Piotr Rolla: Bezpieczeństwo na imprezach plenerowych – bezpieczny event w pigułce
O tym, jak wiele czynników wpływa na zapewnienie najwyższego poziomu bezpieczeństwa podczas eventu, najlepiej wiedzą organizatorzy takich imprez. Znają potencjalne ryzyka, potrafią zapobiegać groźnym incydentom, wiedzą na co zwrócić uwagę oraz – co najważniejsze – jak działać w sytuacji zagrożenia. Lata doświadczeń w branży pozwalają na wychwycenie nawet teoretycznie niegroźnego czynnika. Organizatorzy imprez plenerowych mają na swoich barkach ogromną odpowiedzialność za zapewnienie bezpieczeństwa uczestnikom. Ich rola rozpoczyna się na etapie planowania, gdy dokładnie analizują potencjalne ryzyka związane z miejscem, terminem i charakterem wydarzenia. Oceniają infrastrukturę, dostępność służb medycznych, ukształtowanie terenu, warunki atmosferyczne, a także potencjalne zagrożenia związane z tłumem ludzi.
Rozmawiamy z Piotrem Rollą, założycielem i właścicielem Agencji Eventowej FSWO, działającej z sukcesami na polskim rynku od ponad 15 lat.
Eventy plenerowe w piękne, letnie dni szczególnie przyciągają rzesze ludzi. Często są to imprezy na skalę masową. Zapewnienie bezpieczeństwa ich uczestnikom i zagwarantowanie środków ostrożności jest sporym przedsięwzięciem. Jakie kroki podejmujecie jako Agencja Eventowa FSWO, by zapewnić bezpieczeństwo podczas imprez plenerowych?
Piotr Rolla: Jako Agencja Eventowa FSWO podejmujemy wiele kroków w celu zapewnienia bezpieczeństwa podczas imprez plenerowych. Nasze podejście opiera się na wieloletnim doświadczeniu w branży oraz współpracy z najlepszymi specjalistami ds. bezpieczeństwa. Takich kroków dla zapewnienia bezpieczeństwa całej imprezy plenerowej jest naprawdę sporo. Postaram się wymienić najważniejsze z nich, bez których organizacja przedsięwzięcia na taką skalę byłaby niemożliwa. Przede wszystkim – ocena ryzyka. Przed przeprowadzeniem eventu w plenerze, dokładnie identyfikujemy potencjalne zagrożenia, takie jak: zabezpieczenie infrastruktury przed warunkami atmosferycznymi (zwłaszcza wiatrem), infrastrukturę elektryczną i jej odpowiednie zabezpieczenie, zagrożenia czynnika ludzkiego odpowiednie do eventu, który organizujemy, ukształtowanie terenu, lokalizację, warunki atmosferyczne, dostęp do służb. Z oceną ryzyka nieodłącznie wiąże się przygotowanie odpowiednich procedur, np. ewakuacji. Tworzenie procedur dopiero uświadamia nam, jak mnóstwo zagrożeń wiążę się z organizacją imprez plenerowych. Procedury są podstawą podjęcia odpowiednich działań w przypadku nagłych sytuacji. Z perspektywy uczestnika eventu, bardzo ważne jest oznakowanie całej imprezy. „Nawigacja” musi być płynna i intuicyjna. Po stronie organizatora jest odpowiednia kontrola tłumu, a więc takie rozmieszczenie infrastruktury w przestrzeni, które zapewni płynność ruchu i zminimalizuje ryzyko tłoku. Niezbędny do tego jest odpowiedni personel, który pokieruje ruchem na evencie. Do tego oczywiście musimy zapewnić bezpieczeństwo infrastruktury jak scena, podesty, namioty, oświetlenie, nagłośnienie oraz określone przepisami standardy higieny i bezpieczeństwa żywności. Na koniec nie możemy zapomnieć o współpracy agencji eventowej z odpowiednimi służbami: policją, strażą pożarną, zabezpieczeniem medycznym czy sanepidem.
