Kamil Caliński: Eventowo 2023 to była praca na najwyższych obrotach

Na pewno był to rok najbardziej intensywny projektowo od wielu lat, co przełożyło się na obroty, które w eventach wzrosły o ponad 50 proc. w stosunku do poprzedniego roku. Kamil Caliński, chief events officer & partner w 180heartbeats + Jung v. Matt, która znalazła się w Top 10 agencji w jedenastej edycji MP Power Awards®, podsumowuje ostatni rok w branży i działalności firmy oraz wskazuje najważniejsze trendy i wyzwania 2024.
 
Najważniejsze zjawiska / wydarzenia 2023

Czuć było w 2023 roku, że branża eventowa w końcu oddycha pełną piersią, po kilku latach dynamicznych zmian, ograniczeń związanych z pandemią oraz niepewnością wynikającą z rosyjskiej agresji na Ukrainę, miniony rok naszpikowany był pięknymi wydarzeniami, które dały przede wszystkim nadzieję, że wróciła normalność i przewidywalność, która zostanie z nami na dłużej. Ten oddech mocno poczuli też klienci, zasypując agencje briefami na interakcje ich marek z konsumentami podczas wydarzeń na żywo. Konsekwencją tego stał się rzecz jasna mniejszy popyt na eventy online. Klienci często celowo rezygnowali z opcji transmisji wydarzeń, chcąc mieć pewność fizycznej obecności uczestników.
 
Coraz bardziej wymagający, świadomi i podążający za trendami klienci zawieszają eventową poprzeczkę coraz wyżej i oczekują spersonalizowanych doświadczeń, wykorzystujących nowe technologie i AI. Takim wyzwaniem w minionym roku była dla nas Noc Muzeów dla Urzędu Miasta Warszawy. Wspólną pracą zespołu eventowego i technologicznego naszej agencji stworzyliśmy projekt „Malarze przyszłości”, pawilon, w którym technologia wspierała sztukę tworzoną przez gości. Uczestnicy wydarzenia, dzięki pomocy sztucznej inteligencji, mieli szansę zamienić się we współczesnych mistrzów sztuki bez użycia farb, a efekty swoich prac zobaczyć natychmiast w multimedialnej galerii sztuki pod Pałacem Kultury i Nauki.
 
Kolejnym, zauważonym przez nas trendem w minionym roku było coraz większe angażowanie się brandów w wydarzenia kulturalne i chęć ich zaistnienia podczas dużych wydarzeń plenerowych, których też pojawia się w kalendarzu coraz więcej. Strefy marek stały się nieodzownym elementem festiwali, a ich jakość i atrakcyjność często stanowią o cenie czy postrzeganiu całego festiwalu. Ważnym staje się sprostanie potrzebom brandów, poprzez innowacyjne i zaskakujące pomysły, które będąc odpowiedzią na potrzeby festiwalowiczów, umożliwiają markom zaistnienie i ugruntowanie swojej pozycji w ich świadomości.
 
Najważniejsze wyzwania roku 2023
 
Wyzwań jak zwykle jest wiele i każdy rok stawia przed nami kolejne i zupełnie nowe. Na początku sierpnia mieliśmy w branży małe trzęsienie ziemi wywołane działaniami Follow The Step i odwołaniem w ostatniej chwili Fest Festiwalu. Ta sytuacja mocno uderzyła w rynek eventowy, ponieważ pośrednio i bezpośrednio w produkcję samego festiwalu czy stref były zaangażowane dziesiątki dostawców, firm i agencji, które musiały zmierzyć się z tą trudną i niewygodną sytuacją. Ważną i przykrą konsekwencją tych działań może być utrata zaufania, zarówno klientów, jak i partnerów, do organizatorów. Może spowodować to sytuację, w której klienci będą szukać alternatywnych form promocji swoich marek, rezygnując z tak świetnie działającej w minionym roku synergii brandów i festiwali.
 
Kolejnym wyzwaniem dla branży była i jest postępująca inflacja, która jest poważnym utrudnieniem szczególnie zauważalnym w kontekście organizacji corocznych wydarzeń dla tych samych klientów. Ciężko wytłumaczyć, że koszty wydarzenia o podobnym zakresie i skali wzrosły rok do roku o 20-30 proc., co często zmusza nas do optymalizacji działań.
 
Najważniejsze trendy roku 2024

Możliwości szybko się rozszerzają, od platform rejestracji wydarzeń i sprzedaży biletów po aplikacje eventowe, narzędzia do transmisji na żywo i doświadczenia w rzeczywistości wirtualnej. Dzięki postępom w sztucznej inteligencji, analizie danych i interaktywnych technologiach branża wydarzeń ma teraz do dyspozycji wiele środków do tworzenia wciągających doświadczeń. W miarę jak narzędzia sztucznej inteligencji z biegiem czasu będą się rozwijać i udoskonalać swoje interakcje z ludźmi, będą odgrywać coraz ważniejszą rolę w angażowaniu uczestników wydarzeń. Postęp branży AI wymaga od nas ciągłej obserwacji i nauki, by w pełni i właściwie wykorzystywać jej potencjał.
 
