaniem TM w relacji z hotelem ważna jest responsywność opiekuna (41 proc.), szybkie potwierdzenie rezerwacji (37 proc.) oraz kompetencje i elastyczność personelu (36 proc.).
Podczas organizacji podróży korporacyjnej brane są najczęściej pod uwagę 3 hotele, taką odpowiedź podało odpowiednio: 38 proc. TM, 45 proc. podróżujących managerów i innych rezerwujących.
Za rezerwację hoteli w badanych firmach najczęściej odpowiada: TM/TMC 59 proc., asystenci działów administracji i zakupów 19 proc., asystenci 19 proc., podróżujący samodzielnie 17 proc., inne działy (recepcja, administracja) 5 proc.

Jak wynika z raportu, zdecydowanie najwięcej rezerwacji dokonywanych jest w hotelach sieciowych: 89 proc. TM, 73 proc. podróżujących managerów i innych rezerwujących. Kojarzone są one z dogodną lokalizacją, gwarantowanym standardem pokoju oraz obsługi, lepszą responsywnością na potrzeby gości.
Najpopularniejszym kanałem rezerwacji noclegu w podróży służbowej dla TM jest telefon (37 proc.) oraz TMC (24 proc.). Wśród innych podróżujących największą popularnością cieszą się platformy internetowe (39 proc.) a na drugim miejscu telefon (25 proc.). Wybrane sposoby rezerwacji gwarantują podróżującym bardzo pożądaną szybkość informacji zwrotnej, wygodę, oszczędność czasu i kosztów oraz kontakt z drugim człowiekiem.

Doświadczenia z pobytów w hotelach
Potrzeby respondentów związane z pobytem w hotelu różnią się pod względem płci. Dla mężczyzn najbardziej istotna jest atrakcyjna lokalizacja (34 proc.), Wi-Fi oraz parking w cenie (31 proc.), catering 24/7
i smaczna kuchnia (30 proc.). W przypadku kobiet: wysoki standard hotelu, wygoda (32 proc.), lokalizacja (28 proc.) oraz przyjazna atmosfera miejsca (25 proc.). Jako najczęściej wybierane usługi dodatkowe przez podróżujących (zarówno kobiety, jak i mężczyzn) wyróżniono: gastronomię, Wi-Fi, meeting room oraz sale konferencyjne. Warto podkreślić, że według kobiet istotny jest czynnik ludzki (room service/concierge – 19 proc.).

Na pozytywną ewaluację w przypadku mężczyzn wpływa – atrakcyjna lokalizacja zapewniająca efektywność pracy (33 proc.), relacja ceny do jakości (31 proc.), smaczna kuchnia (30 proc.) oraz udogodnienia dla gości korporacyjnych oferowane przez hotel (26 proc.). Kobiety natomiast doceniły poczucie wyjątkowości oraz zaopiekowania przez hotel (38 proc.), oferowane przez hotel udogodnienia dla gości korporacyjnych (36 proc.), komfort pobytu i snu (35 proc.) oraz smaczną kuchnię (34 proc.).

Hotele Accor w podróżach służbowych
Do najczęściej wymienianych powodów rezerwacji hoteli należących do Grupy Accor według TM należą: atrakcyjna lokalizacja (55 proc.), pozytywne opinie pracowników (46 proc.) oraz atrakcyjne portfolio marek (32 proc.).
W ocenie innych rezerwujących kluczowa jest: gwarancja standardu (52 proc.), atrakcyjna lokalizacja (46proc.), znajomość sieci na polskim rynku (32 proc.) oraz korporacyjna współpraca z siecią (31 proc.).

Respondenci TM wskazali, że hotele z Grupy Accor charakteryzują się na tle konkurencji: dogodną lokalizacją (38 proc.), właściwą relacją ceny do jakości (31 proc.) oraz atrakcyjnymi warunkami współpracy (24 proc.).
W oczach innych rezerwujących hotele Grupy Accor cechują się: atrakcyjną lokalizacją (27 proc.) oraz szerokim portfolio marek (22 proc.). Hotele Accor rekomendowane są pozytywnie przez 78 proc. TM i innych rezerwujących, którzy rezerwują noclegi w sieci Accor w podróżach służbowych.

Metodologia
W badaniu zastosowano techniki indywidualnych wywiadów pogłębionych na próbie 350 (N=350) respondentów: 150 travel managerów, 100 podróżujących członków zarządu i managerów, 100 organizatorów podróży (asystenci, działy wsparcia sprzedaży, agencje TMC). Z wymienionej próby 80% wywiadów zostało przeprowadzonych osobiście, 10 proc. telefonicznie i 10 proc. drogą elektroniczną. Badanie miało charakter wielobranżowy.
W trakcie doboru próby zostały zachowane właściwe proporcje względem liczby pracowników w firmie: duże firmy – 50 proc., średnie – 35 proc., małe – 15 proc. W badaniu wzięli udział reprezentanci takich sektorów, jak: międzynarodowe koncerny, polskie firmy o kapitale prywatnym, spółki skarbu państwa oraz organy administracji publicznej.

Raport został przygotowany na zlecenie Orbis SA przez firmę badawczą SANA Consulting.
– To drugi raport dotyczący trendów w zarządzaniu podróżami służbowymi stworzony przez Grupę Hotelową Orbis. Dzięki wiedzy i danym uzyskanym w tegorocznej edycji badania, możemy porównać kilka kluczowych wskaźników dla branży, znaleźć punkty odniesienia a przez to lepiej zrozumieć rynek. Branża patrzy na rok 2014 z ostrożnym optymizmem. Widzimy rosnący pozytywny trend i ożywienie. W stosunku do 2013 roku widoczna jest tendencja regulowania i porządkowania zarządzania podróżami służbowymi przez firmy – komentuje David Henry, SVP, Sales, Marketing Distribution and Revenue Management w Grupie Hotelowej Orbis.
Premiera raportu miała miejsce podczas branżowego miksera biznesowego, który odbył się w warszawskim hotelu Sofitel Warsaw Victoria, 11 czerwca 2014 r..