Pamiętajmy jednak, że to tylko ogólne kroki i one zawsze będą różnić się w zależności od konkretnej imprezy. Dlatego najważniejsze jest, aby agencje eventowe dostosowywały swoje działania do konkretnych okoliczności i aktualnej oceny ryzyka.
A Wasza Agencja Eventowa FSWO jakie czynniki głównie bierze pod uwagę podczas planowania imprez plenerowych, aby zminimalizować zagrożenia?
Piotr Rolla: Ponad 15 lat doświadczenia nauczyło nas, aby działać w określonej kolejności. Po pierwsze – oceniamy lokalizację. Wybór lokalizacji jest najważniejszy, bo determinuje najwięcej potencjalnych zagrożeń. Priorytetowo zwracamy uwagę na bezpieczeństwo uczestników i minimalizowanie potencjalnych zagrożeń. Oceniamy więc warunki terenowe, szybkość dostępu do służb ratunkowych, zagrożenia naturalne typu wylewy rzek, tereny osuwiskowe, dostęp do zbiorników wodnych, prace remontowe, ale też kwestie związane z możliwością potencjalnej ewakuacji. Przykładem może być często pomijany problem szerokości bram i wyjść ewakuacyjnych, które muszą mieć odpowiednią szerokość, w zależności od liczby osób biorących udział w wydarzeniu. Kiedy wiemy już, gdzie zorganizujemy event, zapewniamy odpowiednie zabezpieczenie medyczne w zależności od charakteru wydarzenia. Jako Agencja Eventowa FSWO na każdym evencie powyżej 500 osób rekomendujemy klientom pełny zespół medyczny wraz z karetką, ustalamy zasady zabezpieczenia terenu i zapewniamy zastęp straży pożarnej, która jest niezwykle ważna z perspektywy potencjalnych planów ewakuacji oraz działań ratunkowych. Ustalamy limit uczestników, który jest zgodny z wymogami bezpieczeństwa, aby uniknąć przeludnienia, które mogłoby spowodować sytuacje niebezpieczne. Żaden duży event nie mógłby się odbyć bez sprawdzonej agencji ochroniarskiej. Przez lata wypracowaliśmy standardy współpracy z agencjami oraz dobre praktyki. Nasi pracownicy mają ukończone szkolenie kierowników imprezy masowych, dzięki czemu dużo łatwiej współpracują z firmami ochroniarskimi. Następnie aranżujemy całą infrastrukturę – sceny, nagłośnienie, oświetlenie, elementy dodatkowe – planujemy ich rozmieszczenie i wyposażamy w sprzęt spełniający wszystkie standardy bezpieczeństwa. Równocześnie przygotowujemy odpowiednie oznaczenia stref wejścia, wyjścia, ewakuacji w tym punkty zbiórki, rozmieszenie barier czy znaków, których rola polega na utrzymaniu płynności ruchu. Zawsze dobrym pomysłem jest zapewnienie personelu odpowiedzialnego za kierowanie ruchem. I teraz coś, czego nigdy nie możemy zlekceważyć, licząc na łut szczęścia – warunki atmosferyczne. Organizując imprezę plenerową, zawsze należy monitorować prognozy pogody i uwzględniać je w planowaniu eventu. Uporczywe upały, burze czy silne wiatry stanowią zagrożenie dla uczestników wydarzenia. W razie takich sytuacji niezbędna jest procedura awaryjna. My sami mamy pełny monitoring pogody z nasza przenośną stacją pogodową, która pozwala nam mierzyć porywy wiatru. Z mojej perspektywy to właśnie one są najbardziej niebezpieczne, bo ich prędkość może stanowić zagrożenie nawet, gdy na zewnątrz jest piękne słońce i wydaje się, że mamy idealną pogodę. Korzystamy też z aplikacji pogodowych z radarami burzowymi. Dzięki nim możemy wdrożyć działania prewencyjne, pozwalające nam na dodatkowe zabezpieczenie infrastruktury i ostrzeżenie uczestników wydarzenia o potencjalnym zagrożeniu.