W 2024 roku może nabrać tempa trend w kierunku organizacji mniejszych, niszowych wydarzeń prowadzonych systematycznie przez cały rok. Organizatorzy postawią na tworzenie bardziej kameralnych spotkań, dostosowanych do konkretnych zainteresowań. Trend ten można porównać do zmian, jakim było postawienie na wykorzystanie mikroinfluencerów w branży reklamowej, dając możliwość dotarcia z bardziej spersonalizowanym przekazem.
 
Dodatkowo różnorodność i inkluzywność nie są już opcjonalne – są koniecznością w procesie planowania wydarzeń. Funkcje ułatwień dostępu, opcje językowe i działania włączające kulturowo stają się standardowymi praktykami, o które marki dbają równie mocno jak o pozostałe aspekty wydarzeń.
 
Jeśli chodzi o funkcjonowanie rynku eventowego, to ze względu na mnogość zapytań i ogromną liczbę briefów przesyłanych do agencji, a także bardzo dużą liczbę firm startujących do przetargów, wyzwanie stanowić będzie zwrócenie uwagi na dobre praktyki w tym zakresie. Zarówno po stronie klienta podczas tworzenia briefów, jak i przystępowania do przetargów przez agencje. Odzewem branży marketingowej na ten problem jest kampania SAR: „Przetargowe Bingo”, trafnie definiując, że: „Dobre wykorzystanie zasobów w biznesie prowadzi do lepszych pomysłów, oszczędności czasu i pieniędzy, lepszej motywacji i zaangażowania ludzi, a nawet ochrony zasobów planety. Stosowanie skutecznych praktyk przetargowych to także zwiększenie efektywności i skuteczności marketingowej, a co za tym idzie i biznesowej”.
 
180heartbeats + JvM w 2023
 
Jak już wspomniałem wcześniej eventowo ten rok to była praca na najwyższych obrotach, od stycznia do grudnia. Praca, którą wykonał wspaniały zespół profesjonalistów, zawsze ponad wszystko stawiając na jakość i dbałość o każdy, nawet najmniejszy detal. Na pewno był to rok najbardziej intensywny projektowo od wielu lat, co przełożyło się na obroty, które w eventach wzrosły o ponad 50 proc. w stosunku do poprzedniego roku. Zrealizowaliśmy w nim kilkadziesiąt produkcji: od konferencji, przez festiwalowe strefy, na pięknych koncertach kończąc. Mieliśmy przyjemność ponownie prowadzić przez cały rok cykliczne działania m.in dla marki Converse, BAT czy Unilever. Dodatkowo nasze portfolio wzbogaciło się o kolejne wydarzenia dla Google, czy Vogue.
 
Jako team eventowy w pełni wykorzystaliśmy potencjał szerokich kompetencji naszej agencji m.in.technologii, kreacji czy designu – zespołów, które łącznie liczą ponad 80 osób. Dzięki temu mamy za sobą wiele wspaniałych projektów jak np. czteromiesięczna trasa Xperience Your Way, czyli ogromny cykl wydarzeń, na który składało się 18 kilkudniowych eventów. Zawitaliśmy podczas nich m.in. na Sunrise Festival, OFF Festival czy Sun Festival.
 
Inne zasługujące na uwagę działania to produkcje dla marki Converse, a w tym wyjątkowy event Proud To Be Party w striptizowym klubie Sogo czy dwumiesięczny wakacyjny Pop Up marki na Bulwarach Wiślanych. Wspomniana już Noc Muzeów czy organizowany pod koniec roku Youtube Festival to kolejne projekty które nie tylko nam, ale i uczestnikom przyspieszyły bicie serca.
To wszystko czym możemy się teraz pochwalić, nie udałoby się, gdyby nie grono zaufanych partnerów i dostawców oraz ich wspaniałych ekip, z którymi mamy przyjemność pracować na co dzień i wspólnie tworzyć tę naszą eventową rzeczywistość.
To był wspaniały rok, ale dobrze, że się już skończył :)
 
180heartbeats + JvM jest niezależną agencją kreatywną założoną w Warszawie w 2007 r. Kreatywność, niezależność, wiara w siłę innowacji – to najważniejsze wartości agencji, której misja brzmi: creating brand excitement. W ciągu 15 lat zdobyła ponad 400 nagród w Polsce i za granicą w tym: Agencja Roku MMP 2023, Agencja Roku Innovation 2023, Agencja Kreatywna Roku KTR 2022, Grand Prix Effie 2022, Grand Prix Youtube Works 2022. Specjalizuje się w świadczeniu usług z zakresu eventów, technologii, strategii, kreacji, PR, a także social media.