Biorąc pod uwagę te czynniki i podejmując odpowiednie środki ostrożności, staramy się zagwarantować, że impreza masowa organizowana przez naszą agencję będzie bezpiecznym i udanym wydarzeniem dla wszystkich uczestników.
Jakie środki bezpieczeństwa wprowadzacie na miejscu imprezy, aby zapewnić ochronę uczestnikom?
Piotr Rolla: Przede wszystkim – pierwsza pomoc i punkty medyczne, odpowiednio oznaczone i widoczne dla wszystkich uczestników imprezy. Bez tego nie może odbyć się żaden event. Poza tym kładziemy mocny nacisk na systemy komunikacji – od megafonowych i nagłośnieniowych, poprzez czytniki informacyjne, po aplikacje mobilne informujące uczestników o standardach bezpieczeństwa, zmianach harmonogramu czy potencjalnych zagrożeniach. Kolejna bardzo istotna kwestia to oznakowanie imprezy plenerowej – umieszczenie czytelnych oznaczeń i wytycznych. Mogą to być tablice informacyjne, znaki zakazu, kierunkowskazy itp. Dobrym rozwiązaniem jest zawsze dodatkowa kontrola dostępu – personel monitorujący wejścia i wyjścia, wykluczające wstęp osobom nieuprawnionym. To pomaga w utrzymaniu porządku i minimalizuje ryzyko incydentów. Nasza Agencja Eventowa FSWO mocno koncentruje się także na odpowiednim przeszkoleniu personelu i zarządzaniu tłumem. Ochrona, pracownicy techniczni, obsługa zawsze powinni być świadomi procedur postępowania w przypadku incydentów i wiedzieć jak reagować na sytuacje kryzysowe. Dodatkowo oczywiście warto zwrócić uwagę na zabezpieczenie scen i infrastruktury, monitoring, awaryjne oświetlenie i drogi ewakuacji. Jak zawsze nie możemy zapomnieć o tym, by nie popaść w rutynę – plany bezpieczeństwa muszą być regularnie aktualizowane w oparciu o nowe zagrożenia i doświadczenia.
Wszystkie te środki mają na celu zapewnienie, że uczestnicy imprezy masowej mogą cieszyć się wydarzeniem w bezpiecznym i przyjaznym środowisku. Bezpieczeństwo jest dla nas priorytetem, dlatego podejmujemy wszelkie kroki, aby minimalizować potencjalne zagrożenia i zapewnić ochronę wszystkim obecnym na imprezie.
W przypadku dużych tłumów lub imprez o zwiększonym ryzyku wprowadzacie dodatkowe środki bezpieczeństwa?
Piotr Rolla: Zawsze należy pamiętać, że środki bezpieczeństwa powinny być dostosowane do wymagań konkretnej imprezy, lokalizacji i rodzaju zagrożeń.
W przypadku dużych tłumów lub imprez o zwiększonym ryzyku, dodatkowe środki bezpieczeństwa są niezwykle istotne i często są wprowadzane w celu zapewnienia maksymalnej ochrony uczestnikom.
Dlatego najważniejsze jest to, o czym wspominałem wcześniej, czyli przeprowadzenie oceny ryzyka. W przypadku imprez o zwiększonym ryzyku, bez względu na to czy określone wydarzenie podlega ustawie ze względu na swoją specyfikę czy nie, są pewne założenia wynikające z ustawy, które realizujemy nawet jeśli określony event imprezą masową nie jest. Przede wszystkim zwiększamy liczbę personelu bezpieczeństwa, aby zapewnić lepsze pokrycie obszaru imprezy i szybszą reakcję na ewentualne zagrożenia. Uważam, że kluczową rolę w bezpieczeństwie takich imprez odgrywa doskonała komunikacja pomiędzy koordynatorami wydarzenia z naszej strony, a pracownikami ochrony, służb porządkowych i informacyjnych oraz z wszystkimi podwykonawcami. W przypadku trudnych sytuacji ta komunikacja pozwala nam sprawnie działać i co najważniejsze szybko reagować na pojawiające się zagrożenia. Dlatego, też cenimy sobie pracę ze stałymi partnerami, ponieważ znają nasze standardy bezpieczeństwa oraz procedury opracowane dla różnych sytuacji i zagrożeń. Dodatkowo wyraźnie oznaczamy i blokujemy dostęp do obszarów, które są uznane za potencjalnie niebezpieczne lub nieprzeznaczone dla uczestników. A jeśli wymaga tego charakter imprezy, stosujemy wzmocnione lub bardziej zaawansowane konstrukcje, sceny i infrastrukturę, w celu zapewnienia większego bezpieczeństwa.
Czy istnieją szkolenia i certyfikacja, dzięki którym możemy zapewnić profesjonalną obsługę w zakresie bezpieczeństwa imprez plenerowych?
Piotr Rolla: W zakresie bezpieczeństwa imprez masowych istnieje kilka certyfikatów i kwalifikacji, które można zdobyć w Polsce i na świecie. W Polsce jest to certyfikat i szkolenie z zakresu Bezpieczeństwa Imprez Masowych (BIM) organizowane przez różne instytucje, które specjalizują się w szkoleniach z zakresu bezpieczeństwa imprez masowych. Innym przykładem mogą być certyfikaty z zakresu pierwszej pomocy i ratownictwa medycznego, które są równie ważne w przypadku imprez masowych. W Polsce można zdobyć certyfikaty takie jak „Kwalifikowany Pierwszy Ratowni” (KPR) czy „Technik Ratownik Medyczny” (TRM), które są uznawane przez odpowiednie instytucje.
Międzynarodowe certyfikaty z zakresu zarządzania ryzykiem i bezpieczeństwem to między innymi certyfikat „Certified Special Events Professional” (CSEP) nadawany przez International Live Events Association (ILEA). Ten certyfikat obejmuje szeroki zakres wiedzy dotyczącej planowania, zarządzania i bezpieczeństwa imprez masowych.
Istnieją też międzynarodowe certyfikaty związane z bezpieczeństwem publicznym, które obejmują zarządzanie kryzysowe, ochronę obiektów czy analizę zagrożeń. Przykładem jest certyfikat „Certified Protection Professional” (CPP) nadawany przez ASIS International, która jest międzynarodową organizacją zrzeszającą specjalistów ds. bezpieczeństwa.
Uzyskanie profesjonalnej wiedzy i umiejętności z zakresu bezpieczeństwa jest niezwykle ważne, aby osoby odpowiedzialne za organizację imprez były dobrze przygotowane do zapewnienia profesjonalnej obsługi w zakresie bezpieczeństwa. Szczególnie w przypadku dużych imprez z licznymi uczestnikami, odpowiednie wykształcenie i certyfikacje są kluczowe dla minimalizowania ryzyka i zapewnienia bezpieczeństwa wszystkim uczestnikom.
Warto również zwrócić uwagę na lokalne regulacje i wymagania dotyczące bezpieczeństwa imprez masowych, które mogą różnić się w zależności od kraju, regionu lub rodzaju imprezy. Dlatego tak ważne jest śledzenie aktualnych przepisów i standardów w danym obszarze.
Piotr Rolla – założyciel i właściciel agencji eventowej FSWO, która od ponad 15 lat zajmuje się profesjonalną organizacją wydarzeń, zarówno na skalę masową, jak i dedykowanych pod konkretnego odbiorcę.
ARTYKUŁ PARTNERA
Zobacz też: Jeszcze bliżej natury! Wyjątkowy piknik Agencji Eventowej FSWO dla KGHM Metraco >>>